RPA(Robotic Process Automation)は、パソコンを使った定型的な業務を自動化できるツールです。業務効率化を目的に多くの企業が導入を進めており、世の中へ浸透しつつあります。
RPAツールで自動化できる業務は数多くありますが、なかでも効率化の効果を期待できる作業のひとつがメール送信の自動化です。メールは今でもビジネスにおけるコミュニケーションの中心で、日々メール対応に忙殺されている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、メール送信業務をRPAツールで自動化するメリットや自動化の流れ、具体的な事例などをご紹介します。
本記事を参考にしつつ、メール送信の自動化に取り組んでいただければ幸いです。
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1.メール送信をRPA化するメリット
メール送信をRPA化すれば、作業時間の短縮・ミスの削減・メール施策の効果向上といったさまざまなメリットを得られます。
ここでは、メール送信をRPA化するそれぞれのメリットについて詳しく解説します。
1-1.作業時間を短縮できる
担当業務にもよりますが、メール対応が日々の勤務時間の大半を占めている方も多いのではないでしょうか。実際に、メールを1件送信するには宛先・件名・本文をそれぞれ入力し、必要に応じてファイルを添付しなければならないため、実は手間がかかる作業です。
送信するメールの内容によっては、毎回人が文面を考える必要がない場合もあります。
そういったメールは定型文を用意してRPAで自動送信すれば、担当者の作業時間を短縮でき、ほかの作業により多くの時間を割けるようになります。
ココがポイント
工夫次第でメール送信の作業自体をRPA化するのも可能
1-2.ミスなくメールを送信できる
RPAは事前に設定した手順やルールに従って忠実に作業を実施します。人がメール送信をしていると、誤記や確認漏れなどのミスが発生しがちです。
RPAでメール送信を自動化すればヒューマンエラーが発生する心配はありません。
メールの内容によっては、ミスが許されない場合もあります。たとえば、発注書や請求書をメールに添付して送信する際に、宛先を間違えたり、添付するファイルを間違えたりすると、大きな問題に発展するかもしれません。
人が都度メールを作成・送信していると何らかの原因でミスが起こる可能性もありますが、RPAならミスなくメールを送信できるため、取引先の信頼を失うリスクを低減できます。
1-3.メール施策の効果を高められる
マーケティングやカスタマーサポートなどの業務においてメールを活用している企業も少なくありません。そこでRPAを活用すれば、メール送信による施策の効果も高められます。
たとえば、メールマーケティングでは顧客に向けて適切なタイミングでコンテンツを配信し、自社製品やサービスに関する関心度を高めていきます。しかし、担当者が手動でメールを送信していると、タイミングがずれてしまったり、送信漏れがあったりして効果が半減する恐れも。
RPAでメール送信を自動化していれば、事前に設定したスケジュールに沿って、指定した顧客に漏れなくメールの送信が可能です。
そのほかにも、「お問い合わせや会員登録のあった直後にメールを自動送信する」「名刺交換した後にお礼メールを送信する」といった形でRPAによるメール送信を自動化できます。
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2.RPAでメール送信を自動化する流れ
実際にRPAを導入してメール送信を自動化したい場合、どういった流れで進めていけばよいのでしょうか。
ここでは、3つのステップに分けてメール送信のRPA化までの流れをご紹介します。
2-1.自動化したいメール業務を明確化する
はじめに、どのようなメール送信業務を自動化するのかを明確にします。自社で行っているメール業務で、RPAによる自動化ができそうなメールがないかを洗い出していきましょう。
- 定型的なやり取りが多いメール
- 単純な通知メール
- 毎月末など定期的に送信するメール
こういったメール内容であれば、RPA化する余地があるといえます。固定の文面に変えても影響が少ないメールを選別し、実際に自動化するかを判断しましょう。
2-2.RPAツールで設定を行う
