業務時間を大幅削減。事業拡大にも安心のサポート

障害を持った児童の発達支援やデイサービスを行うハッピーライフ株式会社。RaBit導入の経緯や生まれた変化などについて、本部取締役部長の末光氏にインタビューしました。

繁忙期は毎日終電で帰る日々でした

――RaBitを導入された背景をおしえてください。

末光氏：弊社は障がいを持つ子ども達の「憩いの場」として、放課後を安心して過ごせるように環境を整え、楽しい余暇の時間を提供するサービスを展開しています。　

日々の支援事業が終わったあとにスタッフの勤怠管理と給与計算業務をしていたのですが、負担が大きくて……。特に毎月の給与計算は、毎日終電で帰るような日々でした。

勤怠管理も、タイムカードの内容をエクセルに打ち直して、それを計算するという方法だったので、どうしても間違えることもあります。そうなるとさらに業務に時間がかかってしまって、大変でした。

このままではいつか大きなミスを起こすかもしれないという不安も大きくなり、解決手段を模索していたタイミングでRaBitのことを知り、2020年に導入しました。

――2020年当時は、今ほどRPAが一般的ではなかったのではないでしょうか。

山崎（RaBit担当者）：そうですね。当時はまだそんなに浸透していませんでした。一般の方にとっては「日経新聞などでRPAという言葉くらいは見たことがある」という程度の認知度だったと思います。

末光氏：もともとラディックスさんにOA機器、インフラなどの全般でお世話になっていて、そのご縁でRaBitを紹介していただきました。私も当時はRPAについて何も知らず、「大企業ではそういう便利なツールが活用されているのかな」くらいの感覚でしたし、すべて手作業していた業務が本当に自動化できるのか未知でした。でも、説明していただくうちに、そんな便利なものがあるならぜひ利用したいという気持ちになりました。

紙での業務をデジタル化することからスタート

――RaBit導入時の会社の決め手は。

末光氏：まずは弊社代表に話をしました。人材不足や業務の大変さは理解してもらっていたので、毎月かかる経費は気になるようでしたが、すぐに承諾してもらいました。

当時は、タイムカードの時間をエクセルに転記して計算するという一連の作業にとても時間がかかっていました。

さらにスタッフごとの残業時間や休憩時間などの計算もする必要があり、何度か見直し確認も行っていたので、本当に追いつかなくなっていました。

とにかくその負担が軽減するというのがいちばんの導入の決め手でした。

山崎（RaBit担当者）：タイムカードによる紙での勤怠管理を、PCソフトで管理できるようにすることからスタートしました。

末光氏：現場レベルでは、タイムカードでの打刻がPCでの打刻に代わっただけなので、そこまで大きな変化ではなかったと思います。ですが、残業や有給申請が紙への記入からPCでの打ち込みに変わったことで、間違いも起きにくくなり、現場も少し楽になったと思います。

――導入に際して、不安はありませんでしたか。

末光氏：一連の流れができるまでは何回も打ち合わせに来ていただきました。現状のやり方を理解してもらって課題を細かく洗い出し、どのように自動化できるのかを綿密に話し合ったので、大きな不安はありませんでした。

山崎（RaBit担当者）：そういう意味では最初のタイムカード廃止の方が、ハードルが高かったのかもしれません。RaBitはお客様の業務内容に応じてオーダーメイドしますので、ハッピーライフさんの業務内容を把握するため、事前に綿密に打ち合わせを取らせていただき、全容把握に努めました。

時間と心に余裕ができた。事業拡大の一翼にも

――RaBit導入後、どのような変化がありましたか。

末光氏：心の余裕ができたことがいちばん大きな変化です。

それまでは毎月、「またこの時期がきた」「早く通常業務を終わらせて経理作業をやらなくては」と焦る気持ちがありましたが、それもなくなり、給与計算の時期も、早く帰れるようになりました。

毎月、短くても17時間くらいは給与計算に費やしていたので、それがゼロになることはかなりの負担軽減でした。さらに、自動化することでタイムカードからの転載や数字の計算によるミスを心配する必要がなくなったので、心にも時間にもかなり余裕ができていると感じます。

こちらが時間に追われて余裕がなくなっていると、どうしても周囲に緊張感が伝わってしまいよくありませんでした。現在は、気持ちにも時間にも余裕ができたことで、良い循環ができていると思います。

また、現在はおかげさまで事業所の数も当時の倍ほどに増えました。RaBit導入以前の状態だと、事業所が増えた分だけ給与計算の負担も大きくなっていましたが、今はRaBitがありますので安心しています。

――困ったときのサポート体制はどうでしたか。

末光氏：最初はマニュアルを読みながら進めました。困ったことがあれば専用窓口に電話してすぐに折り返しの電話をもらって、親切ていねいに対応していただき、とても助かりました。

山崎（RaBit担当者）：画面をリモートで共有させていただいて遠隔でお客様のPCを操作できるので、伺う日時を調整したり、それを待っていただく時間のロスはないですね。遠隔で解決しないことはほとんどありません。

末光氏：些細なことでも聞きやすい雰囲気もうれしいポイントです。

他業務でもRaBitを導入し、効率アップ

――RaBitを他の業務でもご活用いただいているようですね。

末光氏：1年ほど前から、利用者さんへの口座振替業務にもRaBitを活用しています。

利用者さんが200人ほどいらっしゃるのですが、ご兄弟で利用されていたり、同じ利用者さんが複数の事業所を利用されているなどさまざまなケースがあり、そのケースごとに金額を計算し、入金確認を行う必要があるので、作業がかなり大変でした。

この業務を行うRaBitを導入したところ、今までは丸一日かかっていた作業が1、2分で済むようになったので、重宝しています。

もしRaBitを導入せず、以前のやり方で進めていたらどこかでパンクしていたでしょうね。

RaBitを導入してよかったです。

山崎（RaBit担当者）：導入してよかったと思っていただけていることがとてもうれしいです。

末光氏：私たちの提供するサービスは利用者さんとの信頼関係が最も重要で、口コミや保護者様のネットワークの力で成立しています。あまりにも忙しいと気持ちに余裕がなくなり、現場にそれが伝わってしまいますが、もしスタッフや事業所が増えてもRaBitなら対応できる、という安心感が大きな支えになっていると感じます。

山崎（RaBit担当者）：ありがとうございます。今後ともよろしくお願いします！