近年多くのシーンでRPAツールが活用されています。そのため「これからRPAツールを導入しよう」と検討されている方もいるかもしれません。しかし、実際にRPAツールがどのように動作するのか、そもそも何ができるのか分からない方も少なくないでしょう。
この記事では、RPAツールが実際に動作するデモ動画と共に、RPAの使い方について解説します。RPAとはなにか、できることなどを動画で解説するほか、具体的な活用例も解説しますので、あわせてご参照ください。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.デモ動画で解説！RPAが行う実際の動作や使い方
単純作業をRPA化で自動処理できるといっても、「実際にどのように動作するのか映像で確認したい」とお考えの方も少なくないでしょう。
ここでは、オーダーメイドRPAツール制作サービス「RaBit」のデモ動画をご紹介します。RaBitは「自動化したいこと」をお伝えいただくだけで専任担当者がオーダーメイド開発するサービスで、初期費用66,000円、月々10,450円と業界屈指の低価格が魅力のRPAツールです。
RPAツールが実際にどのような動作をするのか、使い方を含めてデモ動画をご紹介します。
1-1.【デモ動画】問い合わせフォームの内容を管理表へ入力
日々送られてくる問い合わせフォームの内容も、会社名や担当者名、電話番号等の連絡先を分類して細かく管理したい方も多いでしょう。RPAツールなら管理表に内容を転記する作業も自動化できますので、以下の動画をご参照ください。
動画内でRPAツールが実際に動作する内容
- RPAツール「RaBit」を起動
- メーラーとエクセルを自動で起動
- 受信したメールの件数分をエクセルに自動転記
- 会社名、担当者名、住所、電話番号、FAX番号、備考を個別にエクセルシートへ小分け
- 転記処理が終わったメールは、メーラー上で自動的に処理済みフォルダへ移動し、重複処理を防止
- メールボックスが空になるまで転記を繰り返し、件数が増減してもゼロになるまで作業を続行する
- 作業が終了するとソフトを終了させ、デスクトップ上に「作業終了」を通知して終了
1-2.【デモ動画】セミナー参加者へ案内メールを送信する
セミナー参加者にメールを配信するとき、同一の内容でもメールアドレスや会社名、担当者名などをパーソナライズする作業が煩雑に感じる方もいるかもしれません。RPAツールなら個別の案内メールも自動で作成できますので、以下の動画をご参照ください。
動画内でRPAツールが実際に動作する内容
- メールに記載する「件名」「本文」「セミナー詳細」を設定
- RPAツール「RaBit」を起動
- 参加者リスト（エクセル等）とメーラーを自動で起動
- エクセルから取得した情報をもとに資料を添付して送信先を自動選定
- 事前に設定した「件名」「本文」「セミナー詳細」が転記されて挿入
- エクセル行の処理が終わるまで転記を繰り返し、最終行まで作業を続行する
- 作業が終了するとソフトを終了させ、デスクトップ上に「作業終了」を通知して終了
1-3.【デモ動画】予約メールをGoogleカレンダーに反映
予約メール等のデータをもとにGoogleカレンダーへ反映して、SFA/CRMツールなどでスケジュール管理をする方も多いでしょう。RPAツールなら予約メールの内容から日時をGoogleカレンダー等に自動反映させる仕組みもできますので、以下の動画をご参照ください。
動画内でRPAツールが実際に動作する内容
- RPAツール「RaBit」を起動
- メーラーを起動して受信メールを確認
- 受信メールがある場合はGoogleカレンダーインポート用のCSVを起動・作成
- 予約メールの内容をCSVに転記して、「処理済みフォルダ」へ移動
- 対象の受信メールがなくなるまで繰り返し作業を行う
- CSVの作成が終わると、メーラーとCSVを閉じる
- Googleカレンダーを起動する
- 画面右上の設定を選び、パソコンからファイルを選択してCSVをインポート
- Googleカレンダー上にメール内容を自動的に反映
- 作業が終了するとGoogleカレンダーを閉じて、デスクトップ上に「作業終了」を通知して終了
1-4.【デモ動画】各従業員への給与明細配布（メールまたは印刷）
各従業員へ配布する給与明細の作成は、毎月発生するタスクで地味に時間を取られてしまう業務です。RPAツールなら給与計算ソフトからデータを抜き出して個別にPDF化し、送信する作業まで自動化できますので、以下の動画をご参照ください。
動画内でRPAツールが実際に動作する内容
- RPAツール「RaBit」を起動
