「RPA（Robotic Process Automation）」は、パソコンを使った定型業務を自動化できるツールです。人手不足の解消や業務効率化に役立つと期待されており、さまざまな業界で活用が進んでいます。
派遣先の企業が求める人材を提供する人材派遣会社では、定型的な業務が数多く存在しており、業務効率化の課題を抱えています。
RPAはそんな人材派遣会社にとっても役立つツールで、実際にRPAを導入して大きな成果を挙げている企業もあります。
そこで本記事では、人材派遣会社のRPA導入事例や業務自動化までの流れを解説します。自社の業務を効率化したいと考えている人材派遣会社の方は、ぜひ参考にしてください。
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1.RPAで自動化できる人材派遣会社の業務とは
さまざまな業界で活用されているRPAツールは、人材派遣会社の業務自動化においても役立ちます。
ここでは、RPAで自動化できる人材派遣会社の業務をいくつかご紹介します。
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1-1.各種連絡やり取り
RPAを導入すれば、メールでの各種連絡やり取りを自動化できます。
人材派遣会社では派遣スタッフや派遣先企業と頻繁にやり取りをしていますが、定型的な連絡も多く含まれているので、必ずしも人がメールを送る必要はありません。
たとえば、派遣スタッフと派遣先企業のそれぞれに対して、「契約更新手続きを案内する」「面談日程のリマインドをする」などはほとんど同じ内容のメールを送るケースが大半です。
そこでRPAツールを活用すれば、メールの送信先を条件に応じて選定したり、送信先に合わせて一部の文面を変えたりする作業を自動化できるため、自社の従業員がメールを送る手間を軽減できます。
また、人材派遣会社では複数名の人とやりとりするケースが多く、名前間違えなどのトラブルが発生する事例も少なくありません。メールの送信をRPA化すれば、連絡漏れや誤記といったミスを軽減できるメリットがあります。
1-2.派遣スタッフの勤怠管理
人材派遣会社では、大勢の派遣スタッフの勤怠管理をまとめて行う必要があります。派遣スタッフからの報告を受けて勤怠管理ツールに入力する作業をすべて人の手で行っていると膨大な工数がかかってしまいますが、RPAを導入すればそのような業務の自動化も可能です。
RPAでは、勤怠管理ツールを操作して派遣スタッフからの報告内容を転記したり、勤怠状況に応じたアラートを通知したりする作業を自動化できます。
「勤怠状況をリアルタイムに把握できる」「転記ミスや通知漏れがなくなる」といったメリットが得られるため、人材派遣会社以外でも、勤怠管理でRPAを活用している企業は多くなっています。
ココがポイント
正しくRPAを運用できれば、ミスが起こらないため勤怠管理の見落としもなくなる
1-3.賃金計算や売上管理などの経理業務
RPAは、賃金計算や売上管理、帳票の作成といった経理業務の自動化にも役立ちます。お金を扱う経理業務では特に正確性が求められるため、ヒューマンエラーを軽減できるRPAツールは最適です。
また、経理業務は月末などにまとめて行わなければならないケースが多く、経理担当者の負担になりがちです。
RPAなら夜間や休日なども含めて24時間365日稼働できるため、経理業務を行わせれば、経理担当者は最終チェックの対応で終わり負担を大幅に軽減できます。
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2.人材派遣会社でRPAを導入した事例を紹介
弊社が提供しているRPAツール「RaBit」では、実際に人材派遣会社の業務自動化に成功した実績があります。
ここでは、人材派遣会社におけるRPA導入事例として、導入の背景や効果をご紹介します。
2-1.ミスの削減と時間の短縮に成功した事例
株式会社キングネクスト様は、総合業務請負業として、事務所・店舗移転作業、イベント設営、引っ越し作業などの請負サービスを展開している企業です。
時代が進んでいくなかで、以前から続けてきたアナログな業務に限界を感じるようになり、RPAの導入を決めたといいます。キングネクスト様では、次のような人材派遣業務をRPAで自動化しています。
- 現場や作業者を管理しているシステムへの現場登録、作業者引き当てなどの入力作業
- 作業者への仕事詳細などの連絡メールの作成、作業者登録作業
