定型業務の効率化など、単純作業を自動化できる「RPA」は近年多くの企業で導入が進められているツールです。RPAツールにはさまざまな種類がある一方で、実際の作業手順を自動化するには、自社の状況に最適化したロボットを制作しなければなりません。
この記事では、RPAのシナリオはどのように制作するのか、開発方法や手順について徹底解説します。RPAをオーダーメイドで開発・制作する「RaBit」を提供する弊社より、RPAを制作するときのポイントについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上で稼働するロボットを活用して、業務を自動化できるツールです。データの集計・入力や帳票の作成、メール送信やシステム内容の転記など、作業手順が定まっている定型業務ならほとんどを自動化できます。
RPAツールを導入すれば、「24時間365日稼働でき、大量の処理も負担なく行える」「ミスが発生しないためヒューマンエラーを防止できる」「人件費等のコストを抑えられる」「浮いた人手をより生産的な業務に注力できる」などのメリットがあります。
RPAツールは人手不足の業界問題を解決するツールとして注目を集めており、大企業を始め多くのシーンでRPAの導入が進められているのも事実です。
無料から有料まで、RPAツールにはさまざまな制作済みソフトが存在する一方で、セキュリティ要件などの事情から自社でRPA制作を進める企業も登場しています。とはいえ、多くの企業では制作済みのRPAツールをシステムとして活用することが一般的です。
その際は、「RPAツールを動かすためのシナリオ（手順書）」を自社内で制作する必要があります。
ココがポイント
「RPAツール」だけでは動作しないため、ロボットを動かす「シナリオ」を自社に最適化して制作する必要がある
2.RPAの開発方法は2種類
制作済みのRPAツールを活用すれば、システムの根本となる部分を開発する手間が掛かりません。しかし、RPAツールを実際に稼働させるには「シナリオ」と呼ばれる手順書の制作が必要で、それらを含めてシナリオ制作とも呼ばれます。
RPAツールのシナリオ制作には、大きく分けて2種類のタイプが存在します。
- 簡易型
- 開発型
ここでは、RPAのシナリオ作成方法についてそれぞれの違いを解説します。
2-1.簡易型
簡易型のRPAツールでは、「作業手順を直接録画するような形」でシナリオ（手順書）を制作できます。自動化したい作業を実際に人がデモンストレーションして、その動作をRPAが記録し、同じ動作を繰り返す仕組みです。
簡易型の開発方法なら、プログラミング知識がなくともRPAのシナリオ制作を行えます。ただし、人が行う無駄な手順まで記憶してしまうのがデメリットです。例えば、マウス操作に無駄な動きが含まれていると、常にその無駄な動きを含みながら作業を繰り返します。
複雑な作業を覚えさせられないデメリットもあるほか、ソフトやシステムのUIが表示される位置が変わるなど、単純なイレギュラーが発生するだけで正しく動作しなくなってしまう点が課題です。その性質から、シンプルな作業の自動化に適しています。
2-2.開発型
開発型のRPAツールでは、「パーツを組み合わせるような形」でシナリオ（手順書）を制作できます。ローコード型などで知られる形式で、事前にプログラミングされたパーツを組み合わせてカスタマイズできるため、複雑な作業手順も手軽に覚えさせられるのがメリットです。
一方で、思い通りにカスタマイズするには、一定のプログラミング知識が求められる事例も少なくありません。システム開発などに自信がない場合は、RPAの制作が難しく、思ったような自動化効果を得られない可能性もあります。
開発型RPAツールは座標型などの仕組みで操作を指定できるソフトウェアもあるため、UIの位置が変わっても、対象を特定して自動化済みの手順を進められる点がメリットです。
RPAの制作が難しい場合は、システムを開発したベンダーに依頼すると、シナリオ制作の開発・運用までサポートしてもらえる事例もあります。
ココがポイント
開発型はより複雑で柔軟な定型業務を自動化できるが、その分開発できる人材や知識が必要
3.RPA開発の手順
RPAを正しく稼働させるには、適切なフローをもとにシナリオを制作する必要があります。RPAを開発する際の手順は以下のとおりです。
- 業務を洗い出す
- 自動化する業務を決める
