ちょっとした単純作業をするだけで、パソコン仕事の効率化を実現できます。なかには、業務効率化を実現する手法として大企業で導入されるツールがあるのも事実です。
この記事では、パソコンを使った仕事を効率化する7つの方法についてご紹介します。
パソコン作業を自動化できるツールについても触れていますので、あわせてご参照ください。
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1.パソコンを使った仕事を効率化する7つの方法
パソコンを使った仕事を効率化するにはさまざまな手法があります。デスクトップのファイルやデータの管理方法から、Microsoft ExcelやWordを使った便利な自動化手順まで、コツを押さえれば業務効率化を目指せるのは間違いありません。
ここでは、パソコンを使った仕事を効率化する7つの方法についてご紹介します。
1-1.ファイルやデータを整理する
パソコンを使った仕事を効率化するためには、はじめにファイルやデータを整理するのがベストです。日々の仕事で使用しているファイルやデータを整理しておけば、必要なタイミングで求めているデータにアクセスしやすくなり、仕事の効率化を実現できます。
デスクトップ画面に不要なファイルを保存している方は適宜削除したうえで、系統ごとにフォルダを作り、データやファイルを管理するのがおすすめです。
VBAやRPAツールを使うと、ファイルの更新時間などをもとに、不要なファイルを自動的に別フォルダに仕分けたり、削除したりするのを自動化できます。
1-2.ショートカットキーを使用する
パソコン仕事を効率化させる手法のひとつに、ショートカットキーの駆使があげられます。ショートカットキーとは、「ALT＋Tab」などの同時押しでページ切り替えができるなど、特定の動作を即座に行える操作です。
代表的なショートカットキーでは、「Ctrl＋C」でコピー、「Ctrl＋V」で貼り付けなどがあげられます。
マウスのカーソルやキーボードのホームポジションから動かす指を最小限に抑えられるため、業務を効率的に進めやすくなります。
ほかにも、Webブラウザで「ALT＋←キー」で前のページに戻ったり、「ALT＋→キー」で次のページに進んだりする手法も。開いているタブの全域を指定する「Ctrl＋A」などのショートカットキーを駆使すれば、作業時間を短縮できます。
ココがポイント
パソコンだけでなく、Excelなどのソフトウェア単位でもショートカットキーが存在するため、それらをチェックするのも大切
1-3.連絡業務を行うタイミングを決める
パソコン仕事を効率化する手法のひとつに、連絡業務を行うタイミングをあらかじめ決めておく方法があげられます。メールやチャットなどの確認・返信をどのようなタイミングで決めておけば、対応時間をコンパクトに収められるのがポイントです。
また、パソコンを使った仕事そのものに集中できる時間づくりにつながるのもメリットのひとつ。連絡業務とそれ以外の仕事をメリハリつけて作業できるため、パソコン仕事の効率化につながります。
1-4.よく使う文章を辞書登録する
メールなどでよく使用する文章を、辞書登録機能を使って簡単に入力できるようにするのもパソコン仕事の効率化に役立ちます。特にタイピングが不得意な人にとっては大きなメリットがあり、ビジネスメールの挨拶などを登録するだけで簡単に入力できるのもポイントです。
文章だけでなく、よく使う単語や定型文、記号などを辞書登録するだけで、パソコン仕事の大幅な効率化を実現できます。パソコンの辞書に登録する文章や変換ワードは自分好みに調整できるため、頻出する文章などがないか振り返ってみましょう。
1-5.エクセルやワードの機能を活用する
エクセルやワードには、便利な効率化機能が複数搭載されています。
たとえば、エクセルの便利な関数やマクロ機能を使えば、特定の動作を自動化することが可能です。また、ワードのテンプレート機能などを有効活用すれば、ファイルを作成する都度新規で執筆する必要もなくなります。
お知らせや案内文書などで同じような始まり文であれば、テンプレート機能に登録・呼び出しをするだけで、簡単な書き換えだけで作業を終了できます。人の手が必要な仕事に集中できる環境づくりに役立つため、エクセルやワードの機能を有効活用するのは欠かせません。
1-6.デュアルモニタを使用する
デュアルモニタとは、パソコンのデスクトップ画面を2つのモニタに分けて表示する手法です。2つのデスクトップ画面が用意できるため、片方ではエクセルやワードの作業をしつつ、もう片方では大きく表示した手順書や別資料を参照することができます。
単純な作業領域が広がるほか、見比べながら作業ができるため、パソコン仕事の効率化に大きく貢献します。
近年では、1つのモニタで大きな作業領域を確保できるウルトラワイドモニタなども登場しており、パソコン仕事を効率化させたい場合はそれらをチェックするのもポイント
1-7.必ず使うアプリをパソコン起動時に自動で立ち上げる
