RPAツールはルーティン業務を自動化できるシステムとして、近年注目を集めています。しかし、単純にRPAを導入しただけでは効果を発揮できません。
なかには、RPAを導入した結果トラブル発生のリスクにつながる可能性もあります。そのため、RPAを利用するにはリスクをしっかりと把握し、予防や対応策などの用意が重要です。
この記事では、RPAの持つリスクについてご紹介します。リスクマネジメントの方法についても解説しているため、あわせてご参照ください。
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1.RPAの導入・運用時に注意すべきリスク
RPAツールは定型業務の効率化に役立つツールですが、ただ導入・運用するだけでは、いくつかのリスクが増えてしまう可能性があります。ITシステムを利用する以上、セキュリティや不具合といったリスクがあるのも事実です。
ここでは、RPAの導入・運用時に注意すべきリスクについてご紹介します。
1-1.想定外のエラーで業務に支障が出るリスク
RPAシステムを導入するリスクで特に危険視されているのが、エラーによる業務への支障です。RPAで自動化した業務は、あらかじめ設定しておいた手順に従って繰り返し行われます。
変更のない定型作業ならトラブルが発生するリスクは少ないものの、たとえば、「自動化に組み込まれているアプリケーションにアップデートがあった」「UIや動作方法が変更された」などの原因から、RPAが誤動作を起こす事例も少なくありません。
結果として、RPAの導入により業務が停止してしまうリスクがあります。
また、自動化に必要なデータに不足があったり、規定の形式ではなかったりするなど、手順の一部にRPAの設定とは異なる動作が含まれてしまうだけでエラーが起きるリスクがあるのも事実です。
多くの作業をRPA化しているほど、エラーの発生する確率や、エラーが起きてしまった場合の損失が大きくなってしまうリスクが高くなります。
1-2.トラブル時の復旧が難しくなるリスク
業務をRPA化すると、トラブル発生時の復旧が難しくなるリスクがあります。複数のソフトウェアを操作する作業や、複雑なデータ処理業務をRPAのシステムにまかせていると、トラブルが起きた際に処理がどこまで進んでいるのか把握しにくくなってしまうリスクです。
RPAは、与えられた指示に従って繰り返し動作を続けます。そのため、エラー箇所の把握ができないままツールが稼働し続けてしまい、さらなるトラブルに繋がってしまう事例も少なくありません。
特に、発注やメールの自動送信といった、外部とのやり取りを含んだ業務をRPA化している場合に注意が必要です。誤発注やメールの誤送信など、取引先にまで迷惑をかけてしまうおそれがあります。
ココがポイント
RPAのエラーに気付かず作動させ続けると多大な損害が発生するリスクがある
1-3.誤操作や不正利用による情報漏えいのリスク
RPAはセキュリティ面でのリスク管理も重要です。
RPAの使い方を誤ったり、クラッキングなど悪意のある不正利用が行われたりすると、個人情報や社外秘の機密事項が外部に流出するリスクがあります。特に、メールの送受信を始めとする「外部との情報共有」をRPA化する場合は一層注意が必要です。
また、ID・パスワードが必要なシステムやWebアプリケーションをRPAに組み込んでいる場合は特にセキュリティ管理が重要です。RPAツールを通して、各システムのセキュリティを正面突破されてしまうリスクが残ってしまいます。
万が一外部に情報が漏えいしてしまうと、第三者がシステムを利用できるようになり、クラッキングや情報流出の危険性が高まってしまう点がRPAツールの持つリスクのひとつです。
1-4.作業内容がブラックボックス化するリスク
RPAが持つリスクのひとつに、完全にシステム化した作業のブラックボックス化があげられます。業務をRPA化していると、次第に人間が直接業務を管理する必要がなくなり、担当者の数も減らせます。
その一方で、肝心の業務内容を人の手で再現しづらくなり、担当者の移動や退職が繰り返されると培われてきたノウハウの知見が失われてしまうのも事実です。
結果として、RPAを使っている業務のブラックボックス化につながるリスクがあります。また、RPAロボットの操作方法自体がブラックボックス化してしまうと、前述のトラブルが起きやすくなったり、トラブルへの対処も難しくなったりといった事態を招きかねません。
1-5.野良ロボットが増えるリスク
RPAツールには「野良ロボット」が発生してしまうリスクがあります。「野良ロボット」とは、管理者に把握されていなかったり、現場担当者に作成されたまま放置されてしまったりしたRPAロボットを指します。
野良ロボットが増えてしまうと誤動作や不具合に繋がるほか、「セキュリティリスクが高まる」「サーバーやPCに負担を掛ける」などの原因になるため注意が必要です。
RPAのなかには要求されるITスキルが小さく、非エンジニアでも業務を簡単に自動化できるソフトウェアがあります。
誰でも利用しやすいメリットがある一方で、担当者レベルで自動化に取り組んだ結果、気付かないうちに野良ロボットの乱立が起きる可能性があります。
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2.RPAのリスクマネジメントに有効な対策
RPAは適切に運用しないとさまざまなリスクがあるのも事実です。とはいえ、リスクマネジメントをしっかりと行えばトラブルを避けつつ、システムを使って業務を効率化できます。
ここでは、RPAのリスクマネジメントに有効な対策方法についてご紹介します。
2-1.RPAボットのアクセス権限管理
RPAのセキュリティ面を振り返ったリスクマネジメントとしてもっとも有効なのが、「アクセス権限の制限」です。
各RPAロボットなどが持つ権限を厳格に管理し、重要なデータや機密事項へアクセスできる環境を作らない・最小限に抑えるなどの取り組みを行うと、トラブルを避けやすくなります。
