近年、転職者数の増加が続いている背景から、人事部門における業務負担の増加が懸念されています。人事部門は定型業務や事務作業が多いため、手作業によるヒューマンエラーも課題の1つです。
このような人事部門のミスや業務負担の増加を解消するために、業務自動化ツール「RPA（Robotic Process Automation）」の活用を進める企業が増えています。
しかし、人事部門へRPAを導入するうえで、以下のような不安を抱える企業も少なくありません。
「人事業務にRPAを本当に導入する必要はある？」
「人事部門ではRPAをどのように活用できるの？」
なかには、人事部門へのRPA導入を検討しつつも、かえって負担が増えてしまうトラブルを恐れうまく踏み出せていない企業も。
そこで本記事では、中小企業向けにRPAツールの導入支援を行う弊社が、人事部門におけるRPAの活用事例を詳しく解説します。RPAを導入する必要性や失敗しない運用方法までご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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1.人事部門における主な課題とは？
まずは、人事部門にはどのような業務があるのか、それにまつわる課題を整理します。
1-1.全従業員の勤怠管理
人事部門では、全従業員の出退勤の有無や勤務時間の管理を毎日行う必要があります。
このような勤怠管理は人事部門の主要な業務の1つですが、全従業員を1人ずつチェックしなければならず、相当な手間がかかるケースも。
最近では政府主導の働き方改革が進んだことで、残業時間や有給休暇の管理が強化され、人事部門の業務負担が増加しています。
1-2.給料の振込が手作業
人事部門では、従業員の給与関連の業務を担当しています。給与は、1人ずつ正確に計算して口座に振り込まなければならないため、手作業で実施するとかなり骨の折れる作業です。
また、従業員の能力や勤務態度を評価する人事考課制度も、人事部門が担う業務の一部です。
人事考課の結果次第で従業員の給与や人事異動が決まるため、重要な業務ではありますが、人事考課表などの作成を手作業で行っている企業は多く、手間がかかっています。
1-3.従業員の住所変更に伴う書類管理
人事部門では、従業員一人ひとりの情報を細かく管理しています。
たとえば、従業員が住所変更した際には、申請内容を確認して各種帳票の情報を修正する必要があります。しかし、手作業で行う限りミスが出る可能性も否定できません。
そのほかにも、管理しなければならない従業員の情報は多々あり、人事部における業務負担の軽減が求められています。
1-4.採用活動がアナログ
企業が成長し続けるため、重要な人材の採用活動も人事部門の重要な業務です。
採用活動では、「面接日程のスケジュール調整」「メールの送信」「採用試験の採点」など、アナログな業務が多く繁忙期は人事にかなりの負担がかかってしまいます。
さらに、現在の日本では転職者数が増加傾向です。採用活動がアナログなままでは効率的に人材を確保できない恐れがあり、機会損失を抑えるためにも人事の作業効率を改善する努力が求められています。
ココがポイント
人事による採用活動のデジタル化は効率化を図るうえでもっとも重要な要素のひとつ
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2.人事部門におけるRPA活用事例
RPAはパソコンを使った定型業務や事務作業を自動化できるツールで、人事部門で行われている多くの業務を効率化できます。
ここでは、実際に人事部門でどのようにRPAが活用されているのか、いくつか事例をご紹介します。
2-1.勤怠管理の自動化
RPAを導入すれば、勤怠管理業務の自動化ができます。
たとえば、従業員がタイムカードなどを使って記録した日々の勤怠情報を取得し、集計する作業をRPAで自動化すれば、長時間労働者を手間なく見つけられます。さらに、長時間労働者や管理者へメールで通知し、注意を促す業務までRPAで自動化が可能です。
また、勤怠管理システムと給与計算システムが連携していない場合も、RPAが橋渡しになって必要な情報を転記できるため、スムーズな連携を期待できます。
2-2.通勤手当のチェックの自動化
企業が従業員に支払う通勤手当は、従業員が転居すると勤務地までの交通費が変わるため、見直しをする必要があります。
通常であれば、従業員の申請内容が正しいかを手作業で確認・承認する作業が求められるものの、RPAを使えば人事部門の通勤手当チェックも自動化が可能です。
RPAは、経路検索サイトで定期券などの最安運賃も調べられます。
さらに、その結果を申請内容と照合して、「一致すれば承認」「不一致はエラーとして通知」作業も自動化できるため、RPAを導入すれば人事部門はエラー内容を確認して最終判断を下すといった業務の効率化を図れます。
2-3.入退社の手続きの自動化
従業員の入退社は多くの手続きが必要ですが、RPAなら入退社の一部手続きを自動化できます。
たとえば、従業員の入社時は、社内で活用している各種システムのマスターに該当従業員の情報を個別に登録する必要があります。
RPAなら、Excelなどから従業員の情報を取得したうえで、ほかのシステムを操作してマスターを自動作成。
また、従業員へのアクセス権の付与なども自動化が可能など、RPAを使えば人事業務の効率化が可能です。
2-4.給料明細書の自動配布
RPAを活用すると、毎月末に実施する給与明細書の作成も自動化が可能です。給与明細を紙で配布する場合は、給与計算システムなどの情報をもとに自動で印刷できます。
