手作業で行うと負担が大きい請求書のデータ化作業も、RPAを使って自動化できるのをご存知ですか？スキャナーやOCRツールを使ってRPA化すれば、時間がかかる請求書の読み取り作業を効率的に行えます。
この記事では、RPAで請求書の読み取りを自動化するのに必要なツールや注意点をご紹介します。
RPA化に適したOCRツールの選び方についても解説していますのであわせてご参照ください。
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1.請求書読み取りの自動化に必要なツールは？
RPAのシステムを利用すれば、請求書の読み取りやデータ化を自動化できます。とはいえ、読み取った文章をデータ化するには、RPAツール以外にもOCRなどの外部ツールが必要なのも事実です。
ここでは、請求書読み取りのRPA化に必要なツールについてご紹介します。
1-1.スキャナーや複合機などのデバイス
紙の請求書を読み取ってデータ化する場合、スキャナーやプリンター複合機といった物理デバイスが必要です。特に効率化を重視する場合は、即座にデータ化できるようにパソコンと接続して利用できるデバイスを利用するのがベストです。
なかには、スマートフォンなどのカメラで請求書を読み取りデータ化する方法もあります。外出先でも手軽に利用できる点がメリットですが、スキャナーやプリンター複合機で請求書を読み取る手段と比較すると、効率面や精度で劣ってしまうのは間違いありません。
それぞれのメリット・デメリットを把握したうえで、必要に応じた読み取りデバイスを用意する必要があるといえます。
1-2.スキャンした画像からデータを読み取るOCRツール
撮影やスキャンした請求書の文書画像から、文字や数字を読み取ってデータ化するには、「OCRツール」が必要です。OCRとは「Optical Character Recognition」を略したシステムで、日本語では光学文字認識と訳されます。
OCR技術が搭載されているツールを利用すれば、スキャンした画像から文字や数字を見つけ出し、文字データとして扱える仕組みです。
OCRを使った文字の読み取り技術は身近なところでも活用されており、銀行などでも振込用紙の読み取りにOCRが採用されています。普段の提携業務においても、パソコンへ打ち込む作業などを省き、請求書をお手軽にデータ化できるツールです。
ココがポイント
紙請求書の読み取り作業を自動化するには、OCRツールが必要不可欠
1-3.スキャン及びOCRの操作を自動化するRPAツール
スキャナーやプリンター複合機といったデバイスの操作や、OCRツールの操作を自動化するにはRPAツールを利用します。RPAとは「Robotic Process Automation」を指し、パソコン上で行う定型作業を自動化できるツールです。
RPAを利用すれば「スキャナーで文書を読み取る」「請求書等の読み取った文書をOCRツールで操作してデータ化」といった一連の作業まで自動化できます。
さらに、RPAは請求書の読み取りやデータ化だけではなく、その後のデータ処理まで自動化できます。取引先情報や明細項目などを細分化して取り込んだうえで、オフィスソフトに転記したり、会計ソフトへデータを入力したりといった作業も自動化が可能です。
RPAを使って請求書の読み取り業務を自動化すれば、人件費等を大幅に削減できるといえるでしょう。
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2.請求書読み取りにRPAを使用する際の注意点
請求書の読み取り作業をRPAツールでシステム化すれば、請求書の情報を入力したり転記したりする手間を省けるメリットがあります。しかし、すべての請求書読み取りをRPAツール等で自動化できるとは限りません。
ここでは、請求書読み取りにRPAを使用する際の注意点について解説します。
2-1.手書きの文書は正しく読み取れない場合がある
RPAツールを使って手書きの請求書読み取り作業を自動化する際、文字が荒かったり、枠線に文字が重なっていたりなどの要因で読み取りに失敗する可能性があります。
OCRツールのなかには手書き文字の読み取り率が高いソフトウェアもあるものの、100％確実に読み取りできる保証がないのも事実です。
そのため、手書きの請求書をRPAで読み取りする場合は、読み取り後にデータの内容が間違っていないのを確認したり、手書きの請求書のみ手作業で入力したりするなどのチェック工程が求められます。
