日報作成は日々の業務を振り返るうえで有用な方法として、多くの業種で導入されている業務です。とはいえ、作成に時間がかかってしまったり、スタッフの負担に繋がったりしている事例も少なくありません。
この記事では、負担になってしまいがちな日報作成業務を自動化する方法についてご紹介します。
RPAを利用して日報作成を自動化する方法についても解説していますので、合わせてご参照ください。
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1.日報作成業務のよくある課題
日報作成は、業務の進捗や社員ごとの状況を可視化するのに有用な手段のひとつです。とはいえ、ただ単に日報を作成しただけでは効果が出なかったり、負担が増えてしまったりします。そのため、日報作成のよくある課題をきちんと把握するのが重要です。
ここでは、日報作成業務のよくある課題について解説します。
1-1.作成に時間がかかる
日報の作成に時間がかかってしまうのが日報作成業務であげられる課題の代表例です。日報は活動内容にはじまり日次目標やその成果など、非常に多くの内容を記述しなければなりません。
ほとんどの場合で業務終了後に日報を作成するため、スタッフの負担が大きくなってしまうリスクも。また、紙で日報を作成している場合、別途Excelなどのソフトに転記する作業も必要です。
工数が増えてしまい、さらに時間や人件費がかかるケースがあります。
1-2.内容の確認に手間がかかる
日報作成のよくある課題のひとつが内容を確認する手間です。丁寧に書かれた日報が理想的ですが、作成された日報の内容が細かいほど、内容の確認に時間がかかってしまうのも事実です。
日報の確認に時間がかかってしまうと、せっかく日報から課題を発見できても、即座に対応できない事例も。場合によっては、日報の作成や確認の負担だけを感じる状況になりかねないため注意が必要です。
1-3.業務改善などに活かされない
どれだけ丁寧に日報を作成しても、業務改善に活かされない事例も課題です。日報を作成しているのに活かせない事態が続くと、日報作成に対するスタッフのモチベーションが下がってしまいます。
スタッフのモチベーションが下がった結果、日報作成が形式的なものになり、内容が適当になったり、作成しなくなったりするリスクがあります。日報作成の負担だけが残ってしまう事例もあるため、目的を持って運用するのが重要です。
2.日報作成を自動化するメリット・デメリット
さまざまな課題がある日報作成ですが、手順を自動化すれば課題の多くを解決できるのも事実です。一方で、日報作成を自動化するとメリットだけでなくデメリットもあるため、両方をしっかりと把握しておくのをおすすめします。
ここでは、日報を自動化して作成するメリット・デメリットについてご紹介します。
2-1.メリット
日報作成を自動化するもっとも大きなメリットが、入力するデータを最小化できる点です。入力するデータが少なくなれば、スタッフの負担軽減や日報作成にかかる時間を短縮できるため、残業代などのコストカットにもつながります。
また、自動化に使用するツールによっては、データの入力間違いといったミスを防げるのもメリットです。日報のデータ入力に間違いがなくなれば、内容の確認にかかる負担を削減できます。
また、明瞭な日報を作成しやすくなると、内容から課題も抽出しやすくなるなど、日報作成の自動化には多くの利点があります。
2-2.デメリット
日報作成を自動化するデメリットが、システムやツールの導入に手間がかかる点です。日報作成を自動化するには、専用ツールやExcelテンプレートなどを利用する必要があります。
場合によっては、これまでの日報作成の業務フローを大きく変更する必要があり、自動化手順に応じて導入の負担が増えてしまう可能性があります。
また、ツール等を用いたソフトウェアで日報作成を自動化すると、PC上で作成されたデータを読み取らなければなりません。そのため、手書き日報の自動化が難しいのも事実です。
手書き文字を読み取りデータ化する技術（OCR）を利用するのもひとつの手段ですが、コストがかかってしまったり、文字が正しく認識されなかったりする事例もあるため注意が必要です。
3.日報作成業務を自動化する方法
日報作成業務を自動化するにはいくつか方法があります。利用する方法によって利点が異なるため、それぞれの特徴を把握するのが大切です。
ここでは、 日報作成業務を自動化する方法について解説します。
3-1.Excelのテンプレートを活用する
Excelのテンプレートを活用すれば、日報作成業務を自動化できます。
Excelを利用した経験がある人なら、テンプレートを利用して簡単に日報の作成を自動化できる点がメリットです。また、Excelは導入済みの企業が多く、追加コストが掛りにくいのもメリットのひとつ。