- シナリオを作る
- 動作テストをする
- メンテナンスする
ここでは、RPA開発を行うときの手順について、シナリオ制作に至るフローを解説します。
3-1.業務を洗い出す
RPAの制作を始める前に、既存業務の洗い出しが非常に大切です。業務内容を振り返って作業手順をチェックすると、「そもそも不要な作業」「より効率化できるルーティン」などを発見できます。
生産性の低い作業をRPA化しても効果は薄いため、既存業務を洗い出して課題となっているポイントや、RPAツールの自動化に適しているか確認するのをおすすめします。その際は、作業時間やコストを可視化するのもポイントです。
必要に応じて業務のフローチャートを作ると、より効率的に業務を洗い出しやすくなります。
3-2.自動化する業務を決める
既存業務を洗い出して不要な手順を削ったら、次はRPAツールで自動化する業務を判断します。RPAツールは作業手順の定まった業務しか自動化できないため、RPA化できるかどうかを踏まえたうえで、最適な業務のRPA化を実現しましょう。
その際は、具体的にRPAツールの導入でどの程度の効果を得る予定か、具体的な目標を設定するのもポイントです。例として、作業時間を◯時間削減するなどが挙げられます。
加えて、自動化に合わせた新しい業務フローを構築するのもポイントです。例えば、データ収集＆成形をしてレポートを作る、といった作業を自動化するときは、終業前にRPAツールを実行して翌朝に資料作成を行えるメリットがあります。
RPA化できる業務なら作業時間を夜間にズラしたり、RPAツールが資料制作を行っている最中は別の業務をしたりと、新たなフローを構築しましょう。
3-3.シナリオを作る
RPAを導入する業務が定まったら、実際にシナリオを制作します。RPAのシナリオ制作は実際に使っているツールによって、作業手順が大きく異なります。とはいえ、基本的には段階を踏んでステップごとに作業を一つずつ登録するのが一般的です。
例えば、RPAの制作では「1.エクセルを開く」「2.見積もりエクセルの特定セルを指定する」「3.データ（宛先や件名など）をコピーする」「4.別のシートを開く」「5.特定のセルを指定する」「6.コピーしたデータをペーストする」のように、一つひとつの作業を含めてシナリオを制作する必要があります。
シナリオの制作内容に不足があるとRPAが正しく動作できないため、複数人でシナリオ内容に過不足がないかチェックすることが大切です。
3-4.動作テストをする
RPAツールのシナリオを制作したら、次は実際の作業がどうなるかテストを行います。RPA制作における動作テストでは、主に「単体テスト」「結合テスト」「本番データテスト」「耐久テスト」を行うのが一般的です。
「単体テスト」は、指定した作業を実行できるか、一つひとつの作業手順を確認する作業です。例えば、指定したようにExcelを開けるか、目当てのセルを指定できているかなどのテストが挙げられます。
「結合テスト」は、制作したシナリオ通り稼働できるか、全体を通して最初から最後までの動作を確認する作業です。目当て通りに一連の作業を行えるか、繰り返し作業ができているかを確認します。
「本番データテスト」は、制作したRPAを本番環境で動作させる作業です。例えば、SaaSなどの作業を自動化したとき、バージョンアップでUIが変わって正しい動作が行えなくなってしまう事例も少なくありません。定期的にイレギュラーな問題が発生しないかチェックする必要があります。
「耐久テスト」は、使用しているデバイスや制作したRPAツールが、最後まで正しく処理を行えるかチェックする作業です。通常の業務は問題なく作業できても、業務量が増えると負荷が増えてしまい、今までのテストでは発見できなかったエラーが発生する可能性もあります。
そのような課題を見つけて、必要に応じて動作環境を改善したり、制作したRPAに手を入れ直したりする必要があります。
3-5.メンテナンスする
RPAは制作して業務を自動化したらそれで終わりのツールではありません。作業手順に含まれているシステムに、UIなどの変更があるとそれだけで正しく動作できなくなる可能性があります。
そのため、定期的に動作状況をチェックしたうえで適宜メンテナンスしなければならないのも事実です。既存業務を定期的に振り返って不要な作業がないか、更に最適化できる業務がないかを含めてRPAツールをメンテナンスすると、優れた業務効率化を実現できます。
