近年、新型コロナウイルス感染症の流行による景気停滞や少子高齢化の影響で、人材不足や業務負担の増加が問題視されています。本来力を入れるべき業務に手がつけられなくなり、生産性の低下を懸念する企業も少なくありません。
このような人材不足や業務負担の増加を解消する手段として、業務自動化ツールである「RPA（Robotic Process Automation）」が注目されています。
RPAの導入を進める企業が増える一方で、導入にあたって「RPAでは何ができるのか？」「RPAはどのような業務で導入できるのか？」といった疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。
実際に、RPAの導入や運用方法に不安を感じ、活用に踏み出せていない企業も多いようです。
そこで本記事では、中小企業向けにRPAツールの導入支援を行っている弊社が、業界別にRPAの導入事例を詳しく解説します。最後までご覧いただくと、RPAを導入するメリットや、RPAを活用する具体的なイメージができますので、ぜひ参考にしてください。
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1.RPAとは？
RPA（Robotic Process Automation）とは「ロボットによる業務の自動化」の意味を持つ言葉です。一般的に、人がパソコンで行っている単純作業や定型業務を代行してくれるソフトウェアを指します。
RPAは業務自動化ツールとして幅広く活用されています。ある調査によると、2021年1月時点でのRPA導入率は、「年商50億円以上の大手・中堅企業で約37％」「年商50億円以下の中小企業で約10％」です。
中小企業の導入率はいまだ低いものの、年々上昇傾向にあります。
RPAは「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、人の代わりの労働力として、企業の人材不足や業務負担の軽減も期待可能です。
今後もRPAの導入が加速していくと見込まれています。
ココがポイント
将来の人材不足問題を解消するツールとして、RPAの導入事例は年々増えつつある
1-1.RPAとAIの違い
RPAとAI（Artificial Intelligence）はよく混同されますが、基本的に両者は異なる概念です。簡単にまとめると、「RPAは人の手足の代わりとなって動くソフトウェア」で、「AIは人の頭脳の代わりとなるソフトウェア」といえます。
RPAを動かすには、あらかじめ業務の内容や手順・業務上でのルールなどを細かく設定しておく必要があります。RPAは設定した通りに動き、ミスなく正確に業務をこなしてくれますが、AIのように自ら考える機能は持っていません。
そのため、あらかじめ設定した内容から逸脱するような事象があると、RPAは処理ができずに業務が停止した導入事例もあります。
一方、AIは膨大なデータをもとにした機械学習の繰り返しで、人間の頭脳のように自ら考えたり、判断ができたりするようになります。
過去の経験則や蓄積されたデータから状況に応じて適切な判断ができるため、都度手順が変わる複雑な業務もある程度の対応が可能です。
AIは、ほかのツールに組み込むことで機能を大幅に高められます。最近では、AIを組み込んだRPAツールも登場しており、より幅広い業務を自動化できるようになると期待されています。
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2.【業界別】RPAの導入事例
RPAを活用すれば、パソコンを使った単純作業や定型業務を自動化できます。
RPAは特定の業界・業種でしか使えない専門的なツールではなく、パソコンを業務で使っているのであれば業界・業種を問わずに汎用的に使えるソフトウェアです。
ここでは、以下の業界・業種別にRPAの活用事例をご紹介します。
- 金融業界
- 製造業
- 地方自治体
- 人材業界
- 不動産業界
- IT業界
- 放送業界
- スポーツ業界
- 医療業界
- 小売業界
自社が属する業界・業種はもちろん、ほかの業界・業種でどのように使われているかを知るのも、RPAを活用する上で参考になります。興味のある導入事例をご覧いただければ幸いです。
2-1.金融業界
金融業界にはパソコンを使った定型業務が大量に存在しており、RPAの導入メリットを最大限に得られます。
ある損害保険会社は、「事故受付・事故登録・保険金支払い」の一連にかかる業務フロー全体にRPAを導入しています。
「事故情報のシステムへの登録」「顧客に対する受付完了の通知」「保険金の支払い情報の登録」「支払い通知の通知」といったさまざまな定型業務をRPAで自動化し、従来その業務に当たっていた従業員の人数を10分の1にまで削減。
大規模な災害後などの保険金支払いが集中するタイミングも素早く対応できるようになり、顧客満足度の向上にもつながりました。