- 給与ソフトを起動して従業員ごとの給与明細をPDFで出力（※事前にPDFが出力できる状態にする必要アリ）
- 従業員リスト、出力した給与明細のフォルダ、メーラーを起動
- 従業員ごとに給与明細を添付したメールを作成して、下書き保存
- 添付が終わった給与明細PDFは、「作成済みフォルダ」へ自動で移動
- 全従業員分自動でメールを作成するまで行い、データに不備があれば該当者のメールを作成しない
- すべての従業員分メールを作成し終わったら、ソフトを終了させ、デスクトップ上に「作業終了」を通知して終了
1-5.【デモ動画】受注一覧を販売管理ソフトに転記
受注一覧表から単価などを抜き出し販売管理ソフトへ転記する作業は、単純ながらもミスが許されない作業です。RPAツールなら正確な転記をもとに的確な販売管理や個別の商品コードも自動化できますので、以下の動画をご参照ください。
動画内でRPAツールが実際に動作する内容
- RPAツール「RaBit」を起動
- 販売管理ソフトを起動して受注伝票＞入力画面を開く
- エクセルを起動して受注一覧表を開いてデスクトップ上に表示
- 受注一覧表のデータを受注伝票入力画面に転記する
- 得意先など複数受注では、商品コード・数量・単位・単価も自動的に転記
- 異なる得意先ごとに得意先コードを変えて商品コード・数量・単位・単価を転記
- 商品コードにエラーがあれば自動的に転記をスキップ
- 転記が終了すれば、デスクトップ上に「作業終了」を通知
- 万が一、登録不備のデータがある場合はエラーメッセージを表示・通知して終了
2.RPAとは何か？メリットを動画で解説
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で人間が行う単純作業を自動化するソフトウェアです。人材不足などの背景から、働き方改革や業務効率化が注目を集めています。RPAツールは、単純作業のタスクを効率化して、大幅な業務効率の改善を実現できるシステムです。
RPAなら、作業手順が定まった定型業務のほとんどを自動化できます。具体的には、以下のような作業をRPAで自動化できます。
- データ入力：エクセルやCSVファイルへのデータ入力、顧客情報の登録など
- データ転記：異なるシステム間でのデータ転記、ファイルの移動やコピー、別ソフトへの自動反映など
- Web操作：Webサイトへのログイン、情報収集、注文処理など
RPAツールはプログラミング知識がなくても簡単に導入できるツールもあり、導入コストも比較的安価です。
「ヒューマンエラー（操作ミス）が起きない」「人件費を削減できる」「浮いた人材を別の生産的な業務に注力できる」「事務作業を減らしワークライフバランスを改善できる」などのメリットがあり、中小企業でもRPAツールを導入する事例が多くなっています。
しかし、RPAツールはすべての業務を完全に自動化できる万能ツールではありません。動画制作など一部作業はRPAツールに任せられない業務もあり、「できること」「できないこと」を把握したうえで導入することが大切です。
ココがポイント
RPAは作業手順の定まっていない業務を自動化できないため、導入前に業務を振り返ることが大切
3.RPAでできること・できないこと
RPAツールは定型業務の自動化に役立つシステムで、時間のかかる単純作業も、大幅な業務効率化を実現できます。とはいえ、RPAツールには「できること」「できないこと」が存在します。具体的な違いは以下のとおりです。
- RPAでできること：作業手順の定まった単純作業
- RPAでできないこと：柔軟な対応や発想力が求められる作業
ここでは、RPAでできること・できないことの具体例を解説します。
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3-1.RPAでできること
RPAツールは、定型業務などの単純作業を自動化できます。具体例は以下のとおりです。
- 競合の情報チェック
- 自社製品に対する口コミや顧客反応
- 在庫の適切な管理
- 顧客情報の連動管理
- 入金消込
- メール等の自動配信
ここでは、RPAでできることについて、それぞれの具体例を解説します。
3-1-1.競合の情報チェック
RPAツールは、Web上の情報を収集してまとめられます。たとえば、自社商品やサービスの競合他社がどのような価格で販売しているかを随時チェックして、価格に変化がないかを確認できます。
ECサイトや公式サイトの価格も自動でチェックしてエクセルシートなどにまとめられるため、自社製品の価格を見直す手間も効率化できるのがメリットです。
3-1-2.自社製品に対する口コミや顧客反応
