近年ではパソコンやエクセルなどを使った単純作業を自動化する仕組みが登場しています。なかでも、定型業務を始めとする単純作業の自動化に役立つとされているツールが「RPA」です。
単純作業をRPAにより自動化すれば、業務効率があがり生産性の向上も期待できます。
この記事では、単純作業の自動化をお考えの方へ向けて、「RPA」とはなにか、メリット・デメリットや単純作業を自動化する方法までご紹介します。
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1.単純作業を自動化できるRPAとは？
「ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation、RPA)」とは、繰り返し行う定型業務を始めとした単純作業の自動化に適したツールです。
パソコン上で繰り返し行う業務なら幅広い単純作業を自動化できるとして、近年さまざまなシーンで導入が進んでいます。
ここでは、単純作業を自動化できるRPAとはなにか、ExcelマクロやVBAとの違いまで解説します。
1-1.RPAで自動化できる作業内容
RPAなら、パソコン上で行う定型業務であれば、ほとんどの単純作業を自動化できます。
RPA化によって単純作業を自動化した実例をあげれば、「売掛・入金、買掛・支払いの経理業務」「Excelデータの入力・転記の事務業務」「顧客情報の管理・収集・レポート作成自動化の営業業務」「顧客情報の入力・予算・発注書・提案書を作成する建設業務」といったさまざまな単純作業の自動化が可能です。
RPAはシステムの仕組み上、人の判断が求められるような作業は自動化できません。
言い換えれば、「AからBにデータを転記する」「データベースをもとに顧客名・発注数・注文費を計算した見積書を自動作成する」といった単純作業なら簡単に自動化を実現できる点が魅力です。
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1-2.ExcelマクロやVBAとの違い
Excelマクロとは、Excelを始めとしたMicrosoft Office製品の処理を自動化する際に用いられる機能です。単純作業の自動化を実現できる点では、ExcelマクロもRPAも大きな違いはありません。
しかし、ExcelマクロはあくまでMicrosoft Officeソフトで実施する作業の自動化に限られる一方で、RPAツールならSaaSを含む幅広いシステムを自動化できます。
VBAとは、Excelマクロを構築するうえで求められるプログラミング言語です。RPAツールにも「シナリオ」と呼ばれる自動化手順を構築するうえで求められる設定があるものの、直感的にカスタマイズできるソフトウェアも登場しています。
基本的には、Excelマクロと違って、RPAツールは幅広い単純作業の自動化に長けているといえるでしょう。
ココがポイント
RPAは幅広い定型業務・単純作業を自動化できる
2.RPAで単純作業を自動化するメリット・デメリット
RPAで単純作業を自動化すれば、さまざまなメリットを得られます。その一方で、いくつかのデメリットがあるのも事実です。場合によっては想像していたよりも手間がかかってしまい、業務効率化のメリットを得られない事例もあるため、注意しなければなりません。
ここでは、RPAで単純作業を自動化するメリット・デメリットをご紹介します。
2-1.メリット
RPAで単純作業を自動化するメリットには、「作業時間の短縮」「従業員の負担軽減」「コスト削減」などがあげられます。RPAで単純作業を自動化すれば、さまざまな作業をスピーディかつミスなくこなすことが可能です。
そのため、従来人の手で掛かっていた時間よりも大幅な作業時間の短縮を実現できます。
加えて、単純作業に時間を取られていた従業員の心理的負担もカットし、かつ生産性の高い業務に注力できるようになるため、企業戦略としても十分なメリットがあります。
また、単純作業に掛かっていた人件費を大幅にカットできるため、コスト削減に繋がる点もメリットです。RPAなら24時間365日働き続けられるため、ヒューマンエラーなどのミスを抑制しつつ、単純作業の自動化を実現できます。
2-2.デメリット
RPAで単純作業を自動化するデメリットに、「システムエラー時のトラブル」「作業内容のブラックボックス化」があげられます。RPAツールを始めとして、利用しているソフトウェアやシステムがエラーを起こしてしまうと、RPAで自動化した単純作業がすべてストップしてしまいます。
その結果、単純作業の成果物が必要な業務までストップし、さらには会社全体の業務がストップしてしまった事例も少なくありません。そのため、システムエラーが起きたときの対策や、エラーの発生率をできる限り抑えるべく、定期的なRPAのメンテナンス・対策準備が必要不可欠です。
また、「自動化した単純作業はRPAに任せればよい」となってしまうと、どのような作業を行っているのかがブラックボックス化してしまい、システムエラーとあわさって業務が遂行できなくなってしまう事例も。
システムエラー時のトラブル対策として、またブラックボックス化を避ける対策としても、自動化した単純作業のマニュアル整備が必要だといえます。
3.RPAを導入して単純作業を自動化する方法
RPAを導入すれば幅広い定型業務を自動化できます。しかし、単にRPAを導入すればどのような単純作業も自動化できる訳ではありません。
ここでは、RPAを導入して単純作業を自動化したいとお考えの方へ向けて、ステップ別に手順をご紹介します。
3-1.自動化したい作業を洗い出す
RPAツールで単純作業を自動化する前に、「どのような作業を自動化するのか」を洗い出しておく必要があります。場合によっては、ただの単純作業だと思っていてもいくつかのポイントで人の判断が必要になり、RPA化には適していなかったケースも少なくありません。
そのため、「自動化したい単純作業をそもそもRPA化できるのか」といったポイントまで判断するのがベストです。また、一連の作業を見直した結果、非効率的な手順を発見してRPAを導入する前から作業効率アップにつながった事例もあります。
