近年の労働人口不足により、あらゆる企業で既存人材への業務負担が懸念されています。特に、不動産業界は手作業や紙媒体の業務が根強く残っており、業務の効率化が必須です。
こういった人材不足の問題を解消するために、不動産業界における業務自動化ツールであるRPA（Robotic Process Automation）の活用が注目を集めています。
RPAの導入を進める不動産企業が増える一方で、導入にあたって以下のような疑問を持つ企業も少なくありません。
「不動産業務にRPAを導入しても大丈夫？」
「不動産業界ではRPAをどのように活用できる？」
実際のところ、不動産企業では生産性向上を望んでいても、RPAの導入に対して不安を覚えいまだ踏み出せていない企業もいます。
そこで本記事では、中小企業向けにRPAツールの導入支援を実施する弊社が、不動産業界におけるRPAの活用事例を詳しく解説します。
最後までご覧いただくと、RPA導入のメリットから活用ポイントまで把握できますので、ぜひ参考にしてください。
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1.不動産業界における課題【RPA導入の背景】
不動産業界にはさまざまな業務上の課題があり、それらを解消するためにRPAの導入が進められています。
どのような課題があるのか、ご紹介します。
1-1.成果を出すための残業
不動産業界は成果重視の傾向が強く、従業員は成果を出すために日々多くの業務をこなしています。
日中は顧客対応が中心になるため、「事務作業ができるのは夜になってから」と残業続きになるケースも少なくありません。
これらの理由から、ほかの業界に比べて残業時間が多くなる傾向にあり、不動産業界全体の課題と考えられています。
1-2.日常的に業務量が多い
そもそも、不動産業界はほかの業界と比べても業務量が多い傾向にあります。
特に、中小企業の場合は分業が進んでおらず、1人の従業員がさまざまな業務をこなすのも珍しくありません。
不動産仲介業者であれば、顧客対応、物件情報の登録・更新、売上管理、資料作成などの業務をこなさなければならず、従業員に多くの負担がかかっています。
1-3.紙ベースの業務が主流
近年は不動産業界でも大手企業を中心にデジタル化が進みつつありますが、中小企業には紙ベースのアナログな業務がまだまだ残っています。
もとの業務量が多いにもかかわらず、手書きや手入力が中心のままでは、業務効率が上がらなくても仕方がありません。
今後の日本ではさらに人材不足が深刻化していくため、デジタルツールの導入による業務効率化が急務となっています。
ココがポイント
紙ベースの業務をデータ（ペーパーレス）化すると、データ参照や更新などの作業効率が大幅に改善される
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2.不動産業界のRPA活用事例
RPAは、パソコンを使ったあらゆる作業をソフトウェア型のロボットが代行してくれる業務自動化ツールです。RPAを導入すれば、不動産業界で行われている多くの業務を自動化・効率化できる可能性があります。
ここでは、実際に不動産業界でどのようにRPAが活用されているのかをご紹介します。
2-1.単純作業の自動化
RPAを導入すれば、さまざまな単純作業を自動化できます。たとえば、自社ホームページやシステムに掲載する物件情報の登録・更新作業は、もとになるデータベースの情報を取得して転記する単純作業の繰り返しです。
RPAは情報収集やデータ入力を得意としているため、物件情報もシステムで自動更新できます。
また、RPAは人よりも正確かつ素早く作業を実施できるため、従来よりも多くの物件情報を掲載できるようになり、顧客への提案力も向上する効果が期待できます。
ココがポイント
不動産業務のRPA化は社員の作業負担軽減だけでなく、顧客満足度の向上にも繋がる
2-2.問い合わせ窓口の自動化
不動産仲介業者には、日々多くの問い合わせが顧客から届きます。すべての問い合わせが来るたびに担当者が対応していると、それだけで勤務時間が終わってしまうかもしれません。
そこで、不動産に関する問い合わせはRPAで自動化すると、スピーディな返信対応が可能です。
自社のシステム内から顧客の知りたい情報を検索し、メールに転記して自動返答する仕組みも、RPAなら自動化できます。
問い合わせに対して素早く返答できるようになるため、顧客満足度の向上にもつながります。
2-3.効率的な営業活動
RPAは営業活動の効率化にも役立ちます。
たとえば、Webサイトに訪問した顧客のアクセスログや行動履歴から有望な見込み顧客をスコアリングし、リストアップした上でアプローチをかければ、成約率の飛躍的な向上を期待できます。
また、見込み顧客のリストに対して、セミナーや展示会の案内を自動送付するなどのシステム化ができるのも不動産業でRPAを使うメリットです。
2-4.競合物件のデータ分析
不動産業界では物件の相場感が重視される傾向にあります。
自社物件の相場観を調べるには、場所や間取り、住宅設備などの情報を細かく指定して物件情報サイトで検索しなければならず、人の手で行うと非常に時間と手間がかかります。
しかし、RPAを導入すれば、Webサイト上で収集した競合の不動産情報をExcelなどに転記し、レポートとしてまとめる作業も自動化可能です。
従業員はRPAが作成したレポートを確認しながら自社物件の価格設定や営業戦略を検討するだけでよくなるので、大幅な業務効率化が実現します。
2-5.展示場のアンケート処理
不動産業界では、住宅展示場などに多くの顧客を招いてPRする機会があります。
その際、来場者にアンケートを記入してもらうシーンも多いものの、手書きのアンケートを読んで結果を集計する作業はかなりの手間がかかります。
