人材不足など、人手が足りなくなりつつある日本業界では業務効率化を実現できるツールが注目を集めています。
しかし、業務効率化ツールはただ導入すればよいわけでもなく、場合によっては失敗してしまう事例も少なくありません。
この記事では、業務効率化ツールの導入を検討されている方へ向けて、専用ツールを導入するメリットや、おすすめの業務効率化ツールをご紹介します。
業務効率化ツールの導入でよく見られる失敗事例とその対策についても触れていますので、あわせてご参照ください。
格安料金ですべてお任せ！「自動化したいこと」をお伝えいただくだけのRPAツール
オーダーメイド型RPAツール「RaBit」は、ヒアリング・設計・開発・導入・運用までプロが一気通貫サポート。業界でも格安な料金設定と充実した支援体制で、長く安心してご利用いただけます。
1.業務効率化ツールを導入するメリット
業務効率化ツールを導入すれば、作業時間の短縮から単純作業の自動化、ひいては人件費削減などさまざまなメリットを得られます。人手不足が叫ばれる昨今では、単純な業務を効率化して生産性を引き上げる対策が急務です。
ここでは、業務効率化ツールを導入するメリットについてご紹介します。
1-1.残業代などのコストを削減できる
業務効率化ツールを導入するメリットに、残業代などのコストを削減できる点があげられます。業務効率化ツールを導入すれば、従来掛かっていた作業時間を短縮できるため、残業せずとも仕事を時間内に終わらせやすくなります。
その結果、残業代など人件費コストを削減できる点がメリットです。なかには、単純作業を自動化できるツールも登場しているため、人件費そのもののコストカットを実現できる事例もあります。
1-2.業務のクオリティが高まる
業務効率化ツールを導入すれば、業務のクオリティを高められるのもポイントです。業務効率化ツールには、一部作業を人の手よりも正確かつスピーディにこなせるソフトもあります。
そのため、業務効率化ツールの利用は作業品質が均一化されやすいのもメリットです。
加えて、単純作業などにかかる時間を削減すれば、より重要な業務へ注力しやすくなります。時間に余裕が生まれた分だけ、業務のクオリティを高める効果も期待できます。
1-3.業務の属人化を防げる
業務効率化ツールを利用すれば、業務の属人化を防ぎやすくなるのもメリットのひとつです。さまざまな業務のなかには、気づくと属人化してしまっている作業も少なくありません。
担当者が異動したり、退職したりしてしまうと、肝心の業務を遂行できる人がいなくなってしまいます。
そこで、業務効率化ツールを使用しておけば、作業の流れを把握しやすくなり属人化を防ぎやすくなります。また、退職に伴う引き継ぎの手間を減らせるのもメリットです。
ココがポイント
作業を自動化できるシステムがあれば、品質を均一に保った状態で誰でも業務を行えるようになる
2.業務効率化におすすめのツール5選
業務効率化を実現できるツールには、さまざまなソフトウェアがあります。タイプによって稼働できるシステム範囲や、得られるメリットなどが異なるため、効率化したい業務に沿ったツールの選定が重要です。
ここでは、業務効率化におすすめのツール5選をご紹介します。
2-1.コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、業務連絡や周知を効率的に行えるツールです。意思疎通などをスピーディに行えるため、意思決定を含む業務をスピーディに行いやすくなるメリットがあります。
代表的なコミュニケーションツールでは、SlackやChatowrkなどがあげられます。チャットとしての機能性に優れており、メールソフトを使うよりも柔らかい雰囲気でのやり取りにも最適です。
各連絡に対するリアクション等も素早く行えるメリットもあり、遠隔地でもチーム・プロジェクト別にコミュニケーションを行えます。
また、タスク管理やビデオ通話機能なども搭載されており、それひとつでビジネスのやり取りを集約することも可能です。受け取ったメッセージをタスク管理に回したり、時間が近づくとリマインドしたりするなど、円滑な業務の遂行を実現できます。
そのため、社内外の連絡を含むやりとりをコミュニケーションツールで行っている企業も少なくありません。近年ではリモートワークも注目を集めており、自宅にいても遜色なく業務ができるとして、コミュニケーションツールの導入が進められています。
