さまざまな業務において、データ入力作業は欠かせません。データ入力作業と言っても、書類やアンケートなどの紙資料をパソコンでデータ化したり、勤怠データなどを給与計算システムで計算したりするなど、「別システムからデータを転記する作業」も多く見られます。
そのようなデータ入力業務もシステム化で自動化すれば大幅に業務効率を引き上げることが可能です。
この記事では、データ入力業務を効率化する方法とはなにか、課題から自動化する方法まで具体的に解説します。メリットや必要なポイントについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.データ入力業務が抱える3つの課題
データ入力は経理や人事、営業まで幅広い業種で見られる業務のひとつです。データ入力は自動化できるポイントが多々見受けられるものの、実際には効率化に取り組めていない事例も少なくありません。
- ヒューマンエラーで転記内容にミスがある
- 作業コストが大きい
- タスクの処理能力に個人差が生まれる
ここでは、データ入力業務が抱える3つの課題について解説します。
1-1.ヒューマンエラーで転記内容にミスがある
データ入力業務が抱える課題のひとつに、ヒューマンエラーによる転記内容のミスで、データの信用性を損なってしまう面があげられます。たとえば、事前に入手したWeb上の口コミや競合他社の売上価格などのデータを自社システムに転記する際、ヒューマンエラーで内容にミスがあるとレポート段階でミスが浮き彫りになってしまいます。
また、転記だけでなく顧客への見積書を制作するときも、誤って原価表シートをつけたまま送付してしまうような事例があるのも事実です。データ入力業務自体は単調な作業だからこそ、ちょっとした気の緩みやヒューマンエラーのミスから大きなトラブルを招いてしまいます。
1-2.作業コストが大きい
データ入力業務には作業コストが大きく、従業員や会社に目に見えない負担を掛けているのが課題です。一つひとつの作業負担自体は大きくないものの、単調な作業ゆえに集中力が欠けてしまったり、ミスがないように注意することで精神的なストレスを覚えてしまったりします。
また、データ入力業務が非効率的な手法で進められていたり、入力すべきデータ量が多かったりすると、残業などの人件費がかさばってしまう原因になる可能性も否定できません。
1-3.タスクの処理能力に個人差が生まれる
データ入力業務を効率化していないと、タスクの処理能力に大きな個人差が生まれてしまうのも課題です。具体的には、「知識がなく作業がいちいちストップしてしまう」「タイピングが不慣れで処理内容にミスが多い」「個々の作業スピードが大きく異なる」などです。
特に、タイピングが不慣れな従業員や知識が乏しい新入社員は、データ入力をスピーディに終わらせられず、パフォーマンスに大きな差が出る可能性もあります。
任される作業量自体は同じでも、処理できる量やスピードに大きな差が生まれるため、データ入力が非効率的なままだと一人あたりの業務量に個人差が生まれてしまう原因になります。
ココがポイント
データ入力業務は誰でも取り組めるからこそ、作業品質に大きな差が生まれる
2.データ入力業務を効率化する方法とは
単純ながらもミスが許されないデータ入力業務には、効率化・自動化する手法が多数登場しています。データ入力業務を効率化する代表的な手法は以下のとおりです。
- 業務マニュアルの作成
- エクセルのマクロを活用する
- AI-OCRを活用する
- RPAツールを導入する
ここでは、データ入力業務を効率化・自動化する手法について解説します。
2-1.業務マニュアルの作成
データ入力業務の効率化方法に、業務マニュアルの作成があげられます。データ入力の手順を明確化して作業効率を向上させれば、不明点のやり取りや部門全体の処理能力を引き上げられます。
また、新入社員などでも作業を効率的に進めやすくなるのがメリットです。新人教育や業務の品質管理にも貢献してくれるため、経験の浅い従業員でも熟練者と同じようなパフォーマンスを発揮しやすくなります。
データ入力業務は効率化できるポイントが多く、定型業務がほとんどなため、業務マニュアルを作成しやすくなっています。
2-2.エクセルのマクロを活用する
