RaBitで人手不足を解消し、事業拡大の足がかりに

カプセルトイ商品など玩具の企画・製造を行う株式会社Qualia（クオリア）。今回は、RaBit導入に至った経緯やメリットについて経理の小川氏に話を伺いました。

虫眼鏡で見るほど小さな文字情報の確認作業

――RaBit導入の背景について教えてください。

小川氏（経理）：弊社で企画、製造した商品を多数のクライアントに発送しています。それらの送り先情報を目視でチェックしながら弥生販売というソフトに打ち込んで納品書を作成する、という一連の作業がなかなか大変で……。商品ごとに送り先が毎月200ヶ所ほどあるのですが、そのリストをA3の用紙に印刷すると、虫眼鏡で見ないと読めないくらい文字が小さくなってしまうんです。その作業を行っているうちに視力も落ちてしまいました。

濵田（RaBit担当者）：さまざまな業務をご担当されかなりお忙しくしていると聞いていたので、その中でもし自動化できる業務があれば楽になるのではないかと思い、訪問させていただきました。

小川氏（経理）：納品書作成業務について相談してみたら、RaBitで自動化が実現できそうとのことで導入に至りました。

納品書を発行するための入力内容は、商品ごとの金額や数量、送付先の住所など、200ヶ所それぞれで異なります。そのため、ミスが発生しないように気をつけていて、入力後に自分以外の社員にもチェック作業をお願いしていました。

海外で製造している商品が船で届いたタイミングでお客様に納品するので、納品日もバラバラです。どうしても忙しくなりがちな月末にそのタイミングが重なるとさらに忙しくなってしまい、このままではいつかミスが起こってしまうのではないかと不安でした。

導入して1ヶ月が経過。理想の形で運用できている

――RaBitを導入したのはいつでしょうか。

小川氏（経理）：１ヶ月前です。RPAという存在自体も知りませんでしたし、最初に話を聞いたときは、正直、できるのかなと思いました。商品によって入力内容が異なるので、今まで完全に人力で行っていた作業です。複雑なので自動化は厳しいのではないかと思っていました。

でも、話を進めていくうちに自動化できる可能性が見えてきました。もしコストがかかったとしても、業務が楽になるのは大きなメリットでした。自動化したかった業務の対象が20商品くらいあったのですが、商品ごとではなく月額固定ですべての商品の納品書作成を自動化できるなら、むしろRaBitは安いと感じました。

――導入にあたって苦労したことはありますか。

小川氏（経理）：自分たちが業務に使っていたエクセルシートをベースにして組み立ててもらったので、苦労は特に感じませんでした。導入して実際に運用しながらRaBitの動作を何度か修正していただき、結果的には理想の形で運用できているので大満足です。

納品先のクライアントさんごとにさまざまな入力パターンがあるにも関わらず、クリックするだけで納品書が出せる状態になっているので、本当に助かっています。

村越（RaBit担当者）：商品や送り先ごとに異なる内容の入力を自動化できるよう、まずはルールを決めるところから始めました。できる限り入力方法をルール化し、使いやすいようにブラッシュアップしていき、完成させました。必要なデータを固定の場所に記載していただくなど、いくつか小川さんに協力していただいたこともありました。

小川氏（経理）：もともと使用していたエクセルシートだったので、特に不便は感じませんでした。

村越（RaBit担当者）：弥生販売の操作や設定に関してうまく進められない部分があったので、弥生販売のインストラクター資格を持つ弊社の濵田と相談をしながら進めていきました。

社内には様々な資格を有したスタッフが在籍しているため、RaBitを最適な形でご提供させていただけます。

RaBitでコストをかけずに人手不足を解消

――導入後にどのようなことを感じられましたか。

小川氏（経理）：これまでのように自分で確認しながら入力する時間と、RaBitでの作業時間の差に驚きました。1商品につき少なく見積もっても30分、たとえば10商品だと5時間はかかっていた作業が、RaBitでは数分で終わります。

かなり効率化できていて、その分の時間を他の仕事にも着手できるようになりました。事務的な仕事や営業活動もそうですし、新商品の企画提案ができる時間のゆとりができました。数字のミスなどもなくなりましたし、なにより人手不足を解消できるところがRaBitの大きな魅力だと思います。人を雇うよりコストを気にしなくて済み、本当に驚くほど早く処理してくれるので、助かっています。

濱田（RaBit担当者）：導入前に小川さんが自動化できると想定されていた内容と、実際にできることには少しギャップがあったかもしれません。そこはすり合わせして修正し、とにかく小川さんの作業をシンプルにすることを目指しました。

小川氏（経理）：当初は実際に自分が行っている業務をすべてそのままRaBitで自動化できると思っていました。でも、少しずつ調整していただいたこともあり、今は99％くらいイメージ通りに運用できていると感じています。

濱田（RaBit担当者）：打ち合わせで小川さんがやりたいとおっしゃっていたことにできるだけ近づくように努めました。修正後は作業がよりシンプルに、より簡単になったのではないでしょうか。

「RaBitのおかげで安心して事業拡大を進められます」

――RaBit導入でできた時間をどのように使われていますか。

小川氏（経理）：会社よりよくするために時間を使っています。今はまだ小さい会社ですが、これから会社を大きくして社員も増やせるよう、そして社員が働きやすくなるよう環境を整えていきたいです。おかげさまで商品の納品先が増えてもRaBitで対応できるので、安心して事業拡大を進めることができます。実際に海外の取引先も増えてきました。

RaBitを導入したことで納品書の作成は他の担当者でも対応できるようになったので、業務の引き継ぎも考えています。会社の他の業務でもRaBitを導入できるように模索していて、もし該当する業務があったらまた導入したいです。

――今後、RaBitに求めることはありますか。

小川氏（経理）：今、かなり満足しているので特にないです。でも強いて言うなら、人間ができないような業務ができるようになったらいいですね。

濱田（RaBit担当者）：AIですね。あとは、お取引先様に記載していただくフォーマットの運用が実現できるとよりよいですよね。

小川氏（経理）：そうですね。取引先の発注方法はさまざまで、メールだけでなく、ファックスや電話でやりとりすることもあります。もし、規定のフォーマットを作って、取引先にそこに記入してもらうことができたら、注文指示書への転記作業から納品書の作成までを完全に自動化できるのでかなり楽になるとは思います。でも、今でも十分に作業時間が削減できているので、重宝しています。

濱田（RaBit担当者）：ありがとうございます。今後もブラッシュアップし続けますので、長くおつきあいできたらうれしいです。

小川氏（経理）：よろしくお願いいたします！