毎月の資料作成のプレッシャーから完全に解放されました

NGFホールディングス株式会社 様

業界・業種: 日本ゼネラルフードを中心とした事業会社の管理業務を受託
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職種:
自動化した作業
財務報告資料の作成

オフィス・工場内の食堂、病院、福祉施設、学校給食などの給食事業を運営しているグループ会社の管理業務を受託しているNGFホールディングス株式会社。RaBitを導入した経緯などについて経理部課長(2023年取材当時)の坂本氏にお話を伺いました。

重いエクセルの待ち時間でスムーズに作業が進まなかった

――RaBitをどのようにご活用されていますか。

坂本氏:RaBitを使って、事業会社である日本ゼネラルフードの月次の財務報告資料を作成しています。

財務報告資料というのは、いわゆる損益計算書なのですが、営業部門ごとの数値を細かく表記しなくてはなりません。毎月、決まった時刻に全社に向けて配信する必要があるのと、その資料を元に会議が行われるので、ミスが許されない資料です。

――導入前はどのような状況だったのでしょうか。

坂本氏:これまで、財務報告資料はOBIC7とDr.SumDatalizerの2つのシステムからCSVを出力し、Excelに加工・転記しており、手作業で処理していました。複数のエクセルファイルに関数が入っているため重く、ファイルを開くだけでも時間がかかっていました。ひとつの作業に対しての待ち時間が長く、業務がスムーズに進まない状態でした。

特に、月次決算の時期が大変で、決まった時刻までに作成しないといけないのに、エクセルが思い通りに動かないこともあり、精神的に大きな負担になっていました。

さらに、月次決算と本決算が重なるととても大変でした。社内で「まだですか?」と催促されることもあり、動かないエクセルを待ちながらそわそわしていました。

「ボタンひとつで効率化できると聞き、導入しました」

――どのようにRaBitを知りましたか?

坂本氏:RaBitを使っていた顧問の社労士の方が「うちの事務所ではRPAを使って作業を効率化しているよ」と教えてくれたのがきっかけです。

詳しく聞いたところ、その社労士事務所では、日々、多くの件数の社会保険・労働保険の申請をおこなっており、その事務作業にRPAを組み込むことで、事務作業の工数が大幅に削減できたとのことです。

毎月の財務報告資料の作成作業を、ボタンひとつでパッとできたらいいなとは思っていましたので、RPAがあることを知って、ぜひ導入したいという気持ちになりました。ただ、RaBitを紹介してくださった社労士の方とは使い方がちがうので、少し不安もあったのが本音です。

――導入の決め手を教えてください。

坂本氏:ロボットが資料を作成することによる資料の精度向上と、経理部の業務工数の削減です。会社にもそのように伝えて、導入を承認してもらいました。打ち合わせの時に荒川さんを悩ませてしまったこともありますが、こちらも業務フローや仕組みを改善しつつ、プログラムを立ち上げていただきました。

荒川(Rabit窓口):システム側にRaBit用のテンプレートを作ってもらうなど、導入前の打ち合わせの段階から協力していただき、RaBitをうまく動かすためのプログラムを組むことができました。

坂本氏:経理部にシステム関係に強い方がいるので協力を仰ぎつつ、荒川さんと一緒に作ることができた達成感が大きいです。会計ソフトからエクセルのデータを取り出すだけでなく、作る資料によって選ぶ項目が異なるのでできる動きとできない動きがあったのですが、そこはこちらがシステムを変えることで対応しました。

そして、2023年の8月からRaBit稼働をスタートしました。

待ち時間から完全に解放され、作業効率アップ

――RaBitにどのような期待をされていましたか。

坂本氏:作業時間の短縮です。エクセルの重さに苦労していたので、それを早く解決したいと思っていました。そして実際に、待ち時間からは完全に解放されました。今は導入して半年になりますが、大きなトラブルもありません。

――懸念点や不安はありましたか。

坂本氏:最初はRPAに「できること」と「できないこと」がよくわかっておらず、打ち合わせなどを通じて、人が当たり前にできることでも、RPAには難しいことがあることを理解することができました。「何でこんな簡単なことが出来ないの?」という疑問もありましたが、荒川さんがその理由も含めて教えてくださったので、とても助かりました。

――RaBitを導入して、どのような成果がありましたか。

坂本氏:資料の精度が格段に高まりました。完成までの長い作業工程を、RaBitが手順通りに進めてくれるので、ケアレスミスによる数字のエラーが大幅に減少しました。

また、今まで時間をかけて行なっていた作業が、RaBitにより短時間で終わるようになったので、その分の時間をチェックに回すことができるようになりました。

また、個人的には、資料作成のプレッシャーから解放され、精神的なゆとりができたことは大きなメリットです。RaBitのおかげで余裕ができ、これまでは見逃してしまっているところに気づくようになりました。上司のサポート業務まで手が回るようにもなり、それもよかったと思います。作業効率が上がったおかげで、より丁寧に仕事ができるようになったと実感しています。

手厚いサポート体制で初めてでも安心

――RaBitのおすすめポイントを教えてください。

坂本氏:荒川さんをはじめとするラディックス様のサポートが丁寧で、非常に頼りになります。初期費用の金額を考えると、こんなに付き合ってくれていいのかな?と心配になりましたが、思いっきり甘えてしまいました(笑)。もし導入を迷われている方がいたら一度、「こういうことがしたいけど、できますか?」と気軽に相談してみてほしいですね。

――今後、RaBitに期待することはありますか。

坂本氏:問い合わせをしたら荒川さんがすぐに折り返してくれるので安心なのですが、問い合わせのコールセンターの方に、よりによってすごく急いでいるときに不審がられたことがあって少し困りました(笑)

荒川(Rabit窓口):今後、改善できるように努めます。今まで、導入に関するお打ち合わせではお客様と話すのですが、導入後のメリットを直接聞いたことがなかったので、今日この機会で坂本様の感想を知ることができてうれしかったです。

坂本氏:スムーズな資料作りのためになくてはならない存在なので、これからもよろしくお願いします。

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