社内業務のデジタル化が広まる一方で、人手不足による業務過多が問題視されています。そのような人材不足問題を解決するシステムとして、近年注目を集めているツールがRPA（Robotic Process Automation）です。
RPAは単純作業や定型業務を自動化するツールで、人手不足による業務過多の解消に役立ちます。しかし、RPAを検討する企業のなかには、RPA化の手順が不透明でどのように導入すればよいか悩む担当者も少なくありません。
そこで本記事では、RPAの概要やRPA化の手順、導入時のポイントをまとめて紹介します。これからRPAの導入を検討している企業様も、参考にしていただければ幸いです。
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1. RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）とは、人がパソコンで行っている単純作業や定型業務を代行してくれるソフトウェアを指します。
RPAが代行できる業務の例としては、次のような事例が挙げられます。
- データ入力業務
- データ転記業務
- データ収集や分析
- 電話やメールの自動応答
- 定期報告メールの自動配信
- 定型的なレポート作成
RPA化に適した業務手順は、あらかじめ決められたルール通りに同じ作業を繰り返す業務です。企業内にはそのような定型業務が数多くあり、膨大な工数がかかりながらも効率化させる方法が課題となっていました
そこで、RPA化により業務手順を簡略化・自動化すれば、人手不足による業務過多の解消に役立つと期待されています。
ココがポイント
RPA化により業務手順を簡略化・自動化すれば、人手不足による業務過多の解消に役立つ。
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2. RPA化の4つの手順
企業が業務のRPA化を進める場合は、大きく分けて4つの手順を取ります。業務内容によって若干異なる場合もありますが、一般的なRPA化手順は以下のとおりです。
- 計画
- テスト導入
- 本導入
- 運用・保守
ここからは、どのような手順でRPA化を行うのか、手順ごとに解説します。
2-1. 計画
RPAに限らず、ITツールの導入時は「適切な導入計画を立てる」といった計画性が重要です。
- なぜRPAを導入するのか？
- どの業務をRPA化するのか？
- どのようにRPAを運用するのか？
上記の内容についてチーム内で話し合い、RPA化で解決したい課題や導入の目的、期待する効果やメリットを具体化します。
入り口の計画段階で目的を具体化しておかなければ、RPAツールの選定基準や、自動化する業務としない業務の線引きが曖昧になってしまいます。最終的には、RPA化の失敗に繋がるため注意が必要です。
適切な導入計画を立てるには、現状把握が何よりも重要です。自社内のどの部署で、どのような業務を行っているのかを洗い出す作業から始めましょう。さらに、「RPA化したい業務にどれだけ工数が必要なのか」「RPA化しやすい定型的な業務か」といった具合に深堀りしていきます。
現状把握を綿密に行わなければ、RPA化のメリットを得られる業務の選定が難しくなってしまいます。
＞オーダーメイドRPAツール「RaBit」におけるRPA化の手順はこちら
2-2. テスト導入
RPAの導入計画を立てた後は、RPAツールの選定とテスト導入に移ります。
RPAツールには導入前に無料トライアルができるソフトがあるため、なるべく活用しましょう。実際にRPAツールをテストすれば、自動化できそうな業務が浮き上がったり、当初想定していなかった問題を認識できたりする場合があります。
テスト導入時にチェックしたいポイントは次のとおりです。
- 自動化したい業務に対応しているか
- 社内のほかのシステムとの適合性はあるか
- RPAツールの操作性はよいか
- 現場担当者が問題なく使いこなせるか
トライアルの結果を踏まえて、RPAツールを選別すると、本導入で効果的なメリットを得られます。
2-3. 本導入
テスト導入の次は、いよいよRPAの本導入に移ります。しかし、いきなりすべての部署や、すべての業務をRPA化するのは得策ではありません。
担当者がRPAの扱いにまだ慣れていない状態で適用範囲を広げてしまうと、障害や設定変更が頻繁に起こってしまい、業務に支障をきたす可能性が高まります。
失敗しないため、手順をRPA化する際はスモールスタートを心がけましょう。手順が膨大な業務やRPA化しやすそうな業務など、最初に取り組むターゲットを決め、少しずつRPAの扱いに慣れる状況が理想的です。
RPAの扱いに慣れてきた段階で、ほかの業務に横展開します。
2-4. 運用・保守
RPAは一度導入すれば終わりではなく、継続的な運用・保守作業が求められます。
たとえば、一度手順をRPA化した業務でも、内容や手順が代わるたびに設定しなおす必要があります。ほかにも、社内の運用ルールに沿ってRPAが運用されているかソフトをチェックし、もしルールを逸脱していれば方向性を修正しなければなりません。
また、計画段階で具体化した「RPAで解決したい課題」「導入の目的」「期待する導入効果」などが十分に達成できているか定期的な検証も重要です。
もし十分な効果が得られていない場合は、運用ルールを見直したり、RPAツールのベンダーに相談したりして、RPA化手順の改善に取り組まなくてはなりません。
