近年、リモートワークの増加に伴って業務のIT化が進むなかで、RPAツールが注目を集めています。
まだまだ普及し始めたばかりですので、定型業務や単純作業を自動化できるRPAツールの導入に慎重な中小企業も多いでしょう。
RPAツールの1つに、クラウド型RPAツールがあります。Webブラウザ上の業務を自動化し、今まで手作業で行っていた作業時間を短縮できるソフトウェアです。
そこで今回は、クラウド型RPAツールについて詳しく解説します。
クラウド型RPAツールのメリット・デメリットも解説しますので、これからRPAツールの導入を検討している方はぜひご参考になさってください。
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1.そもそもRPAツールとは何か？
RPAは「Robotic Process Automation(ロボティックプロセスオートメーション)」の略称で、「ロボットによる業務の自動化」の意味を持ちます。
RPAツールはソフトウェア型のロボットがパソコンで行う単純業務を人の代わりに行うシステムで、企業のバックオフィス業務を効率化するために導入されています。
一般的に、RPAツールはパソコンやサーバーにインストールして使用します。
そして、どのような作業を、どのような手順で行うかをロボットに指示すると、ロボットが指示通りに繰り返し動いて業務を自動で行ってくれる仕組みです。
ココがポイント
RPAツールは手作業で行っていた業務の効率化に貢献するソフトウェア
2.RPAツールの種類について
RPAツールは、クラウド型・オンプレミス型・開発型の3種類に大別できます。
RPAツールを導入する時は、種類ごとの特徴や違いを理解した上で、自社に合った最適なRPA化を目指しましょう。
2-1.クラウド型
クラウド型RPAツールは、ベンダーが管理するクラウドサーバーからインターネットを経由してロボットを使用します。
自社のパソコンやサーバーにソフトウェアをインストールする必要がなく、インターネット環境さえあればすぐに利用できる点がメリットです。
近年では、Webブラウザ上で利用できるさまざまなクラウドサービスが提供されており、「低コストから導入できる」「即日利用できる」などの利点が多くあります。
クラウド型RPAツールは、そのようなクラウドサービスの利点を抑えつつRPAツールを利用し、業務を自動化できます。
ココがポイント
クラウド版のRPAツールはもっとも手軽に導入しやすい
2-2.オンプレミス型
オンプレミス型のRPAツールは、自社で保有するパソコンやサーバーにソフトウェアをインストールしてロボットを利用します。
RPAツール自体は基本的にベンダーが開発したシステムをそのまま使用できますが、パソコンやサーバーの管理は自社で行わなければなりません。
クラウド型とは異なり、RPAツールをインストールしたパソコンで行える業務であれば、インターネットに通じていなくても自動化できます。そのため、自社で利用しているほかのシステムと比較的自由な連携が可能です。
2-3.開発型
開発型RPAツールは、自社専用で設計して開発するツールです。
「クラウド型」「オンプレミス型」は、ベンダーが開発したパッケージソフトを利用しますが、開発型は自社が希望する仕様に合わせてRPAツールを1から作り上げます。
自社にとって最適なRPAツールを利用できるメリットがある一方で、「導入までに時間が掛かる」「準備やコストが膨大」といった課題を抱えており、中小企業での導入は難しいケースも。
クラウドを利用したRPA化と比較すると、導入までの道のりが難題です。
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3.クラウド型RPAツールの活用事例
クラウド型RPAツールは、Webブラウザ上で行うさまざまな業務を自動化できます。
実際にクラウド型RPAツールで自動化出来る業務とはどのようなものか、クラウドを利用したRPA化の活用事例をご紹介します。
3-1.情報取得の自動化
クラウド型RPAツールはWebブラウザ上で利用するため、Webサイトからの情報取得が得意です。
たとえば、次のような業務を自動化できます。
- 見込み顧客リストの作成
- 競合製品の分析
- 自社製品の口コミやレビューの収集
- ECサイトでの価格調査
- ネット検索での順位分析
また、クラウド型RPAツールは、WebサイトだけでなくWebブラウザ上で動くサービスからの情報も取得できます。
情報の取得は単純作業であるものの、実際に人が行うと非常に手間のかかる業務です。クラウド型RPAツールを活用すれば、単純作業にかかっている人の工数を大幅に削減できます。
3-2.定型業務の自動化
決められた手順に沿って作業を繰り返す定型業務は、RPAツールの得意分野です。Webブラウザ上で動くサービスを使った定型業務であれば、人の代わりにロボットが操作をして自動化できます。
具体的には、次のような定型業務が自動化されています。
- 複数ファイルでのデータ照合や加工
- 異なるサービス間での転記作業
- レポートの自動作成
- Webメールの自動送付
クラウドサービスは年々増加しているため、今後自動化できる業務が増えていくのは間違いありません。
ココがポイント
ほかのツールと組み合わせることで、"RPAが出来ること"は大きく広がる
4.クラウド型RPAツールの４つのメリット
ここからは、クラウド型RPAツールのメリット・デメリットをご紹介します。
まずは、RPAツールをクラウドで稼働させる4つのメリットについてご紹介します。
- 導入コストが安価
- 単純作業の自動化ができる
- ほかの業務も並行して行える
- メンテナンスの手間が少ない
クラウド型RPAツールを導入する際の参考にしてください。
4-1.導入コストが安価
クラウド型RPAツールには、普段の業務で使っているパソコンをそのまま利用できる特徴があります。
