RPAツールは業務の自動化などに役立つ一方で、「得意・不得意」な作業も存在します。RPAの不得意な業務を無理に効率化しようとすると、手間ばかりがかかって、肝心の自動化を実現できない可能性も否定できません。
結論から述べると、RPAツールの得意・不得意は人の判断が求められる業務かどうか、があげられます。
この記事では、RPAツールの得意・不得意な業務とはなにか、それぞれの特徴や業務の具体例について解説します。オーダーメイドでRPAツールを制作するサービス「RaBit」より、RPAツールの得手不得手について解説するため、ぜひご参照ください。
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1.RPAが得意・不得意な業務の特徴
RPAが得意・不得意な業務の特徴を踏まえると、以下の2つに分けられます。
得意：作業手順が定まっている繰り返し作業（データの集計や転記など）
不得意：人の判断など臨機応変な判断が必要（データの分析や提案など）
RPAツールが得意とする作業は、人の手で行うと生産性が低いとされているのも事実です。そこで、単純作業のRPA化で業務を効率化すれば、業務改善策に大きく貢献してくれると総務省でも言及されています。
出典元：総務省「RPA（働き方改革：業務自動化による生産性向上）」
ここでは、RPAが得意・不得意な業務の特徴について解説します。
1-1.やり方が決まっている業務の自動化は得意
RPAツールの得意分野は、やり方が決まっている定型業務の自動化です。すでにやり方が定まっていて、手順が変わらないのであれば、RPAツールは業務の自動化に大きく貢献してくれます。
具体的には、特定シートのデータを別のシートへ自動転記したり、入力したデータを自社システムやSaaSに自動転記したりする作業です。RPAツールは常に一定の動作を繰り返すため、作業手順が定まっていれば業務を非常に効率化できます。
ココがポイント
RPAツールは定型業務のほとんどを自動化するのが得意
1-2.臨機応変な判断が必要な業務は不得意
RPAツールの不得意分野は、作業手順が定まっておらず臨機応変な判断が求められる業務手順です。その都度手順が変わったり、人の判断が求められたりするような作業は、RPAツールで自動化するのが難しくなっています。
具体的には、データ内容を分析したり、頻繁に作業手順が変更したりする作業です。事前に登録した作業を繰り返すシステムのため、創造的な対応や臨機応変な判断は難しくなっています。
ただし、「RPAツールはクリエイティブな業務を効率化できない」訳ではありません。RPAツールはデータの集計など単純作業の自動化が得意なため、翌朝のデータ分析までに必要な集計をRPAツールに任せ、出社後に分析作業を始められるといった環境づくりも可能です。
なお、RPAツールはパソコン上で稼働するソフトウェアのため、従来は紙資料などの読み込みが不得意でした。しかし、近年ではOCRツールと連携できるRPAも登場しており、手書き文字の読み込みや自社システムへの転記もRPAで自動化できるなど、得意分野にもなりつつあります。
2.RPAが得意な業務の具体例
RPAツールの得意・不得意を並べると、基本的には「判断の伴わない定型業務」が得意だといえます。なかでも、RPAツールが得意とする業務の具体例は以下のとおりです。
- 帳票やレポートの作成
- データ転記
- スクレイピング
ここでは、RPAが得意な業務の具体例について紹介します。
2-1.帳票やレポートの作成
RPAツールは、定型的な帳票やレポートの作成作業を得意としています。決められたフォーマットに基づいてデータを処理するため、報告書を生成する作業をRPA化すればスピーディかつ正確に行えるのがメリットです。
また、後述するデータ転記も得意のため、たとえば毎月の売上報告書作成では「自社システムから売上データを転記＆フォーマットに落とし込んで生成」といった作業まで自動化できます。
2-2.データ転記
データの転記作業もRPAツールの得意分野です。RPAツールは常に正確なデータ転記を行うため、情報を別の場所へコピー＆ペーストする作業にミスが一切発生しません。たとえば、顧客情報からデータベースへ転記したり、社内システムからSaaSへ転記したりする作業も自動化できます。
また、ヒューマンエラーによるミスがないか振り返る必要もありません。確認作業の時間もカットできるため、総合的な手間や人的コストを大幅に削減できます。
2-3.スクレイピング
Webスクレイピング作業も、RPAツールの得意とする分野です。Web上の特定フォームから情報を収集する作業も、事前に設定したルールに基づいて自動化できます。たとえば、SNS上で「◯◯ △△」のクエリを限定し、該当する口コミを自動収集するといった作業もRPA化できます。
また、競合他社の価格情報を定期的に集計するなど、RPAを活用すれば手間をかけずに必要データを集められるのもメリットです。市場分析や戦略立案に活用するための情報を迅速に入手できるほか、情報収集に自社のリソースを割かなくて済むため、生産性を高められます。
3.RPAが不得意な業務の具体例
RPAツールの得意・不得意を比較すると、「臨機応変に対応する」「判断が求められる」のような業務は不得意に分類されます。RPAツールが不得意とする業務の具体例は以下のとおりです。
- 問い合わせへの対応
- 手書き文字や画像の認識
