紙に書かれた文字を認識し、テキストデータ化する「OCR」は、紙の書類をデジタル化するのに役立ちます。近年では、請求書や納品書など経理業務を効率化するツールとして活用されており、OCRを使って経理業務を効率化している事例も少なくありません。
さらに、OCRを自動化することでより効率的な業務を実現しているケースも。
この記事では、OCRによる文字認識を自動化する手法や業務例について、RPAツールの基礎知識と共に解説します。
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1.OCRによる文書の読み取りはRPAで自動化できる
OCR（光学文字認識）自体は紙の文章からテキストをデータ化するツールです。しかし、OCRを使った作業には、読み取りから画像のデータを送付・添付する先や、自社システムへの転記作業が含まれます。
紙の資料から文字を転記する作業をOCRツールで自動化しても、その後の作業がボトルネックになってしまい、思ったような業務効率化を実現できていない事例も少なくありません。そこでOCRの自動化に役立つのがRPAツールです。
ここでは、OCRを自動化できるRPAとはなにかご紹介します。
1-1.RPAとはパソコン上の操作を自動化できるツール
RPA(Robotic Process Automation)とは、パソコン上の操作を自動化できるツールです。あらかじめ設定した動作に習って、常に同じ動作を繰り返せます。そのため、パソコン上で手順が定まっている定型業務のほとんどをRPAで自動化できるのが特長です。
肝心のOCRに紙資料を読み込ませる物理的な動作は自動化できないものの、読み込んだ後の転記やメールの送付・添付といった作業をRPAツールで自動化できます。エクセルなどの表計算ソフトや会計システムへの転記、請求書の自動送付といった手順まで自動化が可能です。
パソコン上で行う定型業務のほとんどを自動化できるRPAツールなら、文字を認識させた後の作業を自動化できないOCRツールをカバーできます。
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2.OCRの自動化が活用できる業務の例
OCRの自動化を実現すれば、業務効率を大幅に改善できます。RPAツールなら転記作業を自動化できるだけでなく、転記の内容にもミスが発生しません。そのため、近年ではRPAツールを有効活用してOCRだけでなく幅広い業務を自動化する企業が増加傾向にあります。
ここでは、OCRの自動化が活用できる業務の事例についてご紹介します。
2-1.請求書の読み取りと経理ソフトへの転記
RPAでOCRを自動化すれば、請求書の読み取りや経理ソフトへの転記を自動化できます。通常なら紙資料から読み取ったデータを自身で加工したり転記したりする必要があるものの、RPAツールでOCR作業を自動化すれば、読み取ったデータをそのまま経理ソフトへ転記することが可能です。
RPAツールはデータの転記作業をミスなくこなせるため、人が行うべき作業は「OCRが読み取ったデータにミスがないか」の照合作業だけで済みます。
2-2.名刺の読み取りによる取引先データの管理
RPAでOCRを自動化すれば、名刺の読み取りから取引先データの管理を行うこともできます。顧客ごとにデータを集計・名刺情報をシステムに登録できるため、営業メールなどの配信がしやすいのもメリットです。
さらに、RPAツールならOCRで取得したリストへダイレクトメールを送信する作業まで自動化できます。属性別にフィルタリングできるため、取引先の名刺情報を管理しやすくなります。
ココがポイント
RPAツールなら、OCRを自動化したその先まで業務を効率化しやすい
2-3.納品書の読み取りと在庫データの管理
RPAでOCRを自動化すれば、納品書の読み取りや在庫データの管理まで自動化できます。たとえば、納品書に記載されている数値をデータ化したのち、RPAツールが自動的に在庫データを照合。在庫の過不足や商品の納品数をチェックしやすく、統計データの取得が容易になるのもポイントです。
さらに、RPAツールで特定のしきい値を設定すれば、OCRで自動化した納品書読み取りにあわせて、「在庫の不足分を追加発注する」といった作業まで自動化できます。
3.OCRをRPAで自動化するメリット・デメリット
OCRの自動化をRPAツールで実現すれば、さまざまなメリットが得られます。OCRやRPAは業務の効率化に大きく貢献するツールですが、その一方でいくつかデメリットがあるのも事実です。
ここでは、OCRをRPAで自動化するメリット・デメリットを解説します。
3-1.メリット
RPAでOCRツールを自動化すれば、「業務時間の短縮（効率化）」「付加価値の高い業務に注力できる」「作業品質の向上・均一化」などのメリットが得られます。RPAツールは一定の作業手順を自動化できるため、従来の「OCRツールに読み込ませる→読み込みにミスがないか確認→資料の加工（転記）」のうち、時間のかかる資料の加工手順を効率化できます。
その結果、人は読み込みにミスがないかチェックするだけで業務を遂行できるのは大きなメリットです。
業務を効率化すれば対応できる時間が増えるため、より付加価値の高い業務に時間を割きやすいのもメリットのひとつ。より企業成長につながりやすいメリットも期待できます。
さらに、RPAツールの転記作業は常に一定でミスなく動作できるのもポイントです。OCRを自動化した後の転記作業によるヒューマンエラーを防ぎつつ、「転記内容が異なる」といった作業品質の違いも起こりにくいため、作業品質の向上・均一化も期待できます。
3-2.デメリット
RPAでOCRツールを自動化するデメリットに、「認識機能のバラつき」「導入・ランニングコスト」があげられます。OCRはソフトウェアによってさまざまな種類が登場しているものの、なかには手書き文字やノイズを含む紙資料を認識できないツールも登場しています。
その結果、RPAでOCRを自動化したと思って読み込み作業だけを適当にしていると、肝心の転記される内容自体にミスがあり、システムへの登録内容まで間違っているトラブルを招いてしまう可能性も。