エクセルのマクロを活用してデータ入力業務を効率化・自動化するのも方法のひとつです。エクセルにはマクロ機能やVBAによるマクロ作成機能が搭載されており、エクセル上で操作した手順を繰り返して作業を自動化できます。
その結果、商品価格表をもとに見積書へ自動転記するデータ入力作業なども効率化できるのがメリットです。
エクセルのマクロを活用するには開発タブを表示する必要があります。開発タブは「ファイル＞オプション＞リボンのユーザー設定＞“開発”にチェック」で開放することが可能です。ほかにも、VBAなどのプログラミングでエクセルを使ったデータ入力作業を効率化する手法も存在します。
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2-3.AI-OCRを活用する
データ入力を効率化する手法にAI-OCRを活用するのもポイントです。OCR(Optical Character Recognition)とは、紙などに書かれた描き文字を読み取り、自動的に電子データ化してくれるツールを指します。
OCRを使えば紙で送られた請求書や納品書などを読み取り、特定の手順に沿って自社システムフォーマットへ自動転記できます。データ入力を効率化できるだけでなく、転記ミスなどで大きなトラブルを減らしやすいのもメリットです。
ココがポイント
RPAツールとAI-OCRを組み合わせたシステムも登場している
2-4.RPAツールを導入する
データ入力の効率化・自動化に、RPAツールの存在は欠かせません。RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン上で行う定型業務のほとんどを自動化できるツールです。RPAツールを利用すれば、あらかじめ設定した手順に則ってパソコン上の幅広い操作を自動化できます。
特に、単純な定型業務の自動化に優れており、データ入力の効率化も容易に実現できるのが特長です。ただし、RPAにはさまざまなシステム・ソフトウェアが登場しており、自社のニーズに合ったツールを導入する必要があります。
データ入力以外にも、作業手順の定まった業務の多くを効率化できるため、近年では多くの企業でRPAツールの導入が進められています。
3.データ入直業務の効率化で得られる3つのメリット
データ入力業務を自動化すれば、主に以下3つのメリットを得られます。
- 工数を削減できる
- 入力ミスを防止できる
- タスク処理の効率をアップさせられる
ここでは、データ入力業務の自動化で得られる3つのメリットについて解説します。
3-1.工数を削減できる
データ入力業務を効率化するメリットに、工数を削減できるメリットがあげられます。データ入力業務の効率化・自動化を実現すれば、一部作業の工数を削減できるため、担当者がほかの業務に注力しやすくなるのがメリットです。
たとえば、資料作成などに使うデータ入力を効率化すれば、営業担当者は顧客獲得へのアプローチに向けて注力しやすくなるため企業の成長力にも繋がります。データ入力を効率化して業務工数を削減すれば、企業の成長につながるコア業務に対して、優秀な人材のスキルを遺憾なく発揮できるのがポイントです。
また、データ入力の効率化・自動化すれば担当者一人ひとりの負担を軽減できるため、仕事へのモチベーションを高める効果も期待できます。
3-2.入力ミスを防止できる
データ入力業務の効率化・自動化を行うメリットに、入力ミスの防止効果があげられます。データ入力業務は単調ながらも大切な作業で、肝心の転記データにミスがあると資料全体の信用度が低下してしまうのは避けられません。
しかし、データ入力はどれだけ気をつけていてもつい集中力が低下してしまったり、ヒューマンエラーで入力ミスが発生したりする事例が多々見受けられます。RPAツールなどでデータ入力業務を効率化・自動化すれば、入力ミスを防止して、振り返りチェックなどの業務負担を削減できる効果も期待できます。
3-3.タスク処理の効率をアップさせられる
データ入力の効率化によって得られるメリットに、タスク処理の効率をアップさせられる点があげられます。たとえば、RPAツールなら24時間365日連続で稼働できるほか、入力・転記ミスも発生しません。
