【初心者向け】RPAとは何か？意味や基本的な仕組み、種類について解説！

人手不足や業務効率化、生産性の向上などの観点から、RPAの導入が注目を集めています。しかし、いまだRPAの普及率は低く、RPAとは何か具体的なイメージがいまいち掴めていない方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事ではRPAとは何か、概要や意味、基本的な仕組みなどを詳しく解説します。「RPAとは何かよく理解していない」「RPAの導入を検討中」といった方は、ぜひご参考ください。

　1.RPAとは何か

RPAとは、人がパソコンを使って行う作業の一部をロボットが代行してくれる仕組みです。

ロボットとは言っても、人型ロボットやアーム型の産業ロボットのような実体はありません。RPAとは何か物理的なパーツを持ったロボットではなく、パソコンやサーバー内にインストールするソフトウェア型のツールです。

人手不足や業務の効率化が重視されている昨今では、単純作業をできる限り自動化するシステムが重要視されています。

そこで役立つのがRPAです。

企業のオフィス内では、さまざまな事務作業や定型業務があります。それらの業務には単純作業を繰り返すだけのものが多く、人の手で行うと非常に時間がかかったり、疲労やストレスによってケアレスミスが起きたりするケースも少なくありません。

一方で、RPAならデータ登録や伝票処理といった手間のかかる定型業務も自動化が可能です。人間のように休憩する必要がなく、単純作業をミスなく繰り返すため、業務効率の大幅な改善も期待できます。

近年では、オフィスの人手不足問題の解消や業務の効率化を目指す企業がRPAを導入するケースが増えています。

【まとめ】RPAとは？導入のメリット・デメリット、導入手順や事例も解説

本記事では、RPAとは何か、概要スタートやRPAの導入が必要な理由、導入後のメリット・デメリット、RPAの効果、導入手順などを徹底解説します。 RPAの導入事例も合わせてご紹介するため、今後RPAを導入しようかとご検討されている事業者様は、ぜひ参考にしてみてください。

　2.RPAの意味について

RPAとは略称であり、正式名称は「ロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)」です。

直訳すると、「ロボットによる業務の自動化」を意味し、それを実現するソフトウェア自体を指す言葉としても使われます。そのため、RPAツールを用いた業務の自動化はRPA化とも呼ばれています。

また、RPAは「仮想知的労働者」や「デジタルレイバー(Digital Labor)」と呼ばれる場合も。人の代わりに業務を行う“ただのツール“の範疇を超え、労働者として捉えられているなど、RPAの存在価値は計り知れないほど大きくなっています。

RPAは、日本よりも業務の効率化に対する意識が高いされる海外で2015年頃から注目されていました。2016年の後半からは日本でも徐々に注目されはじめ、今ではさまざまなソフトウェアベンダーからRPAツールが提供されています。

　3.RPAとは何か、その仕組みについて

RPAは非常に便利な自動化ツールですが、すべての業務を自動化できるわけではない点に注意が必要です。RPAで自動化できる業務がどのようなものかを理解するには、RPAの仕組みを知る必要があります。

RPAは、人間のように自分で作業手順を考えながら業務を遂行できるわけではありません。

RPAツールが動作するには、あらかじめ”シナリオ”と呼ばれる作業手順を細かく指示しておく必要があります。RPAはシナリオに忠実に従って動く仕組みのため、作業中にイレギュラーなトラブルが発生しても対応できません。

シナリオをRPAに覚えさせる方法は、どのRPAツールを使うかによって異なります。

従来の環境では、最近のRPAとは違って何から何までプログラミングで操作指示を出すのが主流でした。しかし、近年では人間が行ったマウスやキーボードの動きを記憶するソフトも登場しており、RPAを活用するハードルが下がりつつあります。

RPAが正しく動作するには、シナリオの質が大きく影響します。言い換えれば、都度作業手順が変わったり、人の判断が必要になったりする業務はシナリオ化が難しいため、RPAを使った自動化も難しい点が課題の1つです。

また、シナリオの設定が間違っていた場合、当然ながらRPAは間違った業務をひたすら繰り返してしまいます。

自社で行っている業務がRPAで自動化できるかは、その業務をシナリオ化できるかどうかでおおよそ決まります。作業手順が明確に決まっており、イレギュラーな作業や判断が起こりにくい業務であれば、RPAで自動化できる可能性は十分にあるといえるでしょう。

　4.RPAとその他の自動化ツールとの違い

RPA以外にも、オフィス内の業務を自動化するツールはいくつか存在します。

ここでは、RPA以外の主な自動化ツールとRPAの違いについてご紹介します。

それぞれ詳しくみていきましょう。

　4-1.AIとの違いについて

RPAとAIを混同される方もいます。RPAとは違って、AIには別に明確な役割が存在するため、両者とも異なる機能性を持つ点を抑えておきましょう。

AIは機械学習などによって学習を繰り返し、人間に代わって判断を下せるシステムです。与えられた情報に対して自らが考えて最適な答えを導き出すため、状況に応じて作業内容を柔軟に変えられるメリットがあります。