RPAの導入によって、「ミスの削減」「時間の短縮」の2つの大きなメリットを得られたといいます。
RPA化で個人情報を間違えるミスを防げるようになったほか、作業時間の削減によって残業を大幅に減らせた事例が、一番のメリットとのことです。
2-2.採用コストの削減に成功した事例
有限会社ユニバース様は、神奈川県を中心に人材派遣事業を行っている企業です。
もともと従業員が少なくて外出も多いので、事務作業をする時間が十分に確保できない悩みを抱えており、作業効率の向上を目的にRPAを導入しました。
RPAの導入後は、日報を弥生給与明細へ取り込む作業と、派遣先から届く勤怠データをエクセルの日報へ転記する作業などを自動化しています。
自動化によって、3日かかっていた作業が1日で完了するようになるなど、大幅な作業時間の削減に成功したとのことです。RPAの導入によって新たに事務員を雇う必要がなくなり、採用コストの削減ができた事例が一番のメリットだといいます。
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3.RPAを人材派遣会社で導入するまでの流れ
人材派遣会社でRPAを導入する場合には、自動化する業務の洗い出しや自社に合ったツールの選定など、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
ここでは、RPAを人材派遣会社で導入するまでの流れを4つのステップに分けてご紹介します。
3-1.自動化したい業務を洗い出す
まずは、自社の業務でどれをRPAで自動化したいのかを決める必要があります。現在行っている業務を一通り洗い出していき、RPAでの自動化に適している定型的な業務か、人でなければできない非定型的な業務かまずは仕分けるのが最適です。
自動化したい業務を洗い出す際には、既存の業務フローが明確になっているかを注意しなければなりません。
業務フローが曖昧なままだと、RPA化するために手間がかかったり、思ったよりも効率化できなかったりする恐れがあります。
既存の業務フローを明確した上で、次のような視点から自動化する人材派遣業務の選定をおすすめします。
- 業務フローやルールが明確に決まっているか
- 業務フローやルールを変更する頻度はどの程度か
- パソコン操作だけで完結する業務か
- 業務を行う頻度はどの程度か
- その業務にどれだけの工数がかかっているか
ココがポイント
RPAツールは正しい導入・運用をしなければ効果を発揮しづらい
3-2.自社に合うRPAツールを選定する
世の中には数多くのRPAツールが存在していますが、ツールによって作業に向き不向きがあります。そのため、自社に合った最適なRPAツールの選定が、人材派遣会社へRPAを導入するうえで何よりも重要です。
RPAツールを選定する際に押さえておきたいポイントをまとめてご紹介します。
- 費用対効果を重視して選ぶ
- 現場の担当者でも使いこなせるツールを選ぶ
- 自社の既存システムとの互換性のあるツールを選ぶ
- 自動化したい業務と相性の良いツールを選ぶ
- サポート体制が充実したツールを選ぶ
なかでも、サポート体制の充実度は特に重視したいポイントのひとつです。
RPAを使っていると、「RPAが急に動かなくなった」「新たに業務を自動化したいけれど、どのように設定するのか分からない」といったように、さまざまなトラブルが発生します。
場合によっては、RPA化していた業務がストップした影響で会社全体が回らなくなってしまった事例があるのも事実です。それらのトラブルを避けるために、RPAの導入を進める際はマニュアル整備やサポート対応を重視する必要があります。
サポート体制が充実しているRPAツールなら、ベンダーからすぐにサポートを受けられるため、トラブルをすぐに解消できるメリットも。
ベンダーによっては、各種設定の代行や自動化する業務の選定、担当者への指導などを行ってくれるケースもあります。どのようなサポートを受けられるのかは、必ず確認しておきたいポイントです。
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3-3.RPAを導入し運用を開始する
RPAツールを選定したら、実際にシステムを導入して運用を開始します。ここで意識しておきたいのが、まずは小さな業務の自動化から進めていくスモールスタートです。
RPAを導入して間もない頃は、操作に慣れておらず、運用体制もしっかり整っていないため、トラブルが起こりやすくなります。