そのため、RPAツールが夜間にデータ入力を自動で行い、翌日朝に必要な資料の基礎を完成させることも可能です。タスク処理を効率化した結果、会社全体の生産性も高まり、企業成長につながる効果が期待できます。
4.データ入力業務の効率化に取り組むうえで大切なポイント
データ入力業務の効率化・自動化を実現するため、近年ではさまざまなツール・ソフトウェアが登場しています。とはいえ、既存業務の内容などを把握せずにデータ入力業務を自動化しようとするのはおすすめできません。
データ入力業務の自動化に取り組むうえで大切なポイントは以下のとおりです。
- 自動化の必要性を振り返る
- 既存業務を可視化する
- 現場の協力を得られる環境づくり
- 導入効果の測定
ここでは、データ入力業務の自動化を実現したい方に向けて、各ステップを解説します。
4-1.自動化の必要性を振り返る
はじめに、データ入力の効率化・自動化を実現する前に、その必要性があるか振り返ることが大切です。たとえば、データ入力業務の発生は月に1回程度で、そこまで負担に感じるわけでもなければ、無理にツールなどを導入して業務を自動化する必要性は薄いのも事実です。
逆に、データ入力をツールで効率化・自動化して得られたメリットよりも、システムの導入・運用費によってコストパフォーマンスが悪く感じてしまう可能性も否定できません。
場合によっては、エクセルマクロでデータ入力の自動化を実現するなど、どのような規模の効率化・自動化を求めているか「必要性」を深掘りするのをおすすめします。
4-2.既存業務を可視化する
データ入力業務を効率化するときは、既存業務の可視化も忘れず行うことが大切です。たとえば、「データ入力を効率化すれば業務全般が効率化される」と考えて導入したら、別のポイントにボトルネックとなる課題があり、思ったような導入効果が得られない事例もあります。
そのため、データ入力業務を含む既存業務を可視化して、どのような作業手順になっているのか、効率化・自動化すべきポイントはどこかを浮き彫りすることが大切です。そのうえで、マクロやRPAツールを活用できるかどうか、各業務別に照らし合わせていくのをおすすめします。
4-3.現場の協力を得られる環境づくり
データ入力の効率化には、現場の協力を得られる環境づくりも欠かせません。業務フローに変更が生まれると現場に負担が掛かるほか、システムへの不信感からうまく活用してもらえない事例があるのも事実です。
そのため、システムの活用によってどのようなメリットを得られるのか、ほかの導入事例などを紹介して現場から意欲的に活用してもらえる環境づくりが大切です。
また、現場の協力を得られれば、「◯◯のような業務も自動化できるのではないか」と、データ入力以外に効率化できる作業も発掘しやすくなります。
4-4.導入効果の測定
データ入力を効率化・自動化するツールを導入したら、実際にどの程度業務や人的コスト削減を実現できたのか、導入効果を測定することも大切です。ツールを導入してから実際に得られたデータを現場に共有すれば、現場の協力も得やすくなります。
データ入力の効率化における導入効果の測定では、「各業務に掛かっていた人・ツールごとの時間」「ミスの発生頻度」「作業全般の削減できた時間」などのチェックをおすすめします。
データ入力の業務量によっては、効率化に活用するツールがオーバースペックになってしまう事例も少なくありません。必要以上の利用費が掛かるとコストパフォーマンスも悪化するため、データ入力を効率化するときは、自動化したい作業の規模に見合ったツールを選定する必要があります。
5.データ入力の効率化なら「RaBit」にお任せ
データ入力にはさまざまな課題があり、転記ミスや担当者の作業負担を削減するために効率化・自動化ツールを導入する事例も多くなっています。また、ツールの導入以外にも「業務マニュアルの作成」「エクセルマクロの活用」など、簡単なデータ入力業務なら効率化できる手法があるのも事実です。
一方で、大掛かりなデータ入力や紙ベースの資料をデータ化するときは、AI-OCRやRPAツールの導入をおすすめします。大量のデータ入力業務も効率化できるほか、作業負担や残業コストを減らすだけでなく、生産性のある業務に人材を注力して成長力を高める効果も期待できます。
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