近年では人材不足などの問題により、RPAツールの導入を推進する企業が増加傾向にあります。単純な定型業務を自動化できるRPAツールなら、特にバックオフィス業務による負担を軽減させられます。
しかし、「RPAの推進」と「RPAの導入」はまったく異なる話で、単にRPAを導入しただけでは正しい運用効果を発揮できず、失敗に終わった事例も少なくありません。
この記事では、RPAの推進でよくある課題とはなにか、RPA推進を成功させるための手順などをご紹介します。RPAの推進を失敗させないためのポイントについても解説していますので、あわせてご参照ください。
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1.導入前に知っておくべきRPA推進のよくある課題
RPAツールは業務を効率化させるのに大きく役立つソフトウェアです。しかし、「ただ単に導入すればよい」と考えてRPAを取り入れた結果、思ったような導入効果を得られなかった事例も少なくありません。
ここでは、RPAの導入・推進にあたって発生するよくある課題についてご紹介します。
1-1.導入までに長い期間がかかってしまう
RPAツールをはじめて自社に取り入れる場合、想定よりも導入までに長い期間がかかってしまう事例も少なくありません。RPAツールを正しく導入するには、「対象業務の洗い出し」「ツールの選定」「シナリオ作成（RPAの手順書）」など、いくつかの段取りを踏む必要があります。
その際、導入を考えている部署の規模が大きかったり、対象となる業務量が多かったりすると、RPA化に長い時間がかかってしまうのは避けられません。
効率的にRPAを推進したい場合は、小規模な業務から徐々に導入を進めていくのもポイントです。
ココがポイント
RPAを推進する前の導入段階でトラブルが起きる事例もある
1-2.導入したものの現場で活用されていない
RPAツールをトップ層に推進した結果、システムを導入ができても、現場でうまく活用されずに浸透していない事例も少なくありません。これではRPAの推進がうまくいっているとはいえず、システムを使った業務効率化のメリットを享受しにくくなっています。
RPAツールを推進するには、現場からの理解度が必要です。
現場でRPAツールが活用されない主な原因として、システムの利用方法や得られるメリットをうまく現場に共有できていないケースがあげられます。また、導入したRPAツール自体が使いづらいと、推進がうまくできないため注意が必要です。
1-3.RPAの運用による成果がわからない
RPAの推進がうまくいかない理由のひとつに、導入効果が不透明な事例があげられます。RPAを導入してある程度の活用が進んでいても、どの程度の業務効率化につながっているのか、成果が上がっているのか不明なケースです。
そのような状況を放置してRPAを推進するのは好ましくありません。成果がわからなければ継続運用するべきか判断できないため、RPA化の推進に支障が出てしまいます。
RPAを推進したい担当者は、導入効果などを周囲に示せるよう、一定のデータを取得しておくのが大切です。
2.RPA推進を成功させるための手順
RPA推進により社内へシステムが浸透すれば、単純な定型業務を効率化できます。しかし、すべての人から理解を得られるとは限らないため、RPAの活用を社内で推進するためにも、正しい手順に沿って計画的に導入・運用する工夫が大切です。
ここでは、RPA推進を成功させるための手順をご紹介します。
2-1.現場の実態を踏まえてRPA化する業務範囲を設定する
RPAを導入するときは、現場の実態を踏まえてRPA化する業務範囲を設定する手順が大切です。現場でどのような業務が行われているのか、導入目的を明確にしたうえでRPAを推進しなければ、プロセスが失敗に終わる可能性があります。
また、RPAツールを現場で利用する場合は、現場担当者の意見をヒアリングするのもポイントです。
担当者の意見を聞き入れつつ既存の業務フローを洗い出していけば、ボトルネックになっている業務の存在や、よりRPA化すべき作業を可視化しやすくなります。
ココがポイント
現場の理解を得られるとRPAを推進しやすくなる
2-2.運用担当者にとって使いやすいRPAツールを選ぶ
RPAツールを推進するには、現場の運用担当者から理解を得る手順が重要です。RPAツールにはさまざまな種類があるため、運用担当者のスキルレベルに合った使いやすいソフトウェアをおすすめします。