導入直後はエラーなどの問題が起きてしまう事例も少なくないため、その都度調整しながら改善していくのがベストです。
4.RPAを自社で制作する際のポイント
RPAのソフトウェアは多数登場しており、多くの企業がRPAベンダーの制作したツールを活用しています。しかし、RPAツールを実際に活用するには、自社の業務手順に最適化したロボットを制作しなければなりません。
ここでは、RPAのロボットを自社で制作する際のポイントについて解説します。
4-1.開発の難易度や担当者のレベルを把握しておく
RPAの制作を自社で行う場合、導入するツールによって開発難易度が異なる点に注意が必要です。ローコードやノーコード型ではなく、プログラミングでの実装が必要な場合は、社内で担当できる人材がいないと外部の専門家に任せる必要があります。
また、開発難易度は開発工程だけでなく、「作業工数・処理するデータ量・条件分岐の回数」など自動化する業務によっても変動します。
もし自社のIT人材に自信がない場合は、RPAツールの導入が計画倒れしないよう、外部のプロに任せるのがベストです。例えば、RPAツールをオーダーメイドで制作するサービス「RaBit」では、設計・開発・導入・運用サポートまでプロが徹底してサポートいたします。
4-2.自社に合ったRPAツールを選ぶ
RPAのロボット制作難易度はシステムによって異なるため、自社にあったRPAツールを導入するのをおすすめします。単純な料金だけでなく、使いやすさやサポート体制、サンプルの充実度などを比較検討することが大切です。
例えば、無料のRPAツールはコストを抑えてシステムを導入できる一方で、サポートを受けられるベンダーは多くありません。RPAツールの運用でトラブルが起きたとき、「自社で対応しきれるか不安」といったときは、サポートの充実したソフトウェアを選ぶのもポイントです。
4-3.まずは簡単な業務から導入する
RPAツールを導入してシナリオ制作を始めるときは、初めに簡単な業務から自動化するのをおすすめします。いきなりすべての業務を自動化したり、高難易度な手順をRPA化したりすると、予想外の動作で作業が正しく自動化できない事例も少なくありません。
そのため、まずは工数が少ない・作業が単純などの業務を自動化するのが理想的です。
場合によっては、RPAツールのエラーが原因で、会社全体の業務がストップしてしまう可能性も。スモールスタートでRPAツールを導入すればすれば、万が一のトラブル時もリスクヘッジを実現できるほか、ノウハウを高めながら効率的に導入範囲を広げられます。
4-4.シナリオは複数人でチェックする
RPAのシナリオ制作では、業務担当者・上長・社内エンジニアなど、複数人がそれぞれの視点からチェックする体制を整えることが理想的です。立場の異なる視点からシナリオを振り返れば、更に業務を効率化できる手順を発見できる可能性があります。
業務担当者が1人でシナリオを制作すると、無駄な工程が含まれていたり、抜け漏れに気付けなかったりする可能性も否定できません。そこで、各担当者がシナリオをチェックすれば、RPA制作のミスを抑制できるのがメリットです。
RPAツールのシナリオを制作するときは、属人化した作業環境ではなく、複数人に情報共有できる体制づくりを心がけましょう。
5.RPAの制作なら「RaBit」にご相談ください！
RPAツールは導入するだけでなく、どのように作業を自動化するのか、シナリオやロボットを制作しなければなりません。しかし、RPAの制作方法はツールによって異なり、プログラミングスキルなど高度なIT知識を求めるソフトウェアがあるのも事実です。
もしRPAの制作に不安な気持ちを抱える場合は、オーダーメイドでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」をご利用ください。「RaBit」はプロが設計・開発・導入・運用までトータルサポートするサービスで、ロボットやシナリオの制作もすべてプロが代行します。
お客様にしていただくことは、「自動化したい作業をお伝えいただくのみ」と、業務効率化に掛かる手間を大幅に削減できるのがメリットです。興味をお持ちいただけましたら、ぜひお気軽にオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」までご相談ください。