- デザインやレイアウトなどの作成
ここでは、RPAが不得意な業務の具体例について解説します。
3-1.問い合わせへの対応
RPAが不得意とする作業に、問い合わせへの対応があげられます。RPAツールは顧客のニーズや意図を汲み取って対応することはできないため、適切に回答できないのも事実です。
顧客ごとに柔軟に対応するには、人の判断が求められたり、AIやチャットボットを使用したりする必要があります。いずれにしても、RPAツールでは柔軟な顧客対応が難しいため、問い合わせに対するテンプレートでの自動返信など、対応力が制限されています。
3-2.手書き文字や画像の認識
RPAツールは、手書き文字や画像を認識するのが不得意な傾向にあります。手書き文字や画像を正しく認識するには高性能なOCRツールが必要です。近年ではOCRと連携したRPAも登場しており、請求書などを自動で読み込み＆システムに転記してくれる仕組みもあります。
一方で、すべての文字を正しく読み取れるとは限らず、人が一目見て判断できないような文字はOCRツールが読み取れない可能性も。そのような手書き文字は人があらかじめ弾いておき、可読性の高い資料の読み込み＆転記をRPAツールに任せるといった柔軟な対応が必要です。
3-3.デザインやレイアウトなどの作成
デザインやレイアウトの作成はRPAツールが不得意とする分野です。RPAツールは事前に設定された作業手順を繰り返し行うシステムのため、独自性やクリエイティブな作業を求められる業務は対応できません。
そのため、デザインやレイアウトといった作業は現状RPAツールで自動化できないのも事実です。ただし、RPAツールで指定したWebサイトのデザインを収集する作業は自動化できます。あくまでデザインやレイアウトの補助ツールとして使えるものの、RPAツールは完全な創造性を持ち合わせていない点に注意が必要です。
ココがポイント
RPAは創造的な業務は不得意なものの、それに伴う資料集めを自動化するなど間接的に業務を効率化できる
4.RPAツールを導入するかどうかの判断基準
RPAツールは得意・不得意が明確で、特に得意分野の業務効率化に長けています。定型業務において、生産性の低い単純作業が多い場合は、RPAツールの導入を検討してみるのもおすすめです。
RPAツール導入の判断基準は以下のポイントに着目しましょう。
- 効率化したい業務がRPAに適しているか
- 導入コストを上回る効果が見込めるか
- 現場のスタッフが無理なく使えるか
ここでは、RPAツールを導入するかどうかの判断基準について解説します。
4-1.効率化したい業務がRPAに適しているか
RPAツールの得意・不得意を見極めたうえで、効率化したい業務がRPA化に適しているかどうか判断するのをおすすめします。RPAツールは繰り返し行う単純作業の効率化に長けている一方で、すべての業務に適用できるわけではありません。
効率化したい業務によっては、チャットボットやAIツールの活用が適している事例も多いため、RPAツールの不得意分野を把握しておく必要があります。
基本的に、判断力や創造性が求められない定型業務なら、ほとんどの場合でRPA化が可能です。生産性の低い単純作業を自動化できるため、多くのケースで業務効率化の恩恵を受けられます。
効率化したい業務がRPAに適しているか判断が難しい場合は、RPAベンダーに相談してみるのもポイントです。場合によってはヒアリング段階でRPA化に適した作業を提案してもらえるため、プロから見て効率化しやすい業務を判別できます。
4-2.導入コストを上回る効果が見込めるか
RPAツールを導入するときは、効率化によって生み出される利益が導入コストを上回るか判断する必要があります。RPAツールは初期費用だけでなく月々のランニングコストがかかるソフトも多く、効率化のメリットが薄ければ費用対効果も悪くなるのは避けられません。
RPAツールを導入した結果、どの程度作業時間を短縮できたのか、ヒューマンエラーの削減率などをチェックしましょう。また、従来単純作業にかかっていた時間や人件費が、RPA化によってどの程度削減されたのか比較すると、費用対効果を体感しやすくなります。
4-3.現場のスタッフが無理なく使えるか
RPAが得意な作業でも、「ツールの操作自体が不得意」といったスタッフもまれに見かけられます。現場のスタッフが無理なく使いこなせないソフトウェアは、効果を発揮しづらいだけでなく、スタッフの負担増になってしまう点に注意が必要です。
導入コストだけがかさんで適切に運用できないだけでなく、スタッフがRPAツールに苦手意識を持ってしまう可能性も。担当者が能動的に効率化できる業務を選定する環境なら、より業務効率化を推進しやすいため、現場スタッフの理解力が大切です。
RPAのベンダーによってはRPAツールの使い方やトレーニングを行ってくれるケースもあるため、自社のITスキルに不安を覚える方はベンダーのサポート力をチェックしてみるのもポイントです。
5.まとめ
RPAツールは得意・不得意が明確で、不得意な分野の効率化は難しいのも事実です。一方で、得意分野のRPA化なら単純作業を効率化できるほか、ミスの振り返りなど担当者の心的負担を軽減できるメリットもあります。
そのため、RPAツールは得意・不得意を理解したうえで業務の効率化を推進するのがベストです。
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