一方で、自動化したい単純作業を行う頻度がそれほど多くない場合は、導入するRPAツールのコストを踏まえた費用対効果を算出するのをおすすめします。
3-2.RPAツールを選定する
自動化したい単純作業を可視化できたら、実際に導入するRPAツールを選定します。RPAツールのベンダーによって、自動化できる作業やシステム範囲が異なるため注意が必要です。
また、自社のITスキルに自信がない場合は、サポート体制などを考慮してRPAツールを選ぶのもひとつのポイントです。
サポートの手厚いRPAツールなら、単純作業の自動化に必要な設定・導入までを代行してもらえます。
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3-3.RPAの導入・運用を行う
RPAツールの選定が終わったら、最終的に自動化したい単純作業を行っているパソコンへRPAを導入・運用を開始します。作業を自動化するには「シナリオ」と呼ばれる手順の初期設定が必要です。
また、RPAの運用を開始したあとも、実際に単純作業を自動化して業務効率が改善されているのかといったポイントの確認をおすすめします。導入効果を実感できなければシステムの設定や業務フローを見直すなど、適宜方針を切り替えなければなりません。
RPAを導入すればそれで終わりではなく、単純作業を自動化した結果どのようなベネフィットを得られたのか、ツールの導入費用と比較検討する作業が大切です。
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4.RPAで単純作業を自動化した成功事例
RPAによって単純作業を自動化した成功事例は数多く存在します。特に、弊社が提供しているオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」は、プロによる徹底的なヒアリングから導入・運用サポートまで行っているため、確かな導入効果を得られたと評判です。
ここでは、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」の導入によって単純作業の自動化に成功した導入事例を、実例を交えてご紹介します。
4-1.作業時間が2時間半から30分に短縮した事例
飲食業界で炭火焼鳥専門店を展開している株式会社播鳥様では、内部の事務作業に大きな問題を抱えていました。「給与ソフトから明細を出力・印刷・封筒に入れて渡す」といった手順に封筒代や印刷代などのコストが掛かっており、業務効率の悪さが課題だったと言います。
そこで、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」を導入。給与ソフトから明細をPDF化してsignで下書き保存する単純作業をRaBitで自動化しました。
その結果、従来は単純作業ながらも2時間半の手間が掛かっていた業務が、実働時間わずか30分まで短縮できたと言います。
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4-2.当初3～4人で処理予定だった作業が1人でできた事例
機械要素・部品の加工製造業界で昭和25年来稼働し続けている前田伝導機株式会社様では、請求書の作成や在庫管理の照合に手間がかかっていました。
はじめはシステムの刷新を狙って"kintone"を検討していたものの、その場合はシステム全体の刷新が必要となり、多額のコストが掛かる点がネックだったと言います。
そこで、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」を導入。請求書の作成・在庫管理の照合・電子帳簿保存・入金管理といった単純作業をすべてRaBitにて自動化されているそうです。
その結果、当初の予定では3～4人で処理する予定だった作業が、1人でも動かせるようになったとRPAの導入効果を実感されています。「RaBitは細かい部分までカスタマイズに応じてくれるのが良い」と、代表取締役 耕 様より嬉しいお言葉を頂いています。
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4-3.浮いた時間で新たな仕事ができるようになった事例
シンプルかつ実用性を追求したメッセンジャーバックが人気のブランド「CHROME」を扱っているクローム・インダストリーズジャパン合同会社様では、業務の属人化が問題視されていました。
担当が仕事を休めなかったり、休んでしまうとビジネスが止まってしまったりする点が大きな問題だったと言います。
そこで、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」を導入。出荷記録・販売実績の集計といったデータを管理する単純作業を自動化したことにより、担当者による属人化が薄まり、担当も休みやすくなった点が大きなメリットだそうです。
また、業務が標準化されたため、人による品質のばらつきが抑えられ、仕事の代わりを頼みやすくなったのもメリットだと述べられています。
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5.まとめ
特に生産性は高くないものの、業務を遂行するうえで単純作業が欠かせなくなっている企業も少なくありません。そのようなときに単純作業を自動化すれば、作業品質の安定化や、作業時間の短縮、コストの削減などさまざまなメリットがあります。
また、単純作業の自動化にRPAを用いるのもポイントです。RPAなら単純作業を始めとするパソコン上のさまざまな定型業務を自動化できるため、幅広い業務効率化を実現しやすくなります。
この機会にRPAツールの導入をお考えの方は、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご検討ください。初期費用66,000円、月額10,450円から低コストでご利用いただけるほか、プロがヒアリングしたうえで初期設定・導入・サポートまで行います。
単純作業の自動化に掛かる手間を大幅にカットして、スピーディにRPA化を実現できるため、ご興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にお問い合わせください。