PC上の操作を自動化し、業務効率化に大きく貢献するとされるRPAツールは、近年建設業でも導入が進められています。
人の手によるヒューマンエラーで起きてしまうようなミスも、RPAツールに任せれば転記ミスなどのトラブルが一切発生しない点がメリットです。
この記事では、実際にRPAツールを建設業へ導入するメリット・デメリットとはなにか、実際に自動化できる建設業務例や導入までの流れについてご紹介します。
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1.RPAツールを建設業に導入するメリット
建設業では、CADやドローン、AI技術など近年ではさまざまDX化が推し進められています。なかでも、「低コストかつ導入効果を明確に実感しやすい」と言われているのがRPAツールです。
ここでは、RPAツールを建設業に導入するメリットについてご紹介します。
1-1.作業ミスを予防できる
RPAツールを建設業に導入する何よりのメリットが、作業ミスの予防効果です。
RPAツールは設定した作業を正確かつ迅速に繰り返すため、手作業における入力箇所の間違えやズレ、数字の見間違えといったトラブルは一切発生しません。
指定されたエリアの数値を、そのまま別の指定されたシステム・ソフトウェアに転記するため、PCを使った作業のミスを防ぎやすい点がメリットです。ミスがないかのダブルチェックをする手間も省けるため、作業者の心理的負担も軽減できます。
1-2.人件費の削減につながる
RPAツールを建設業に導入すれば、パソコンを使ったさまざまな定型業務を自動化できます。その結果、空いた人の手を別の業務に割り当てられるため、人件費を据え置きのまま生産性が向上します。
また、割り当てていた人員を削減して人件費のコストカットも実現可能です。
さらに、RPAツールは建設業の定型業務を効率的に自動化できるため、残業時間等の削減につながるのもメリットのひとつ。残業代などの人件費でお悩みの建設業にとって、RPAツールはトラブル解決につながりやすいソフトだといえます。
ココがポイント
RPAを建設業に導入すれば生産性アップに繋がるため、人件費の費用対効果アップにも繋がる
1-3.人材不足に備えられる
近年の日本では人材不足が声高に叫ばれていますが、RPAツールなら人手が足りない状況を改善する効果が期待できます。
特に、定型業務の単純作業をRPA化すれば人手をより重要度の高い業務へ割り当てられるため、人手の数はそのままに生産性を向上させられます。
労働人口が減少していくなか、限られた人数で建設業務を行うためシステムの効率化が急務です。そのような背景からDX化も推し進められていますが、RPAツールは特に効果を実感しやすいツールとして人気を集めています。
2.RPAツールを建設業に導入するデメリット
RPAツールは建設業でも導入が進んでいる便利なシステムですが、一方でいくつかのデメリットも存在します。ただ単にRPAツールを建設業へ導入しても、考えていたような導入効果が得られなかった事例も少なくありません。
ここでは、RPAツールを建設業に導入するデメリットについてご紹介します。
2-1.RPA化に向かない業務もある
RPAツールは、建設業で行うすべての業務をRPA化できるとは限りません。
RPAツールには、「パソコン上だけで操作する作業」「手順が定まっている定型業務」などの条件を満たさないと、業務を効率化できない可能性があります。
特に、その都度人による判断が必要な業務などは、RPA化に向いていません。RPAツールは「繰り返し行う定型業務以外の自動化が実現できない可能性がある」点に注意が必要です。
なお、近年ではAIなどとの併用により、RPAツールで柔軟な対応を実現するシステムも登場しつつあります。
ココがポイント
RPA化に向かない業務も、ほかのシステムと連携させて自動化できる範囲を広げられる可能性がある
2-2.運用体制を整える手間がかかる
建設業に限らず、RPAツールを導入するときは運用体制を整えなければならない点がデメリットです。RPAツールは、ソフトウェアごとにそれぞれの操作方法を求められます。
また、「一度自動化設定をすればそれで終わり」といったわけでもなく、定期的なメンテナンスなどの運用管理が必要です。
そのため、RPAツールの運用マニュアルを作成したり、管理担当者を決定したり、システムを運用するための体制を整える手間が掛かってしまいます。とはいえ、一度運用体制が整ってしまえば自然とノウハウが積み重なってくるため、より業務の効率化を実現しやすくなります。
3.RPAで自動化できる建設業の業務例
RPAツールは建設業でも導入が進みつつあり、さまざまな定型業務の自動化に役立っています。
ここでは、建設業のなかでもRPA化に向いている業務例について、RPAで自動化できる建設業の簡単な事例をご紹介します。
3-1.メール送付などのバックオフィス業務
取引先へのメール送付など、バックオフィス業務の多くはRPA化による効率化が可能です。たとえば、注文データが届くと自動的に書類を作成し、それらをメールに添付して送る作業まで自動的に行えます。