AIなら高度な業務まで自動化できる可能性があるものの、「導入費用が比較的高くなる」「AIを学習させる専門スキルが求められる」「AIに学ばせる学習期間がある程度必要」などいくつかの課題点が残ります。

一方で、多くのRPAは自ら考える機能を持っておらず、あらかじめ指示された作業手順に従って忠実に動くことを得意としたシステムです。

そのため、作業手順にないイレギュラー対応はできず、作業結果が正しいかどうかの判断もできません。

AIに比べると自動化できる業務に制限があるものの、「導入コストが比較的安い」「作業手順を覚えさせるのが簡単」「単純な定型業務ならコストパフォーマンスに優れている」などRPAならではのメリットがあります。

　4-2.Excelマクロとの違いについて

多くの企業で利用されている表計算ソフトのExcelには、業務の自動化に役立つ機能として有名な「マクロ」があります。

マクロはExcel上の作業を記録して自動で実行する機能で、面倒な計算や並び替えなどを代行して瞬時に行ってくれる便利機能の1つです。しかし、Excelのマクロ機能は自動化できる業務の範囲がかなり限定されるデメリットがあります。

自動化できる作業はExcelで行う業務やOfficeソフト関連のWordやAccessなどと連携した業務に限定されるため、それ以外のアプリケーションを使った業務は人の手で行わなくてはなりません。

それに対して、RPAなら特定のアプリケーションに縛られることがほとんどありません。

さまざまなアプリケーションを横断する作業でも自動化できるため、「ブラウザを開く→インターネット上で情報を検索→検索結果をExcelに転記する」といった複数のアプリケーションをまたぐ作業でも、RPAなら簡単に実現できます。

　4-3.botとの違いについて

ロボット(Robot)から名付けられたbotも、RPAと混同しやすいシステムです。

botはあらかじめ決められた内容を人間の代わりに自動で行う仕組みのため、RPAとよく似ているものの、運用手順や方法に明確な違いがあります。

RPAとbotの1つ目の違いは、プログラミングを必要とするかどうかです。

botはプログラムに基づいて動作するため、システムエンジニアがbotを開発し運用する必要があります。しかし、RPAツールのなかにはプログラミングが不要で誰でも運用できるソフトもあり、ITスキルに自信のない方でも利用できます。

2つ目の違いは、自動化できる業務の種類です。

一般的に、botは特定の業務をこなす専用ツールとして作られるため、対応業務を変えるには新たに開発し直す必要があります。一方で、RPAなら作業手順を覚えさせるだけでさまざまな業務の自動化に流用できます。

幅広いシーンに流用できるRPAとは違って、botは動作内容を事前に決めた上で開発される点が明確な違いです。

　5.RPAにおける自動化レベルの種類とは

RPAには、3段階の自動化レベルがあるとされています。

自社で自動化したい業務がどのレベルに該当するかによってRPAツールの選定基準や運用コストに影響するため、事前に把握しておきましょう。

それぞれ詳しくみていきましょう。

　5-1.クラス1：Robotic Process Automation

クラス1は、定型業務の自動化です。現状、ほとんどのRPAツールはこの定型業務の自動化を対象としています。

定型業務とは、手順が明確に決まっている単純作業を指します。

具体的には次のような業務のRPA化に利用可能です。

　5-2.クラス2：Enhanced Process Automation

クラス2は、一部の非定型業務の自動化です。AIによる学習機能を持ち、一部の非定型業務をこなしたり、イレギュラーな対応を行ったりできます。

クラス2で自動化できる業務としては、次のような事例が挙げられます。

　5-3.クラス3：Cognitive Automation

クラス3は、高度な自律化です。より高度なAIによって業務の自動化だけでなく、業務の分析や改善、意思決定までも自動化できます。

クラス3レベルになると、人が行うのも難しい業務まで自動化できるなど、より高度なRPA化を図れます。

　6.RaBitのRPAツールの特徴

当社が提供しているRPAツール「RaBit」は、単純作業を98%減らす「オーダーメイド仕事ロボ」です。

「RaBit」がお客様に選ばれる理由をいくつかご紹介します。

 

　6-1.多種多様な業務の自動化を実現

「RaBit」はRPAツールとして多種多様な業務を自動化できます。入力・転記・ソフト操作・データ取得・書類作成・精算処理・整合性チェック・情報収集、といった手間のかかる業務の自動化も、「RaBit」がお客様の代わりに行います。

　6-2.圧倒的にリーズナブルで費用対効果に優れる

「RaBit」は、初期費用6万円、月額1万円の低価格からご利用いただけます。RPAツールの中でも圧倒的な安さを誇っており、「コストの面から手を出しづらい」と従来の相場にお悩みの事業者様もお試し感覚でシステムを導入いただけます。

　6-3.オーダーメイドで設定まで完了

「RaBit」を導入していただく際は、専任のスタッフがヒアリングからシステムの設定まで対応いたします。

お客様ご自身で面倒な設定をする必要がなく、業務のRPA化による効果を導入した当日に実感していただくことが可能です。
お客様へのヒアリングから納品までを最短4日間で実施しており、業界内でもトップクラスのスピードでオーダーメイドのRPAツールをご提供いたします。