どのような業界でも取り扱う請求書は、照合作業が時間面・コスト面で負担になっている事例が多く見かけられます。
そこで、パソコン上で自動化できるRPAツールを活用すれば、請求書照合の負担を軽減できるだけでなく、ヒューマンエラー対策やコストの削減に繋がるのも事実です。
この記事では、請求書の照合を自動化できるRPAツールについて解説します。また、RPAツールの導入方法も紹介していますので合わせてご参照ください。
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1.請求書の照合作業の流れ
請求書の照合を自動化する前に、請求書内容のデータ化を始めとした、作業の流れをきちんと把握するのが大切です。請求書の照合作業を適切な流れで行っていなければ、自動化ツールを取り入れてもうまくシステム化できない可能性があります。
ここでは、請求書の照合作業を行う流れについて簡単にご紹介します。
1-1.請求書の内容をデータ化する
請求書の照合作業を自動化するには、請求書の内容を電子データとして扱う必要があります。特に、紙の請求書を扱っている場合は、紙を読み取る機器のほかに「OCRツール」が必要です。
OCRツールとは、スキャナーやプリンター複合機から読み取った紙の画像データを文字データとして変換するシステムです。OCRツールを活用すれば、手入力よりも効率よく請求書の内容を転記できるうえ、OCRツール自体の自動化も可能です。
ココがポイント
請求書の照合作業を自動化するには、OCRツールの導入やペーパーレス化への取り組みが重要
1-2.経理システムなどにデータを入力する
請求書を電子データ化したら、データをもとに経理システムや表計算ソフトに入力してフォーマットを整える作業を行います。請求書の照合を行うには、あらかじめフォーマットどおりにデータを成型する必要があります。
請求書照合を自動化する場合、フォーマット通りに正しくデータ入力されていないと、適切な数字や文章が参照されずにエラーが起きてしまうおそれがあるため注意が必要です。
ココがポイント
肝心の照合作業に行き着くまでにヒューマンエラーが起きてしまう事例が多い
1-3.データの照合を行う
経理システムや表計算ソフトへのデータ入力を終えたら、請求書データの照合作業を行います。データの照合は、請求書の内容と発注書などの内容に間違いがないかを確認する手順です。
照会作業は経理システムや表計算ソフトに機能が実装されている場合が多いため、自動化する際はそれらのソフトウェアに搭載された機能を活用すると効率的です。
2.請求書の照合を自動化するRPAツールとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、パソコンを使ったルーティン業務を自動化できるツールを指します。RPAツールは、ルールが決まってさえいればパソコン上で行う作業の多くを自動化できる特徴を持っています。
そのため幅広い業務に対応でき、データの転記と言った単純な作業から、経理・会計ソフトや表計算ソフト、OCRツールといった請求書の照合に必要な一連ツールの操作を自動化することが可能です。
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3.RPAツールで請求書の照合を自動化するメリット・デメリット
RPAツールを活用すれば、請求書の照合を自動化・効率化するのに役立ちます。とはいえ、正しく導入・運用を行わなければエラーが起きてしまうデメリット面も。
ここでは、RPAツールで請求書の照合を自動化するメリット・デメリットについて解説します。
3-1.メリット
RPAツールを使って請求書の照合を自動化するメリットのひとつが業務の効率化です。人間の目視・手作業では、請求書の照合に時間がかかってしまうほか、ヒューマンエラーで見直しの手間などが起きる可能性があります。
一方、RPAツールは転記作業といった単純作業を人間よりも効率よく正確に行えます。また、ロボットが作業を行うため、24時間365日関係なく動作可能、請求書の照合作業を完全に自動化してシステム任せにできます。
そのため、人間は作業に注力できる余力が生まれ、コアな業務に集中できるのがメリットです。
3-2.デメリット
請求書の照合をRPAで自動化するうえで気をつけたいデメリットが、RPA化に手間がかかる点です。PRAを導入するにはある程度のITスキルが必要なため、RPAの導入でトラブルに見舞われる事例も少なくありません。
また、RPAはITシステムである以上、適切に運用できなければエラーが起こります。システムエラーが起きてしまうと業務が停止してしまうリスクがあるため、メンテナンス等の対策が必要です。
とはいえ、サポート体制の手厚いRPAツールなら、導入からシステムエラーまで対処してもらえる場合があります。自社のITスキルに自信がない場合は、サポート体制の面を踏まえて、RPAツールを選定するのもポイントです。
ココがポイント
サポート力の強いベンダーなら、RPA導入のデメリットを打ち消しやすい
4.請求書の照合をRPA化する手順
RPAツールを使って請求書の照合業務を自動化すれば、多くのメリットがあります。とはいえ、RPA化で十分な効果を発揮するには、業務の洗い出しを始めとする多くの作業が必要なのも事実です。
ここでは、請求書の照合をRPA化する手順についてご紹介します。
4-1.自動化したい作業内容を明らかにする
