近年では、さまざまなワークフローを自動化して業務効率化を目指す企業が多くなっています。人材不足が顕著になるなか、業務効率化は企業にとっても急務です。
この記事では、ワークフローを自動化する手順についてご紹介します。注意点やワークフローを自動化するのにおすすめのツールについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.ワークフローの自動化とは
ワークフローの自動化とは、言葉どおり「業務の一連の流れ」を自動化する手法です。さまざまな意思決定や業務手続きを行う際に、一定のルールや慣習に沿って行う一連の流れはワークフローと呼ばれます。
たとえば、なにかの備品を購入申請するとき、「上司へ申請書提出→承認→管理部長へ提出→担当総務が確認→発注」といった手順を経ている企業も少なくありません。
そこで近年では、さらに発展した「ワークフローシステム」を用いた自動化が人気を集めつつあります。ワークフローを自動化すれば、社内で行われるさまざまな申請・稟議などの手続きをシステムによりスピーディに推し進められます。
意思決定スピードを迅速化するだけでなく、ペーパーレス化を推し進められたり、書類作成・承認作業の負担を軽減したりするなど、DXの推進に大きく役立つのがワークフローの自動化です。
テレワークを始めとする多様な働き方改革にも役立つとして、多くの企業が導入を進めつつあります。
ココがポイント
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2.ワークフローを自動化するためのツール
ワークフローを自動化するには、専用のシステムなどのいくつかのツールを導入するのがベストです。さまざまな手順の時短につながるだけでなく、業務を効率化させる効果も期待できます。
ここでは、ワークフローを自動化するためのツールについてご紹介します。
2-1.ERPツール
ERP（統合基幹業務システム）ツールとは、企業の会計から人事、物流や販売まで幅広い基幹業務を統合して効率化できるシステムです。通常は個別に管理されているシステムも、ERPツールを通して各システムを連携させることで、企業内資源を一元的に管理できます。
たとえば、販売管理システムで管理しているデータをリアルタイムで別部門・会社全体の帳票に反映させる仕組みもERPツールなら実現可能です。部署や部門ごとにデータを取得する手間や、データの二重化といったトラブルを防ぎやすくなります。
ワークフローを自動化するうえで、各システムの連携力は非常に大切です。ERPツールは、そのようなワークフローの自動化において各システムの橋渡し的存在として役立ちます。
2-2.MAツール
MA(マーケティングオートメーション)ツールとは、各マーケティングの自動化・効率化を実現できるツールです。営業担当がアプローチすべき新規の見込み顧客を可視化できるため、商談化までのフェーズをスピーディに推し進められます。
そのため、成約率を引き上げる場面でもMAツールが役立ちます。
また、営業に関するデータ入力やリストの作成など、マーケティング業務には工数が多いのも事実です。そのような作業もMAツールなら効率化できるため、ワークフローの自動化にも貢献します。
2-3.RPAツール
RPA(ロボティックプロセスオートメーション)ツールとは、PC上で行う定型業務の多くを自動化できるツールです。人の判断が求められない反復作業や転記作業をはじめ、システム間のデータ移動も自動化できます。
システムやブラウザ間を横断した定型業務も自動化できるため、事務管理業務などの大幅な効率化が可能です。ワークフローの自動化において、書類申請者のデータを自動的に転記したり、照合したりする働きをもちます。
「対象者を抽出して申請依頼を出す」といった一連の処理もRPA化できるため、ワークフローの自動化に大きく役立ちます。
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3.ワークフローを自動化するメリット・デメリット
ワークフローを自動化すれば業務効率化に役立つなどさまざまなメリットがある一方で、デメリットがあるのも事実です。
ここでは、ワークフローを自動化するメリット・デメリットについてご紹介します。
3-1.メリット
ワークフローを自動化するメリットとして、「業務の効率化」「生産性アップ」「ヒューマンエラーの防止」などの効果があげられます。ワークフローのなかには、人の判断が必要のない手順が多く存在するのも事実です。
そのような生産性の低い業務手順を自動化すれば、業務効率の大幅なアップが見込めます。また、ワークフローを自動化すればヒューマンエラーの防止につながるのもポイントです。
RPAツールなどのソフトウェアは人の手よりも確実にデータの転記作業などが行えるため、簡単なケアレスミスによる書類手続きのトラブルを防げます。また、作業の正確性が高まった結果、見返す手間などを削減するメリットも存在します。
