労働環境改善や業務効率化、コスト削減を目的にRPAツールを導入したものの、効果的に運用できていない企業は少なくありません。
RPAツール導入後の課題を知って失敗を未然に防ぎたいと考える企業だけでなく、導入後に浮き彫りになった課題を解決したいと意欲的な方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、RPAツール導入で生まれやすい課題を解説した上で、導入前に知っておきたいリスクヘッジと、導入後の課題への解決策を解説します。
RPAツール導入前からの先を見通した対策はもちろん、導入後に出てくる課題に対しても基本に立ち返った対策が効果的です。本記事を、検討段階から運用段階までの対策ハンドブックとしてご活用ください。
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1.RPA運用の課題には特徴がある
企業内のルーティン業務を自動化できるRPAツールは、人手不足や働き方改革の影響を受け、運用を始める企業が増えるなど急速に普及しています。
しかし、システムを使って成果を挙げる一方で、「思ったよりも業務が楽にならない」「RPAが頻繁に止まって困っている」と、RPAツールの運用面で課題を抱える企業があるのも事実です。
RPAツールで発生する課題の原因はソフトウェアの不具合にあると考えがちですが、実際はそうではありません。
RPAの運用で課題を抱える原因として、もっとも多いのは「事前対策が不十分」による人為的なミスです。
そのため、適切な対策を取ればRPAの課題を解決できるケースが多くなっています。
課題の多くは各企業固有のトラブルではなく、共通する特徴があるため、よくある課題と適切な対策方法を学んでおけば、RPAツールの運用で失敗しにくくなります。
ココがポイント
RPAツールの課題は十分な対策を準備すれば対処しやすい
2.RPA導入後に生まれやすい現場での課題
ここでは、RPAの導入後に生まれやすい6つの課題を紹介します。
- 効果がでない
- 活用範囲が広がらない
- RPAが停止する・誤作動が起こる
- 逆に業務効率が悪くなる
- 従業員に浸透しない
- RPAの運用・保守ができる人材が不足する
それぞれの課題の内容や、なぜその課題が生まれているのかをみていきましょう。
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2-1.効果が出ない
「時間とコストをかけて導入したのに効果が出ていない」とRPAツールの運用に課題を抱える企業が少なくありません。効果が思ったよりも出ない場合は、導入前の効果測定が不十分だった可能性があります。
たとえば、「もともと手間がかからない簡単な業務のみRPA化している」「自動化できる業務が少ない部署で導入している」といった状況です。
場合によっては、RPAの導入が必要ないケースもあります。とはいえ、適切な運用を心がければ業務改善に大きく役立つため、導入後も運用する範囲を見直すなど定期的な振り返りが重要です。
2-2.活用範囲が広がらない
企業内のごく一部の部署でしか使われておらず、RPAツールの活用範囲がなかなか広がらない課題も代表例の1つです。
活用範囲が広がらない場合は、RPAツールを扱える人を各部署に配置できていない可能性があります。
また、「自分の部署でRPAツールを活用できる業務がない」と勘違いしている可能性もあるため、RPA化できる業務の選定をサポートするなど積極的な導入支援が必要です。
2-3.RPAが停止する・誤作動が起こる
RPAツールが突然停止したり、誤作動を起こしたり、システムメンテナンスの課題も後を絶ちません。
ソフトウェア自体に不具合がある可能性もゼロではありませんが、多くの場合は設定のミスが原因で起こります。
RPAツールのメンテナンス面が抱える課題を改善するには、設定者のITリテラシーや、RPAツールの操作スキルが十分かを見直す必要があります。
また、RPAツールやハードウェアの処理能力に見合わない業務を自動化していると緊急停止しやすくなるため、注意しなければなりません。
ココがポイント
万が一のシステムトラブルに対処するため、サポート力の強いベンダーを選ぶと課題に対処しやすい
2-4.逆に業務効率が悪くなる
RPAツールの設定に時間がかかり、逆に業務効率が悪くなってしまう課題です。
業務を自動化するための設定時間に手間取ってしまうと本末転倒のため、設定が簡単で誰でも扱えそうなRPAツールを選定するのもポイントです。
また、RPAの課題を解消するために、マニュアルの整備や教育制度といった担当者のスキルを高める対策を実施する必要があります。
2-5.従業員に浸透しない
せっかく導入したRPAツールが従業員にあまり浸透せず、「ITリテラシーが高い一部の人しか使わない」と課題を抱える企業が少なくありません。
RPAが従業員に浸透しない場合は、RPAツールを導入する目的やメリット、成果目標を事前に共有できていない可能性があります。
「自動化によって自分の業務が楽になった」と実感を持つことで、積極的に使ってくれるようになった事例も多いため、RPAの導入を支援するバックアップが課題解決の糸口です。
2-6.RPAの運用・保守ができる人材が不足する