自動化したいメール業務が決まれば、RPAツールを操作してメール送信を自動化するための設定を行います。自動化に当たって作成しなければならないのが、「シナリオ」です。
シナリオは簡単にいうと業務手順をまとめたRPAにとっての手順書で、メール送信の場合は次のように手順を細分化して作成します。
- メールソフトを起動する
- 「新規作成」ボタンを押す
- 「宛先」にメールアドレスを入力する
- 「件名」に件名を入力する
- 「CC」「BCC」にメールアドレスを入力する
- 「本文」にメール本文を入力する
- 「送信」ボタンを押す
- メールソフトを閉じる
この例はあくまでも概要のみをまとめたシナリオで、実際はより細かく手順をまとめなければなりません。また、送信先に応じて件名や本文を変更する場合は、条件を細かく決めておく必要があります。
シナリオが完成したら、RPAツールの管理画面で実際にメール送信をするまでの設定をしていきます。
現在はプログラミングなどの専門知識がなくても設定できるソフトが増えていますが、RPAツールによってシステムの設定方法が異なる点にご注意ください。
2-3.テストを行った上で運用を始める
RPAツールの設定ができたら、メール送信のテストを行います。自社のメールアドレスなど、捨てアドレスや実験アドレスを用意してテストしてみましょう。テストを行わず顧客先に送ってしまうと、予期せぬトラブルを招いてしまうかもしれません。
期待した通りにメールが自動送信できていれば、実際の運用を開始します。もしもメールの内容が間違っていれば、設定をやり直してから再度テストを行いましょう。
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3.RPAで自動化できるメール送信業務の具体例
RPAはさまざまな種類のメール送信を自動化できます。
ここでは、RPAで自動化できるメール送信業務の具体例を紹介するので、自社の業務と比較してご参照ください。
3-1.従業員に給与明細書を添付したメールを送る
従業員に対して、毎月末に給与明細書を添付したメールを送信している企業は少なくないでしょう。単純な作業ではあるものの、従業員数が多いとそれなりに工数がかかるほか、ミスや漏れがないように注意しながら作業をする必要があります。
気づかぬ内にメール送信が担当者の負担になっている事例も少なくありません。
RPAなら、担当者が作成した給与明細をPDFに保存し、各従業員を宛先にした内容の作成・メール送信まで自動化できます。企業によっては、給与明細の作成までシステムにより自動化した事例もあります。
月末はやるべき作業が集中しやすいため、一部でもメール送信をRPA化できれば担当者の負担を軽減できる点がメリットです。
ココがポイント
RPAで業務を効率化すれば担当者の負担を軽減できる
3-2.出勤打刻が無い従業員と管理者にメール通知
近年進められている働き方改革によって、従業員の勤怠管理は重要視されています。RPAでは、勤怠管理にまつわるメール送信業務も自動化が可能です。
たとえば、勤怠管理システムにアクセスして出勤打刻の結果を確認したのち、打刻のない従業員がいればその従業員と管理者に対してメール送信で通知するのもRPA化した事例があります。
総務・人事担当者が都度電話やメールをする必要がなくなるので、効率的に勤怠管理を行えるのもメリットです。ほかにも、月次・年次の残業時間を自動で集計し、超過しそうな従業員と管理者に対してアラートのメールを自動送信する使い方もできます。
3-3.文面や添付ファイルを変えたメールを自動送信
事前に条件設定をしておけば、送信先によって文面や添付ファイルを変えた内容を自動でメール送信できます。
上述したメールマーケティングやカスタマーサポートのようなメール施策では、RPA化を有効活用すれば効果を高められるのは間違いありません。
たとえば、自社のデータベースに登録されてから一定期間経った顧客に対して、メールコンテンツを自動で配信するといった使い方ができます。
顧客の業種ごとにコンテンツの内容を変えられるため、手間をかけずに自社製品やサービスをメール送信でPRできるのもRPA化のメリットです。
4.メール送信だけじゃない！RPAの活用法
ここまで、RPAでメール送信業務を自動化・効率化する方法についてご紹介しました。しかし、RPAが自動化できるのはメール送信業務だけではありません。
メール送信以外のRPAの活用方法をいくつかご紹介します。
4-1.メール受信をトリガーにした業務の自動化