3-2.デメリット
ワークフローを自動化するデメリットとして、「ツールの導入が必要」「運用コストが掛かる」「システムトラブルで業務に支障が出るリスク」などがあげられます。ワークフローを自動化するには、専用ツールの導入が必要不可欠です。
専用ツールには初期の導入コストがかかるほか、月々の運用コストまでかかるケースも少なくありません。また、自社システムをまたいで自動化する環境を構築するには、オンプレミス型システムの導入などいくつかの手間がかかってしまう事例も。
加えて、ワークフローを自動化しているツールに不具合が発生した場合、一連の手順がストップしてしまい、業務に支障が出てしまうリスクがあるのも事実です。
ワークフローを自動化すればさまざまなメリットがある一方で、システムの導入・運用保守などのリスクがデメリットとなってしまいます。
ココがポイント
ワークフローのデメリットは主に運用・保守の手間で、ほとんどは業務効率化などのメリットが上回る
4.ワークフローの自動化にオーダーメイドRPAがおすすめな理由
ワークフローを自動化したい場合は、自社に合ったシステムを導入するのがベストです。しかし、どのようなシステムがあっているのかわからない、自社のITスキルに不安があるなどの理由で導入に踏み切れていない方も少なくありません。
そこでワークフローの自動化におすすめなのがオーダーメイドRPAの「RaBit」です。
ここでは、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」がおすすめな理由についてご紹介します。
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4-1.自社のワークフローに合うRPAが導入できる
「RaBit」なら、自社のワークフローに合うRPAを導入できます。「RaBit」はヒアリングから設計、実装、導入までワンストップでご依頼いただけるため、運用に必要なシステムを見落とすことなく実装できます。
また、ワークフローを自動化する際、ツールの導入前後でトラブルが発生してしまう事例も少なくありません。オーダーメイドRPAツール「RaBit」なら、導入前後も徹底的にサポートします。
自社のワークフローに合ったシステムを構築するため、導入後に「自社システムと合わない！」といったトラブルが発生する心配もありません。
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4-2.導入後も手厚いサポートが受けられる
オーダーメイドで制作できるRPAツール「RaBit」は、導入後もプロのスタッフによる手厚いサポートを受けられる点がメリットです。ワークフローの自動化に活用するツールによってはサポートを受けられず、導入前後でトラブルが発生してしまう事例が度々見受けられます。
一方で「RaBit」なら、プロがヒアリングから導入、運用サポートまで徹底して行います。また、100名を超えるプロのオペレーターがトラブルのご相談にも対応しているため、お困りごとをスピーディに解決できるのもメリットです。
自社のITスキルに不安を覚えているなど、手厚いサポートでワークフローを自動化したいとお考えの方にも安心してご利用いただけます。
4-3.低コストで導入できる
オーダーメイドでRPAツールを制作するサービスの「RaBit」は、ほかのRPAツールと比べて低コストで導入できる点も特長です。初期費用は66,000円からと従来のRPAツールよりも安価で導入・運用していただけます。
そのため、ワークフローの自動化を考えていてもコストがネックで導入に踏み切れていなかった中小企業の方も利用しやすいのがメリットです。さらに、月々の費用は、10,450円と、ランニングコストを抑えられるのも特徴のひとつ。
低コストで導入できるRPAツールをお探しの方は、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。
5.まとめ
近年ではワークフローの自動化が注目されています。人の判断が不要な手順をRPAツールなどで自動化すれば、業務の効率化に繋がるだけでなく、ヒューマンエラーの防止などさまざまなメリットを得られます。
しかし、ワークフローを自動化するにあたってシステムの刷新やツールの導入など、いくつかの手間がかかってしまうのも事実です。そのような導入前後にはトラブルが付きもので、場合によってはコストを掛けても思ったようなワークフローの自動化を実現できなかった事例も。
もしワークフローの自動化を確実に行いたい場合は、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。専門のプロがヒアリングから設計・導入・運用までワンストップでサポートするため、定型業務を始めとするワークフローの自動化を実現します。