あらゆる産業分野の商材を扱い、取引先との仲介や事業開発といった幅広い業務を担っている商社。携わる業務が多岐にわたるからこそ、社員が業務過多になりやすい傾向にあります。
そのなかで、業務効率化が期待されるツール「RPA（Robotic Process Automation）」の導入を検討する企業が増加しています。
しかし、商社でRPAを導入するにあたって、以下のような疑問を持つ方は少なくありません。
「商社にRPAを導入するメリットはあるの？」
「商社でRPAの導入を成功させるにはどうすればいいの？」
実際に、商社でRPAを活用して業務を自動化できる具体的なイメージがつかない方もいらっしゃるようです。
そこで本記事では、商社におけるRPA導入のメリットや活用事例について詳しく解説します。
中小企業向けにRPAツールの導入支援を行っており、単純作業を98％削減した実績のある弊社が、RPAの活用方法や導入の成功ポイントもご紹介しますのでぜひ最後までご覧ください。
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1.商社が業務別に抱える主な課題
まずは、商社がどのような課題を抱えているのかを業務別にみていきましょう。
1-1.営業
顧客への営業活動は、商社の社員にとって特に重要な業務のひとつです。日々多くの顧客に対して訪問・電話・メールなどで営業をかけて、商品の提案や見積書の作成を行っています。
しかし、商社の営業活動には事務作業も数多くあります。提案書・見積書の作成や営業結果の集計、報告に時間がとられてしまい、効率的な営業活動ができないと悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
また、取引先の増加に比例して業務量も増えていくため、社員が売上を上げようと努力すればするほど、業務過多になる課題もあります。
1-2.経理
中間マージンで利益を得ることが多い商社は、ほかの業界に比べて取引量が多いのが特徴です。それに比例して、取引先とのやり取りで発生する経理業務の量も多くなっています。
しかし、ほとんどの企業は今でも伝票入力や支払い・請求といった経理業務を手作業で実施しており、膨大な工数がかかっています。
入力ミスや計算ミスといった人的ミスのリスクもあり、業務改善が求められています。
ココがポイント
定型業務における"ミスのない計算"はRPAが得意とする動作のひとつ
1-3.受注管理
営業・経理と同様に、受注管理も商社が行う業務の中で大きなウェイトを占めています。
電話・メール・FAXなどで届く注文情報の登録や、在庫状況の確認、納期回答などに日々追われてしまい、負担に感じている担当者も多々見かけられます。
たとえば、商社では顧客からの在庫状況の確認が1日100件以上ある事例も珍しくありません。「在庫管理システムで在庫数を確認して回答するだけ」の単純作業は、できる限り早く効率化に取り組むべきだといえます。
2.商社におけるRPA導入のメリット4つ
RPAは商社をはじめパソコンを使った事務作業のほとんどを自動化できるツールです。業務効率化を目的に、多くの企業が導入を進めています。
ここでは、RPAの導入によって商社が得られるメリットを4つご紹介します。
2-1.長時間労働の削減
商社の社員は日々多くの業務をこなしています。
日中は顧客へ訪問しており、帰社後に事務作業に取りかかる担当者も少なくありません。そのため、残業や休日出勤といった長時間労働が常態化する傾向にあります。
RPAを導入して商社の事務作業を自動化すれば、社員の業務負担を軽減できます。その結果、定時内で業務を終わらせるようになり、長時間労働の削減も期待可能です。
2-2.人的ミス削減
人が同じ作業を繰り返していると、疲れや不注意によって少なからずミスが起こります。さらに、ミスの流出を防ぐために二重チェックや修正といった無駄な工数が発生してしまうのも事実です。
経理業務などお金を扱うシーンでは特にミスが許されないため、社員に心理的な負担がかかります。
一方で、ソフトウェアであるRPAにはミスの心配がありません。一定の品質で同じ作業を延々と繰り返してくれるため、RPAを活用すれば商社における計算などの人的ミスを削減できます。
ココがポイント
RPAを商社に導入すれば、経理業務など照会・データ管理における従業員の負担を大幅に軽減できる
2-3.各種作業スピードの向上
RPAはソフトウェアなので、休憩を取らずに24時間365日働き続けられます。さらに、疲れで作業スピードが落ちる心配もないため、人が同じ作業をするよりも多くの量をこなせるなど業務の効率化が可能です。
実際に、複数の担当者が行っていた作業をRPA1台で置き換えた事例も多くあり、RPA化した業務の作業スピードが向上する効果は間違いありません。
幅広い業務を担っており、業務量の多い商社にとって、RPAは大きな味方になり得ます。
2-4.経営の生産性向上
事務作業をRPAに任せていけば、社員は商社が本来力を入れるべき営業活動や事業展開などに集中できるようになります。
また、RPAには人件費の削減や作業品質の向上といった効果もあるため、RPAの導入は経営の生産性向上につながるといえます。