RPAツールのなかには、システムのカスタマイズ性が高いものの一定のITスキルが求められるソフトウェアも少なくありません。また、システムのカスタマイズ性が低いRPAでも、業務効率化に大きく貢献するツールも多く登場しています。
機能面を吟味したうえで、運用担当者にとって使いやすいRPAツールを選べば、システムの推進を行いやすくなると言えるでしょう。
2-3.運用状況を管理し、成果をチェックする
RPAを推進するには、周囲へ導入効果を明確化することが大切です。そのため、運用状況を管理して、適宜成果をチェックする手順は欠かせません。
PAの導入前後で業務に掛かる時間をどの程度短縮できたのかを定期的にチェックしたうえで、取得したデータを周囲に共有するのをおすすめします。
RPA化による導入効果が実感できるレベルなら導入先の部署を増やしたり規模を広げたりするなど、現場の理解を得つつ、よりRPAを推進しやすくなります。
導入前の期待値よりも成果が下回った場合は、RPAの設定やツールの選定を見直す必要があります。また、「実は現場で活用されていなかった」といった事例も見かけられるため、システムが正しく利用されているか定期的な確認も必要不可欠です。
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3.RPA推進に効果的なサポートやサービス
RPAの推進を自社担当者だけで行うには負担が大きすぎるおそれもあります。そのようなときは、RPA推進に効果的なサポートやサービスを利用するのもポイントです。
ここでは、RPA推進をスムーズに行うために欠かせないサポートやサービス面についてご紹介します。
3-1.ベンダーによるサポート
RPA推進をスムーズに行いたい場合は、RPAツールのベンダーによるサポートを利用するのもポイントです。システムを提供するベンダーのなかには、導入のアシストや推進をサポートするサービスを提供している場合があります。
特に、自社ソフトウェアの専門家であるベンダーなら、RPAのシステムを既存業務にいち早く取り入れられる点がメリットです。導入効果をスピーディに実感しやすくなるため、RPAも推進しやすくなります。
3-2.導入や推進のコンサルティングサービス
RPAの導入やサポートを請け負っているコンサルティング会社を利用するのも、RPAを推進させる際のポイントです。
コンサルティング会社では、「RPAをどのように社内へ浸透させるのか」「業務分析によりどのような導入効果を得られているのか」などの可視化サービスを提供している企業も少なくありません。
なかには、導入段階からヒアリングにて自動化したい業務の洗い出しをサポートしてくれるケースも。RPA推進に必要なノウハウを培っている会社も多いものの、ベンダーよりは導入ツールに対する理解度が高くない点に注意が必要です。
3-3.オーダーメイドRPA制作サービス
RPAを推進したい場合は、自社の状況を振り返ったうえでマッチしたツールを導入する必要があります。そこで、オーダーメイドRPA制作サービスを利用するのもポイントです。
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、自社に必要な機能を持つRPAをヒアリングから設計、実装、導入までワンストップで提供されるため、RPA化をスムーズに推進できます。
さらに、RPAツールのなかでも低コストで運用できる優れたコストパフォーマンスも特徴です。初期費用66,000円、月額10,450円からご利用いただけるほか、導入後のサポート体制も充実しています。
低コストから高い導入効果を得やすいメリットは、RPAの推進にとっても魅力的です。
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まとめ
RPAの推進には、現場レベルで自社担当者の協力が求められます。担当者の理解を得ないまま無理にRPAを推進しても、なかなかシステムを使用してもらえず、思ったような導入効果が得られない事例も少なくありません。
そのため、RPAを推進するには、担当者の協力を得やすいように使いやすいツールを導入したり、運用マニュアルを用意したりするのがベストです。
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