また、あるネット銀行では、住宅ローン関連の事務処理をRPAで自動化し、業務負担を大幅に削減しています。事務処理の負担が軽減された結果、担当者が審査業務に集中できるようになり、審査期間そのものも短縮できました。
この企業では、住宅ローン以外の業務に対してもRPAの導入を積極的に進め、導入してから1年半の間に約250の業務をRPA化し、約10万時間にもおよぶ業務工数を削減できたとの導入事例をあげています。
2-2.製造業
製造業の業務はモノづくりだけではなく、パソコンを使った事務作業も数多くあります。
ほかの企業と同様に、経理業務などの自動化でRPAを活用している企業が多いですが、製造業ならではの使い方も存在します。
あるメーカーは形状・サイズ・色などの組み合わせが異なる類似製品を何万種類も生産していますが、従来はそれらの受注処理をシステムへの手入力で対応していました。
電話やメールで届く注文内容をひとつずつ確認してシステムに手入力するのは大変な作業であり、繁忙期には毎日残業をせざるを得なかったといいます。
そこで、RPAの導入に伴って顧客からの注文方法をある程度パターン化し、RPAがそれらを読み取ってシステムに自動で入力する業務フローに変更した結果、90％以上の業務工数を削減できました。
また、受注処理の自動化は、ヒューマンエラーの削減や納期の短縮にも効果を発揮。結果としてRPA化により顧客満足度の向上にもつながった導入事例があります。
近年の製造業では多品種少量生産が主流になっており、同様の悩みを抱えている企業も少なくありません。RPAの導入事例を振り返るに、煩雑な受注処理や発注処理も効率化できる可能性は高いといえます。
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2-3.地方自治体
RPAは民間企業だけでなく、地方自治体でも積極的に導入されています。膨大な量の申請書類を処理したり、住民の情報管理を行ったりする地方自治体にとって、RPAの導入メリットは非常に大きいです。
ある地方自治体では、児童手当申請の処理業務にRPAを導入しました。
従来は、情報セキュリティの観点から複数のシステムに分けられた情報を抽出し、別のシステムに手入力しなければならず、転記業務が煩雑になっていました。
そこで、RPAが各システムの橋渡しになる形で業務の自動化に成功。入力ミスや業務工数を削減し、RPAによって業務効率化に成功した導入事例があります。
また、法人設立申請の処理業務に関しては、従来は紙の申請書類をもとに担当者がシステムに手入力していました。この業務も、高精度な文字認識機能を持つAI-OCRとRPAの組み合わせによって自動化しています。
かつては安定した職業として人気のあった地方自治体でも、少子高齢化などの影響で今後は人材不足が進行する見込みなのも事実です。安定した地域サービスを提供するために、RPAを導入して業務自動化に取り組む地方自治体が今後増えていくと予想されます。
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2-4.人材業界
企業の採用活動や求職者の就職活動を支援する人材業界では、膨大な量の求人情報や求職者のデータを扱っています。これらのデータを使ったパソコン作業が多く、RPAの導入が積極的に進められています。
ある転職支援サービス企業では、自社の求人サイトへの求人情報の掲載作業を毎月数百時間かけて手作業で行っていました。そのため、求人情報を素早く掲載できず、少なからず機会損失が発生していたといいます。
そこでRPAを導入して業務を自動化すると、月10時間程度で掲載作業が終わるようになり、機会損失の課題は解消。空いた時間を別の業務に割り当て、部門全体の生産性も向上したRPAの導入事例があります。
また、ある人材派遣サービス企業では、契約管理業務の自動化でRPAを活用している導入事例もあります。この企業では、システムへの登録作業や契約書の作成をRPAが自動で行い、月1万時間の工数削減効果を生み出せました。
契約管理業務の遅れによって顧客に迷惑をかける事例もなくなり、コスト・品質の両面でRPAの導入メリットを得ています。
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2-5.不動産業界
不動産業界はアナログなイメージが強いですが、膨大な不動産情報を扱っており、パソコンでの入力作業などが多い業界です。また、契約書のような書類を作成する機会も多く、RPAを導入すれば生産性を向上できる可能性があります。
たとえば、賃貸住宅の管理・運営を行うある企業では、入居者の入れ替わりに伴う契約・解約手続きに関する情報をシステムへ手入力していました。
賃貸住宅によって契約内容が異なるため、煩雑な作業が数多く発生していたといいます。
そこで、RPAを導入してシステムへの入力業務を自動化すると、年間で約4万時間の工数削減に成功。
同社ではほかにも、PDF化した契約書類をシステムへアップロードする業務や、一覧表の作成業務などの自動化も進めており、さらなる効率化が目指されています。