RPAツールは、Web上の口コミサイトからデータを自動的に抽出してまとめられます。たとえば、SNSなどで特定キーワードを検索しURLとして保存したり、ECサイトから自社製品に対する反応や口コミを収集したりできます。
どのようなマーケティング戦略を行うか、その下調べとして行う業務を効率化できるため、データ分析業務を効率化できるのがメリットです。
3-1-3.在庫の適切な管理
RPAツールは、注文数をもとに自動的に発注するなど、在庫の適切な管理を行いやすくなります。また、設定時刻に在庫数や出荷予定数などの情報を、担当者にメール送信する仕組みも自動化が可能です。
その結果、在庫数を適切に管理しやすくなり、在庫切れが原因で起こる機会損失や、過剰在庫による管理費用の悪化を防ぎやすくなるのがメリットです。
3-1-4.顧客情報の連動管理
RPAツールは、異なるシステム間も横断して自動操作できます。たとえば、エクセルなどのデータファイルから顧客システムへ反映したり、会計システムへ注文データを転記したりするのも自動化が可能です。
RPAツールは常に正確な作業を繰り返すため、「データ内容の転記ミス」が起きない特徴もあります。そのため、正確な転記によって顧客情報等を正確に連動させ一元管理しやすくなります。
3-1-5.入金消込
RPAツールは、取引先銀行から情報を自動的に取得して、入金消込を自動化できます。振込が行われると自動的にデータを突合し、自社の会計システムから入金消込作業を行えます。
また、未入金状態のデータをリストアップする仕組みもRPAで自動化が可能です。単純ながらも重要な入金消込作業を自動化すれば、より生産的な業務に注力しやすくなるのがメリットです。
3-1-6.メール等の自動配信
RPAツールは、種別に応じて自動的にカスタムテンプレートのメールを配信する仕組みも自動化できます。カスタマーサポートではメールの受信に応じて定型文をスピーディに返信できるほか、事前に「お問い合わせ種別」などのカテゴリを用意しておけば、返信内容を変更できるのも魅力です。
たとえば、「資料請求に関するお問い合わせ」「製品のサポートに関するお問い合わせ」などを分類しておくと、それぞれのお問い合わせに沿ったテンプレートを自動返信できます。
顧客はスムーズな一次対応で問い合わせが成功したかどうかを確認できるため、顧客満足度の向上に繋げられるのがメリットです。
また、人事面接などでは応募者へ面接日程を自動的にリマインドしたり、社内へイベント告知をしたり。ほかにも、勤怠システムから残業数の多い社員・管理者に対して注意喚起のアラートを自動送信する仕組みづくりも可能です。
3-2.RPAでできないこと
RPAは、判断や創造性を必要とする作業は自動化できません。具体的には、以下のような例が挙げられます。
- 意思決定の伴う業務
- クリエイティブな作業
- パソコン以外の操作
ここでは、RPAでできないことについて、それぞれの具体例を解説します。
3-2-1.意思決定の伴う業務
RPAツールは、意思決定の伴う業務を自動化することはできません。あくまで、作業手順が事前に定まっている定型業務のみ自動化できます。たとえば、「顧客との直接的な対応」「クレームの処理」「企画の立案」などです。
RPAツールと混同されがちなAIですが、RPAは自ら判断を下せません。そのため、文脈を読み取って柔軟な対応をすべき顧客対応やクレーム処理は難しいのも事実です。パターン化されておらず、イレギュラーな業務はRPA化できない点にご注意ください。
3-2-2.クリエイティブな作業
RPAツールは、クリエイティブな業務を自動化することはできません。たとえば、「デザインの提案」「文章の生成」「データ分析」などです。RPAには創造性や洞察力が備わっておらず、アイデア力が求められる業務には不向きです。
クリエイティブな業務には、生成AIなどとRPAツールを併用して業務効率を加速させる事例が増えつつあります。たとえば、問い合わせに対して「内容をコピペ」→「生成AIなどで文章を自動生成」「メール送信が可能な状態でストップ」する作業を自動化できます。
担当者は許可するだけで問い合わせ業務自体を自動化できるなど、生成AIと組み合わせてクリエイティブな作業を効率化することが可能です。また、口コミなどWeb上のデータ収集を自動化できるため、データ分析業務を間接的に効率化する作業も行えます。
直接的にクリエイティブな業務は行えないものの、RPAツールならボトルネックとなる単純作業を効率化できるのがポイントです。
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3-2-3.パソコン以外の操作
RPAツールは、あくまでパソコン上で動作するソフトウェアです。そのため、システム外の作業を自動化することはできません。たとえば、写真データなどを読み込んだり、手書き文字を認識したりする作業は自動化できないのも事実です。
