RPA導入支援サービスの内容と、サービスを選ぶ際のポイントを解説

「RPA導入支援サービスをどう選べば良いのだろう？」
「RPA導入支援の流れを知りたい」

とお考えのご担当者様へ。RPA導入支援サービスを利用すれば、業務効率化や人件費の削減などさまざまなメリットを得られます。

しかしRPAツールの種類は豊富で、選び方を間違えるとせっかくの費用が無駄になりかねません。成果を出すためには、自社に合うRPA導入支援サービスを選ぶことがポイントです。

この記事ではRPA導入支援について、流れやサービスを選ぶポイント、実際にRPAを導入した方の声をご紹介します。RPAの導入をお考えの方は、ぜひ最後までお読みください。

　1.RPAとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、ソフトウェア・ロボットによる業務自動化のことです。“ロボット”といっても人型ではなく、あくまでもパソコン上で稼働するソフトウェアのひとつです。

RPAは簡単にいうと定型業務を自動化するツールで、人間の代わりに手順の決まった作業をこなせます。人手不足の解消や働き方改革に役立つと、近年急速に需要が高まっている技術です。

　2.RPA化に適した業務の条件

RPA化に適した業務の条件は以下の通りです。

• 単純な作業を繰り返す
• 処理の手順や判断基準が決まっている
• 必要な情報がデジタル化されている

人間が決めた手順を繰り返し処理し続けられるRPAは、単純作業の繰り返しが大変得意です。手順化された定型業務や判断基準が決まっている作業であれば、RPAに任せることで業務を大幅に短縮できます。

RPA化に適した業務の具体例には、以下のような作業が挙げられます。

• データの入力・集計・照合
• 帳票の作成
• メール送信など

「デジタル化されている」「PC内で処理できる業務」「作業手順が定まっている」業務なら、ほとんどがRPAの得意とする作業です。デスクワークでは多く見られる業務が多く、近年ではRPAの導入支援サービスを利用する企業も増加傾向にあります。

　3.RPAを導入するメリット

RPAを導入するメリットは、以下が挙げられます。

• 業務スピードを向上できる
• 作業のミスやムラを防げる
• コストを削減できる
• 属人性を排除できる
• 人間がコア業務に専念できる

今まで人が手作業で行っていた業務をRPAに任せることで、大幅な業務の効率化が期待できます。決められた手順を繰り返すRPAなら、うっかりミスなどのヒューマンエラーが発生しません。ミスやムラがない分、作業をチェックする手間も省けるのがメリットです。

また人件費を抑えられるので、コスト削減にも直結します。RPAの導入を機に手順を定型化したり共有したりすれば、属人性の排除にもつながります。

RPAツールを導入すれば、「業務効率の向上」「人件費等のコスト削減」などのメリットを得られるほか、人間がコア業務に専念できるのも大きなメリットです。

　4.RPA導入支援の流れ

RPAの導入支援は、一般的に以下のような流れで進んでいきます。

• ヒアリング
• 設計・開発
• 導入

それぞれの項目について、順番に解説します。

　4-1.ヒアリング

RPA導入支援におけるヒアリング段階では、どのような課題があるのか、現在の業務フローやシステム環境を踏まえて「実現したいこと」をヒアリングします。また、RPAツールをシステムとして利活用するにはITリテラシーも求められるため、従業員を含めた動作環境もチェックします。

この段階で、自社が困っていること、RPAに任せたいことを具体的に共有することで、不明点を解消してRPAツールを導入する流れが一般的です。

必要に応じて、業務量や業務フロー、業務の難易度といった分析もします。

　4-2.設計・開発

RPAの導入支援には、RPAツールを稼働させるために「シナリオ」と呼ばれる手順書が必要です。エラーや不具合が起きないように開発し、テストの実施から適宜調整して会社ごとに合ったシステムを開発します。

導入支援を受ければ、既存の業務フローに合わせたシナリオを作成してくれるため、手間も掛からないのがポイントです。設計・開発では、より自社の状態にあった開発を実現するため、自社のPCなどをRPAのベンダーに貸し出す場合もあります。

　4-3.導入

RPAシステムの設計・開発が終われば、いよいよ導入です。RPAツールの導入段階では本番環境で実際に運用できるかどうかをチェックします。導入前にはRPAメーカーが電話やリモート、来社にて新しい業務フローやRPAの運用方法を説明するのが一般的です。

RPAシステムは一度導入したら終わり、というものではありません。導入後も、連携ソフトのバージョンアップや業務フローの変更に応じてメンテナンスが必要です。メンテナンスや困ったことがあった際は、メーカーが用意しているサポートサービスを利用します。

　5.RPAの導入支援サービスを選ぶ際のポイント4つ

RPAの導入支援サービスを選定する際は、以下4つのポイントをチェックしてみてください。

• やりたいことを実現できるか
• 費用が予算に合っているか
• 支援実績が豊富か
• サポート体制が充実しているか

RPAの導入支援サービスを選ぶときのポイントについて、それぞれ順番に解説します。

　5-1.やりたいことを実現できるか

RPAサービスによっては、医療・金融・物流など得意分野があります。まずは自社の分野を得意としているかチェックしてみましょう。一見業務を自動化したように覚えても、一部に人の判断が求められる作業があり、そこがボトルネックとなってしまう事例も珍しくありません。