RPAツールの運用・保守ができる人材が自社内で不足していると、限られた人しか使えず、リソースを無駄にしてしまう課題もあります。
さらに、担当者が退職や異動で離れてしまうと誰もRPAの設定ができなくなり、ブラックボックス化が進んでしまう場合も。
「人材教育ができていない」「設定方法のマニュアル化ができていない」といった周知不足により、RPAの運用・保守で課題を抱えるケースが少なくないため、社内教育などの対策が必要です。
3.RPA導入前・導入後に共通する課題と対策
ここでは、RPAツールの導入前後に共通する課題と対策についてご紹介します。
- RPA運用への予算・リソースが確保できない
- 自動化業務選定が曖昧になる
それぞれ詳しくみていきましょう。
3-1.RPA運用への予算・リソースが確保できない
RPAツールを片手間で運用するのは難しく、運用体制をしっかり整えるための予算・リソースの確保が必要不可欠です。
しかし、多くの企業は十分な予算・リソースを確保しないままRPAツールを導入し、結果としてうまく使いこなせずにいます。
導入前に、予算の面を見直しておきましょう。まずはスモールスタートで一部の部署や業務でRPAツールを活用し、効率化による利益が出てからライセンスを増やしたり、活用範囲を広げたりするのも初期費用を抑える方法の1つです。
リソースの面では、RPAツールのベンダーによるサポートを有効活用すると、リソース確保の手間を大幅に軽減できるメリットがあります。
ベンダーによっては、「自動化する業務の選定」「従業員の研修」「初期設定の代行」といった各種サポートを行ってくれる場合も。ベンダーによるサポートが充実したRPAツールを選定しておけば、自社のリソースを抑えつつRPAツールの運用体制を整えられるでしょう。
ココがポイント
「自社で使う時に浮かび上がるRPAの課題とはなにか」を事前に見える化しておくと、予算・リソース確保がしやすい
3-2.自動化業務選定が曖昧になる
RPAツールで自動化する業務の選定基準が曖昧になり、本来は自動化に向いていない業務までRPA化してしまう企業もあります。
しかし、そのままでは「RPAツールの効果がでない」「活用範囲が広がらない」といった課題の原因になるため、効果的な業務を事前に選定する対策が必要です。
まずは、RPAツールの特徴を確認し自動化できる業務を洗い出す作業から始めましょう。
業務を細分化して考え、「手順やルールが明確に決まっているか」「人の判断が必要でないか」などのポイントを考慮しつつ、自動化する業務を選定してください。
4.RPA導入前に発生する課題と導入後へのリスクヘッジ
ここでは、RPAツールの導入前に発生する課題と対策をご紹介します。
導入前に行った対策は導入後のリスクヘッジにもつながるので、導入検討中の企業の方は参考にしていただきたいです。
- RPAの導入効果がはっきりしない
- 自社での活用方法が分からない
- RPAツール・ベンダーの選び方が分からない
上記3点についてご紹介していきます。
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4-1.RPAの導入効果がはっきりしない
RPAツールの導入を検討する際に、「自社でどれだけの導入効果が得られるのかがはっきり分からない」と疑問を抱える課題があります。
そのままの状態で導入してしまうと、思ったよりも効果が出ずに失敗する可能性もあるため、導入前に効果測定をしっかりと行うことが重要です。
効果測定の流れは次の通りです。
- 自社の業務を一通り洗い出す
- RPAツールでの自動化に適した業務を選定する
- 各業務に現在かかっている工数を測定し、RPA化した際の費用対効果を試算する
費用対効果の試算をできる限り正確かつ具体的に行えば、RPAツールの導入可否を判断しやすくなります。
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4-2.自社での活用方法が分からない
自社での活用方法をいまいち掴めないまま、「業務が楽になりそうだから」などイメージだけでRPAツールの導入を決めると失敗する原因に繋がります。
具体的な活用イメージがなければ、自社でどのようにRPAツールを使えばよいかが分からず、さらには従業員に浸透しない課題を抱える原因になる場合も。
RPAツールの活用事例はさまざまな企業が公開しているため、まずはそれらを参考にしつつ自社でも十分に活用できるかを精査しましょう。
または、RPAツールのベンダーに相談して、自社内のどのような業務をRPA化できそうか聞いてみるのもおすすめです。
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4-3.RPAツール・ベンダーの選び方が分からない
世の中には数多くのRPAツールがあるため、何を基準に選定すべきか分からないと頭を悩ませる方も少なくありません。
RPAツールを選定する際は、自動化する業務の選定や運用範囲を決めた上で、最適なスペック・タイプのソフトウェアを探しましょう。
たとえば、RPAツールは大きく分けて「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3つのタイプがあります。