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3.商社におけるRPAの活用事例
RPAを導入すれば、商社で行われている多くの事務作業を自動化できます。
ここでは、実際に商社でどのようにRPAが活用できるのかをご紹介します。
3-1.デスクワークの自動化
RPAは、経理業務や営業結果の集計、見積書の作成といったデスクワークを自動化できます。
たとえば、商品の価格や取引条件が明確に決まっていれば、商品名や顧客名といった最小限の情報を人が入力するだけでRPAが自動で見積書を作成してくれます。
RPAが自動化できるのは、手順やルールが明確に決まっている単純作業に限られます。しかし、商社にはこのような単純作業が数多くあるので、ルーティン部分のRPA化によって社員の業務負担を軽減できます。
3-2.各種メールの自動送信
RPAは一部のメールに対する自動返信が可能です。たとえば、顧客に対する納期の通知や出荷が終わった旨の通知などは、定型的な文章を送るだけですむのでRPAが代行できます。
ほかにも、契約の自動更新を控えた取引先への見積作成から送信までを自動化したり、請求書の作成から送信までを自動化したりと、商社のさまざまな業務をRPAで効率化できます。
3-3.在庫管理のロス削減
RPAを活用すれば、在庫管理のロスを削減できます。たとえば、受注した商品の在庫がない場合はメーカーに手配をしなければなりませんが、商社が扱う商品数は膨大であり、手配や納期確認を毎回人の手で行っていると大変です。
RPAは在庫がない商品を自動で発注したり、メーカーからの納期回答を顧客に通知したりと、手間のかかる在庫管理業務を自動化できます。
また、自動化によって素早く商品を手配できるため、納期短縮による顧客満足度の向上など商社のRPA化はさまざまなメリットにつながります。
ココがポイント
RPAは従業員の負担を軽減するだけでなく、顧客満足度の向上にもつながる
3-4.市場・競合調査を自動化
あらゆる産業分野の商材を扱う商社では、世の中のトレンドを知るため市場・競合調査が欠かせません。
市場・競合調査の多くはインターネット上で行われますが、必要な情報を抽出するのには時間と手間がかかります。
RPAツールの中には、Webサイトから特定の条件に合致する情報を自動で抽出する「スクレイピング」と呼ばれる機能があります。
スクレイピング機能のあるRPAツールを活用すれば、人が同じ調査をした時と比べてより多くの情報を収集できるようになり、市場・競合調査の効率が格段に向上します。
＞商社でも使われているRPAツール「RaBit」の導入事例を見てみる
4.商社におけるRPA活用ポイント
ここでは、RPAの導入で失敗しないように、商社におけるRPAの活用ポイントを解説します。
ここで解説した内容を踏まえつつ、RPAの導入に取り組んでいただければ幸いです。
4-1.現場の人間が使いやすいツールを選ぶ
RPAで事務作業を自動化するには、あらかじめ作業内容やルールを細かく設定しておく必要があります。
商社に合った設定方法はRPAツールによって異なるため、現場の人間が使いやすいツールを選ぶのをおすすめします。
担当者のITスキルに不安を覚える場合は、できるだけ設定方法が簡単なツールを選ぶのが無難です。
4-2.限定的にRPA導入する
RPAを導入する際は、いきなりすべての作業の自動化に取りかかるのではなく、まずは一部の作業に絞ってRPAで自動化を試すスモールスタートが大切です。
最初は設定ミスなどによるトラブルが特に起こりやすいので、すぐに人がカバーできる体制を整えた上で導入を進めなければなりません。
小さな業務からでも確実にRPA化に取り組み、効果を実感しながら自動化する作業を増やしていくと、失敗しにくくなります。
その結果、成功体験が共有されていくため、担当者の意欲的なRPA化など業務の効率化アイディアが出されやすくなります。
4-3.充実したサポート体制であるかを確認する
RPAツールを選定する際は、ベンダーのサポート体制も必ず確認しておきましょう。機能が充実していても、うまく使いこなせなければ意味がありません。
「操作方法をレクチャーしてくれるか」「RPA化する業務の選定を支援してくれるか」「導入後のトラブルに迅速に対応してくれるか」などのサポート体制が充実していると、RPAを導入した後に失敗する確率が低くなります。
ココがポイント
ベンダーによってサポート体制や範囲が異なるので、RPAの安定した運用を求めるならサポート力もチェックすべき
4-4.費用対効果の高さを確認する
RPAツールの多くは、月額◯◯円などのサブスクライブ形式でランニングコストがかかります。そのため、そのコストに見合う費用対効果が得られるかを十分に試算した上で、RPAを導入すべきです。
RPAの導入を検討する際は、まずは自社で行っている作業を洗い出し、RPA化できるかどうかや、RPA化した際の工数削減効果を試算することから始めましょう。
その上で、自社の求める機能を備えつつ、コストパフォーマンスに優れたRPAツールを探してみてください。
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