人手不足の背景から、業務の効率化をシステムに任せる仕組みとして、近年では「RPA(Robotic Process Automation)」が注目を集めています。
一方で、そのようなRPAの導入・運用に苦労している企業も多く、「RPAがうまく使えない」と頭を悩ませる担当者も少なくありません。
この記事では、「RPAツールをうまく使えない」「RPAなんて使い物にならない」と感じている人へ向けて、うまくRPAを使えていない事例や、業務効率化に役立てるためのポイントをご紹介します。
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1.RPAが使えないと感じる場合のよくあるケース
せっかく導入に手間をかけたにも関わらず、「RPAが使えない」と運用にトラブルを抱える事例も少なくありません。
ここでは、RPAのシステムをうまく使えないと感じる場合の事例についてご紹介します。
1-1.ツールの使い方が分かりにくい
一言で”RPA”といっても、ツールによってその仕組みや使いやすさはさまざまです。ソフトウェアによっては、現場担当者から「RPAツールの使い方がわかりにくい」と不満を抱かれ、疎まれる事例もあります。
しかし、RPAを使った業務の効率化には、現場との密接な連携が欠かせません。
そのため、担当者のITリテラシーに合わせて使ってもらいやすいRPAツールを選定する工夫が大切です。使いやすいツールだと印象を持ってもらえば、ソフトウェアの積極的な導入で業務のRPA化が推進される可能性もあります。
なかには、会社のシステムに特化した使いやすいRPAをオーダーメイドで導入できるベンダーも。
「RPAツールが浸透するかわからない」と不安をお抱えの方は、自社担当者のITスキルに合わせたオーダーメイドのRPAを導入するとメリットを得やすくなります。
1-2.業務の流れや使用システムが変わってしまった
RPAを導入するときは、既存の業務を見直したり、手順をソフトウェアに最適化したりする必要があります。
ただし、RPAはあくまで”導入時の業務手順”に最適化されているため、業務の流れや使用システムが変わってしまうと、途端にRPAが使い物にならなくなってしまうのも事実です。
たとえば、社内の顧客管理システムや営業支援ツールを別のソフトに切り替えると、業務手順も変わります。その際は、”シナリオ”と呼ばれるRPAの指示書を作り直さなければなりません。
シナリオを作り直せば再稼働できるものの、業務手順が頻繁に変更される作業をRPA化した場合は、メンテナンスに手間がかかってしまいます。
その煩雑さから、「RPAは使えない」と印象を持たれてしまう原因に繋がります。
ココがポイント
RPAは定型業務や手順の変更が少ない作業の自動化に適している
1-3.自動化できない部分にボトルネックがある
ボトルネックとは、全体の作業のうち、一部の進行遅れが全体の生産性まで引き下げてしまう原因を指します。
前半の業務がスピーディになっても、肝心の成果を出すまでの過程にRPAを使えない作業が含まれていると、望んでいた効率化を発揮できない事例もあります。
そのため、RPA化を望む業務にボトルネックが存在しないか、事前にチェックするのも重要です。「RPAは使いものにならない」と感じる原因の1つにあげられるため、システムの導入前に業務手順に問題がないか見直すのをおすすめします。
2.RPAが使えないとどうなる？
業務の効率化に大きく役立つRPAを、いまだに導入できていない企業があるのも事実です。RPAツールを正しく活用できなければ、今後のビジネスシーンでも遅れを取ってしまう可能性があります。
RPAが使えないとどうなるのか、それぞれのデメリットをご紹介します。
2-1.競合他社に後れを取る
RPAを正しく活用できている企業の多くは、単純作業のほとんどを自動化しています。浮いたコストや人材を使って、顧客への対応スピードや商品のクオリティなど会社の成長へつながる要素に注力している企業が大半です。
RPAをうまく使えないままだと、業務の自動化に成功した競合他社に遅れを取ってしまうかもしれません。
業界内の対応がRPAによってスピーディになるほど、RPAを使えていない企業の対応遅れが浮き彫りになってしまいます。
RPAツールは企業の成長戦略にも大きく関わってくるため、システムの導入・運用方法の適宜検討が大切です。
2-2.労働人口の減少に対応できない
少子高齢化社会に伴って、日本では今後ますます労働人口が減少していくと見込まれています。
現在は回せている業務も、そのうち人材不足から人手が足らなくなり、ゆくゆくは会社の運営に悪影響を及ぼすかもしれません。