そのため、RPAでOCRを自動化するときは、読み取れた資料に誤りがないか一定のチェックが必要です。また、導入するRPAツールによっては導入・ランニングコストが掛かるため、人力でOCRを自動化するよりもコストがかかってしまう可能性も。
とはいえ、業務の効率化を大きく推進できるRPAとOCRなら、作業の自動化により残業代などのコストカットを実現できるのも事実です。OCRの自動化を検討しているときは、得られる費用対効果をよく検討するのがベストだと言えます。
4.OCRの操作をRPAで自動化するまでの導入手順
RPAを使えばOCRの操作を自動化できます。実際にはRPAツールの使い勝手によってOCRの自動化具合は異なるものの、ほとんどのRPAツールが「定型作業の自動化」に長けているため、OCRの操作を自動化することが可能です。
ここでは、OCRの操作をRPAで自動化するまでの導入手順について解説します。
4-1.OCRで読み取る資料や自動化する作業を明確化
RPAで自動化するまえに、OCRで読み取る資料や自動化する作業を明確化するのが重要です。「どのような資料がOCRの読み取りに適しているのか」「デジタルデータをどのように加工するのが良いのか」などを明確化していなければ、導入に失敗するケースも少なくありません。
どこまでの作業をRPAで自動化するのか検討すれば、OCRで読み取る作業を効率化しやすくなります。RPAツールは定型業務の自動化に適しているため、請求書や納品書などフォーマットごとに転記先が定まっている作業を浮き上がらせましょう。
4-2.自社のニーズに合うOCR・RPAを選定する
RPAツールでOCRを自動化するときは、自社のニーズに合ったソフトウェアを選定しましょう。たとえば、RPAツールのなかには定型業務の自動化に加えてさまざまな付加価値が加わったソフトウェアも登場しています。しかし、OCRの自動化に目を向けると不必要なシステムが採用されているソフトも少なくありません。
その結果、RPAの機能を使いこなせずに不要なランニングコストを支払い続けてしまう事例も。
また、OCRツールにも認識精度やツールの使いやすさなどの特徴があります。トラブルを避けるためにも、現場のスキルに合わせたツールの導入がベストです。
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4-3.OCRとRPAを連携するための設定を行う
RPAツールでOCRを自動化するには、連携させるための設定が必要です。RPAツールの多くは、作業を自動化するための「シナリオ」と呼ばれる設定を行わなければなりません。RPAツールはシナリオにそって作業を繰り返し行うため、シナリオ内容にミスがあれば繰り返す作業もすべてミスしてしまいます。
RPAを設定する方法はそれぞれソフトウェアによって異なるため、OCRの自動化を実現するためにも自社で活用しやすいツールを選ぶのがベストです。
5.OCRの自動化ならオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」がおすすめ
OCRの自動化をお考えなら、オーダーメイドでRPAを制作するサービス「RaBit」がおすすめです。「RaBit」はRPAツールの設計、開発、導入、運用サポートまでワンストップで提供しており、OCRで自動化したい作業に合わせて理想的なシステムを構築できます。
ここでは、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」のおすすめポイントをご紹介します。
5-1.RPAの設計から開発、導入までワンストップで提供
「RaBit」なら、RPAの設計から開発、導入までワンストップで専任スタッフが提供いたします。通常のRPAツールで求められる「シナリオの作成（動作設定）」も、RaBitなら必要ありません。
お客様から「自動化したい作業」をお伝えしていただくのみで、プロが最適なRPAツールを構築いたします。自社で読み取りたい資料や導入予定のOCRにあわせて、最適なRPAをオーダーメイドで開発するため、労力なくツールを導入しやすいのが大きなメリットです。
5-2.運用開始後のサポート体制も充実
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」では、運用開始後のサポート体制も充実しています。100名を超えるサポートスタッフがおり、何らかのトラブルが起きたときは電話によるスピーディなサポートが可能です。
深い知見を持ったプロが多数在籍しているため、迅速かつ正確にトラブルを解消しやすくなっています。
5-3.低コストでOCRを自動化できる
「RaBit」は、さまざまなRPAツールのなかでも初期費用・月額利用料ともに低コストで導入できるのも魅力のひとつ。業界屈指の安さを誇るRPAツールで、「初期費用は66,000円」「月々10,450円」と導入までのハードルが低いのもメリットです。
コストを抑えつつも、今まで担当者に発生していた不要な業務負担を削減できるため、コストパフォーマンスに優れた業務効率化を実現しやすいのも特徴といえます。
6.まとめ
RPAツールでOCRを自動化すれば、請求書や納品書などのデジタルデータ化だけでなく、そこから別のシステムに転記するなどデータの加工まで自動化できるメリットがあります。繰り返し行う作業の自動化に適したRPAツールは、転記作業などにミスが起きないのも魅力です。
OCRツールはほぼ100％の文字認識を実現しているソフトウェアも登場していますが、なかにはノイズなどで一部別の文字へ誤判定してしまう事例も少なからず存在します。そのため、OCRのRPA化で自動化したとしても、正しいデータが入力できているかのチェックは欠かせません。
言い換えれば、RPAツールでOCRを自動化すると、識別された内容が正しいかどうかの照合だけで一連の作業を完了しやすいのも魅力のひとつ。そんなRPAツールは「RaBit」でオーダーメイド制作できるため、自社のニーズに合わせたツールをご導入いただけます。
OCRの自動化に興味がおありでしたら、ぜひ一度「RaBit」までお気軽にご相談ください。