労働や社会保険、労務管理の相談などさまざまな業務を行っている社労士事務所では、近年RPAツールの導入が進んでいます。
なかには、入退社を始めとする年金事務所の申請手続きまでRPA化している社労士事務所も少なくありません。
この記事では、RPA化できる社労士事務所の業務例とはなにか、メリット・デメリットまでご紹介します。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.RPAで自動化できる社労士事務所の業務例
RPAツールは定型業務を自動で繰り返してくれるシステムです。社労士事務所でも定型業務は多く、それらのほとんどをRPAツールで自動化することができます。
この記事では、RPAで自動化できる社労士事務所の業務例についてご紹介します。
1-1.エクセルから電子申請システムへの転記
エクセルに記載された情報をもとに、e-Gov電子申請などを使って電子申請手続きを手作業行っている社労士事務所も少なくありません。エクセルから特定のシステムへデータを転機する作業も、RPAツールなら自動化が可能です。
近年ではAPIによる連携で電子申請手続きが楽になったものの、いくつかの部分で手作業が求められる業務が残っているのも事実です。API連携していないソフトウェアへの転記も、定型作業ならRPAを使って自動化できるため、多くのシステムに対応できます。
1-2.公文書などのダウンロードや印刷
公文書などのダウンロードや印刷作業も、RPAツールを使って自動化できます。たとえば、電子申請をしてから戻ってきたWeb書面をダウンロード・印刷する手順を自動化すれば、生産性の低い作業を省略できます。
また、RPAツールは24時間365日稼働できるため、必要な公文書を夜間にダウンロードさせ、翌朝の業務開始時には必要な書類を整える環境づくりも可能です。
先述した電子申請システムへの転記とあわせれば、社労士の一部業務はRPAツールによりワンストップで自動化できます。
ココがポイント
RPAは社労士業務を始めとするさまざまなシステムをまたいだ手順も定型業務なら自動化できる
1-3.役所の手続き状況の確認
社労士が行う業務のなかには、電子申請システムを経由して役所の手続き状況を確認する作業があります。書類申請後、行政からの対応が完了したかを逐次チェックする手間がかかり、1件1件を確認する単純作業が業務負担となっているケースも少なくありません。
そこで、RPAツールを活用すれば役所の手続き状況を自動で確認できるようになります。ほかにも手続き状況が進行し、公文書などのダウンロード・印刷が可能になったら通知されるシステムの構築が可能です。
先述したダウンロードや印刷と組み合わせれば、役所の手続き状況の確認をワンストップで自動化できます。
こちらもCHECK
2.社労士事務所でRPAを導入するメリット・デメリット
社労士事務所にRPAツールを導入すればさまざまなメリットを得られます。助成金申請や役所手続き状況の確認を始めとした事務手続きを自動化できるため、ムダな時間を削減できる点がメリットです。
一方で、すべての社労士事務所がRPAツールの導入でメリットを得られるとも限りません。業務をRPA化する際は、メリット・デメリットの両方があるため、それぞれの特徴を理解したうえで導入するのがベストです。
ここでは、社労士事務所でRPAを導入するメリット・デメリットについてご紹介します。
2-1.メリット①単純作業を短時間で終えられる
社労士事務所にRPAを導入するメリットとして、単純作業の効率化があげられます。
RPAは定型業務を自動化できるだけでなく、人の手で行うよりも高速で終わらせられるため、何度も繰り返さなければならない反復作業も短時間で完了します。
今まで単純作業に掛かっていた作業工数をカットできるだけでなく、その正確性から手戻りの確認といった手間も抑えられるため、生産性の薄い単純作業を効率化できる点がRPAを導入する大きなメリットです。
2-2.メリット②スタッフの業務負担を減らせる
単純作業をRPAにより効率化すれば、社労士事務所に務めるスタッフの業務負担を大幅に減らせるメリットがあります。
業務負担をカットすれば、スタッフがほかの作業に集中しやすくなるため、より生産性の高い業務に注力できます。
加えて、従来掛かっていた業務負担が減らせれば、残業代などの削減に繋がる事例も。スタッフの労働負担だけでなく、経営陣のコスト負担も軽減しやすい点も社労士事務所にRPAを導入するメリットです。
2-3.メリット③作業の正確性が高まる
RPAツールは、設定された手順を繰り返し行うシステムです。寸分違わず同じ動作を繰り返すため、転記先の入力ミスや、データの見間違いといったヒューマンエラーが発生しにくくなっています。
その結果、作業全体の正確性が高まるため見返す手間などが掛かりません。RPAツールを社労士事務所に導入すれば、作業の正確性を高められると言えるでしょう。
ココがポイント
RPAツールで社労士業務を自動化すれば、作業品質を一定に保てる
2-4.デメリット①自社に合うツールを選定する必要がある