2-2.請求書のフォーマットに応じた設定が必要
RPAを利用して請求書の読み取りを自動化するには、請求書のフォーマットごとの設定をしなければなりません。請求書はフォーマットによって何の情報がどこに書いてあるのかが異なります。
そのため、請求書のフォーマットごとにOCRでどのデータを読み取って、RPAでどのように操作するのかを調整する必要があります。
とはいえ、請求書ごとのフォーマットに合わせて読み取り範囲をひとたび設定すれば、何度でも再利用することが可能です。二度目は設定不要でできるため、もう一度RPAの設定をし直すといった手間の心配はありません。
2-3.スキャナーの紙詰まりなどで作業が止まる可能性がある
RPAツールで請求書の読み取り作業を自動化していても、スキャナーやプリンター複合機の紙詰まりやエラーといったデバイスの不具合で作業が停止してしまう点に注意が必要です。デバイスのエラーが起きると、パソコン上にもエラー画面が表示される事例があります。
しかし、エラー画面がパソコン上にまで表示されてしまうと、RPAが正常に動作できず想定外の動作をしてしまう可能性も。
そのため、大量の請求書をRPAツールで読み取る場合は、紙詰まりなどが起きていないか、全体の工程にトラブルがないかこまめにチェックする必要があります。必要に応じて、エラー通知機能があるRPAを利用するのもポイントです。
3.請求書読み取りのRPA化に適したOCRツールの選び方
請求書の読み取り作業をRPAツールで自動化する場合、RPAとの相性がいいOCRツールの選定が重要です。場合によっては「OCRツールを導入したのにRPAとの相性が悪くて自動化できない」といったトラブルも。
ここでは、請求書の読み取り作業をRPA化するのに適したOCRツールの選び方について解説します。
3-1.認識精度を重視する
OCRツールは製品によって対応文字数や認識精度が異なります。たとえば、手書きの請求書の読み取りが多い場合は認識精度の高いツールを利用するのがベストです。
特に機械学習機能が搭載されている「AI-OCR」のなかには、くせ字や誤字、枠外へのはみ出しなどまで対応できるソフトウェアもあります。
スキャナーを購入した際に付属する無料のOCRツールは、有料のソフトウェアより精度が劣ってしまう可能性があります。付属の無料OCRツールを使うと、請求書の読み取り作業をRPA化するには、要求する文字認識精度に達していない事例もあるためご注意ください。
3-2.RPAツールとの相性で選ぶ
RPAツールとの相性も、OCRツールを選択するうえで大切なポイントです。RPAツールは繰り返し作業の自動化を得意としているため、できるだけ操作画面がシンプルで請求書の読み取りの手順がわかりやすいOCRツールが最適といえます。
画面の切り替わりが一定でなかったり、操作手順が難しかったりするOCRツールだと、RPA側が対応しきれずエラーを起こしてしまう事例も。
場合によっては、せっかくRPAを導入したにもかかわらず、請求書の読み取り作業をうまく自動化できない可能性があります。
そのため、RPAツールで自動化する場合は使いやすいOCRツールの選定が大切です。
3-3.対応言語で選ぶ
OCRツールを選ぶ際は対応言語に注意する必要があります。多くの日本語OCRツールでは外国語に対応できないシステムがほとんどです。一部製品は外国語にも対応しているものの、文字認識精度がそこまで高くない事例も少なくありません。
そのため、外国語を取り扱うのであれば、外国語に専門対応しているOCRを利用するのがベストです。
製品によっては翻訳機能が搭載されたOCRツールもあるため、翻訳作業が必要な場合はそれらを利用するのも選択肢といえます。
4.まとめ
スキャナーやプリンター複合機といったデバイスと、OCRツールをRPAで自動化すれば、人の手では手間がかかる請求書の読み取りやデータ化にかかる一連の作業を効率化できます。
とはいえ、請求書の読み取りをRPAツールで自動化するにはいくつか気をつけるポイントがあるのも事実です。特に、自動化する前には請求書のフォーマットごとに合わせたRPAやOCRの設定が必要になり、調整にはある程度の専門知識が要求されます。
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