せっかくRPAを導入しても、自社のやりたい作業が自動化できなければ意味がありません。まずは何を自動化したいのか、どのような状態を目指すのかについて社内で明確にします。

そして、システムの互換性やセキュリティ面、機能面で、自社の業務フローをRPA化できるのか、担当者にしっかり相談することがポイントです。

　5-2.費用が予算に合っているか

RPAツールはメーカーやプランによって費用がバラバラです。月々の費用などが掛かるケースも多いため、導入の際はコスト面を含めて自社が実現したいことが予算内で収まるのかチェックしましょう。

一般的なRPAの導入・運用で必要な費用は、コンサルティング料や開発費、メンテナンス費、サーバー利用料などが挙げられます。

また、RPAの種類にはデスクトップ型・サーバー型・クラウド型があり、それぞれで相場が異なる点に注意が必要です。一般的に、もっともコストが低いのはクラウド型です。

ただし、いくらコストが安くても使いにくければ意味がないので、費用と効果、使いやすさを天秤にかけて見極めることをおすすめします。

　5-3.支援実績が豊富か

昨今ではRPAツールが急増しており、導入支援サービスの質もさまざまです。なかには支援実績が乏しく、サポートや対応が充実していないケースもあります。

安定したサービスを求めているなら、RPA支援実績が豊富なメーカーに頼むと安心です。実績が豊富なメーカーはホームページで導入実績を多く公開しているので、自社と同じ業種の事例などを調べるとどのような導入支援を得られるのかRPAツールの使用感をイメージしやすくなります。

　5-4.サポート体制が充実しているか

RPAツールは作業手順に含まれているシステムやソフトウェアに変更があったり、手順自体に変更があったりすると、途端に正しい動作ができなくなってしまいます。そのため、RPAの導入支援では定期的なメンテナンス作業も請け負ってもらえるかが大切です。

RPAの導入後にIT部門のリソース不足などでメンテナンスができないと、エラーで作業が止まってしまうばかりか、会社全体の業務がストップしてしまうかもしれません。

そのため、RPAツールの導入支援サービスを選ぶときは導入前だけでなく、導入後のサポート体制も充実しているのかチェックするのをおすすめします。

　6.Rabitを導入したお客様の声

最後に、RPAツールRaBitを実際に導入したお客様の声をご紹介します。導入の経緯や決め手、業務内容やその成果を解説します。

　6-1.親身なサポートに満足｜飲食業　株式会社玉寿司様

大正13年創業の「築地玉寿司」様は、世界に誇る寿司の文化を100年近くも発信し続けています。

当初Excelのマクロで業務効率化を図っていた玉寿司様ですが、うまく動かないときがあり、営業スタッフの紹介によりRPAツールRaBitの存在を知ることとなりました。ご自分でRPAを調べたところ、失敗談も多く見かけたそうです。

玉寿司様は大がかりなコストを払ってまでRPAを欲しいとは思っておらず、リサーチを進める中で、RaBitは安価で要件定義がしっかりしていると評価してくださいました。

実際にRaBitの担当者が玉寿司様のExcelを見たときにすぐ内容を理解したことで、「信頼できる」と感じてくださいました。他のシステムメーカーは担当外の案件対応を嫌うイメージをお持ちでしたが、RaBit担当者はそのようなことがなく、担当者が不在でもほかの人が問題なく対応してくれると評価してくださっています。

導入後は業務の圧倒的な時間短縮の効果を得られ、RaBitの導入で半日以上の時間短縮に成功しました。今後も社内システムを変更する予定があり、RaBitでの自動化をほかにもお願いしたいとお声をいただいています。

　6-2.コスト面が決め手｜総合業務請負業　株式会社キングネクスト様

「人を繋ぎ社会を繋ぐ」を企業理念としている株式会社キングネクスト様は、請負サービスを展開しており、大阪・東京・横浜に事業所を展開しています。

時代が進んでいく中で業務の自動化を検討していましたが、コスト面から踏み切れていませんでした。手動によるヒューマンエラーが多く、それをなくすためには「環境改善しかない」という話になり、一番費用が掛からず上手く運用できるのがRaBitだったことから導入を検討されます。

キングネクスト様の場合、費用面だけでなく社内にITに詳しい方がおらず、導入が困難だったこともありRPAを導入できずにいました。しかしRaBitはサポートもしっかりしていることから、導入を決めてくださいました。

導入後はミス削減と時間短縮に大きな効果を感じられ、口座番号など個人情報の間違いもなく、信用度を保つ面でも導入効果を感じてくださっています。RaBitの導入で無駄な労力がなくなり、大きな効果を感じてくださっています。

　7.RPAの導入支援なら「RaBit」にご相談ください

RPAの導入支援についてお悩みなら、ぜひRaBitにご相談ください。工務店から士業まであらゆる業界での実績が豊富なRaBitは、業界最安水準で制作もサポートもすべてお任せいただけます。

また、Rabitは初期費用66,000円、月額10,450円の低コストでご利用いただけるサービスです。専門知識がなくても貴社専用RPAを、専門家がオーダーメイドで作成いたします。

「低コストでRPAを導入したい」「サポートが手厚く信用できるメーカーが良い」とお悩みの方は、ぜひRaBitまでお問合せください。さまざまな業務効率化をお手伝いいたします。