しかし、Excelはあくまで表計算ソフトのため、本格的な日報作成・管理には向いていません。また、完全に日報作成を自動化するには、関数やマクロなどの専門的な知識が求められる点に注意が必要です。
ココがポイント
Excelで日報作成をしている場合は、専用ツールを用いると手順がより簡単になる可能性もある
3-2.企業向けのコミュニケーションツールを導入する
企業向けコミュニケーションツールや営業支援ツールのなかには、日報作成を自動化できるシステムが搭載されているソフトがあります。スケジュール機能などを利用すれば、メール等で自動的にリマインドされるため、日報の作成忘れも防げるなどのメリットがあります。
一方で、データ集計などには向いておらず、作成した日報の検索性が悪いツールが多いのも事実。本格的に日報管理を利用・自動化するのであれば、専用ツールの活用をおすすめします。
3-3.RPAツールを使用する
日報作成業務を自動化するのであれば、RPAツールの利用をおすすめします。RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、PC上で行うルーティン作業を自動化できるシステムです。
専門的な知識が不要で使えるツールが多く、誰にでも業務自動化を実現しやすい特長があります。
PC上で動作するツールならほぼ全てに対応しており、日報作成・管理の専用ツールはもちろん、Excelや企業向けコミュニケーションツールを利用した日報作成の自動化も可能です。
また、日報作成以外にもPC上で行う多くのルーティン作業を自動化できるため、適切に運用できれば、多くのメリットがあります。
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4.RPAツールで日報作成を自動化する流れ
RPAツールを使って日報作成業務を自動化するには、日報の電子化やRPAツールの選定・導入・設定などを行う必要があります。
ここでは、RPAツールで日報作成を自動化する流れについてご紹介します。
4-1.日報作成を電子化する
RPAを利用して日報作成業務を自動化するには、日報作成を電子化する必要があります。
RPAはPC上で行う業務を自動化するシステムで、専用の日報管理ツールやExcel、企業向けコミュニケーションツールをRPAツールが代わりに操作して、電子的に日報を作成・管理する環境を整える仕組みです。
加えて、RPAなら手書きの日報も自動化できます。
その場合は、文字認識技術（OCR）を利用してPCにデータを取り込む必要があるものの、面倒な手間を大幅に省略できる点がメリットです。ただし、文字認識がうまくいかなかったり、導入にコストがかかってしまったりする点にご注意ください。
4-2.RPAツールを選定・導入する
RPAツールには多くの種類があり、それぞれ導入コストや使いやすさ、サポート体制、自動化に向いている業務などが異なります。
そのため、RPAツールを導入する前に自社に合った製品の選定が重要です。ITスキルに不安のある場合は、サポートの手厚いベンダーを選ぶのもポイントです。
導入するRPAを選定したら、ツールの導入を行います。導入の方法は利用するRPAによって異なり、「PCにインストール」「サーバーに設置」「インターネットを通して利用」などがあるため、日報作成の自動化に使うツールにあわせて選ぶのをおすすめします。
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4-3.RPAツールで日報作成業務の自動化設定を行う
RPAツールの導入をしたら、日報作成を自動化するための設定をします。自動化の設定には、ロボットがどのように代理で作業するかを決める「シナリオ」を作成する必要があります。
シナリオの作成には、事前の業務洗い出しや最低限のIT知識が必要です。自社のITスキルに自信がない場合は、サポート体制が手厚いRPAを利用するのをおすすめします。
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5.まとめ
日報作成業務を自動化すれば、時間を短縮したり、ミスを減らしたりできます。日報作成の課題の改善に繋がるほか、コストカットやスタッフの負担軽減といった点がメリットです。
日報作成の自動化にはいくつかの方法があるものの、RPAツールを利用すれば、現在の日報作成手順を据え置きで効率化できる特徴があります。現在日報作成に利用しているツールに関わらず、RPAツールなら日報作成業務を自動化しやすいといえるでしょう。
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