昨今ではRPA（RoboticProcessAutomation）が幅広く導入されており、さまざまな利用シーンで有効活用されています。一方で、いまだ導入検討にあり、どのような場面でRPAツールを活用できるのか利用シーンがいまいち掴みきれていない方も少なくありません。
そこで、この記事ではRPAの利用シーンについて、企業の導入事例を交えつつ紹介します。RPAをどのように活用するのか具体的なイメージを掴みたい方は、ぜひご参照ください。
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1.RPAツールの主な利用シーン
総務省でも取り上げられているRPAツールは、定型業務を効率化するシステムとして、近年幅広い企業で導入されています。生産性の向上やコスト削減などさまざまなメリットが受けられるため、単純作業をはじめとした幅広い業務で活用されているのも事実です。
ここでは、RPAツールの主な利用シーンについて解説します。
1-1.経費精算や帳票作成などの経理業務
経理業務では、経費精算や帳票作成などの業務をRPA化する利用シーンが多くなっています。
「申請された交通経費をもとにWeb上でルート検索をして申請額が正しいかチェックする」「請求書や領収書の数値を自動で転記する」「異なるフォーマットデータを読み込んでひとつにまとめる」などの経理業務を自動化できます。
RPAツールは転記が正確なため、数値の入力ミスなどが起きにくいのがメリットです。
1-2.在庫管理や受発注などのバックエンド業務
在庫管理や受発注のプロセスもRPAツールを利用するシーンが増加傾向にあります。たとえば、自社システムと自動連携して、受注データの入力に合わせて在庫チェック＆必要に応じて発注処理を行うのも自動化できます。
人的ミスが起きにくいため、業務の迅速化と誤発注のリスクを低減できるのがメリットです。
1-3.メール配信や顧客管理などの営業・カスタマーサポート業務
営業・サポート業務におけるメール配信や顧客管理の効率化も、RPAの利用シーンと言えます。定期的なメール配信に加えて、宛名など顧客一人ひとりにカスタマイズされたメール配信を自動的に行えます。
また、カスタマーサポートなどの業務効率化にも繋がり、スピーディな対応を実現しやすくなった結果、顧客満足度の向上も見込めるのがメリットです。
1-4.データ分析や情報収集などのマーケティング業務
データ分析や情報収集の業務もRPAツールを活用できます。具体的には、「Webサイト上で口コミを収集する」「競合の動向を定期的に調査する」などです。市場のトレンド分析を実際に行うのはマーケティング担当者ですが、それに必要な資料の収集をRPAツールに任せられます。
その結果、情報収集のマーケティング業務を効率化でき、データ分析業務に注力しやすくなるのがメリットです。
ココがポイント
RPAに任せられないような業務でも、そこに至るまでの単純作業を効率化できる
1-5.勤怠管理などの人事業務
RPAツールなら、勤怠管理などの人事業務も活用されています。具体的な利用シーンでは、「出退勤に合わせて記録を自動化」「所定の労働時間を超過する社員や上長へアラート発信」などです。
また、Excelデータにまとめられている人事情報を自社システムやSaaSに転記する作業も自動化できるため、勤怠管理システムの運用をより効率的に行いやすくなります。
2.RPAツールの導入事例
RPAツールの利用シーンは多岐にわたるため、自社の業界がどのような方法で活用しているのかチェックすることも大切です。RPAツールの導入事例をチェックすれば、自社に導入したときの導入効果などをイメージしやすくなります。
ここでは、オーダーメイドでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」より、ご利用いただいたお客様の導入事例について紹介します。
2-1.飲食業｜データ入力、資料作成を自動化した事例
飲食業界で寿司文化を100年以上発信し続けてきた「築地玉寿司」様では、勤怠データの加工や給与計算業務に頭を悩ませていました。従来業務はExcelで管理していたものの、作業が大変で1日を費やしてしまうほどの効率の悪さが課題だったと言います。
そこで、「RaBit」をご導入いただきました。
「今日帰れるか？」と不安になるような業務も、導入後は半日以上の時間短縮に成功。勤怠データの加工からSaaSへのインポートを自動化できるようになりました。また、お客様アンケートや社内アンケートの集計、Excelの売上作成などもRPAである程度自動化しており、幅広い利用シーンでご活用いただいております。
2-2.製造業｜在庫管理の照合などを自動化した事例
昭和25年から製造業で動力伝導事業を営んでいる「前田伝導機株式会社」様では、請求書や在庫照合作業の効率化を課題としていました。システムの刷新を狙って別のソフトウェアを導入しようと考えていたものの、自分でシステムを構築する手間や労力を踏まえて導入に踏み切れなかったとのこと。
