会社によって特殊な手順を経ている事例も多い印刷業務では、データ入稿を始め繰り返し行う定型業務が多く含まれています。
そのような定型業務を自動化するのに役立つツールがRPAです。RPAなら、印刷業務を始めとしたさまざまな作業の自動化に役立ちます。
この記事では、RPAとはなにか、RPA化によって自動化できる印刷業務の実例やメリット・デメリットについてご紹介します。
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1.RPAとは？
RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン上で行う定型業務の自動化を実現できるツールです。
従来は人にしかできない仕事だと思われていた作業も、RPAを使って自動化し、より生産性の高い仕事に人材を注力する事例が増えつつあります。
RPAは登録した処理手順に沿って常に正確な作業を繰り返すほか、複数のアプリ・システムをまたいだ業務も自動化が可能です。単純ながら業務には欠かせない生産性の低い作業を自動化できるため、近年ではRPAツールの導入を進める企業が増加傾向にあります。
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2.RPAで自動化できる印刷関連業務の例
さまざまな定型業務を自動化できるRPAは、印刷関連業務にも多数の活用事例があります。印刷業務におけるRPAの活用例を把握すれば、自社に導入する際のイメージを固めることが可能です。
ここでは、RPAで自動化できる印刷関連業務の例についてご紹介します。
2-1.印刷対象データの仕分け
RPAで自動化できる印刷業務のひとつに、印刷対象データの仕分けがあげられます。
たとえば、入稿フォルダに用意されたデータをPDF、illustrator、InDesignなど異なる種別ごとに仕分ける仕組みの自動化が可能です。
RPAが自動的に印刷対象データを仕分けてくれるため、アイコンや拡張子などを目で見てチェックする手間も掛かりません。また、PDF/X-aや-4など、規格の違いを瞬時に把握してデータを仕分けるのもRPAで実現できます。
ココがポイント
RPAなら、システム上で識別できるデータの違いを見極めて仕分けを行える
2-2.入稿されたデータのチェック
入稿されたデータを見返す印刷前の確認作業も、RPAによって自動化できます。
印刷対象データについて、ファイル形式や解像度が規定の設定に合っているかどうかを自動でチェックする仕組みの構築が可能です。
また、仮にデータ内容が間違っており人の手による修正が必要な場合は、動的にエラーをメール・システム上で通知する仕組みもRPA化できます。逐次データを細部まで見直す必要もなく、印刷業務の作業効率アップが期待できます。
2-3.データの加工やエラーの修正
RPAで自動化できる印刷業務のひとつにデータの加工やエラーの修正があげられます。印刷対象となる複数のデータを結合してまとめたり、エラーを含むデータを修正したり弾く作業まで自動化が可能です。
各データを見直して問題がなければ、自動的にAdobeソフトなど各種加工ソフトを通してデータを適切に加工する手順をRPAに任せられます。
また、データエラーが検知されると、通知と共に修正が必要なデータを自動的にピックアップする動作も自動化が可能です。
2-4.対象データの印刷
RPAなら、対象データの印刷業務までワンストップで自動化できます。対象データを所定のソフトで開き、事前に登録された設定通りに印刷を進める自動化が可能です。
納入されたフォルダ別に印刷設定をその都度変更することも可能なため、対象データに応じた印刷を行いやすくなっています。
そのため、RPAで印刷業務を自動化すれば、データに問題がない限りほとんどワンストップで自動化できます。人の手による介在が必要なポイントは、デザインのデータ作成と印刷された成果物の受け取り・管理のみです。
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3.RPAで印刷業務を自動化するメリット・デメリット
さまざまな手順を経てミスなどがないか確認を行う印刷業務では、正確に作業を繰り返すRPAによる自動化でさまざまなメリットを得られます。とはいえ、メリットだけでなく、デメリットがあるのも事実です。
ここでは、RPAで印刷業務を自動化するメリット・デメリットについてご紹介します。
3-1.メリット
RPAで印刷業務を自動化する何よりのメリットが、単純作業に掛かる時間の短縮です。
人の手で掛かっていた作業時間も、RPAに任せれば大幅に短縮できます。なかには、従来は30分掛かっていた一部の印刷業務を、RPAによりたった1分で終わるよう自動化した事例まで存在します。