一方で、OCRツールなど外部システムと組み合わせる手法もあります。OCRで手書き文字や画像、領収書などのデータを取り込み、転記作業等を自動化できるのも事実です。
RPAツールはあくまでパソコン上で操作するシステムのため、パソコン外の操作はできませんが、さまざまなシステム同士を組み合わせて業務を効率化する事例が多くなっています。
4.【業種別】RPAの活用事例
RPAツールは幅広い業種で活用されており、業務の効率化に大きく貢献します。導入前にどのようなシーンに活用されているのか、事例を把握すれば、効率的な業務の自動化を実現しやすくなります。
ここでは、業種別でRPAの活用事例をご紹介します。
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4-1.製造業界
- 在庫管理の自動化
→在庫管理システムやエクセルに記載された在庫数も自動で取得。関係者にメールで通知。出荷数や仕入れ数をもとに、在庫数の増減を在庫管理システムに反映 - 発注業務の自動化
→在庫管理システムから在庫数を取得。適正値以下なら発注書を自動作成して送信し、在庫を確保 - 請求書や報告書の自動作成
→取引先ごとに受注情報・出荷情報を取得。所定フォーマットから自動転記して帳票作成
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4-2.会計事務所
- 目視チェックの自動化
→OCRツールなどで請求書や領収書の帳票を自動読み込み。人が転記するよりも効率的に紙書類を電子データ化 - 経費精算や確認の効率化
→申請された交通費などをもとに実際の路線費と照らし合わせ、齟齬があればアラート。申請金額に誤りがあれば申請者へ自動通知も可能 - 入力作業の効率化
→社内システムやエクセルのデータをもとに会計システムへ転記、入金情報を自動反映、財務レポートに転記などを自動化
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4-3.物流業界
- 帳票作成の自動化
物流システムをもとに必要データを抽出。所定フォーマットへ自動転記して一部書類の作成を自動化 - 顧客対応の効率化
社内システムの出荷完了をもとに、送り先へ自動通知。問い合わせがあれば送り状番号と配送状況をもとに自動応答 - 紙書類の電子データ化
AI-OCRなどと組み合わせて手書きの出荷書類を識別。自社システムへ自動転記して電子データ化
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4-4.保険業界
- アンダーライティングの効率化
→申込内容をもとに事前に設定されたルールに則って正確にリスク評価が可能。適正な保険料の自動算定で正確性をアップ - 申し込み内容の転記作業
→顧客管理システムと連動して、複数のシステム・ソフトウェアに内容を自動転記。作業を大幅に効率化 - 各種問い合わせ対応の効率化
→よくある問い合わせなどをFAQとして用意し、問い合わせに対して自動送信。簡単な問い合わせを一次対応で消化し、窓口担当者の負担を軽減
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4-5.人材業界
- 求人サイトへの登録作業
→求人情報などを事前に定めたサイトへ自動的に登録。素早く情報登録して機会損失を防ぐ - 派遣者への給与計算を効率化
→報告をもとに派遣者の出退勤を管理。出退勤データをもとに派遣先に適した給与計算を自動で行う - スカウトメールの自動送信
→求職者に向けて記載内容をパーソナライズしたテンプレートメールを送信
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4-6.地方自治体
- 複数システムへの入力・登録作業
→住民の異動や保険などを自動転記して事務作業を大幅に効率化 - 齟齬がないかデータの照合作業
→別システムを含んだ登録情報を照合し、合致しないデータがあれば自動で通知 - 通知業務の自動化
→LINEやメールなどを通して、特定条件に合致する住民へのイベント案内等を自動で送付
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4-7.不動産業界
- 物件情報の自動更新
→レインズなどから情報を取得して、自社ホームページなどで物件情報を自動掲載 - 物件の相場価格調査
→Webサイト上から取得したデータをエクセルに管理し、設備や間取り等の条件で価格をソート - 展示場等のアンケート処理