そこで、「RaBit」をご導入いただきました。
当初は3～4人で作業を処理するつもりだったものの、RaBitにより実質1人で稼働できるようになりました。現在では請求書の作成や在庫管理の照合を自動化しているほか、電子帳簿保存や入金管理の自動化までRaBitにお任せいただいております。
2-3.医療品販売・レンタル業｜給与の計算と発行を効率化した事例
在宅訪問に特化した衣料品販売・レンタル業を営んでいる「株式会社SF・インフォネット」様では、紙の給与明細を数百名分発行している手間がネックとなっていました。1分単位での給与計算や手詰め・発送といった作業を刷新する気持ちで、電子化専用ソフトの導入を考えていたものの、明細レイアウトの作り直しなどが課題になったそうです。
そこで、「RaBit」をご導入いただきました
既存フローを変更せずにシステムを導入できたほか、曜日や時間、一人ひとりの属性に合わせて給与計算を自動化できるようになったとのこと。導入前は数日の作業時間が必要だったものの、現在はまるごと自動化しているため、浮いた数日分の時間的余裕をほかの業務に注力できるようになったと嬉しいお声が寄せられています。
3.自社で利用するRPAツールの選び方
RPAツールの利用シーンはさまざまで、幅広い業務を効率化できます。一方で、活用方法が正しくないと思ったような業務効率化のメリットを受けられず、費用対効果を発揮できない可能性も否定できません。
そのため、導入前にどのようなRPAツールがあっているのか、利用シーンの想定を踏まえて比較検討するのをおすすめします。
ここでは、自社で利用するRPAツールの選び方について解説します。
3-1.具体的な利用シーンを明確化する
RPAツールを導入するときは、具体的な利用シーンを事前に明確化しておく必要があります。業務フローを分析して、どのプロセスがRPA化に適しているか事前に特定しておきましょう。
RPAツールは幅広い利用シーンに活用されていますが、あくまで繰り返し業務の自動化に留まります。その都度人の判断が求められるような作業の自動化はできないほか、効率化した業務の先に人の判断が求められる手順が残っていると、そこがボトルネックとなり思ったような業務効率化を得られない可能性も。
具体的な利用シーンを想定したうえで、「時間がかかる単純作業（定型業務）」「人的ミスのエラーが起きやすい作業」などを浮き上がらせ、RPAツールを導入できるか検討するのをおすすめします。
3-2.自社に近い企業の導入実績があるか確認する
RPAツールの利用シーンを踏まえて導入を検討する場合は、自社の業界と近い企業に導入実績があるか確認するのをおすすめします。同様の業種や事業規模で導入実績があるなら、自社に置き換えてどのような課題を解決できるかを把握しやすくなります。
また、実際の運用でどのような成功事例があるのか、課題を含めて理解できるため、自社に最適なRPAツールを選びやすいのもポイントです。加えて、導入経験のあるRPAベンダーなら、業界あるあるの課題を解決できるような提案をしてもらえる可能性もあります。
ココがポイント
導入実績のあるRPAベンダーなら、別の視点から課題の提起や解決方法を提供してもらいやすい
3-3.導入時や運用後のサポート内容を確認する
RPAツールを導入するときは、運用後の管理も踏まえてベンダーのサポート内容を確認するのもポイントです。導入から運用、トラブル時のサポートまで体制が整っているベンダーなら、運用にかかるリソースを最小限に抑えて業務を効率化しやすくなります。
RPAの利用シーンだけを想定して導入してしまうと、カスタマイズやメンテナンス時に問題が発生してしまう事例もあるため注意が必要です。自社のITリソースを振り返って、必要に応じてサポートに優れたRPAベンダーを選ぶのも選択肢のひとつと言えます。
4.まとめ
RPAツールの利用シーンは多岐にわたり、幅広い定型業務を自動化できます。作業手順が定まっている繰り返し業務ならほとんどを自動化できるため、近年では多くの企業で導入が進んでいるシステムです。
一方で、RPAツールの利用シーンは幅広いものの、「適切に業務を効率化できるか」「RPAツールをトラブルなく導入・運用できるか」などの問題はつきものです。特に、自社のITスキルに不安を抱えている場合は、サポート力に優れたRPAツールのベンダーをおすすめします。
RPAツールをオーダーメイドで制作する「RaBit」では、貴社の状況や課題に合わせた業務効率化を実現できます。プロがヒアリングから設計、開発、導入、運用サポートまで行うため、お客様は「自動化したい業務」をお伝えいただくのみで効率化できるのも魅力です。
万が一のトラブル時もスピーディな対応を心がけているため、運用サポートも充実しています。自社業界におけるRPAの利用シーンが気になる方は、プロが徹底解説するため、ぜひお気軽に弊社までお問い合わせください。