また、メールで配布する場合は、給与明細をPDF化・定型文付きのメールで自動配布も可能です。
毎月末に必ず実施しなければならなかった作業から解放されるため、RPAを導入すれば人事部はほかの作業に時間を割く余裕が生まれます。
2-5.採用活動の自動化
企業の採用活動では、「採用管理システムへ応募者データの登録」「応募者に対するメールの送受信」「求人サイトでスカウトメールの送付」「面接官へ面接日程の通知」など、人事部が対応する事務作業の多くはRPAで自動化できます。
採用担当者は書類選考や面接といった重要な業務に集中できるので、自社に合った優秀な人材を確保しやすくなります。
ココがポイント
人事部門のRPA化は人材発掘の効率化に貢献する
2-6.派遣社員の自動更新
派遣社員や契約社員を雇っていると、定期的に契約内容を更新する必要があります。しかし、従業員数が多いと膨大な工数がかかってしまうのも事実です。
そこでRPAを活用すれば、契約内容や就業条件の変更があった場合に自動で情報を更新できます。
また、更新内容をメールで通知する業務も自動化できるため、人事部門の業務負担を軽減できます。
＞人事部門でも使われているRPAツール「RaBit」の導入事例を見てみる
3.人事部門にRPAを導入するメリット
RPAの導入によって、人事部門はどのようなメリットを得られるのでしょうか。
ここでは、主なメリットをご紹介します。
3-1.人材不足の解消
RPAはパソコンを使った定型業務や事務作業を人の代わりに行ってくれます。このような業務の多い人事部門において、RPAは人材不足の解消も期待可能です。
また、本来人がやらなくてもよい単純作業などをRPAに任せていけば、人はより付加価値の高い業務に集中できるため、人事部門全体の生産性も向上します。
3-2.人的ミスの削減
人が単純作業を繰り返していると、疲れや不注意によってミスが起こってしまうケースがあるのも事実です。
ソフトウェアであるRPAなら、あらかじめ指示した内容に忠実に従って、ミスなく正確に作業をこなしてくれます。
ヒューマンエラーによるやり直しや修正の手間がなくなるのは、人事業務にRPAを導入する大きなメリットだといえます。
3-3.コストの削減
ソフトウェアであるRPAは、休憩を取らずに24時間365日稼働し続けられます。複数の担当者が行っていた作業をRPA1台で代行できた事例も多く、人件費の削減に役立ちます。
また、RPAに作業を任せていけば、その分の従業員の業務負担が軽減されるため、残業や休日出勤を抑制など働き方改革も実現可能です。
ココがポイント
人事部門の一部業務でもRPA化すれば、従業員の肉体的・精神的負担を軽減できる
4.人事部門におけるRPAの運用ポイント
人事部門へのRPA導入が効果的だと認識している一方で、うまく使いこなせるかが不安で導入に踏み切れない企業も少なくありません。
ここでは、人事部門でRPAの運用を成功させるために押さえておきたいポイントをご紹介します。
4-1.単純作業から自動化にする
RPAを導入して間もない頃は、できるだけ単純な作業から自動化するスモールスタートがベストです。
いきなり複雑な作業の自動化に取り組んでしまうと、RPAの設定ミスが原因で停止したり、間違った作業を繰り返したりする恐れがあります。
スモールスタートでリスクを抑えながら自動化する作業を増やしていくなど、慎重な導入をおすすめします。
4-2.面倒な業務を明確にする
RPAを導入する際には、事前に自動化したい業務を明確にする見える化が重要です。
人事部門で行っている業務を洗い出して、特に面倒だと思う業務をピックアップするのがおすすめです。
面倒だと感じる業務は単純作業であるケースが多いため、RPA化の効果も実感しやすくなります。
4-3.RPAの使い方をマニュアル化
RPAをより多くの人が使えるようになれば、企業の生産性は大きく向上します。
一部の人しかRPAを使えない事態に陥らないように、RPAの使い方はマニュアル化しておくべきです。
使い方だけでなく、トラブル発生時のフローなども一緒にマニュアル化すると、いざという時にスムーズに対処できます。
4-4.サポート体制が手厚いベンダーを選ぶ
RPAを使っていると少なからずトラブルが発生します。そんなとき、「RPAが停止してしまった」「どのように設定すればよいか分からない」と気軽に相談できるベンダーだと安心できます。
RPAツールのベンダーによってサポート体制の充実度は大きく異なるため、人事部で効率化を目指す場合は注意が必要です。
RPAの導入時には、なるべくサポート体制が手厚いベンダーを選ぶことをおすすめします。
ココがポイント
導入から運用まで幅広くサポートしてくれるベンダーを選ぶと、万が一のトラブルも安心できる
5.定型業務を自動化するなら「RaBit」
最後に、弊社が開発・提供しているRPAツール「RaBit」についてご紹介します。
「RaBit」は手作業によるミスや業務負担の増加に悩む中小企業のお客様に導入していただいており、人事部門での実績も豊富にあります。
「RaBit」の特徴は次の通りです。
- 入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集など、パソコンを使ったあらゆる定型業務や単純作業に対応している
- 初期費用66,000円、月額10,450円から導入できるリーズナブルなRPAツールで、中小企業のお客様でも気軽に導入できる
- 導入前後のサポート体制が充実しており、ITに詳しくない企業の方でも安心してRPAによる業務自動化を進められる
RPAツール「RaBit」は、人事部門の業務効率化をサポートいたします。ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。