また、不動産賃貸仲介サービスを提供する企業では、顧客に紹介する物件情報を別の企業が管理するサイト上で検索し、自社のシステムに転記する作業に膨大な時間がかかっていました。
転記作業は顧客対応をしている開店時には実施できない状況が多く、残業が発生する原因にもなっていたといいます。この企業は、物件情報の転記作業をRPAで自動化し、従業員の業務負担を軽減することに成功しました。
また、RPAは人が同じ作業をするよりも素早く作業を完了できるため、自社システムに掲載できるデータが増え、結果として顧客に物件情報を紹介しやすくなった点もメリットの1つとして導入事例にあげられます。
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2-6.IT業界
RPAのようなソフトウェアの扱いに精通しているIT業界では、いち早くRPAの活用が進められています。
たとえば、インターネット広告サービスを提供する企業では、広告に関する細かい数字を管理したり、集計したりする業務はミスが発生しないように神経を使うため、担当者の負担が大きくなっています。
そこで、とある企業は広告運用に関する業務の自動化にRPAを活用。RPAの導入によって月1万時間の工数を削減できただけでなく、担当者のストレスも軽減できたといいます。
また、通信サービスやBtoBのITサービスを提供している企業では、自社サービスへの新規申し込み受付業務でRPAを活用しています。従来は申し込みに対して複数のシステムを立ち上げて同じ情報を転記しなければならず、1件処理するのに多くの時間を要していました。
そこで、RPAを導入して一連の転記作業を自動化し、従業員の工数をより付加価値の高い業務に割り当てられるようになりました。さらに、同社はRPAの活用ノウハウを蓄積して自社サービスの強化にも役立てているといいます。
ココがポイント
RPAの導入事例は幅広く、工夫次第でさまざまな業務の効率化に成功できる
2-7.放送業界
テレビ番組などを作成・配信する放送業界にもRPAが導入されており、人材不足の解消や業務負担の軽減を実現しています。
あるテレビ局関連企業では、「放送した番組に関するレポートの作成」「業務で利用する機器管理」「社内での監査業務」「勤怠情報の管理」といった幅広い用途でRPAを活用。
結果として年間5万時間もの工数を削減する効率化に成功しました。そのうえ、画像認識や文字認識といった関連技術も併用してRPA化する業務範囲を広げています。
別のテレビ局でも、放送した番組に関するレポートの作成でRPAを活用している導入事例があります。レポートを作成する目的は、アクセスログなどの情報を放送後の会議で確認するためです。
従来は担当者が膨大な量のデータを短時間で集計して資料にまとめなければなりませんでしたが、RPAの導入後は自動でレポートを作成できるようになり、担当者の負担軽減に成功しています。
2-8.スポーツ業界
スポーツ業界は、一見するとRPAで自動化する業務が少ないように感じられますが、実際は多くの業務を自動化できます。
スポーツチームを運営しているある企業では、チケットの売上状況の集計を従来は人の手で行っていました。
販売チャネルが複数あるだけでなく、購入者のカテゴリ分けもしなければならないため、単純ではあるものの手間のかかる業務だったといいます。
そこで、RPAを導入すると集計にかかっていた手間はほとんどなくなり、人は集計結果を最終確認するだけでよくなりました。
2-9.医療業界
少子高齢化に伴って医療・介護のニーズが高まっている医療業界では、人材不足が深刻化しています。医療従事者の業務負担を軽減するためにも、業界全体でRPAのようなITツールの導入が進んでいる状況です。
ある病院では、購買業務の効率化のためにRPAが活用されています。
従来は、紙伝票の内容をエクセルに転記して発注書を作成した後に、別の会計システムにも転記していました。
RPAの導入後は会計システムへの転記部分を自動化し、業務工数は約半分に削減できた導入事例があります。
医療業界ではほかにも、患者数や病状の集計、診察予約状況の集計、電子カルテからの情報抽出、医療従事者の勤怠管理など、RPAで自動化できる業務が多数存在しています。
2-10.小売業界
膨大な商品数や店舗数、従業員数を抱えることが多い小売業界でも、RPAを導入してデータを扱う業務の自動化が積極的に進められています。
あるコンビニチェーンでは、本社部門の基幹システムから出力したデータを集計したり、加工したりして各店舗に届ける業務をRPAで自動化。さらに、定期的に繰り返すデータ集計・分析業務や、定期報告の配信などにもRPAを適用し、大きな成果を挙げている導入事例があります。
また、ある百貨店チェーンでは、商品管理システムからのレポート類の作成業務や、経理・財務関連の業務、従業員の勤怠管理などのさまざまな業務をRPAで自動化し、トータルで約2千時間もの工数削減効果を得ることができました。
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3.RPAの導入を成功させるポイント