RPAツールを使って請求書の照合を自動化するうえで、必ずチェックしたいポイントが作業内容の明確化です。
請求書の照合作業を自動化する前に、そもそもどのような手順で作業を行っているのかを明らかにしなければ、導入効果をうまく発揮できないおそれがあります。
不要な作業や重複している手順などがあれば削ぎ落とし、業務フローの簡潔化をしたうえで自動化する作業を決めるのが重要です。
作業内容を明確化すれば、自動化でどの程度の成果が出ているのか確認しやすくなったり、エラー時の対応がしやすかったりとさまざまなメリットがあります。
4-2.RPAツールを選定する
適切なRPAツールの選定も、請求書の照合を自動化する手順で欠かせない手順です。
RPAツールは、製品の種類やベンダーによって対応している業務やかかるコスト、使いやすさ、サポート体制などさまざまな違いがあります。
そのため、請求書の照合業務に適しているRPAを選択するのに加えて、複数の視点から適切なツールを選択するのが肝心です。
また、請求書の照合作業に適切なRPAツールを探す際は、RPAの導入事例をチェックするほか、ベンダーに問い合わせたり、フリートライアルを利用したりするのをおすすめします。
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4-3.RPAツールを導入し設定を行う
業務の洗い出し、ツールの選定を行ったら、実際にRPAのシステムを導入します。自社のパソコンやサーバーなどに導入したら、請求書の照合自動化に必要な「シナリオ」と呼ばれるロボットへの命令を作成します。
シナリオによってそれぞれのツールをどのように自動化するかを定め、RPAツールが人の手の代わりに各ソフトウェアを操作してくれる仕組みです。
ただし、RPAツールの導入・設定は小規模の自動化から始めるスモールスタートをおすすめします。スモールスタートでRPA化を行えば導入時の調整がしやすく、大規模運用時でのリスクも抑えられる点がメリットです。
いきなり大掛かりなRPA化を推し進めてしまった結果、手順に誤りがあり、業務全体がストップしてしまうような事例も。そのようなリスクを避けるため、設定は小規模から始めるよう心がけるのが大切です。
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5.請求書の照合を自動化するなら「RaBit」がおすすめ
請求書の照合を自動化すれば、多くのメリットが得られます。とはいえ、業務の洗い出しや導入・設定といった作業が必要なため、ある程度の知識やITスキルが求められるのも事実です。
そのような背景から「請求書の照合を自動化するのは難しい」とRPA化を諦めてしまう事例も。
そこで弊社では、オーダーメイドかつワンストップのRPA制作サービス「RaBit」をご提供しております。
ここでは「RaBit」の特徴についてご紹介します。
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5-1.自社の作業に合うRPAをオーダーメイドで制作できる
「RaBit」はヒアリングからRPAの設計、開発、導入までをワンストップで提供するサービスです。
専門知識を持ったプロのエンジニアがすべてサポートするため、お客様はご要望をお伝えいただくだけで、業務のRPA化を実現できます。
また「RaBit」は企業一つひとつに合わせたRPAをプロがオーダーメイドで制作します。そのため、環境に関わらず、自社の請求書照合の業務内容に合わせた最適な自動化ロボットを導入可能です。
5-2.運用開始後のサポート体制も充実
サポート体制の手厚さも「RaBit」をご利用いただくメリットです。RPAに関する専門知識を持ったプロがヒアリングから導入後のサポートまで行うため、お客様自身はRPAに関するITスキルや知識の心配をせずにご利用いただけます。
またRPAの導入後もフリーダイヤルによるサポートを行っています。「RaBit」であれば、万が一のシステムエラーなどのトラブル発生時でも迅速に対応いたします。
IT人材がいないなど、自社のITスキルに不安がある場合でも安心してご利用いただけるサービスです。
5-3.低コストで導入できる点も魅力
RPA業界のなかでもトップクラスのコストパフォーマンスも「RaBit」の特長のひとつです。初期費用66,000円で、ヒアリングから導入までを手厚くサポートするほか、月額10,450円からご利用いただけます。
そのため、今まではコストの面から請求書の照合の自動化を見送っていた企業でも、手軽にRPA化を実現可能です。請求書の照合に発生していた手間やコストを削減でき、業務の効率化を図れます。
6.まとめ
請求書を照合する作業の自動化は、RPAツールやOCRツールを活用する必要があります。照合作業を自動化すれば、ヒューマンエラーの削減や作業時間の短縮といった業務効率化に繋がるメリットがあるため、近年では多くの企業が導入を進めています。
とはいえ、請求書の照合作業をRPAで自動化するには、業務の洗い出しや導入・設定といったある程度のITスキルが要求されるほか、適切に運用できなければ、システムエラーといったトラブルに繋が事例も。
そのようなトラブルを避けたい場合は、「RaBit」までお任せください。
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