仕事でいつも使うアプリが定まっている場合は、パソコン起動時に自動で立ち上げる設定にするのも効率化につながります。
仕事でかならず使用するアプリを「スタートアップ」に設定すれば、パソコンの立ち上げと同時に起動されるため、業務を効率的にスタートさせられるのがメリットです。
Windows10では、「画面左下のWindowsマークを右クリック」→「設定」→「アプリ」→「スタートアップ」から、起動時に自動で立ち上げるアプリを選択できます。
2.パソコン仕事の効率化ならRPAツールもおすすめ
パソコンを使った仕事を効率化させるなら、RPA(Robotic Process Automation)ツールを利用するのもポイントです。上記でご紹介したのは主に「人の手でパソコンを操作する際に効率化する手法」ですが、RPAツールなら人の手を介在させる必要もなく業務を自動化できます。
作業クオリティを平均化したままパソコン仕事を大幅に効率化できるため、さまざまな企業が導入を進めているのも事実です。
ここでは、パソコン仕事の効率化にRPAツールがなぜおすすめなのか、実際の事例などを交えつつメリットをご紹介します。
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2-1.RPAツールで効率化できる仕事の例
RPAツールなら、パソコン仕事の多くを効率化できます。RPAツールはパソコンを使って操作する定型業務のほとんどを自動化できるため、仕事の効率化をダイレクトに実現できるのがポイントです。
たとえば、Webサイトから顧客情報を自動的に取得して営業リストを作成したり、エクセルに入力されたデータを自社システムへ転記したりする作業を自動化できます。
転記作業などでヒューマンエラーが起きる心配もないため、ミスを抑制したり、作業時間を短縮したりできるのもメリットです。必ずしも人の手で行う必要のないパソコン上の単純作業や反復作業は多く、RPAツールで効率化すれば生産性のある仕事に注力できます。
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2-2.RPAツールを導入する方法
RPAツールを導入するときは、自動化したい業務に合ったソフトウェアを導入する必要があります。ツールを導入する前に業務を洗い出さないと、肝心のシステムを導入してから「思ったような導入効果を得られなかった」と頭を悩ませてしまう事例も少なくありません。
RPAツールによっては、特定のシステムとの相性が悪い可能性もあります。そのため、業務プロセスを振り返ったうえで、どのようなRPAツールを導入すべきかを比較検討する必要があります。
肝心のツール導入では、ベンダー側が導入・設定サポートを取り入れている事例もあるため、それらを利用するのもポイントです。
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2-3.自社に合うRPAツールの選び方
自社に合うRPAツールの選び方として、自動化したい内容に合っている機能が備わったRPAツールを選ぶことが大切です。RPAツールによっては、自社システムを使った自動化ができない事例もあり、導入コストだけがかさんでしまうおそれもあります。
たとえば、「クラウド型RPA」はパソコン上の仕事を効率化できますが、あくまでウェブブラウザ上の作業に限定されます。
一方で「デスクトップ型RPA」は、1つのパソコン上で各ソフトウェアを使った定型業務を効率できるのが特徴です。しかし、複数端末をまたいだ自動化は行えません。
「サーバ型RPA」は、自社サーバ内で働くため複数のパソコンを接続し、業務を横断して効率化できます。大量のデータを管理できる一方で、導入などの手間がかかってしまうのも事実です。
RPAツールの選び方では、「使いやすさ」「費用」「サポート体制」などをピックアップするのもおすすめです。なかでも、使いやすさは現場の担当者ごとに体感が異なるほか、実際の利用者からの理解を得られないと満足の行く自動化の効果を得られない可能性もあります。
そのため、余裕があれば現場担当者の意見を聞いたうえで、使いやすそうなツールの費用・サポート体制等を比較検討するのがベストです。
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3.まとめ
パソコン仕事では、手順を省略できるショートカットキーや、システムで自動化できる作業内容を把握するのが大切です。便利機能を有効活用すれば、パソコン仕事の効率化を大きく高められます。
しかし、個人単位で取り組んでいては、部署や会社全体の仕事効率を引き上げるのが難しいのも事実です。一方でRPAツールを導入すれば、単純作業を自動化できるため、より生産性の高い仕事のみに社員が集中しやすくなります。
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