ここまでにご紹介してきたように、RPAはさまざまな業界・業種で導入が進んでおり、人材不足の解消や業務負担の軽減に役立てられています。
業務自動化ツールとして非常に優れているRPAですが、「せっかく導入してもうまく扱えなかった」と導入事例のように活かしきれない企業も少なくありません。
RPAの導入を成功させるには、いくつか押さえておきたいポイントがあります。
- 現場の担当者でも理解できるツールを選ぶ
- スモールスタートで運用する
- 社内研修を行う
それぞれ詳しく解説しますので、RPAの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
3-1.現場の担当者でも理解できるツールを選ぶ
RPAは、導入するだけで業務を自動化できる魔法のようなツールではありません。RPAを動かすためには、RPAに任せたい業務の内容や手順、業務上のルールなどを人が細かく設定する必要があります。
設定方法を間違えると、RPAが意図した通りに動かなかったり、緊急停止したりする場合があるため、RPAを使う担当者は操作方法を深く理解しておかなくてはなりません。
RPAツールの中には、操作時にプログラミングなどの専門的なITスキルが必要なソフトウェアがあります。そのようなツールを導入してしまうと、社内で一部の人しかRPAを使えず、十分な導入メリットを得られない可能性が高くなるため注意しましょう。
RPAツールの選定時には、情報システム部門の担当者を基準にするのではなく、「現場の担当者でも理解できるか」を基準にすることをおすすめします。
専門的なITスキルが不要で直感的に操作できるツールなら、現場の担当者自らが積極的にRPAを活用し、業務の効率化を進められる可能性が高まります。
また、RPAツールの中には無料トライアルを実施しているソフトウェアがあるのも事実です。導入前にはできるだけ無料トライアルを申し込んで、現場の担当者が実際にRPAツールを触ってみるとスムーズな導入がしやすくなります。
ココがポイント
サポート力のあるベンダーなら、RPAの開発・運用サポートも行ってくれる
3-2.スモールスタートで運用する
RPAを導入する際は、スモールスタートで少しずつ運用を始めるのが鉄則です。RPAの導入後、すぐにすべての業務を自動化しようとすると、業務フローの急激な変化に現場の担当者がついてこれない恐れがあります。
また、RPAの操作に慣れていない間は設定ミスやトラブルが起こりやすいので、逆に手間が増えてしまうかもしれません。
そのような失敗経験が積み重なってしまうと、現場の担当者の中でマイナスイメージが膨らみ、積極的なRPAの運用に尻込みしてしまう可能性があります。
まずは自動化しやすい業務や自動化の効果が大きい業務に絞ってRPA化を進めていき、小さな成果を積み重ねながら自動化の範囲を広げることがベストです。
3-3.社内研修を行う
RPAを企業全体に浸透させるには、社内研修を充実させてRPAを熟知した担当者を増やす学習期間が重要です。自社だけで研修を実施できるリソースがない場合は、RPAツールのベンダーに相談してみましょう。
ベンダーによっては、社内研修やRPA化する業務の選定、設定代行など、さまざまなサポートを提供してくれます。
また、研修とともに充実させておきたいのがマニュアル類です。
ツールの操作方法だけでなく、「RPA化する業務の選定基準」「RPA化の流れ」「トラブル発生時の対応方法」など、あらゆる工程を想定してマニュアル化しておくと、担当者に依存する属人化を防げます。
4.安心のサポート体制！RPAを導入するならRaBitがおすすめ！
本記事では、RPAの概要からはじまり、業界別のRPA導入事例やRPAの導入を成功させるためのポイントを解説してきました。人材不足や業務負担の増加に悩む企業にとって、RPAは優れた解決策のひとつです。
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4-1.汎用的であらゆる業務の自動化に貢献
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手入力で手間のかかる業務や人が介在しなければならない業務を自動化できるため、お客様の日々の業務負担を大幅に軽減し、人材不足を解消します。
4-2.圧倒的にリーズナブルで費用対効果が抜群
「RaBit」は初期費用66,000円、月額10,450円という価格から導入できるRPAツールです。
数多くあるRPAツールの中でも圧倒的に低価格であり、大手企業のお客様はもちろん、中小企業のお客様でも手軽に導入していただけます。
低価格でありながら機能やサポート内容が充実しているため、費用対効果も抜群です。
4-3.安心・充実のサポート体制を完備
「RaBit」では、RPAに精通した150名以上のプロオペレーターによるサポート体制を完備しています。
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