いきなり重要な人材派遣業務をRPA化してしまうと、トラブル発生時の影響が大きくなり、収拾がつかない恐れがあるので注意が必要です。
そのため、RPAの導入後は、失敗しても影響が少ない業務から徐々に自動化していくのがベストです。小さい業務から始めてひとつずつ自動化の実績を増やしていき、経験が溜まってから重要な業務の自動化に取り組むと、RPAの運用に失敗しにくくなります。
3-4.運用の成果を確認し改善を重ねる
RPAを導入してしばらく経過したら、運用成果の確認が大切です。導入前の想定通りに人材派遣業務の自動化ができているかを確認し、もし十分な成果が得られていないのであれば、改善する必要があります。
運用効果の改善方法は「運用ルールを見直す」「ツールの設定を見直す」といった内容が挙げられます。もし自社だけで改善方法が思い浮かばないのであれば、ベンダーに相談するのもおすすめです。
ベンダーによっては、RPAによる業務効率化のコンサルタントを行っている事例もあります。
なお、RPAによる業務自動化は、継続的なメンテナンスが必要不可欠です。たとえば、一度RPA化した業務でも、業務フローやルールが代わるたびに設定をやり直さなくてはなりません。
人材派遣の業務で使用しているシステム側の仕様変更によって「RPAが動かなくなった」と頭を悩ませるトラブルも多いため、管理者を明確に定めておき、定期的にメンテナンスをする仕組みの構築が必要です。
4.人材派遣会社におすすめ！RPAのオーダーメイド製作サービス「RaBit」
人材派遣会社の定型業務を自動化するなら、弊社が提供しているRPAツール「RaBit」がおすすめです。「RaBit」では、必要な機能を備えたRPAツールをオーダーメイドで製作できるため、自社の人材派遣業務に合わせた最適な形で自動化を進められます。
ここでは、「RaBit」の4つの特徴を簡単にご紹介します。
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4-1.ヒアリングから設計・導入までフルサポート
「RaBit」では、実装したい機能のヒアリングから設計、導入までを専任の担当者が一貫してサポートしています。
そのため、日々の業務で忙しい人材派遣会社の担当者の方や、RPAツールに関する専門知識のない方でも、スムーズにRPAを導入していただけます。
また、ヒアリングから納品までを最短4日間で対応しているため、すぐに業務自動化の効果を実感していただくことも可能です。
4-2.幅広い人材派遣業務の自動化に対応
単純作業を98％減らす「RaBit」では、入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆるパソコン業務を自動化できます。
上述した、メールでの各種連絡やり取り、派遣スタッフの勤怠管理、賃金計算や売上管理などの経理業務を自動化できるのはもちろん、そのほかの業務にも幅広く対応しているため、作業工数の大幅な削減も可能です。
4-3.導入後のサポート体制も充実
「RaBit」は、導入・運用開始後のサポート体制も充実しているのが特徴です。RPAを熟知した150名以上のプロフェッショナルなスタッフによるサポート体制を完備しており、お客様からの問い合わせを受け付けています。
トラブルが発生してしまった時や、機能に変更を加えたい場合などにお問い合せいただければ、迅速・丁寧に対応しますので、RPAを安心してご利用いただけます。
4-4.低価格で業務効率化を実現
「RaBit」はオーダーメイドで製作できるRPAツールでありながら、初期費用66,000円、月額利用料10,450円の低価格でご利用いただけます。
数多くあるRPAツールのなかでも圧倒的な低コストで、機能も充実しているため、コストパフォーマンスに優れているのが特徴です。
高額なRPAツールには手が出しづらい中小企業のお客様でも導入しやすくなっており、手軽に業務効率化を実現できます。
5.まとめ
今回は、RPAで自動化できる人材派遣会社の業務やRPA導入事例、業務自動化までの流れを解説しました。
人材派遣会社の業務を効率化する上で、RPAが役立つのは間違いありません。本記事を参考にしながら、RPAの導入を検討していただければ幸いです。
弊社では、必要な機能を備えたRPAツールをオーダーメイドで製作できる「RaBit」で人材派遣会社の業務自動化を支援しております。
実際に人材派遣業務の自動化を実現した実績もありますので、興味のある方は、お気軽にお問い合せください。