定型業務の効率化に大きく貢献するRPAツールは、大企業を始め中小企業でもさまざまなシーンで取り入れられています。特に、手順の定まっている単純な作業を自動化するのに長けているため、人手不足の問題を解消しやすいのがメリットです。
とはいえ、どのような作業を自動化できるのか、RPAの身近な例を知りたい方も少なくないでしょう。
この記事では、RPAでできることとは何か、身近な例や導入する際のポイントについて解説します。RPA化できる業務の条件についても触れていますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAとは
「RPA（Robotic Process Automation）」とは、パソコン上で稼働するソフトウェア形式のシステムを指します。ロボットと呼ばれる仮想労働者を動かして、事前に設定した作業を自動的に繰り返す仕組みです。
ロボットによる業務効率化を「RPA化」と呼ぶケースもあります。RPAツールを活用すれば定型業務を自動化できるほか、転記ミスなどのヒューマンエラーを抑制できるのが特徴です。そのため、近年多くの企業でRPAの導入が進められています。
1-1.RPAとAIとの違い
RPAとAIには明確に稼働領域の違いがあります。RPAはシナリオと呼ばれるプログラム通りに作業を自動化する仕組みです。一方でAIは、ビッグデータを元に学習を行い、人が考えなかったような成果もアウトプットできます。
端的に言えば、「作業手順の決まった単純作業を任せるならRPAツール」「意見や提案などクリエイティブな作業に活用するならAI」といった違いです。
なかには、RPAにAI機能を搭載したクラス3のツールも理論上存在します。まだ実用段階ではないものの、RPAとAIの機能を活用して、幅広い業務の効率化を実現できると見込まれています。
ココがポイント
RPAとAIをそれぞれ異なる領域で稼働させて業務を効率化する事例も多い
2.RPA化できる業務の条件
RPAツールを用いて業務をRPA化するには、一定の事前準備が必要です。
- 情報が全てデータ化されている
- 処理方法や判断基準が明確にある
- 単純な繰り返し作業をする
ここでは、RPA化できる業務の条件について、身近な例を交えて解説します。
2-1.情報が全てデータ化されている
業務をRPA化するには、大前提として情報がすべてデータ化されている必要があります。手書きの書類などを含め、すべてがデジタルデータ化されていなければ、RPAツールで業務を自動化することはできません。
RPAツールはあくまでパソコン上で稼働するソフトウェアのため、アナログな手書き書面を処理する事務手続きなどは行えない点に注意が必要です。
ただし、紙ベースの手続きでも、文字を読み込むAI OCR（Optical Character Reader）を併用して情報をデータ化することは可能です。身近な例では、紙ベースの請求書や領収書などを読み込み、文字データとしてRPAツールで自社システムに転記・同期する仕組みなどが挙げられます。
2-2.処理方法や判断基準が明確にある
業務のRPA化には、処理方法・判断基準が明確な作業が大前提です。RPAツールは事前に設定されたシナリオと呼ばれる手順書に沿って作業を繰り返すため、ケースバイケースの対応処理が難しくなっています。
「AのデータをBに転記する」など、作業手順を明確に設定できる業務が条件です。身近な例では、問い合わせフォームから送られた顧客情報より、「担当者名、会社名、メールアドレス、電話番号、内容」をそれぞれ抽出してシートに転記する作業を自動化できます。
一方で、顧客と直接応対したり、問い合わせメールの内容を判断して独自に返信したりはできません。あくまで事前に設定した定型文を元に、入力された担当者名や会社名を抽出して自動返信するなど、処理手順が明確な作業の自動化に留まります。
RPA化に向かない作業
- ルールが頻繁に変わる
- 例外処理が多い
- 作業途中に人間の判断が必要
2-3.単純な繰り返し作業をする
RPAツールは単純な繰り返し作業の自動化に長けています。特にパソコンを使った事務作業の自動化に長けており、身近な例では「データの入力作業」「データの集計・成形」「定型文のメール返信」などが挙げられます。
単純ながらも繰り返し行う作業は、業務の生産性を引き下げる要因です。作業手順が定まっており、RPA化できるのであれば、システムに単純作業を任せるのがおすすめです。
空いた作業時間を活かして、人はクリエイティブな業務に注力できるため、企業の成長力を高める効果が期待できます。