2-2.CRMツール
CRM(Customer Relationship Management)ツールとは、顧客との取引履歴などを管理・情報共有するツールです。問い合わせ履歴やアンケート結果を含む顧客情報を集約して一元管理できるため、チーム単位で顧客対応にあたりやすくなるメリットがあります。
代表的なツールでは、Oracle CRMやMicrosoftDynamics365などがあげられます。たとえば、Microsoft Dynamics 365では見込み顧客の可視化や、問い合わせ対応からフィールドサービスといったほとんどの対応をカバーできるのが特徴です。
「いつ、誰が、どのようなアプローチをしたのか」といった情報も可視化して一括で把握できるため、営業業務の効率化に大きく貢献します。
どのようなタイミングで営業をすべきかなども情報化できるため、スムーズな営業活動・顧客対応がしやすくなるのもポイントです。
PDCAサイクルを回して効率的な営業活動を実現できるだけでなく、チーム単位で顧客に当たりやすくなるなど、営業業務の効率化には欠かせないツールといえます。
2-3.MAツール
MA(Marketing Automation)ツールとは、マーケティング活動の一部を自動化し、業務効率化を実現できるツールです。MAツールを利用するとレポート生成など一部の業務を自動化できるため、市場動向や成果調査といった業務を効率化できます。
また、顧客に適したメールを自動的に配信できるのも特徴です。顧客とのやり取りを最適化することで、顧客満足度の向上などさまざまなメリットを得られます。
代表的なツールでは、SATORIやAdobe Experience cloudなどがあげられます。たとえばSATORIでは大量のデータからマーケティング業務を効率化させ、顧客対象に適切なメッセージを届けるためのセグメンテーション・パーソナライズを行えるのが特徴です。
また、Adobe Experience Cloudでは、顧客のデータ管理からアナリティクスなどを統合管理できるため、一貫したカスタマージャーニーを構築できるメリットがあります。
MAツールは、メール配信を始めとするさまざまなマーケティング業務の効率化に欠かせないツールだといえます。
2-4.RPAツール
RPA(Robotic Process Automation)ツールとは、パソコンを使った定型業務の自動化に役立つツールです。RPAツールを使えば、人間が行う重複作業やルーティン業務をロボットに代行させられるため、業務効率化を実現します。
業務を効率化するよりも、作業の自動化に近いのがRPAツールの特徴です。代表的なツールでは、WinActorや、弊社が提供する「RaBit」などがあげられます。
たとえばWinActorはWindowsアプリケーションの自動操作に特化したRPAツールです。ExcelやWordなどのオフィス操作を自動操作できるため、データの転記やファイル仕分けといった作業を自動化できます。
弊社が提供する「RaBit」では、定型業務ならほとんどの作業をRPA化できます。プロがヒアリングから導入、運用サポートまで行うため、求められている機能をできる範囲で実装できるのが特徴です。
近年では、単純な業務をいかにツールで効率化・自動化するかが肝になっています。特にRPAツールは業務効率を引き上げるうえで大きな役割を果たすため、さまざまな企業が導入を進めています。
こちらもCHECK
2-5.業務改善プラットフォーム
業務改善プラットフォームは、ビジネスにおけるさまざまな業務を効率化するのにツールです。分散しているデータや煩雑なメール対応、チームごとにバラバラになったデータ管理などを集約できるシステムで、“仕事の見える化”に大きく貢献します。
業務プロセスの改善を目的としているため、業務の効率化・自動化・データ収集など幅広い機能が搭載されているのが特徴です。代表的なツールでは、kintoneやJUST.DBなどがあげられます。
いずれもクラウドベースのソフトウェアが一般的で、インターネットに接続されていればどのようなデバイスからでもアクセスできます。そのため、リモートワークなどでもシステムの活用が可能です。
業務改善プラットフォームは幅広い業務に対応しており、製造業務なら生産管理や品質管理、営業業務なら商談管理や顧客管理、サービス業では要件定義やプロジェクト管理などを行えます。