普段行っている業務には、特定の条件に合致するメールを受信した際に、それをトリガーにして業務を実行したい作業もあるでしょう。
たとえば、次のような内容です。
- メールの受信後に、受信した旨のメールを返信する
- 受信したメールの添付ファイルを、指定したフォルダに保存する
- 発注メールを受信後に、メールの内容を受発注管理システムに転記する
- 重要なメールの受信後に、担当者へ通知を出す
- メールの内容に応じて、フォルダや担当者などを振り分ける
特定の文面が送信されたメールに含まれている場合など、事前にRPAで条件を設定しておけば、メールの受信をきっかけにほかの業務を自動で実行することが可能です。
RPAをうまく活用すれば、メール対応にかかる手間を大幅に削減できます。
4-2.データ収集や分析業務
RPAは大量のデータを扱う業務に適しており、データ収集や分析業務の一部を自動化できます。
たとえば、Webサイトから自社製品や競合製品の口コミ・レビュー情報を取得してExcelで集計する業務を自動化すれば、新製品の開発やマーケティングに役立ちます。
集計完了後に担当者へメール送信で自動通知する設定をしておけば、すぐに集計結果を確認するシステムも実装できます。
ココがポイント
RPAは情報集計で転記ミスをしないので、情報の信用性もアップする
5.メール送信をRPA化するリスクと対策
メール送信業務をRPAで自動化すれば、企業はさまざまなメリットを得られます。一方で、自動化するにあたって注意すべきポイントもいくつかあるのも事実です。
メール送信をRPA化する注意点についてご紹介します。
5-1.メールソフトの仕様変更
RPAツールで業務を自動化するには、シナリオを作成して動作を細かく設定しなければなりません。
業務の手順やルールがひとたび変わると、設定をやり直す必要があります。仕様変更にあわせてRPAツールを調整しなければ、システムが正しく動作しなくなる可能性があります。
また、メール送信のRPA化では、使用しているメールソフトに仕様変更があった場合もRPAツールが動かなくなる場合も。ソフトのアップデート情報を確認し、RPAツールが正常に動作していないようであれば、すぐにシステムの設定を変更しましょう。
対策のひとつとして、サポート対応が手厚いRPAツールを選ぶのもポイントです。「設定変更の方法が分からない」といったトラブル時もベンダーへすぐに相談できれば、業務停止に伴うリスクを軽減できます。
5-2.誤送信による情報漏えい
上述した通り、RPAツールでメール送信を自動化すれば、人の手によるミスを削減できます。
ただし、それはあくまでもRPAツールの設定が正しくできている前提で、設定自体が間違っていると、添付ファイルの誤送信による情報漏えいなどのリスクがある点に注意が必要です。
設定ミスを防ぐ対策として、「RPAによるメール送信の事前テストをしっかり行う」「定期的にメンテナンスをする」「仕様変更がないか適宜チェックする」などが挙げられます。
また、添付するファイルにパスワードをかけておけば、正しい送信先以外では開封できなくなるので、情報漏えいのリスクを低減できるのもポイントです。
5-3.業務のブラックボックス化
RPAツールでメール送信業務を自動化してから時間が経つと、担当者の異動や退職によってどのようなメールを送信しているのか分からなくなる可能性があります。
いわゆる「ブラックボックス化」のリスクであり、あらかじめ対策をしておかなくてはなりません。
ブラックボックス化の対策としては、社内マニュアルの整備や担当者の明確化、引き継ぎ体制などの環境整備などが挙げられます。また、RPAツール自体を扱える人がいなくならないように、システムを操作する勉強会などを定期的に開催しておくのも効果的です。
ココがポイント
ベンダーによっては、運用や操作マニュアル作成などをサポートしてくれるケースもある
6.まとめ
今回は、RPAツールを活用したメール送信業務の自動化について紹介しました。「メール送信は人でなければできない」などのイメージを持っている方は多いかもしれませんが、メールの内容によっては十分にRPAによる自動化が可能です。
メール送信に日々多くの時間が割かれている方は、RPAツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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