単純作業の定型業務を自動化するのに役立つRPAツールは、運用保守が欠かせません。RPAの運用保守を怠るとシステムエラーが発生し、すでに自動化していた手順を設定通りに繰り返し行えなくなる可能性があるのも事実です。
そのため、RPAツールは「運用保守の課題も解決できそうか」を含めて導入するのをおすすめします。
この記事では、RPAの運用保守とは何か、RPAの運用保守でやるべきことや、保守費用の目安について解説します。
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1.RPAの運用保守とは何か
RPAの運用保守とは、野良ロボットや、意図しない動作をするシステムがないか、適宜チェック・改善する仕組みを指します。システムに問題がないか調整や改修を行う「保守（メンテナンス）」と、安定稼働ができるかどうかを適宜チェックする「運用監視（モニタリング）」が含まれます。
具体的には、「活用されているロボットに登録した設定手順（シナリオ）を見返す作業」「使用機材のリプレイス」などがメインです。
RPAツールは導入してそれで終わりではありません。作業手順に変更があったり、手順に含まれるツールのUIに変更があったりするだけで、正しく動作できなくなる可能性があります。
そのため、RPAの運用では定期的な保守作業でソフトウェアの自動化手順を見直す必要があるほか、経由するシステムにも変更がないか適宜チェックしなければなりません。野良ロボットの確認はもちろん、作業手順に使われるツールなどのUI変更まで細かく確認する必要があります。
ココがポイント
RPAツールの導入後に運用保守を怠ると、業務の自動化が実現できなくなってしまう可能性もある
1-1.運用保守に失敗すると業務が停止するリスクも
RPAの運用保守を怠ると、ロボットに動作不良が起こり自動化した業務にエラーが発生してしまいます。その結果、会社のコア部分にあたる業務がストップしてしまい、会社全体の活動が停止してしまう事例も少なくありません。
RPAツールの運用保守はシステムを活用するうえで必要不可欠です。RPAの開発をして複数のロボットを稼働させれば、その分だけ運用保守の手間がかかります。
そのため、業務が停止するリスクを最小限に抑えるためにも、運用保守で管理できる範囲でRPAツールを稼働させるのがベストです。
ココがポイント
作業手順にSaaSなどUIの変更が発生しやすいシステムが含まれる場合は、パッチノートを含む細かいチェック作業が求められる
2.RPAの運用保守でやるべきこと
RPAツールは、導入後の運用保守を怠るとシステムエラーなどさまざまな問題が発生する事例もまれに見かけられます。場合によっては会社全体の業務がストップしてしまうおそれもあるため、以下の要素を押さえた運用保守が必要不可欠です。
- ハードウェア面の更新作業
- シナリオの見直しや修正
- トラブル発生時のマニュアル作り
ここでは、RPAの運用保守でやるべきことを解説します。
2-1.ハードウェア面の更新作業
RPAの運用保守に、ハードウェア面の更新作業は欠かせません。たとえば、デスクトップ型RPAツールを活用している場合はパソコンOS等のアップデート、サーバー型RPAツールを活用している場合はサーバー機材のメンテナンスなどが含まれます。
ハードウェアの更新作業を怠ると、利用しているRPAツールが正しく動作できない可能性もあります。その反対に、ハードウェアが更新されたことに適応しないとセキュリティリスクなどさまざまな問題が発生する可能性も。
そのため、必要に応じてハードウェアの更新を実施するほか、それに合わせたRPAツールの保守作業が必要です。
2-2.シナリオの見直しや修正
RPAの運用保守には、シナリオの見直しや修正作業が必要不可欠です。RPAツールは事前に設定した作業を繰り返し行う仕組みで、作業手順の登録は「シナリオ」と呼ばれる手順書のようなもので行います。
RPAツールは常に同じ手順を繰り返し行うため、作業手順に含まれているツールやソフトウェアにUI変更があると、適切な動作を行えなくなってしまうのが課題です。
そのため、RPAの運用保守では、各ツールやソフトウェアに変更がないか、アップデート状況なども逐次チェックする必要があります。そのうえで、変更点に応じたシナリオの見直し・修正作業が必要です。
RPA自体の運用方法を見直して、より効率的に業務を実現できないかを含めてシナリオを作成し直すメンテナンス作業もあります。
2-3.トラブル発生時の対応マニュアル作り
RPAの保守運用では、万が一のトラブル発生時に既存の業務をスムーズに遂行できるよう、マニュアル作りをすることも含まれます。RPAツールを稼働させているシステムなどに問題が発生した際、コア業務を自動化していると会社全体の業務がストップしてしまった事例があるのも事実です。
その際にマニュアルがなければ、業務を人力で代行できなくなってしまいます。既存シナリオで業務をどのように自動化しているのか、人力で代行するための手順書や、トラブル時の対処法をまとめたマニュアルが必要です。
そのような対応マニュアル作りも、RPAの運用保守作業に含まれます。
3.RPAの運用保守に掛かる費用相場
RPAツールを活用するには運用保守が欠かせません。とはいえ、一言で運用保守といっても内訳はさまざまで、RPAの運用保守には以下のような費用が必要です。
- 社内での修正対応に掛かる人件費
- システムのリプレイス費用
- RPAベンダーによるサポート費用
ここでは、RPAの運用保守に掛かる費用相場について解説します。
3-1.社内での修正対応に掛かる人件費
