RaBitでリソース配分最適化と生産性向上を実現

一般社団法人抗菌製品技術協議会 様

業界・業種: 業界団体(抗菌製品関連)
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職種: バックオフィス
自動化した作業
自動化した作業:請求書作成
送付、会員情報のメール送付など

適正で安心できる抗菌・防カビ加工製品の普及を目的に、抗菌剤・防カビ剤および抗菌・防カビ加工製品のメーカー、抗菌試験機関が集まってできた団体「一般社団法人抗菌製品技術協議会」の清水様にお話を伺いました。

手作業では不可能な1,100社分の請求書やメール送付

――RaBit導入の背景について教えてください。

https://www.kohkin.net/

清水様:弊会では、抗菌や防カビの作用がある企業さんの製品に対して、安全などの基準を確認し、認証しています。現在、会員として認証マーク「SIAA」を使用している企業は、大手の企業さんから中小企業まで1,150社。抗菌加工されている印刷物や銀行のATMやセルフレジのタッチパネル、まな板、タッパーなどのキッチン用品などさまざまな製品を扱う企業が会員として認証マークを使用していています。

コロナ渦を機に、世の中の抗菌への意識が高まると同時に、急激に会員数が増えました。それまでは、年間10社ほど増えましたが、コロナ渦中では1年間で450社、350社とあっという間に増えました。

2019年の時点で会員企業は約330社だったので、会員情報のご案内や請求書のやりとりなどはすべて手作業で行っていて、会員数が1,000社を超えました。物理的に手作業での対応が不可能になった際、ちょうどタイミングよくRaBitを知り、導入することにしました。

一般社団法人抗菌製品技術協議会」の清水様
一般社団法人抗菌製品技術協議会 清水様

――どのような作業をRaBitに任せましたか。

清水様:会員企業が増えると、請求書の作成や送付も含め、問い合わせ数も比例して増え、事務作業が膨大になりました。会員企業に送る資料なども定期的にあるので、それをRaBitに任せました。

具体的には、毎年、6月の定時総会の前にご案内状を出します。あとは、11月に行う管理責任者講習会や1〜2月に行う委員会活動報告会のご案内、それに伴う資料や請求書、見逃し配信のご案内などもRaBitで送信しています。

また、毎年、抗菌・防カビなどの製品の定期的性能チェックがあり、12月に毎年300社ずつに案内します。試験後に結果も返すのもRaBitです。

登坂(RaBit窓口):RaBitには、RPAの他に汎用性を持たせているものがあって、そちらで案内状の作成業務などを行っています。みなさんの業務がよりスムーズに進むよう、私たちもRaBitの技術力を日々磨いています。

登坂(RaBit窓口)
登坂(RaBit窓口)

「RaBitがある」と思うとストレスフリー

――RaBit導入の決め手について教えてください。

清水様:ちょうど会員企業が急増し、業務量が劇的に増えたタイミングで、営業担当者がRaBitの話をしてくれました。そこでとても情熱を持って説明をしてくれて…。

それまでも別サービスでラディックスさんにお世話になっていたので、迅速な対応をしてくれることがわかっていて、それが一番の決め手となりました。

――RaBit導入当初に苦労されたことはありますか。

清水様:1,000社以上の宛先があるので、正確性や確実性に関しては正直不安もあり、逆に大変な業務になったらどうしようかと思いました。でも、実際には会員企業に送るメールや文書の下書き作成と送信が5分で終わるようになり、結果的には安心して業務効率化を実現することができました。

今では、少し大変そうだなと感じる業務も「RaBitがある」と思うと、ストレスなく取り組むことができています。

登坂(RaBit窓口):そんな風に感じてくださり、とてもうれしいです。

清水様:実際に、年間で約250時間分の業務自動化を叶えました。

すべてを手作業で行った場合、膨大な時間がかかります。例えば、会員企業への請求書メール送付だけでも、単純計算で1社あたり30秒〜1分かかるとして、現在の1,150社にお送りするのに575〜1,150分かかります。

会員企業様に講習会や委員会活動報告会の案内を1年に2回、1,000社に出すだけでも、1社5〜10分かかり、また、年1回の定期的性能チェックの案内送付は300社に5分、その結果通知も200社に1分ずつ計200分かかります。

これらを合計した膨大な時間をすべてRaBitに任せることができました。

自動化したいことを伝えるだけで実現できるサービス「RaBit」

取引先の数が多い会社さんにおすすめ

――サポート体制についてはどうでしょうか。

清水様:困ったことや疑問があって連絡すると、サポートセンターの人がすぐに折り返してくれて、迅速に対応してもらえます。電話一本ですぐ動いてもらえるのでとても頼りにしています。

登坂(RaBit窓口):サポートセンターでもさまざまな対応経験を積み重ねているので、それを生かして、日々できる限り早くご利用者様の問題や疑問を解消できるよう万全の体制を整えています。

――最後に、RaBitのおすすめポイントについて教えてください。

清水様:弊会のように多数会員がいる組織や、取引先の多い企業さんなどではRaBitを最大限活用できると思います。

RaBitのおかげで削減できた時間でたくさんのことができているので、今となってはRaBitがないと困ります。最初は「これも本当にお願いできるのかな」と思ったこともRaBitに任せられることがわかり、実際にかなり作業負担が軽減されていると感じています。できた時間でさらなる品質や生産性の向上につなげられています。

登坂(RaBit窓口):これからも安心してRaBitをご利用いただけるようにがんばります!

清水様、登坂

\1,500社が導入中!/

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