デスクトップ型は小規模導入向け、サーバー型は大規模導入向け、クラウド型はWebブラウザ上で行う業務の自動化向け、といった具合に特徴が異なるため、自社の目的に沿ったタイプの選定が重要です。
また、RPAツール自体の機能だけでなく、ベンダーによるサポートも選定基準に加えるのも選択肢の1つです。
サポートの充実度によって課題の解消に掛かる手間が異なるため、自社の予算・リソースに合わせてベンダーを選定するのもおすすめです。
ココがポイント
自社に合ったRPAツールの探し方がわからない場合は、プロのベンダーに相談するのもおすすめ
5.RPA導入後に浮き彫りになった課題に対する解決策
ここでは、RPAツールの導入後に浮き彫りになった課題に対する解決策をご紹介します。
導入後に重大な課題が見つかったとしても、必ずしもRPAツールの置き換えや導入中止が必要になるわけではありません。
適切な対策を取れば課題を解決できるため、参考にしていただけますと幸いです。
- 自動化業務を再選定する
- RPA運用の教育体制を整える
- 従業員へのマネジメント体制を整える
- 現状での効果を検証し分析する
- 業務自動化の成功例を増やす
- RPAツール・ハードウェアの処理スペックに見合った業務を自動化する
RPAツールにおける各課題の改善方法を解説します。
5-1.自動化業務を再選定する
RPAツールの効果が出ていない場合は、自動化する業務の選定を間違えている可能性があります。運用初期段階での選定方法を見直して、再度自動化する業務を選定し直しましょう。
たとえば、「業務量がそもそも少ない」「頻繁に業務内容や手順が変更する」などの作業を自動化しているかもしれません。
RPAツールを使った自動化に適している業務は、「ある程度の作業量がありつつも定型的なルーティン業務」です。
RPA導入後に浮き彫りになりやすい課題を未然に防ぐため、改めて覚えておきましょう。
5-2.RPA運用の教育体制を整える
RPAツールが抱える課題の多くは、ツールを使う人材不足やスキル不足が原因です。
まずはRPAツールの運用チームを発足させて、IT担当者だけでなく各部署からプロジェクトメンバーを募るようにしましょう。
各部署へRPAツールに詳しい担当者を配置しつつ、教育制度やマニュアルを整備すれば、RPAツールが社内で浸透しやすくなります。教育制度やマニュアルの整備については、ベンダーによるサポートを受けるのも効果的です。
ココがポイント
運用方法などの習熟までサポートしてくれるベンダーを選ぶと体制を整えやすい
5-3.従業員へのマネジメント体制を整える
RPAツールを使うには一部手順などを覚える要素もあるため、一部の従業員は抵抗感を持ってしまう可能性も。そのような従業員をケアできるマネジメント体制を整えるとRPAの課題を解消しやすくなります。
RPAツールを導入する目的やメリット、成果目標を念入りに共有して、多くの従業員がRPAツールの運用に協力してくれる環境づくりを目指しましょう。
5-4.現状での効果を検証し分析する
RPAツールは導入して終わりではなく、運用を通じて継続的に改善をし続ける必要があります。
さらなる効率化や効果的な運用のために、現状の効果を検証・分析して常にPDCAを回すと、RPAツールに抱える課題を見つけやすくなります。
5-5.業務自動化の成功例を増やす
RPAツールを導入してすぐに、「効果が出ていない」とはやる気持ちを抑えられない方もいますが、焦りは禁物です。
トライアンドエラーを繰り返しながら徐々に業務の自動化を進めて、成功パターンを掴むと効果的な業務自動化を進めやすくなります。
「自動化しやすい業務」「自動化の効果の大きい業務」の順で取り組んでいき、RPAツールのメリットや成功例を周知できれば従業員の運用課題も解消しやすくなります。
5-6.RPAツール・ハードウェアの処理スペックに見合った業務を自動化する
RPAツールが停止したり、誤作動を起こしたりする場合は、使用しているツールやハードウェアの処理能力を超えていることが原因かもしれません。
特に大量のデータを扱う業務で発生しやすいため、自社のRPAツールやパソコン、サーバーのスペックで余裕を持って処理できる業務を選定しましょう。
6.RPAの課題をスピーディに解決したい方は「RaBit」までご相談を
本記事では、RPAツールの課題と対策についてご紹介しました。
導入前、導入後ともに、どのような課題があるのかを知り、適切な対策を取ればRPAツールをうまく運用して導入効果を実感できます。本記事を参考にしながら、RPAツールの運用に取り組んでいただければ幸いです。
当社が提供しているRPAツール「RaBit」では、導入前後の充実したサポートによってお客様が抱える運用上の課題を解決するお手伝いしています。
RPAツールを導入する際は、ヒアリング・設計・導入までをフルサポートしており、オーダーメイドで設定完了した状態をご提供します。あらかじめ設定まで終わったRPAツールをご利用いただけるため、すぐに導入効果を実感していただけるのもメリットです。
導入後は150名以上のプロオペレーターによるサポート体制を完備しており、トラブル発生時も迅速に問題を解決いたします。もちろん、RPAツールの運用に関するご相談も対応可能です。
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