また、機密事項などを含んだ作業をRPA化する場合は、通信データや情報、命令処理などをすべて暗号化して運用する対策も重要です。効率を重視するあまり、RPAのアクセス権限を制御なく運用してしまっては、情報漏えいやサイバー攻撃のリスクが高まってしまいます。
2-2.運用マニュアルの整備
業務やメンテナンスがブラックボックス化するリスクを低減するため、運用マニュアルを用意するのもRPAツールのリスクマネジメントにおいて重要です。
ロボットを作成した業務担当者が不在になってしまうと、たとえ簡単な作業でも管理・運用がしにくくなってしまいます。
RPAの使い方や動作手順・内容が誰にでもわかる運用マニュアルを用意しておけば、担当者が異動・退職したあとでも、別の人間が対応可能です。RPAロボットのブラックボックス化を防ぐためにも、マニュアルの作成は急務だといえます。
2-3.エラー時の対処策を用意しておく
自動化した業務でRPAがトラブルを起こした場合の対処策を用意しておくのも、リスクマネジメントにおいて欠かせません。RPAミスなく繰り返し作業を行えますが、人為的なミスや使用ソフトのUIアップデートなどにより、エラーが起きてしまう可能性があるのも事実です。
RPAロボットを作成するときに、作業内容からエラー発生時に支障が出る業務範囲を想定し、誰がどのように対応するのかあらかじめ決めておくのが重要です。
「RPAのエラーを解消する方法」「エラー発生時は手動で対応するか、業務をストップすべきか」「RPA化した業務を人力処理するときの手順マニュアルを用意」といった対処作を設ければ、いざという時のトラブルで混乱する心配がなくなります。
2-4.RPAボットの運用状況を管理する
RPAの運用リスクを低減させるためには、ロボットの管理も重要です。現在作成・運用されている自動化を適切に管理できていないと、RPAがエラーを起こすリスクが高まってしまうほか、野良ロボットの発生にもつながります。
管理漏れによるトラブルを避けるためにも、RPAの状況を確認する担当者や部門を設置したり、開発フローを策定したりするのが大切です。
なかには、ロボットを一元管理できるRPAツールや、一元管理システムがついたソフトもあります。運用管理の負担を軽減したい場合は、ロボット以外の管理機能についてもチェックするのをおすすめします。
ココがポイント
RPAの管理・運用をベンダーに任せれば、ロボット管理も自社で行う必要がなくなる
3.リスクを抑えるならオーダーメイドRPA制作サービスがおすすめ
RPAツールは正しく運用すれば業務を効率化できる便利ソフトとされています。しかしITシステムである以上、気をつけなければならない点が多く、ノウハウや知識がないまま運用するのはいくつかのリスクが存在するのも事実です。
そのような背景から、「RPAを導入したいけれどリスク対策に自信がない」とお悩みの方も少なくありません。
そこで、弊社ではRPAツール「RaBit」をご提供しております。オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、専門知識を持ったプロが企業一つひとつに合わせたRPAを提案します。
ここでは「RaBit」の特長についてご紹介します。
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3-1.ヒアリング・設計の段階でリスクを排除できる
「RaBit」はRPA導入目的のヒアリングの段階から設計、開発、導入をワンストップで提供します。専門知識を持ったプロのエンジニアがサポートするため、ヒアリングの段階で想定されるリスクを排除できます。
また、企業一つひとつに合わせたRPAをシステム設計するのも「RaBit」の特長です。
プロが業務内容に合わせたロボットを作成するため、想定外のエラーによるロボットの停止を未然に防げます。
「RaBit」をご利用いただければ、リスクマネジメントに必要なITスキルを新たに学習するコストをかけずにRPAを使い始められるのもメリットのひとつです。
3-2.必要な機能だけを実装するため野良ロボットが増えない
「RaBit」はお客様のご要望にあわせて、必要なRPAロボットだけをオーダーメイドで実装するサービスです。ヒアリング・設計をプロが行うため、業務の内容から自動化が必要な作業のみをロボットに任せられます。
必要に応じて弊社エンジニアがロボットを用意するため、現場スタッフや業務担当者が野良ロボットをたくさん作ってしまうリスクなく、RPAをご利用いただけます。
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3-3.プロによるサポート体制でトラブル時も安心
充実したサポート体制も「RaBit」のメリットです。RPAの知見を持ったプロがヒアリングから設計・導入を一気通貫でサポートし、RPAを導入するお手伝いをいたします。
そのため、専門的な知識が必要なリスクマネジメントの心配をする必要はありません。また、導入後もフリーダイヤルによるサポートを行っています。
「RaBit」をご利用いただければ、万が一のRPAトラブルも迅速に対応。自社に専門知識を持った人材がいない場合でも安心してRPAをご利用いただけます。
4.まとめ
RPAは業務効率化に役立つツールではあるものの、適切に利用できなければトラブルを起こすリスクが高くなってしまいます。そのため、RPAの利用はリスクマネジメントをしっかりと行い、トラブルを未然に防いだり、トラブル発生時の対応策を用意したりするのが大切です。
とはいえ、リスクマネジメントを行うにはある程度のノウハウやITスキルが必要なのも事実です。ノウハウがないままRPAを導入してしまえば、トラブルのリスクは高くなってしまいます。
そのようなトラブルを避けたい方におすすめなのが、オーダーメイドRPA「RaBit」です。
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