近年、労働人口の減少が加速しており、企業では人材不足による業務負担の増加が懸念されています。
大量の事務作業に時間を奪われて本来すべき業務に集中できない企業も多く、業務効率化の必要が高まっています。こういった状況下で注目されているのが、業務自動化ツール「RPA（Robotic Process Automation）」です。
とはいえ、RPAを導入してロボットを自社向けに開発するにあたって、以下のような疑問を持っている方もいるかもしれません。
「RPAの開発手法にはどのような種類がある？」
「RPAはどのような手順で開発すればいい？」
「自社開発と外部委託では、結局どっちの方がいい？」
そこで本記事では、中小企業向けにRPAツールの導入支援を行う弊社が、RPAの開発手法と手順について詳しく解説します。
さらに、RPAの自社開発と外部委託におけるメリット・デメリットに加えて、RPAを自社開発する手順と注意点もご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。
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1.RPAを自社開発するメリットは？
「RPA(Robotic Process Automation)」は、ソフトウェア型のロボットがパソコン操作を代行してくれる業務自動化ツールです。
人がパソコンを使って行っている事務作業や定型業務を自動化するのに適しており、近年多くの企業で導入が進められています。
RPAで作業を自動化するには、それぞれの作業に対してロボットを開発しなければなりません。ロボットは人の手で開発する必要があるとはいえ、自社で開発するのと、外部に委託するのとではどのような違いがあるのでしょうか。
ここでは、RPAを自社開発する場合のメリットについて解説します。
1-1.外部委託のコストが不要
RPAのロボット開発を外部のエンジニアに委託すると、当然ながらコストがかかります。
「エンジニアを常駐させる」「都度開発を依頼する」など手法によって若干の差はあるものの、自社開発時よりもイニシャルコスト・ランニングコストともに高くなることは確実です。
自社内にRPAの開発に長けたエンジニアがいて、RPAの導入・運用にあまりコストをかけられないのであれば、自社開発も選択肢のひとつにあがります。
1-2.独自のRPAにカスタマイズできる
ロボット開発を自社で実施すると、自動化する作業に合わせたカスタマイズがしやすくなります。特に、ロボット開発だけでなくRPAツール自体を自社開発すれば、より自由度が増すでしょう。
業界や企業によっては、一般的なRPAツールでは対応していない特殊な機能が必要になるシーンも。
自社開発のRPAなら、自社の作業に合わせた最適な機能をカスタマイズで追加できるので、作業をより効率化しやすくなります。
ココがポイント
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2.RPAを自社開発するときの注意点は？
RPAの自社開発はメリットばかりではなく、注意すべき点もいくつかあります。
自社開発のデメリットともいえるので、しっかりと把握しておきましょう。
2-1.属人化するリスク
RPAを自社開発した場合、社内で開発を担当したエンジニアにしか分からない情報が増えてしまいます。
そのようなブラックボックス化が進んでしまうと、担当エンジニアの異動や退職によってノウハウが失われてしまうリスクがあるので注意が必要です。
また、担当エンジニアが休んでいる時にトラブルが発生するとすぐにトラブルを解消できないなど、属人化による影響が業務に大きな被害を与える恐れもあります。
ココがポイント
トラブルさえ発生しなければRPAの活用自体に知識はほとんど必要ない
2-2.サポートがない
RPAの自社開発はコストを抑えられる一方で、すべてを自社で対応する必要があります。
開発時の悩みやトラブルをすべて自社で解決しなければならないので、自社に十分なノウハウがなければ、RPAの導入・運用で失敗リスクが高くなる点に注意が必要です。
外部委託していれば、RPAのプロからのサポートを受けられるため、導入失敗のリスクを抑えられます。
3.RPAの開発手法
RPAのロボット開発手法は、大きく分けて簡易型と開発型の2つに分けられます。
導入するRPAツールによって開発手法が異なるため、両方の特徴を理解しておきましょう。
3-1.簡易型（画面操作記録型）
簡易型は「画面操作記憶型」とも呼ばれます。人が普段行っている通りにパソコンを操作すると、ロボットがその操作内容を記憶して再現する仕組みです。
RPAの開発にプログラミングなどの専門知識が不要であり、基本的なパソコン操作ができる人であれば誰でも業務の自動化に取り組めます。
自社にエンジニアがいない場合や、現場担当者が自らロボットを開発したい場合は、簡易型RPAツールを導入するケースも多々見かけられます。とはいえ、「人がパソコンを操作する様子を記憶しているだけ」なので、自動化できる作業範囲に限界があるのも事実です。
