定型業務を自動化するツール「RPA(Robotic Process Automation)」は、長時間労働や人材不足の解消が期待されています。
RPAを導入するにあたって、計画書となる「シナリオ」の作成が欠かせません。しかし、シナリオを作成するにあたって、こんな悩みはありませんか。
「RPAのシナリオ作成方法がわからない」
「どのようなポイントに気をつけて作成すればよいのかわからない」
RPAの設計・作成方法やポイントがわかりづらいこともあるかと思います。
この記事では、RPAのシナリオ作成手順や、作成時のポイントについてわかりやすく解説します。
記事の最後にはおすすめのRPAを紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。
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1.そもそもRPAとは？
「RPA(Robotic Process Automation)」とは、パソコンなどを用いた定型業務を自動化できるツールのひとつです。
煩雑な作業でも手順が一定の定型業務ならほとんどが自動化可能で、現代では大企業や中小企業など幅広いシーンでRPAのシステムが活用されています。
そんなRPAは便利ツールとして世界中で注目を集めていますが、システムを導入するだけですぐに作業を自動化できる訳でもありません。
RPAを使った作業の自動化には、”シナリオ”と呼ばれる設計作業が求められます。
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1-1.RPAのシナリオとは？
RPAのシナリオとは、パソコン上の業務手順をシステムに登録する過程を指します。端的にいえば、「人がやっている作業手順をRPAに最適化する仕組み」がシナリオ作成です。
RPA（ロボット）にとっての指示書のような存在で、シナリオに従ってロボットが動き、作業を自動化しています。
たとえば、「1.エクセルを開く」「2.エクセルの◯列から商品データを抽出する」「3.納品書のフォーマットを開く」「4.フォーマットにエクセルのデータを入力する」「5.件名などを入力して顧客に送信」といった作業手順をひとつずつシナリオ化すると、RPAがシナリオに沿った動きを繰り返して一連の業務を自動化できる仕組みです。
言い換えれば、シナリオを設計しなければRPAによる業務の自動化は行えません。シナリオの設計内容があやふやでは、作業のRPA化を狙うのは難しいのも事実です。
そのため、シナリオはRPAの根幹とも言えます。
ココがポイント
RPAの運用にはシナリオ作成が必要不可欠
2.シナリオを作成するときのポイント
RPAのシナリオをうまく作成しなければ、効果的な業務の効率化は望めません。システムの費用対効果を最大限発揮するためにも、RPAのシナリオ作成は非常に重要な作業です。
ここでは、RPAのシナリオを作成する前に把握しておきたいポイントをご紹介します。
2-1.シナリオの目的を明確に
RPAのシナリオを作成する前に、どのような業務をツールで自動化したいのか明確化する作業が大切です。情報を管理したいのか、情報を収集したいのか、何を自動化したいのかによって、RPAのシナリオを作成する手順も大幅に変わります。
そのためRPAのシナリオ作成では、そもそもの作業がRPA化に向いているのか、システムの導入に伴って業務内容を洗い出す必要があります。システム化すべき業務と有人対応すべき作業などを区別し、不要なRPA化を避けて効率的にシナリオを作成するのがベストです。
RPA自体の導入費に加えて、RPAのシナリオ作成や導入にも手間が掛かります。効率化が望める作業に限ってシナリオ作成を進められるようにすれば費用対効果を最大限引き出せます。
ココがポイント
RPAの導入に合わせて業務内容を見直すのも効率化に繋がるポイント
2-2.シナリオ作成の環境を整える
RPAのシナリオを作成するときは、作業環境を整える必要があります。仮にRPAのシナリオを作成しても、実際に作業を実行する環境で実力を発揮できなければシステムの導入効果を最大限に発揮できません。
たとえば、ソフトウェアや社内システムのメンテナンスが頻繁に行われている環境下では、作業手順やUIも頻繁に変わるおそれがあります。
言い換えれば、RPAのシナリオもその都度変更する必要があります。
そのような状況だとRPAによる業務の自動化をスムーズに行えず、結果として余計な手間がかかってしまう可能性も。
また、自社内のデータベースが旧式など、外部システムやソフトウェアとの連携が難しい環境では、RPAを使った自動化が難しいケースも考えられます。
RPAのシナリオ作成では、システムに登録する手順が頻繁に変更されないか、自動化する過程で発生する手順をシステムが難なく行えるのか、実際の現場で適宜チェックできる環境が重要です。
2-3.小さな業務のシナリオを作成する
RPAのシナリオ作成では、小さな業務から少しずつ慣らしていくスモールスタートがおすすめです。大掛かりな業務をRPAで自動化しようとすると、慣れないうちは大変な手間がかかってしまうほか、万が一のトラブルで業務がストップする危険性も否定できません。
なかには、RPAの運用でミスが発生し、会社全体の業務がストップした事例も存在します。
そのため、はじめは一部の業務や部署に限り、小さな作業からRPAのシナリオ作成を進めるのもポイントです。
RPAのシナリオを作成するコツを掴んでいき、業務の自動化に少しずつ慣れていきながら適用範囲を拡大するとリスクヘッジに繋がります。
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3.シナリオ設計でやるべき3つの事前準備
RPAのシナリオ設計では、事前準備にしっかりと取り組むかどうかで業務の自動化を効果的に行えるかが変わります。トラブルを避けて費用対効果を最大限発揮するためにも、事前準備は必要不可欠です。
ここでは、RPAのシナリオ設計でやるべき3つの事前準備についてご紹介します。
3-1.自動化の手順を可視化
RPAのシナリオ設計をはじめ、システムやソフトウェアなどのツールを用いて作業を効率化する際は、余計な作業が含まれていないかチェックする過程が大切です。