ココがポイント
RPAツールで単純作業を自動化すれば、スキルのある人材をより有効活用できる
3.【部門別】RPAの身近な例
RPAツールはさまざまな業界・職種で導入されており、幅広い部門で活用できます。事務作業の効率化に長けており、以下の部門はRPAツールを活用できる代表例です。
- 経理部門
- 人事部門
- 営業部門
- 物流・倉庫部門
ここでは、RPAの身近な例を部門別に紹介します。
3-1.経理部門
- 交通費精算のチェック業務
- 請求書発行業務
- 入金消込業務
- 目視チェックの自動化
交通費のデータ突合や仕訳入力時、RPAツールで正規の交通費を参照して、提出されたデータに誤りがあればアラートを出す仕組みもシステム化できます。また、入金履歴をもとに入金消込を自動化したり、それぞれのフォーマットに合わせた請求書の発行や発注書の処理を自動化できるのも特徴です。
また、AI-OCRと組み合わせたRPAツールなら、領収書等の帳票を読み込んで、効率的に書類を電子データ化できます。
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3-2.人事部門
- 勤怠データの管理・集計業務
- 人事考課業務
- 採用面接の日程調整、メール返信業務
- 給与明細等の発行＆配布
人事部門におけるRPAツールの身近な例では、勤怠データの管理や集計業務、給与明細の発行や配布を自動化できます。勤怠管理システムと連携して、残業時間が規定時間を超過する社員に対し、自動で該当社員・上長へアラートメールを送信する仕組みも自動化が可能です。
また、採用面接等を含め、担当者の氏名を自動入力してテンプレートで返信する業務などもRPA化できます。
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3-3.営業部門
- 売上管理業務
- 見積書や請求書の作成業務
- Webを使ったリサーチ業務
- 日報作成・提出業務
RPAツールを活用すれば、営業部門のWebリサーチ業務をもとに、資料作成を効率化できます。ユーザーの口コミなどの情報を自動取得できるほか、各システムから情報を転機して日報を効率的に作成することも可能です。
売上や営業活動などのデータを効率的に取得できるため、担当者は営業業務に注力しやすく、生産性の低い事務作業を半自動化できます。
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3-4.物流・倉庫部門
- 在庫管理業務
- 受発注業務
- ECサイトへの反映業務
- 帳票作成の自動化
物流・倉庫部門では、受発注と連携して在庫管理システムを自動的に操作する仕組みもRPAツールで実現できます。また、手書きの出荷書類などもAI-OCRと組み合わせ、自社システムへ転記することも可能です。
納品書や送り状、輸出入関連の書類など、必要なデータをシステムから抽出して転記するだけの作業も自動化できるため、所定のフォーマットに落とし込む作業を効率化できます。
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4.RPAを導入するメリット
RPAツールを導入するメリットには、以下のような点が挙げられます。
- 作業を自動化して工数を削減できる
- 長時間労働や人手不足を解消できる
- ヒューマンエラーを防げる
- 24時間365日作業できる
RPAツールは、作業手順の定まった単純作業を自動化するソフトウェアです。単純ながらも負担になりがちな作業を自動化すれば、浮いた人手をもとに長時間労働の解消や人手不足の解消を実現できます。
パソコン上で動作するソフトウェアのため、24時間365日作業できるのもポイントです。前日に資料作成のベースになるデータ集めを指示すれば、翌日出社するときにはフォーマットに落とし込めるデータが揃うような環境を構築できます。
さらに、一度設定した作業はミスなく繰り返せるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを抑制できるのもメリットです。「ミスをしてはいけない」といった心理負担を減らせるほか、ミスがないか振り返る確認時間も短縮できます。
2022年4月に行われた帝国データバンクの調べによると、正社員の人手不足は「情報サービス（64.6％）」「メンテナンス・警備・検査（60.1％）」「建設（59.4％）」の順で不足を実感している職種が多くなっています。