→AI-OCRと組み合わせれば、手書きアンケートを読み込んで効率的にデータを集計
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4-8.商社業界
- デスクワークの自動化
→経理業務や営業結果の集計、見積書の作成などを効率化。商品の価格や取引条件、商品名や顧客名を入力するだけで見積書等を自動作成 - 在庫管理のロス削減
→在庫数の増減に応じて受発注を自動化。在庫管理業務を効率化して在庫ロスが起きるリスクを低減 - 市場・競合の価格相場を自動取得
→Webスクレイピングなどで競合サイトの価格情報を自動的に取得し、エクセルなどにまとめて調査を効率化
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4-9.マーケティング業界
- 市場調査の自動化
→自社製品やサービスの口コミ・レビュー、世の中のトレンド、競合製品の情報を自動取得してエクセルにまとめられる - レポート作成の効率化
→クライアントへ提出するレポートなども、フォーマットをもとに規定データから情報を取得＆生成 - POSデータなどの自動集計
→店舗などのPOSデータを自動取得し、自社システムへ転記＆集計。担当者は分析や企画に注力できる
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4-10.事務職
- データ入力・登録作業
→RPAなら、パソコン上で行うほとんどのデータ入力・登録作業を自動化できる - 問い合わせなどをシステムへ転記
→動画デモのようにCRM/SFAツール、エクセルへ問い合わせ内容を転記し、対応漏れを防止。素早い対応で顧客満足度の向上も期待可能 - 資料の作成業務を効率化
→エクセルや社内システムをもとに特定フォーマットへ落とし込み、報告書を自動生成。財務や売上、在庫状況などをスムーズにデータ化
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4-11.営業
- 営業レポートを効率的に作成
→エクセルや自社システムから売上や営業活動を取得し、原型を自動生成。担当者が加筆・修正して効率的に営業レポートを作成 - メール送信の自動化
→在庫状況の問い合わせなどは自動的に情報を取得してメールに転記・定型文で返信 - 見積書・請求書を自動作成
→商品名や顧客名を入力するだけで、必要情報をRPAが取得して見積書や請求書を自動作成
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4-12.人事
- 勤怠管理等の効率化
→勤怠管理システムと連動して残業時間等をチェック。規定量を超過する者や上長にアラートメールを送信。入退室管理システムと連携した勤怠管理も可能 - 通勤手当等の確認
→経路検索サイトから情報を取得し、申請されている交通費の正誤をチェック。誤りがあれば担当者へ通知 - 給与明細等を自動で配布
→動画デモのように各従業員に対して給与明細をPDF等で自動発行し、メールで送信。必要に応じて個別に紙印刷も可能
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5.動画デモ以外の作業も！幅広い定型業務の自動化なら「RaBit」におまかせ
RPAツールは業務効率化に大きく貢献してくれるシステムです。今回ご紹介したデモ動画のように、RPAツールはパソコン上で行う定型業務のほとんどを自動化できます。
定型業務などを自動化して、単純作業にかかる負担を大幅に軽減できるため、近年多くの企業で導入が進められているのも事実です。
もし、「単純作業に時間を取られる」「繰り返し行う作業が負担に感じる」「ミスがないよう細心の注意を払うのが大変」などの課題を抱えている方は、オーダーメイドでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」のご利用をご検討ください。
単純作業を98％減らすオーダーメイド仕事ロボの「RaBit」は、初期費用66,000円、月額10,450円の低価格でご利用いただけます。専任の担当者が設計・開発・導入・運用まで一気通貫でサポートするため、安心してご利用いただけるのも特徴です。
今回ご紹介したRPAのデモ動画以外にも、パソコン上で行う定型業務の多くを自動化できます。お客様にしていただくことは「自動化したいことをお伝えいただくのみ」ですので、もし興味をお持ちいただけましたら「RaBit」までお気軽にご相談ください。
RPAに精通した150名以上のプロオペレーターと共に、当スタッフが誠心誠意対応いたします。