RPAツールの運用保守を社内で修正対応する場合、それに準じた人件費が求められます。デスクトップ型RPAツールやクラウド型RPAツールは、ITスキルに自信のない方でも活用できるシステムが多くなっています。
一方で、サーバー型RPAツールはシステム管理を行う専用の人材が必要で、情シスなどの部門を設けているケースも少なくありません。社内での修正対応にどのような人材を充てるかは会社によって異なるものの、情シスなど社内SEでの対応を検討する場合は、以下の人件費が求められます。
ソフトウェア作成者の平均年収：約550万
出典：厚生労働省「令和４年賃金構造基本統計調査」
3-2.システムのリプレイス費用
RPAツールを修正する際、シナリオの修正だけでは対応できない場合にシステムをリプレイスする費用も掛かります。たとえば、サーバーメンテナンスや使用機材の変更などもリプレイス費用に含まれます。
特に、サーバー型RPAツールはサーバーのリプレイス費用が重くのし掛かるのも事実です。サーバーなどのインフラ交換を怠っていると、重大なシステム障害を招いてしまうため、丁寧な運用保守が欠かせません。
システムなどのリプレイス費用はどうしても掛かってしまうため、導入している各システムの耐用年数などを踏まえたうえで判断するのをおすすめします。
3-3.RPAベンダーによるサポート費用
RPAツールの運用保守をベンダーに外注する場合にもサポート費用がかかります。実際にどの程度の費用が掛かるかはベンダーによって異なるものの、無償サポートでは濃密な支援を行ってもらいにくいのも事実です。
RPAツールのサポート範囲はベンダーによってさまざまですが、専任担当者がヒアリングから設計～運用まで徹底サポートするタイプや、運用保守をリモートサポートで支えてくれるサービスなど、豊富な選択肢があります。
そのため、実際の運用保守に掛かる費用もさまざまです。一般的には、RPAベンダーにサポートを外注すると「5,000円～／時」のコストが掛かるとされています。
4.自社でRPAの運用保守を実現するために大切なポイント
自社に導入したRPAツールの運用に問題が起きないよう、定期的なメンテナンス作業は必要不可欠です。しかし、自社だけで運用保守ができるかどうか、不安に感じている人も少なくないでしょう。そのため、RPAを安定させたいときは、以下のポイントを押さえるのがベストです。
- 自動化した業務プロセスを資料化しておく
- RPAの運用保守ができる人材を社内外問わず確保する
- サポート体制の豊富なRPAツールを選ぶ
ここでは、自社でRPAの運用保守を実現するために大切なポイントを解説します。
4-1.自動化した業務プロセスを資料化しておく
RPAの運用保守では、トラブルが発生したときの対応スピードも大切です。万が一自動化した業務がストップした場合、各プロセスの停止が企業全体の活動停止に繋がってしまうかもしれません。
そのため、自動化した業務プロセスを資料化するのをおすすめします。「既存業務をどのように自動化しているのか」「自動化されている作業手順をどうやれば人の手で代行できるのか」などを資料化しておけば、トラブルの発生時にもスムーズに対応できるため安心です。
また、自動化している業務内容についても明確に把握できるため、運用保守で見るべきポイントを可視化しやすいメリットもあります。
4-2.RPAの運用保守ができる人材を社内外問わず確保する
RPAツールの導入に合わせて、運用保守ができる人材を社内外問わず確保しておく必要があります。単純作業を自動化できるRPAツールは人材不足の昨今で特に注目を集めているものの、肝心のシステムを管理できるIT人材が不足しているジレンマがあります。
そのため、RPAの運用保守を行える人材を、社内外問わず確保しておく必要があります。トラブルが発生したときもスピーディに対応できるよう、社内SEなどITスキルのあるスタッフが必要です。
場合によっては、ノーコード・ローコードなどITスキルに自信がない方でも扱えるRPAツールを導入する選択肢もあります。たとえば、完全オーダーメイドで提供するRPAツール「RaBit」なら、ヒアリングから設計・開発・導入・運用サポートまで専任のプロが担当するためお客様にご負担をおかけする心配はありません。
ココがポイント
ツールによっては、ITスキルに自信がないユーザーでも活用できるRPAが存在する
4-3.サポート体制の豊富なRPAツールを選ぶ
RPAツールの運用保守をベンダーに外注すれば、システムトラブルなどのリスクを低減できるほか、自社のリソースを最小限に抑えて業務を効率化できるメリットがあります。
とはいえ、RPAベンダーのサポート範囲はさまざまです。完全オーダーメイドのRPAツール制作に対応しているベンダーから、簡単なメールサポートにしか対応していないベンダーまで、その違いは多岐にわたります。
システムトラブル時に「メール対応のみ」となってしまっては、大きな機会損失を生み出しかねないため、自社のITリソースに不安がある場合はサポート力に優れたベンダーに依頼するのもポイントです。
5.オーダーメイド型RPA制作サービス「RaBit」なら運用保守もサポート
RPAツールの安定した運用には保守作業が必要不可欠です。作業手順に含まれているツールのUIに変更があるだけでも、自動化手順がストップしてしまう恐れがあります。そのため、作業手順に変更がないか定期的なメンテナンスが必要です。
加えて、システムのリプレイスをはじめさまざまな保守作業費用がかかります。そこで、運用保守費用を抑えてRPAツールを導入したい方におすすめなのがオーダーメイド型RPA制作サービス「RaBit」です。
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