そこで、RPAとAI-OCR（文字認識ツール）を連携するのもポイントです。文字認識と自動集計を一元化してシステム管理すれば、不動産業の展示場アンケート処理もRPAで自動化できるメリットがあります。
＞不動産業界でも使われているRPAツール「RaBit」の導入事例を見てみる
3.不動産業界にRPA導入するメリット
RPAの導入で不動産業界が得られるメリットは非常に多くなっています。ここでは、RPAを導入する主なメリットをご紹介します。
3-1.労働時間の削減
業務量が多いため、労働時間も長くなりやすい不動産業界ですが、人が行っている作業をRPAに任せていけばその分の労働時間を削減できます。
たとえば、パソコンを使って定期的に実施しているルーティンワークや、単純作業を繰り返すだけの業務の多くはRPAによるシステム化が可能です。
不動産業もRPAを導入すれば従業員は残業や休日出勤をする必要性が抑えられ、ワークライフバランスを重視した働き方の実現に直結します。
3-2.人的ミス削減
人が単純作業を繰り返していると、何らかのミスが起こりがちです。たとえば、物件情報を人が登録・記入をしていると、ちょっとしたミスから顧客からのクレームなど、重大なトラブルに発展してしまうかもしれません。
その点、ソフトウェアであるRPAなら単純作業もミスなく正確に繰り返します。人的ミスを抑えられるため作業品質が向上し、安心して業務に取り組めるようになるでしょう。
3-3.紙媒体のデジタル化
不動産業界には紙ベースのアナログな作業が数多く残っていますが、それらのデジタル化にもRPAが役立ちます。高度な文字認識機能を持つAI-OCRとRPAを組み合わせれば、紙の情報を簡単にデジタルデータへ置き換えられます。
自社で保有する情報を一通りデジタル化しておけば、外出先での閲覧やテレワーク対応なども柔軟に行えるため、生産性が向上します。
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3-4.時間的余裕の確保
RPAに単純作業を任せれば、従業員はクリエイティブな業務により多くの時間を割けるようになります。顧客対応や提案内容の検討など、本来やるべき業務に従業員が注力することで顧客満足度が高まり、売上増加が期待できます。
また、営業戦略の立案や業務改善などに取り組んでいけば、企業全体の生産性がさらに高まっていくのは間違いありません。
RPAを不動産業界に取り入れるのは、単純作業のシステム化だけでなく、企業戦略としても大切な要素の1つだといえます。
4.不動産業界におけるRPA活用ポイント
RPAの導入メリットを最大限に得るためには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
ここでは、不動産業界におけるRPA活用ポイントをご紹介します。
＞不動産業もRPA化！「RaBit」が解決できる課題はこちら
4-1.現場社員が利用できるツールを選ぶ
一口にRPAといっても、操作方法はツールによって大きく異なります。
なかには、プログラミングなどの専門的なITスキルが求められるツールもあるため、導入するソフトウェアは事前に比較検討する選定作業が必要です。
RPAツールを選定する際は、無料トライアルなどを利用して実際の操作方法を確認し、現場社員でも無理なく利用できるツールを選ぶと失敗するリスクを抑えられます。
4-2.小規模な作業から自動化する
RPAを導入して間もない頃は、失敗しても支障が少ない作業から自動化するスモールスタートをおすすめします。
いきなり重要な作業の自動化に取り組んでしまうと、RPAの設定ミスが原因で停止したり、間違った作業を繰り返したりして、業務自体がストップする恐れも。
なるべく小規模な作業からRPA化していき、徐々に操作に慣れていくとRPAの導入をスムーズに行えます。
4-3.サポートが手厚いベンダーを選ぶ
RPAの導入をスムーズに進めるには、ベンダーの支援が欠かせません。RPAツールを選定する際は、機能や使いやすさだけでなく、サポート体制の充実度も必ずチェックしておきましょう。
導入段階から実運用段階までのサポート体制が手厚いベンダーを選定しておけば、トラブルが発生しても安心して利用できます。
4-4.社内研修の実施・マニュアル化をする
多くの従業員がRPAを使いこなせれば、あらゆる業務の自動化が進み、生産性も大きく向上します。そのため、社内研修を実施したり、マニュアル化を積極的に進めたりするのもポイントです。
操作方法だけでなく、RPA化できる不動産業務の選定基準やトラブル発生時の対応方法なども含めて教育すれば、RPAの導入で失敗しにくくなります。
ココがポイント
サポートが手厚いベンダーは社内研修・マニュアル化などのヘルプも行ってくれる
5.業務自動化するなら「RaBit」がおすすめ！
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「RaBit」の特徴を簡単にご紹介します。
- 入力・転記作業や、Webからの情報収集、各種書類作成など、不動産業界で行われているあらゆる作業の自動化に対応
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- 専任のエンジニアによるRPA導入支援や、150名以上のプロオペレーターによる運用時のサポート体制を完備
また、弊社ではAI-OCRの「Rai」も開発しており、RPAとOCRをセットで提供できます。不動産業界にある紙媒体などいまだに残っているアナログ業務のデジタル化・自動化も実現可能です。
業務の効率化で悩んでいる方は、お気軽にお問い合わせください。