簡易型RPAは複雑な操作や、判断のないごく単純な作業しか自動化できません。そのため、RPAの開発を含み本格的な導入を考えている場合はどのような業務を自動化するか洗い出しが重要です。
ただし、最近では簡易型のRPAツールも進化しており、ある程度のカスタマイズならプログラミングの知識がなくても実施できるソフトウェアもあります。
そういったツールを導入すれば自動化できる作業の幅を手軽に広げられます。
3-2.開発型（コーディング型）
開発型は「コーディング型」とも呼ばれています。単純な作業の自動化はもちろん、プログラミングの知識があれば、複雑な作業や判断を要する業務も自動化が可能です。
RPAのロボットを開発する時は、作業手順やルールをまとめた「シナリオ」を作成しなければなりません。多くの開発型RPAツールには、よくある操作内容がコマンドとして用意されており、これらを組み合わせてシナリオを作成します。
一連の作業の流れをフロー図として表し、各ポイントにコマンドを配置していくイメージです。ロボットはそのシナリオ通りに動き、作業を自動で行ってくれます。
コマンドの種類はRPAツールによって異なりますが、数百種類のコマンドがあらかじめ用意されているソフトウェアもあります。
コマンドが多ければ多いほど、自動化できる作業の幅も広がるのが特徴です。
最近では、マウスでドラッグ&ドロップするだけでシナリオを作成できる開発型RPAツールが増えており、エンジニアでなくてもロボットを開発できるシステムも出現しています。
一方で、複雑な操作や高度な判断が求められる作業は、コマンドが用意されていないシーンも多々見かけられます。その場合は、プログラミングによってコマンドを自社専用に作り込まなければなりません。
コマンドの作成は技術が必要なため、自社のエンジニアにRPA用として開発依頼するか、外部のエンジニアへ委託する必要があります。
ココがポイント
RPAの開発型は複雑な作業もできるようになるが、作成難易度も高くなる
4.RPAの開発手順
簡易型・開発型のどちらでも、ロボット開発の流れはほとんど同じです。RPAのロボット開発は以下の流れで実施されます。
- 要件定義
- 自動化のシナリオ設計
- 動作テスト・検証
- メンテナンス
ここからは、各手順で実施する内容を詳しく解説します。
4-1.要件定義
要件定義では、RPAのロボットを開発して自動化する作業を選別したり、求められる機能を整理したりします。
まずは、現場の担当者がパソコンを使ってどのような作業を行っているのか、現状を把握する洗い出しが重要です。
一通り業務内容を洗い出した後は、「RPAでの自動化に適している作業」「適していない作業」を選別します。選別をする際は、次のような視点で考えるのがおすすめです。
- そもそも必要な作業なのか？何のために行っているのか？
- ほかの作業と重複していたり、二重作業になっていたりしないか？
- 現在の作業フローは適切なのか？
- 作業の手順やルールは明確に決まっているか？
- パソコン操作だけで完結する作業か？
- 作業を行う頻度はどの程度か？
- その作業に人の工数がどれだけ多くかかっているか？
- RPAで自動化するとどのような効果が得られるか？
こういった視点で考えていくと、優先的に自動化すべき作業がどれかが分かります。
特に人の工数がかかっている作業や、ヒューマンエラーが頻発している作業などを抽出し、優先的にRPAのロボット開発を進めると効率的です。
4-2.自動化のシナリオ設計
自動化する作業が決まったら、シナリオ設計に移ります。
いきなりRPAツールでシナリオを作り始めるのではなく、事前に紙やExcelなどに整理するのがおすすめです。
シナリオ設計では、矢印を用いたフローチャート図を作り、作業フローを可視化します。それぞれの作業に関連する情報として、次の内容を細かく洗い出してまとめましょう。
- Excel・Webブラウザ・ソフトウェア・システムなど、どのようなツールを使って作業をするか
- どのような操作をするか
- 作業で必要なデータはなにか、そのデータはどこに存在するか
- どのような条件で分岐が発生するか
- イレギュラーが起こった場合はどのように対処するか
上述した通り、RPAはシナリオ通りに動いて作業を自動化するため、シナリオの完成度はロボットの品質に直結します。
シナリオ設計を間違えてしまうと、「ロボットが人とは異なる手順で作業を行う」「ロボットが途中で停止する」といったトラブルが発生するので注意が必要です。
4-3.動作テスト・検証
シナリオ設計が終わったら、自社開発か外部委託のいずれかの方法でRPAのロボットを開発します。自社のリソースや予算、開発難易度に応じてRPAの開発手法を選びましょう。
ロボットの開発後は、動作テストを実施してロボットが正しい動きをしているか検証します。
動作テストはデモデータを使って行うのが一般的ですが、人が過去に作業したデータをデモデータとして編集し、人が作業した結果とロボットが作業した結果とを見比べるのもおすすめです。