専用のパソコンやサーバーが不要なため、RPAツール導入時のコストを最小限に抑えられる点がメリットです。
クラウド型のRPAツールは、「対象業務がWebブラウザ上でできる業務」に限定されています。そのため、ほかの種類に比べるとRPAツール自体の購入価格が安い傾向にあります。
導入するツールにもよりますが、膨大な工数が必要な業務も、月額数万円といった低コストでRPA化が可能です。”業務の自動化”において、クラウド型のRPAツールはコストパフォーマンスに優れています。
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4-2.単純作業の自動化ができる
企業のバックオフィス業務では、Webブラウザ上で行っている単純作業が数多くあります。
専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、Webブラウザを開くだけですぐに利用できるクラウド型RPAツールは、運用担当者にとっても使い勝手のよいシステムです。
RPAツールを使って単純作業を自動化すれば、担当者の負担が減ってモチベーションも向上します。
従業員がより付加価値の高い業務に集中できる環境を作れば、企業としての成長も見込めます。
ココがポイント
単純作業をRPAツールで自動化すると、従業員の不満度も低くなる効果を期待できる
4-3.ほかの業務も並行して行える
オンプレミス型RPAツールは、ロボットがパソコンやサーバーを操作している間、人が操作できなくなるツールが多くなっています。
並行作業ができないため、RPAツール専用の機器を用意するか、ロボットの操作が終わるまで待たなければならず、効率的ではありません。
しかし、クラウド型RPAツールはWebブラウザ上で動くため、それ以外の業務を並行して行えるメリットがあります。
Webブラウザを開いてロボットに単純作業をさせながら、人はほかの業務を同時進行で進められるため、非常に効率的です。
4-4.メンテナンスの手間が少ない
クラウド型RPAツールは、ベンダーが管理するクラウドサーバー上にRPAツールがあるため、保守管理をベンダーに任せられます。
何らかの障害があった場合もベンダーが対応するため、自社でメンテナンスを行わなくてもRPAツールを利用できます。
導入コストだけでなく、メンテナンスなどにかかる運用コストも抑えられるのが、クラウド型のメリットです。
また、クラウド型RPAツールでは継続的に機能のアップデートが行われます。
使用料を支払っていれば常に最新状態のRPAツールを利用できるだけでなく、アップデートの手間も必要ありません。
5.クラウド型RPAツールの2つのデメリット
ここまででクラウド型RPAツールのメリットをご紹介しましたが、デメリットも存在します。クラウド型のメリット・デメリットを把握した上で、RPAツールを選定することがベストです。
ここでは、クラウド型RPAツールのデメリットを2つご紹介します。
- セキュリティリスクがある
- Webブラウザ上の業務に限定される
それぞれ詳しくみていきましょう。
5-1.セキュリティリスクがある
クラウド型RPAツールはインターネットを通じて利用するため、情報漏えいやサイバー攻撃といったセキュリティリスクが少なからず存在します。
個人情報や機密情報が多く含まれる業務内容の場合は、オンプレミス型や開発型のRPAツールを導入し、自社内でセキュリティ対策をしっかりと行う方が良いケースもあります。
5-2.Webブラウザ上の業務に限定される
クラウド型RPAツールはインターネットを通じて利用するため、自動化できる対象がWebブラウザ上の業務に限定されてしまいます。
ローカルで保存しているファイルや、自社サーバーで稼働している社内システムなどの操作ができないため、それらを使った業務が多い場合は導入効果が低くなる可能性があります。
ココがポイント
開発型・オンプレミス型なら、クラウド型RPAツールとは違って自動化できる範囲が広がる
6.RPAツールなら「RaBit」がおすすめ
最後に、当社が開発・提供しているRPAツール「RaBit」についてご紹介いたします。「RaBit」はオンプレミス型に該当するRPAツールであり、働き方改革や生産性向上に取り組んでいる中小企業のお客様を中心にご好評いただいております。
「RaBit」の特徴は次の通りです。
- 低価格でコストパフォーマンスに優れる
- 幅広い業務の自動化ができる
- 充実のサポート体制で安心して利用できる
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6-1.低価格でコストパフォーマンスに優れる
「RaBit」は「初期費用6万円」「月額1万円から」といった低価格から導入できるRPAツールです。
オンプレミス型の中でも圧倒的に低価格であり、クラウド型と同様に導入コストを抑えられます。
そのため、RPA化のコスト面が気になるお客様も導入しやすく、手軽に業務の自動化に取り組んでいただけます。
6-2.幅広い業務の自動化ができる
「RaBit」では、入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集といったあらゆるパソコン業務を自動化できます。
パソコンにインストールして利用するタイプのため、ローカルファイルや社内システムなどを使う業務からWebブラウザで行う業務まで、幅広く対応しています。
6-3.充実のサポート体制で安心して利用できる
「RaBit」では、専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入・サポートまでをワンストップで行っています。
RPA化に伴う難しい設定をお客様ご自身で行う必要はなく、ご要望に沿った専用業務ロボットの完成まで弊社がフルサポートいたします。
また、RPAに熟知したプロフェッショナルなスタッフによるサポート体制を完備しており、導入後のトラブルにも迅速・丁寧に対応いたします。