加えて、RPAは設定された手順を正確に繰り返すロボットです。設定した基準・ルーティンを常に守るため、ヒューマンエラーなど人的なミスを起こす心配がありません。
振り返ってミスを確認する手間も省けるため、RPAを印刷業務に導入すれば作業担当者の心理的な負担も大幅に軽減できる点がメリットです。
また、24時間365日稼働できるRPAだからこそ、作業に必要なデータの仕分け・エラー確認を夜間中でも行えます。翌日の業務開始日に沿って印刷業務をスピーディに進められるため、RPA化にはさまざまなメリットがあるといえるでしょう。
ココがポイント
RPAは印刷業務を含むさまざまな単純作業の自動化に長けたツール
3-2.デメリット
印刷業務をRPA化するデメリットのひとつに、シナリオ作成を含む初期設定の難しさがあげられます。
導入したRPAツールによっては設定が難しく、うまく扱えなかったり、自社で使用しているソフトウェアと相性が悪かったりする事例も少なくありません。
最悪の場合は、導入したツールと既存システムの相性が悪く動作が止まってしまうなどのデメリットも考えられます。
導入費用をムダにしてしまわないよう、使いやすさや既存システムの相性のよさを、RPAツールを導入する前にチェックするのが大切です。
ココがポイント
導入前後でトラブルに見舞われる事例も少なくないため、サポートのしっかりしたツールを選ぶと失敗しにくい
4.自社の印刷業務をRPA化するなら「RaBit」がおすすめ
自社の印刷業務をRPAで自動化したいとお考えの方には、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」がおすすめです。「RaBit」なら、自動化したい印刷業務の手順に合わせて、最適なRPAツールを導入できます。
ここでは、印刷業務のRPA化におすすめの「RaBit」の特長をご紹介します。
4-1.RPAの設計から導入・運用までワンストップでサポート
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、RPAの設計から導入、運用まで幅広い部分を徹底的にサポートしています。自動化したい業務内容を専任のエンジニアがヒアリングしたうえで作業を進めていくため、「どの部分がRPA化できるのかわからない」といった方もご安心ください。
また、導入後のシナリオ作成等もプロがワンストップでご提供します。どのような印刷業務でも、RPAで自動化できる箇所は失敗なくツールを導入できる点がメリットです。
4-2.専門スタッフによるサポートが受けられる
「RaBit」では、RPAに詳しい専門家のスタッフが150名以上在籍しています。トラブル時や不明点が出てきた際も、迅速かつ充実したサポート体制をご利用いただけます。
また、導入前後では専任のプロが徹底的にサポートするため、導入前の疑問や運用開始後の問題をスピーディに解決できるのもメリットです。スムーズな問題解決により、印刷業務をトラブルなくRPA化することができます。
4-3.低コストで導入できる
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」の強みとも言えるのが、低コストで導入できるコストパフォーマンス抜群の価格設定です。従来のRPAツールとは違って、初期費用66,000円、月額10,450円と非常に低価格なコストで導入できます。
さらに、自動化の実現もプロが徹底的にサポート。コストを抑えつつ導入効果をいち早く体感していただけるため、価格がネックでRPAの導入に踏み切れていなかった方にも最適です。
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5.まとめ
RPAなら幅広い印刷業務を自動化することができます。データの仕分けやエラーの確認、一部データの修正作業から印刷まで、ワンストップでRPA化させられるため、印刷業務の手間を大きく削減できます。
そのため、印刷業務にRPAツールを採用するのはメリットばかりにも思えますが、いくつかデメリットがあるのも事実です。特に、正しく導入・運用ができておらず効果を実感できないまま、導入コストだけがかさんでしまった事例も少なくありません。
そこで、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をおすすめします。「RaBit」なら専任のプロがヒアリングから導入・設定・運用サポートまで行うため、トラブルを最小限に抑えて印刷業務のRPA化を実現できます。
コストパフォーマンスに優れているのも特徴で、低価格帯設定により導入しやすいのも特長です。この機会にぜひ「RaBit」のご利用をご検討ください。