また、エラーになるデータをあえてデモデータ内に入れておき、ロボットがどのような動きをするのかも確認しておきましょう。動作テストでもし不具合が発生すれば、原因の特定と修正作業が求められます。
シナリオ設計や作成したシナリオにミスがある原因が多いので、重点的に見直しましょう。
不具合の修正後は再度動作テストを実施して、同じ不具合が発生しないか、別の箇所で不具合が残っていないかを確認していきます。
動作テストの結果がOKになれば、いよいよ本格的なRPAの運用に移ります。
ここでも、いきなりすべての作業をRPA化するのではなく、まずは一部のデータだけをRPAに作業させたり、人も同じ作業を実施したりするのをおすすめします。
RPA開発の動作テスト・検証では発見できなかった想定外のエラーで、業務全体がストップしてしまう危険性があるのも事実です。
スモールスタートをすれば、RPAのエラーで起きる業務への影響を低減できます。
ココがポイント
RPAの適用範囲を徐々に広げることで、開発業務もスムーズに行いやすい
4-4.メンテナンス
開発したロボットは、本運用を開始した後も継続的なメンテナンスが必要です。
たとえば、RPA化した作業の内容や手順、使用するツールの操作方法やデータ形式などに変更があれば、ロボットのシナリオも変更しなければなりません。
また、エラーや不具合などのトラブルが発生した場合も、当然ながら修正が必要です。メンテナンスを正しく実施できなければ、せっかく開発したRPAのロボットがいつの間にか使えなくなってしまい、RPAの導入効果は激減します。
自社開発、外部委託のどちらでも、RPAの開発・運用をするときは適切なメンテナンス体制の構築が求められます。
5.RPAの自社開発と外部委託はどっちが望ましい？
結局のところ、RPAは自社開発・外部委託のどちらが望ましいのでしょうか。
企業規模や自動化したい作業内容、使用するRPAツールによっても異なるので、一概にはいえませんが、自社開発には次のようなデメリットがあります。
- 自社内にRPAを開発できるエンジニアが必要になる
- 自社のエンジニアのスキル次第で、RPAの完成度が大きく変わる
- RPAに対する客観的な意見が得られないため、ブラックボックス化しやすい
- サポートが受けられないので、すべてのトラブルを自社で解決しなければならない
中小企業は自社にエンジニアがいない場合も多く、自社開発はあまり現実的ではありません。
また、自社にエンジニアのいる大手・中堅企業でも、RPAの専門家に外部委託をした方が失敗するリスクも少なく、自社のリソースをほかの業務に割けるメリットがあります。
弊社がおすすめしているのは、RPAツールの導入時は外部へ委託しておき、導入を進めながら自社の人材を育成していく方法です。RPAツールの導入時は、RPA化できる業務の選定やシナリオの作成方法など、自社では分からないトラブルが多く発生します。
そんな時に、RPAのプロからサポートを受けられれば、スムーズに導入を進められるでしょう。
その過程で自社内にもノウハウを蓄積していき、研修やマニュアルによって自社の人材がRPAを開発・運用できるように育成すれば、本運用後は外部委託のコストを抑えてRPAを活用できます。
なお、RPAツールの中には、サポート費用も含んだコストで導入・運用できるソフトウェアがあります。そういったツールを導入すれば、余計なコストをかけずに外部のプロの力を借りることも可能です。
ココがポイント
RPAツールの自社開発は後回しにして、ひとまず外部委託で人材を育成する方法がおすすめ
6.作業効率化で戦略的業務に集中できるRaBit！
弊社では、RPAツール「Rabit」の開発・提供・導入支援を行っています。
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6-1.専任のエンジニアがオーダーメイドで設定まで完了
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それだけでなく、導入時には専任のエンジニアがヒアリング・設計・開発・導入・サポートまでをワンストップで行っており、オーダーメイドの設定まで完了した状態で納品が可能です。
お客様はご自身で難しい設定を行う必要がなく、すぐに業務の効率化を実現できます。
6-2.低価格で最高のコストパフォーマンス
「Rabit」は初期費用66,000円、月額10,450円で安価な導入価格からお気軽にご利用いただけます。サポート費用も含まれているため、コストパフォーマンスが抜群です。
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6-3.全員がプロフェッショナル！安心のサポート体制
「Rabit」では、150名以上のプロオペレーターによるサポート体制を完備しています。
「シナリオの作成方法が分からない」「RPAが突然止まってしまった」といったトラブルの際には、「Rabit」へお気軽にご相談ください。
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