非正規では「飲食店（77.3％）」「旅館・ホテル（56.1％）」「人材派遣紹介（53.6％）」と、ほとんどの業界で人手不足が課題です。上記のような幅広い業種でも、パソコンで繰り返し行う単純作業をRPA化すれば、人手不足問題の解消や改善が期待できます。
5.RPAを導入する際の4つのポイント
RPAツールの身近な例でも紹介した通り、定型業務や単純作業の効率化に大きく貢献してくれるシステムです。しかし、ただ適当に導入を決めてしまうと、思ったような導入効果を得られないかもしれません。RPAを導入する際のポイントは以下のとおりです。
- 部署を越えたRPA推進チームを作る
- 目的や対象業務を明確にする
- まずは部分的に導入する
- 効果を可視化する
ここでは、RPAを導入する4つのポイントについて解説します。
5-1.部署を越えたRPA推進チームを作る
RPAツールを導入する時は、部署を超えたRPA推進チームを作ることが大切です。RPAの導入時は、「現場の状況をよく知る担当者」「ITスキルのある人材」「業務フローなどの決定権をもつ経営層」の三者が連携する必要があります。
それぞれの立場から意見を出し合って、部署を超えたRPA推進を図らなければ、導入に失敗してしまう可能性も否定できません。効果が頭打ちになったり、思ったような導入効果が得られなかったりする要因に、それぞれの連携力のなさが原因になる事例もあります。
なるべく早い段階から、各所の理解を得られる協力体制を築き、部署を超えたRPA推進チームを作成しましょう。必要に応じて、外部のプロからコンサルティングを受けるのもポイントです。
なかには、RPAツールを正しく運用するための体制づくりをサポートしてくれるRPAベンダーもあります。
5-2.目的や対象業務を明確にする
RPAツールを導入する時は、目的や対象業務を明確にすることが大切です。「業務を効率化する」などの漠然とした目的ではなく、「残業を◯時間減らす」「納期を◯日短縮する」「人的コストを◯円削減する」など具体的に設定するのをおすすめします。
そのうえで、RPAツールをどのような業務に導入するのか、振り返るのが大切です。RPA化できる業務には条件があるため、「情報がすべてパソコン上でデータ化されている」「作業手順が明確に決まっている」「単純な繰り返し作業」などを満たしているか確認しましょう。
5-3.まずは部分的に導入する
RPAツールを無理に全業務へ導入しようとして、失敗する事例が後を絶ちません。最初からすべてを自動化しようとすると、「計画に時間がかかる」「エラーが多発して現場が混乱する」「担当者の理解を得られない」「業務停止など重大なトラブルを起こす」などの問題が発生するリスクも否定できません。
そのため、まずは業務や対象者を限定して、部分的なスモールスタートにトライするのをおすすめします。推進チームのノウハウや担当者の理解を得られたら、徐々に範囲を拡大していきましょう。
例えば、勤怠管理をRPA化するときはイレギュラー対応が少ない部署の正社員に留め、問題がなければシフト制の部署やパート・アルバイトにも拡大するなどの例が挙げられます。
5-4.効果を可視化する
RPAツールを導入したあとは、効果測定をしてどのような導入効果を得られたのか可視化しましょう。RPAツールは導入して終わりではなく、メンテナンスや運用の振り返りをもとに、適宜修正を加える必要があります。
RPAを導入したものの、イレギュラーなトラブルが多く、現場ではかえって手間が増える可能性があるのも事実です。そのため、RPAの自動化で実際に業務を効率化できているのか、残業時間の把握や人件費の比較などを行うのをおすすめします。
また、処理件数や削減できた時間・人件費だけでなく、どのようなトラブルが起きたのか事例を共有して、対処法をマニュアル化することも大切です。検証と改善を繰り返していけば、RPAツールがより使いやすい環境を構築して、業務効率を改善し続けられます。
6.RPAのご相談なら「RaBit」におまかせ
RPAツールの身近な例でご紹介したのは一例で、ほかにもさまざまな業種・業務の自動化を実現できます。とはいえ、ITスキルの知見がないと、ソフトウェアによってはRPAツールの導入やロボットの作成が難しいかもしれません。
そのようなときは、プロが設計・開発・導入・運用まで一気通貫でサポートする「RaBit」をご利用ください。オーダーメイドでRPAツールを制作する「RaBit」なら、導入や運用に専門知識は一切不要です。
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