APIを使えばほかのシステムと連携できるソフトウェアも多く、業務の効率化を実現するうえで最適なツールの一角です。
3.業務効率化ツール導入でよくある失敗と対策方法
業務を効率化させるツールを利用するには、正しい導入を心がける必要があります。場合によっては、導入に失敗してトラブルの原因になってしまう事例も少なくありません。
ここでは、業務効率化ツールの導入でよくある失敗と、その対策方法についてご紹介します。
3-1.導入したツールが現場で活用されない
業務効率化ツールの導入が失敗する事例のひとつに、導入したツールが現場で活用されない事例があげられます。業務改善のために各システムを刷新しても、社内で活用されず、定着もしなければ肝心の業務効率を改善することは難しいのも事実です。
よくある原因のひとつに、ただシステムだけを導入して現場へ丸投げしてしまうケースが見かけられます。ツールの担当者が業務の全体像を把握していなかったり、現場担当者の理解を得ていなかったりすると、業務効率化ツールといえど定着させるのは難しいでしょう。
現場で活用されない場合の解決策としては、「業務にあった使用方法の選定」「マニュアルの作成」などがあげられます。
また、マニュアルなどを用意する前に、業務効率化ツールを導入する意図やメリットを現場へ周知して協力してもらうのもポイントです。そうすれば、ツールが現場で活用されやすくなります。
ココがポイント
業務効率化ツールは導入だけでなく、実際にどのような運用ができるかが課題
3-2.かえって手間が増えてしまう
業務効率化ツールは、導入すれば確実に作業効率をアップさせられる、とは限りません。場合によっては、かえって手間が増えてしまう事例があるのも事実です。
導入した業務効率化ツールが使いにくかったり、作業手順にボトルネックがあって大した自動化効果を得られなかったりする可能性もあります。
実際に業務効率化ツールを利用するのは現場担当者のため、使い勝手のチェックは非常に重要です。
手間が増えてしまうなどのトラブルを事前に防ぐには、「無料デモツールの利用」「ツールを利用する業務の振り返り」などがあげられます。業務効率化ツールのなかには無料でもツールを提供しているベンダーもあるため、使い心地の確認が可能です。
また、業務効率化ツールを使おうと考えている業務を一度振り返り、本当に必要な業務か、実際にはどのような作業を効率化・自動化させようとしているのか理解するのも大切です。ツールによって効率化に適した業務が異なるため、事前にしっかりと見分けておくのをおすすめします。
3-3.ツールのトラブルで業務がストップしてしまう
業務効率化ツールの導入でよくあるトラブル事例として、「ツールのトラブルで業務がストップしてしまった」ケースがあげられます。一部の作業を自動化していたり、ツールに任せっきりにしたりしていると、万が一システムがストップしたときに業務を継続できなくなってしまいます。
なかには、業務全体がストップして大きなトラブルを招いてしまった事例も少なくありません。
ツールのトラブルで業務がストップするトラブルを防ぐには、「トラブル時の対応マニュアルの用意」「自動化による手順のブラックボックス化阻止」などがあげられます。
万が一ツールが止まった場合はどのように対応すべきか、担当者への連絡方法を考慮するほか、自動化している手順を人の手で行う方法についてもマニュアル化しておくことが大切です。なお、サポートの手厚い業務効率化ツールを選べば、万が一のトラブルも安心できます。自社のITスキルを振り返ったうえで、ベンダーのサポート力も踏まえた比較検討がおすすめです。
ココがポイント
サポート力の強いベンダーを選べば、業務効率化ツールを安心して活用できる
4.まとめ
業務効率化ツールは、人材不足の日本で今後ますます重要視されていくと予想されます。なかには一部の業務手順を自動化できるツールもあり、企業の競争力としても効率化ツールは重要です。
弊社では、業務を効率化・自動化できるツールとしてオーダーメイドRPA製作サービス「RaBit」を提供しております。プロのエンジニアがヒアリングから要件定義、開発、導入、運用サポートまで行うため、安心してご利用いただけるのがポイントです。
さらに、導入にかかる初期費用は66,000円、月々10,450円からご利用いただけるのもメリットのひとつ。格安で業務の効率化を実現できるRPAツール「RaBit」を、ぜひこの機会にご利用ください。