RPAの導入はあくまでもスタートに過ぎないため、システムの運用・保守はもっとも重要な作業の1つです。
ココがポイント
目的を具体化しておかなければ、自動化する業務としない業務の線引きが曖昧になり失敗に繋がる！
3. RPAを導入する時のポイント
RPAをただ導入するだけではメリットを享受しにくい点に注意が必要です。RPAは、扱う担当者の自動化設定によってはじめて効果を発揮します。ここでは、RPAの導入における2つのポイントをご紹介します。
- すぐに業務を自動化はできない
- 運用・サポート体制を整えなくてはならない
RPAを使いこなすために、ぜひご参考にしてください
3-1. すぐに業務を自動化はできない
残念ながら、RPAは勝手に業務を自動化できる魔法のようなツールではありません。業務を自動化するには、RPAの使い方を正しく知り、適切な手順を設定する必要があります。
業務をRPA化するには、人が行っている業務の作業手順を「シナリオ」としてRPAツールに覚えさせなくてはなりません。たとえば、インターネット上で特定のキーワードを検索する業務をRPA化するには、次のように作業手順を細分化して指示します。
- ブラウザを立ち上げる
- 検索欄を入力できる状態にする
- キーボードを操作して検索したいキーワードを打ち込む
- 検索を実行する
上記シナリオはあくまで簡略化したイメージで、実際はより細かい作業手順の指示が必要です。
また、シナリオはRPAツールの設定画面で作成するため、各ツールの使い方も理解しておかなくてはなりません。RPAツールのなかには、設定時にプログラミングなどの知識が求められるソフトもあるため、容易に設定できない可能性もあります。
このように、「RPAを導入すればすぐに業務を自動化できる」わけではない点にご注意ください。
3-2. 運用・サポート体制を整える
RPAを使っていると、エラーで突然動かなくなったり、思った通りに動作しなくなったりするケースが少なからず発生します。
また、「操作方法が難しく設定手順に時間がかかる」「一部の人しか扱えておらず手順がブラックボックス化している」といった悩みを抱える事例も少なくありません。
RPAの運用・サポート体制が整っていないと運用手順における課題を解消できず、RPAを導入したメリットが十分に得られない可能性もあります。RPA化の手順における計画段階から、システムの運用・サポート体制をどのように構築するかを事前に考えることがベストです。
自社だけで十分な体制が構築できそうにない場合は、RPAツールのベンダーにサポートしてもらうのもおすすめです。
ココがポイント
RPAは導入しただけでは自動化できない。設定後、運用・サポートをすることで十分な効果を発揮できる。
4. RPAの導入で注意すべき点
RPAの導入から運用まで、RPA化によって事前にどのようなトラブルが起こるかを推測・対策する手段の用意は欠かせません。RPAの導入で注意すべき点として、3つのリスクをご紹介します。
- 障害による業務停止のリスク
- 情報漏洩や不正アクセスのリスク
- メンテナンスによる人材不足のリスク
各リスクについて、詳しくみていきましょう。
4-1. 障害による業務停止
RPAはソフトウェアのため、何かのきっかけで障害が発生し、動かなくなる可能性があります。また、RPAの設定を間違えた結果、誤作動を繰り返して多大な修正作業に追われた事例もあります。
そのため、停止や誤作動の障害により、自社の業務が停止するリスクへの対策が必要です。
たとえば、「絶対に停止できない業務はRPA化せずに人の手で行う」「RPAが停止した場合にすぐ人が業務を行えるようバックアップ体制を整える」といった対策が考えられます。加えて、RPAツールのベンダーからすぐにサポートを受けられるか、サポートセンターの対応力も重要です。
4-2. 情報漏洩や不正アクセス
RPA化によって、情報漏洩や不正アクセスを受ける可能性を考慮する必要があります。RPAの不正利用や外部からの攻撃によって機密情報が漏れないよう、セキュリティ対策の徹底が重要です。
RPAを導入する時に、実施しておきたいセキュリティ対策の例をいくつかご紹介します。
- 野良RPAの検出と是正
- アクセス制限
- ログの点検・監視
- 暗号化処理
RPAツールを選定する際は、セキュリティ対策の充実具合をベンダーに確認して不正アクセスのリスク軽減を図りましょう。
4-3. メンテナンスによる人材不足
RPAを運用するには定期的なメンテナンスが必要です。スムーズなメンテナンスが行える環境づくりに失敗してしまうと、人材不足を解消するために導入したRPAが、逆効果になってしまう可能性もあります。
たとえば、業務の内容や手順が変わってRPAの設定を見直す際、「操作方法が難しく時間がかかる」「正しく動作せずに設定を何度もやり直す」など、修正に時間が掛かってしまうケースがあります。
また、一部の人しかRPAツールを使いこなせない場合は、担当者に設定作業が集中し、業務過多に陥る可能性も。
RPAツールの選定では、担当者がストレスフリーで手順を登録できるシステムを選ぶのもポイントです。操作性を十分に確認し、現場担当者でも問題なく使えるソフトを選定しておけば、システム管理の属人化などメンテナンスによる人材不足のリスクを軽減できます。
ココがポイント
RPA導入の際はセキュリティ対策の充実したベンダーを選定し、リスクを減らそう！
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