社労士事務所にRPAツールを導入すれば、必ずしも業務を効率化できるとは限りません。自社に合ったツールを選定しなければ、効果が薄くなってしまうのも事実です。
自社で使用しているシステムや業務フローに合わせて、適切なRPAを選定する手間が掛かってしまう点がデメリットです。
RPAツールはベンダー側が導入実績などを公開しているケースも多く、自社の状況に近い導入実績のあるソフトウェアなら、安心して導入しやすくなります。自社の状況に近い導入実績があるのかどうか合わせてチェックすると、ツールを比較検討する手間を省きやすくなります。
こちらもCHECK
2-5.デメリット②業務システムの変更時に対応が必要
社労士事務所に限らず、RPAツールを導入するときは自社で使用する業務システムの変化に合わせて、適宜メンテナンスを行わなければならない点がデメリットです。
使用しているソフトを切り替えたり、使用中のシステムがバージョンアップしたりすると、手順が変化します。しかし、RPAツールは設定済みの手順を繰り返すシステムのため、変化に合わせて設定を調整しなければ意味のない動作を繰り返してしまう結果に。
機能面の柔軟性が高いRPAツールや、サポートの手厚いベンダーなら、業務システムの変更時にも問題なく対応しやすくなっています。
メンテナンス等のデメリットを打ち消したい場合は、サポートの手厚いRPAツールを選択するのもポイントです。
3.社労士の業務効率化にはオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」がおすすめ
社労士の行っている業務効率化には、RPAツールが大きく役立ちます。さまざまなメリットに加えて、導入・運用時のデメリットを打ち消すためにも、サポートの手厚いRPAツール「RaBit」をぜひご検討ください。
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、業界最安値のコストで、社労士事務所ごとの性質に合わせたシステムをカスタマイズしてご提供します。
＞格安！月10,450円から使えるRPAツール「RaBit」はこちら
3-1.自動化したい業務をプロのスタッフがヒアリング
社労士の業務をRPA化したいといっても、どのような作業を自動化できるのか、実際にRPAで自動化できるのかわからない、と頭を悩ませる方も少なくありません。
オーダーメイド制作サービスの「RaBit」なら、自動化したい業務内容を、RPAの知見を持ったプロのスタッフが詳細に深掘りしてヒアリングいたします。
自動化したい業務について、実際に自動化できるのかをスピーディに提案しながら、どのように自動化されるのかイメージをご共有することも可能です。
自社の業務に合うツールを選定する手間もかからず、RPAツールを短期間で導入しやすくなります。
3-2.RPAの設計から実装、導入までワンストップで提供
RPAツールをオーダーメイドで制作している「RaBit」は、設計から実装、導入までワンストップで提供するサービスです。
通常ではRPAツールの導入・実装に必要な手間や、運用に欠かせない「シナリオの作成」なども、プロの知見をもとに代理で制作いたします。
「RaBit」なら、自社で複雑な作業を行わずとも、即座にRPAツールの効果を実感していただきやすい点がメリットです。
また、ヒアリングをもとに「このような業務も自動化できる」といったご提案もしておりますので、RPAの設計にお悩みに方はぜひこの機会にご相談ください。
＞格安RPAツール「RaBit」が社労士事務所からも選ばれる理由はこちら
3-3.運用開始後のサポート体制も充実
RPAツールの運用開始後に手厚いサポートを実施しているのもオーダーメイド制作サービス「RaBit」のポイントです。運用開始後も、プロフェッショナルによる電話サポートを受けられます。
万が一システムの運用時にトラブルが発生しても、迅速に解決までの対応を進めます。
また、既存の業務システムを変更した際に必要な「RPAのメンテナンス」も「RaBit」へお気軽にご相談ください。ご連絡いただければ、新規システムのRPA化に合わせたシステム構築のサポートをさせていただきます。
＞サポート力も好評！RPAツール「RaBit」の導入事例はこちら
4.まとめ
さまざまな書類申請・公的手続きの多い社労士の業務には、RPAツールで自動化できる作業が多く含まれています。特に、行政の進行状況チェックなど、日に何度も発生する作業の手間がスタッフに負担をかけているかもしれません。
それらの社労士業務をRPAツールで自動化すれば、作業負担を大幅に軽減できるだけでなく、人件費などのコストも削減できるメリットがあります。とはいえ、RPAツールの選定や導入、運用には一定のノウハウが求められるのも事実です。
「社労士の業務負担を削減したい」とお考えの方は、ぜひ弊社オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」までご相談ください。
プロによるワンストップのヒアリング・開発・運用・サポートまで、ワンパッケージでご利用いただけます。