そのため、自社が行っている単純業務の自動化にRPAを使えないか、適宜見直していく必要があります。限られた人的リソースを有効活用する手法として、RPAツールは特に重要視されています。
2-3.余計なコストがかかる
「導入・運用にはコストがかかるからRPAは使えない」と考えてしまう人もいますが、単純作業の自動化において、RPAツールは人手よりも圧倒的なコストパフォーマンスを発揮します。
24時間365日稼働できるほか、ヒューマンエラーも起こさずに作業を遂行するため、業務自体のクオリティを引き上げられるのもポイントです。
言い換えれば、RPAで自動化できるはずの業務を手作業で行っていると、人件費を含めて余計なコストがかかっているかもしれません。
単純な人件費からミスのリカバリー、作業による担当者への負担など、目に見えない余計なコストも存在します。
現在の業務手順にRPAを使えないか、作業内容を見直すのもコスト削減につながる選択肢のひとつです。
ココがポイント
コストを抑えて格安で運用できるRPAツールも登場している
3.RPAを業務効率化に役立てるポイント
RPAツールは、うまく使いこなせば業務効率化に大きく役立つソフトウェアです。自社システムに組み込めたり、煩雑な定型業務があったりすれば、RPAの導入によってさまざまなメリットを得られます。
ここでは、「RPAが使えない！使い物にならない！」とならないよう、RPAを業務効率化に役立てるためのポイントを解説します。
3-1.現状の業務を分析し課題を明らかにする
RPAを導入するときは、現状の業務内容を分析する必要があります。「いったいどの部分に課題を抱えているのか」「果たしてRPA化に適しているのか」など、業務フローを明確化して、RPAが得意な作業かどうかを把握する事前調査が大切です。
RPAは、導入すればすぐに業務を自動化できる魔法のツールではありません。
ひとたび自動化に成功すればその後も安定してシステムを稼働できるとはいえ、実際に運用できるまでそれなりの手間がかかります。
そのため、もとの作業自体が非効率ではないか、業務内容をあらためて見直してみるのもポイント。RPAの導入自体にも手間がかかるため、既存の業務を見直して、不要な作業はRPA化せず別の手法で効率化する方法の模索をおすすめします。
3-2.社内マニュアルなどの環境整備を行う
RPAツールを導入・運用するときは、「○○さんがいないとRPAを使えない」とならないよう、社内マニュアルなどの環境整備を行う必要があります。
現場の担当者が見てわかりやすいマニュアルを作成すれば、”使ってみたいけれどなかなかRPAを使えない”と二の足を踏む社員の背中を後押しできます。
RPAの効果的な運用には、現場担当者の理解や意欲的な取り組みが欠かせません。そのため、RPAツールの導入・運用時は社内マニュアルなどの作成や、ソフトの使い方を教える社員教育など環境の整備をおすすめします。
ココがポイント
導入や運用マニュアルなどをサポートしてくれるベンダーも存在する
3-3.オーダーメイドのRPAツールを導入する
RPAツールにはさまざまな種類があり、ソフトによって使い勝手や特徴などが大きく異なります。ツールによっては、自社システムとの組み合わせが難しいケースもあるかもしれません。
「自社ではRPAが使えないかもしれない」と不安をお抱えの人は、オーダーメイドによるRPAツールの導入をおすすめします。
オーダーメイドのRPAなら、自社に必要な機能を揃えて作業を効率化できます。
もしオーダーメイドのRPAツールにご興味をお持ちの場合は、弊社が提供するサービス「RaBit」もご検討ください。
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まとめ
「RPAが使えない、使い物にならない」と感じてしまうケースがあるのも事実です。
RPAは定型業務や単純作業の自動化を実施できるものの、正しいプランを立ててシステムを導入しなければ運用に失敗してしまう事例もあります
そのような失敗を避けるため、導入前の要件定義をしっかりと押さえたうえで、どのような業務を自動化できるのか既存の作業を見直してみるのもポイントです。
正しい方法でRPAを導入すれば、業務の効率化に大きく役立つのは間違いありません。
自社へのRPA導入に不安を抱えている人は、オーダーメイド式RPAツールの採用がおすすめです。オーダーメイドなら、自社の業務手順にマッチしたシステムを作成できるため、「RPAが使えない」と感じる原因を回避しやすくなります。