自社のデータベースにあるデータを抜き出して書類を埋める作業もシステム化できるため、見積作成や原価計算までもRPAで自動化することが可能です。
また、取引先ごとに異なるフォーマットも、一度設定するだけで異なるデータ形式への対応を自動化した事例もあります。
3-2.図面や作業記録などのデータベース管理
建設業では欠かせない図面や作業記録といったデータベース管理も、RPAツールで自動化できる業務例のひとつです。データ登録の受付処理やファイルのコピーをはじめ、作業記録などの膨大なデータの管理は取扱業務が増えるほど負担も増えていきます。
特に繁忙期では担当者に大きな負担が掛かり、なかには人員不足だと登録作業に遅れがでてしまう事例も。
RPAツールを使って建設業の図面や作業記録のデータベース管理を自動化すれば、人材教育などの手間も減り大幅なコストカット＆業務の効率化を期待できます。
ほかにも、顧客情報や求人応募者など、リスト管理業務もRPA化による効率化が可能です。
3-3.建設業の許可番号の自動取得
RPAツールなら、建設業の許可番号を取得する作業も自動化できます。
「Webスクレイピング」と呼ばれる仕組みに対応したRPAツールなら、国土交通省のホームページ上で発注先の企業名を自動的に検索し、建設業の許可番号を取得することが可能です。
従来では、サイトにアクセスして検索結果を見たあとで照合・確認をする手間がかかってしまいます。RPAで建設業の許可番号確認を自動化すれば、空いた人手をほかの作業に注力できる点がメリットです。
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4.建設業でRPAを導入する流れ
建設業には、RPAツールを導入すれば効率化できるバックオフィス業務が多数存在します。とはいえ、「ただRPAを導入すれば業務効率化の効果を得られる」とは限りません。建設業へRPAをスムーズに導入するには、正しい段階を踏んで取り入れる手順が大切です。
ここでは、建設業でRPAツールを導入する流れについてご紹介します。
4-1.自動化する対象業務を洗い出す
はじめに、RPAツールはすべての建設業務を自動化できるわけではありません。そのため、自動化できる対象業務を洗い出す作業が必要不可欠です。現在行っている業務内容を明確にしたうえで、どの部分をRPA化できるか決める必要があります。
また、あらためて業務内容を振り返ることで、RPAを導入する前に効率化できるポイントが見つかるかもしれません。
自動化したい対象業務が多い場合は、すべてをいきなりRPA化しようとはせず、もっとも工数の多い作業を自動化してみましょう。
いきなりすべての業務をRPAで自動化するとトラブルの元になってしまうため、対象業務に優先順位を付けて徐々にRPA化するのをおすすめします。
4-2.自社の業務に適したRPAツールを選ぶ
RPA化する対象業務を洗い出したあとは、建設業務を自動化するのに適したRPAツールの選定が大切です。RPAツールによって、自動化できる業務の得手不得手が異なります。そのため、自社の業務に適したRPAツールを選ぶと導入効果を最大限得やすくなります。
ソフトウェアの違いなどが分からない場合は、RPAツールのベンダーが公開している導入事例などをチェックするのもポイントです。
また、RPAツールには使いやすさやコスト、機能面などソフトウェアによってさまざまな特色があります。業務システムに合っているか確認するのはもちろんのこと、自社が求めている状況にマッチしたRPAツールの選定がベストです。
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4-3.ツールを導入し、運用・保守を行う
RPAは「導入すればそれで終わり」といった魔法のようなツールではありません。RPAツールを導入したあとは、定期的なメンテナンスや保守管理が求められます。
特に、自社で使っているシステムのバージョンアップなどがされた場合、UIが変更されるとRPAの動作が正しく適応されず、業務がストップしてしまう事例も。
RPAツールを導入したあとは、自動化した業務上で使用しているソフトウェアの状況も適宜確認しなければなりません。
また、RPAツールの導入効果を確認する作業も大切です。実際にどれだけの業務時間を削減できたか、導入効果が得られていない場合は何が問題なのかを見極める必要があります。
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まとめ
RPAツールは、近年DX化の進む建設業でも取り入れられているシステムのひとつです。特にバックオフィス業務などの単純作業を効率化させられるほか、転記ミスなどのヒューマンエラーを未然に防ぐ効果も期待できます。
単純な作業だったとしても、それが1日に何十、何百と積み重なれば時間が取られてしまうのは間違いありません。そのような作業をRPAによりシステム化すれば、業務効率を大幅にアップさせられます。
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