RPAのシナリオ設計で作業をひとつずつ書き出しつつ、不要な手順が含まれていないか見直してみるのをおすすめします。
そもそもの業務内容が非効率だと、RPA化するよりも作業内容を見直したほうが効率化に繋がる事例も少なからず存在します。余計な作業や非効率な手順が含まれていないか、RPA化に伴うシナリオ作成時は業務内容をしっかりと可視化させましょう。
3-2.シナリオの方針を決定する
RPAのシナリオ方針とは、具体的にどこまでRPA化するのかを定める作業です。
たとえば、顧客からの問い合わせを自動化するとき、「どの問い合わせをRPAで自動化するのか」「どこから有人対応に切り替えるのか」「トラブル発生時にどのような対応を行うのか」などの方針を細かく定めます。
RPAの繰り返し処理でエラーが発生したときも、「その時点で確認できるようにする」「続きから実行できるようにする」「自動的にスキップして次の処理に進む」などのシナリオ方針を定めます。
また、エラーが発生したときは誰に連絡を行うのかなど、RPAのシナリオ作成では業務全体のフローや連絡体制を明確化しておくのもポイントです。
ココがポイント
RPAによる業務内容のブラックボックス化を避けるため、RPAのシナリオに沿った社員向けの作業手順（マニュアル）を用意しておくのも重要
3-3.第三者にチェックしてもらう
RPAのシナリオ方針をある程度定めた後は、他の人にチェックしてもらうのもおすすめです。
担当者だけが設計にかかわると、いつもどおりの作業手順が念頭にあるため、効率化に繋がる手順の見落としなど思い込みによるミスが見つかるケースも存在します。
また、まわりの意見を取り入れる姿勢も重要な要素です。いくらその業務に長けた人とはいえ、「その人の手順がもっとも最適化されている方法」とは限りません。
場合によっては、属人化によって作業がある意味でブラックボックス化しており、業務効率化に繋がる要素を見落としている可能性も考えられます。
そのためRPAのシナリオ作成では、シナリオの方向性や作業手順を含めて第三者にチェックしてもらえるよう、相談のできる環境を事前に準備するのが大切です。
4.シナリオ作成の手順3ステップ
RPAを実際に稼働させるシナリオは、作成手順にミスがあると業務がストップしてしまう危険性もあります。
ここでは、RPAのシナリオを作成する手順を3つのステップに分けてご紹介します。
4-1.ノードを並べて作成する
ノードとは、フローを設計するための処理単位を指します。さまざまな要素をもとに処理フローに合わせてノードを並べ、設定を行ってRPAのシナリオ作成に繋げます。
4-2.各動作を厳密に設定する
RPAのシナリオ作成では、各動作を厳密に設定する必要があります。人とは違って柔軟な対応が難しいため、イレギュラーなトラブルが発生すると即座にエラーに繋がってしまう可能性があります。
具体的には、「いつデータを入力するか」「どのボタンをクリックするか」などを細かく時間指定して設定する作業が重要です。
4-3.シナリオをテストする
業務を自動化できるRPAのシナリオが完成したら、システムをテストします。テストをろくに行わない状態でRPAを実環境にて運用するのはおすすめできません。
場合によっては、シナリオに不備があり、社内の業務全体がストップしてしまった事例も存在します。RPAのシナリオテストでは、主に4つのステップに分けて確認作業を行います。
4-3-1.単体テスト
はじめにRPAシナリオの単体テストを行います。
単体テストでは、「エクセルを開く」といった作業のうち、マウスカーソルをどう動かすのか、クリックの場所など、1つの過程内で行う操作にミスがないかを細かくテストします。
4-3-2.結合テスト
次にRPAシナリオの結合テストを行います。
単体テストで行った「1.エクセルを開く」などの作業に加えて、「2.エクセルの◯列から商品データを抽出する」「3.納品書のフォーマットを開く」「4.フォーマットにエクセルのデータを入力する」「5.件名などを入力して顧客に送信」といった一連の流れで動作するかを確認します。
4-3-3.本番データテスト
結合テストにトラブルがなければ、本番環境のデータにてRPAシナリオに問題がないかテストを行います。
実データの活用によって、テスト時では発見できなかったパターンや特別処理を洗い出せます。
4-3-4.耐久テスト
最後に、RPAシナリオの耐久テストを行います。
長時間テストや処理量を増やすと、待機処理が不十分であったり、処理量の問題でエラーが発生したりと、思いがけないエラーを発見できます。
なかには、「業務の繁忙期に処理量が増加しRPAがエラーでストップしてしまった……」と業務に多大な損害を被った事例も少なくありません。
RPAの運用でトラブルが発生するリスクをできる限り抑えるためにも、システムの耐久テストを怠らずに行っておきましょう。
5.正確なシナリオを設計するなら「外注」もおすすめ
RPAのシナリオはシステムの根幹的存在です。だからこそ、シナリオ作成はミスを避けて作業効率化を進める一定のスキルが求められます。
業務のRPA化を考えている人にとって、シナリオ作成の手間や失敗時のリスクが導入を踏みとどまる理由のひとつかもしれません。
そこで、シナリオ作成をプロに外注するのも1つの手段です。
RPAのプロに外注すれば、シナリオ作成を正確かつ迅速に行えるため、自社で手間を掛けずに業務の効率化を図れます。
もし、「RPAを導入したいけどコスト面がネック……」「RPAのシナリオ作成が思ったよりも面倒そう」「トラブルを避けてRPAシナリオを作成できるか不安」などと感じたときは、弊社製品「RaBit」をご検討いただければ幸いです。
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6-2.難しい設定を行う必要がない
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お客様に合わせたオーダーメイドのシナリオ作成も丁寧に作業いたします。そのため、お客様側で難しい設定を行う必要はありません。運用後に生じた仕様変更も、逐次対応いたします。
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