DX化がなかなか進まないゾーンに経理業務があげられます。一部の業務フローが属人化していたり、ペーパーレス化が進まなかったりと経理業務の効率化に頭を悩ませている人も少なくありません。
なかには、経理業務を効率化させる方法がいまいち理解できていないケースも。
この記事では、経理業務を効率化したい方へ向けて、定型業務の自動化に優れた実績をもつRPAツール「RaBit」を提供する弊社が、効率化の進め方や方法を解説します。
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1.経理業務を効率化するメリット
経理業務は請求書や納品書などのフォーマットが異なるなど、さまざまな問題が山積みです。「利益を生まない部門」としてついつい効率化を後回しにしてしまう事例もまれに見かけられますが、本格的に取り組むことで得られるメリットも多くなっています。
経理業務を効率化するメリットについて解説します。
1-1.業務負担やコストを削減できる
経理業務を効率化すれば、業務負担やコストを削減するメリットが得られます。たとえば、確認作業やミスの発生を抑制できるシステムを導入すれば、作業チェックなどの業務負担を減らせます。
また、担当者の業務負担を削減すれば効率的に作業を進めやすくなり、一人あたりに処理できる業務数も増加するのがメリットです。相対的な費用対効果を望めるほか、残業代をはじめとした人件費の大幅なコストカットも期待できます。
経理業務を効率化すれば、業務負担とコストの削減によって担当者と経営者双方にメリットがあるといえるでしょう。
1-2.人的なミスが減らせる
経理業務の効率化によって、人的なミスが減らしやすいのもメリットです。たとえば、経理業務に長けたソフトウェアのなかには、一部の経理業務を自動化できるシステムが搭載されています。
計算等を自動的に行うだけでなく、自社システムから経理ソフトへの転記や、その逆を自動化できるRPAツールも効率化を実現できるソフトとして評判です。
転記作業をRPA化すれば、「経理作業は正しかったのに肝心の転記で入力間違いをしていた」といったミスを抑制できます。人的なミスを減らせば作業を振り返る負担も減り、より効率的に業務を進行しやすいのがメリットです。
1-3.迅速な経営判断につながる
経理業務を効率化すれば、迅速な経営判断を下しやすくなるのもメリットです。経理業務を効率化すれば、財務状況をリアルタイムで把握しやすくなります。日次、月次、年度で異なるワークフローのうち、日次月次の作業手順をスピーディに行えるため、財務状況と現状を照合しやすくなります。
経理業務は請求書や納品書処理、入金消込をはじめとしたさまざまな業務が存在するため、自社の財務状況が現状どのようなものか、リアルタイムに把握しづらい面があるのも事実です。経理業務の効率化は、自社の状況を振り返ってリアルタイムに経営判断を下したい人にとって、大きなメリットがあるといえるでしょう。
ココがポイント
経理業務を効率化すれば、自社の現状を可視化しやすくなる
2.経理業務を効率化する方法
経理業務を効率化すればさまざまなメリットが得られる一方で、実際にはどのように効率化を推し進めればいいか頭を悩ませる人も少なくありません。経理業務を効率化する方法にはさまざまな選択肢があるため、自社にあった効率化手段を選ぶのがおすすめです。
ここでは、経理業務を効率化する方法について解説します。
2-1.経理関係書類のフォーマットを統一する
経理業務の効率化に欠かせないのが、関係書類のフォーマットを統一化する作業です。請求書や経費精算の書類など、経理に関連する書類のフォーマットを統一すれば、転記先から確認すべきポイント、記入エリアをスピーディに把握しやすくなります。
その結果、作業途中で生まれるムダな時間を削減し、経理業務をスムーズに進めやすくなるのも事実です。また、後述する経理業務の効率化に役立つツールを導入するときも、フォーマットが統一化されていると費用対効果を引き出しやすくなります。
ただし、取引先から送られてくる納品書や請求書など、経費精算書類のなかにはフォーマットが統一化しづらい部分がいくつか残ってしまいます。そのような部分も、OCR×RPAなど特定の形式に自動転記する仕組みを導入すれば、フォーマットを統一化しやすいのがポイントです。
2-2.経理・会計用のソフトウェアを活用する
経理業務の効率化において、経理・会計用のソフトウェアを活用するのは欠かせません。会計や資金管理などの経理業務は、既存の仕組みを大きく変えずに、ツールを導入するだけで業務効率を大幅に向上させられます。
代表的なソフトウェアでは「マネーフォワード」「弥生会計」「STREAMED」などがあげられます。なかには、証憑や補助簿など紙の資料を読み取って自動でデータ化（OCR）する仕組みも登場しています。
クラウド型の経理・会計用ソフトウェアなら財務状況もリアルタイムにチェックしやすく、進捗状況をチーム内でタイムリーに管理できるため、経理業務の進行に大きく貢献してくれるのもメリットです。
2-3.経理業務の一部をツールで自動化する
経理業務の効率化には、RPAツールで自動化する方法も役立ちます。RPAツールとは、繰り返し行う定型業務を自動化できるシステムです。経理業務では特定の作業手順が定まっている事例が多く、ルーティン業務を効率化できるRPAツールと相性が優れています。
たとえば、RPAツールなら「システムからデータを抽出→Excelに結果をまとめて資料化」「抽出データを社内システムへ転記」なども自動化できます。さらに照会を行って消し込む「入金消込」なども自動化が可能です。
また、RPAツールを工夫すれば、交通費申請の正誤チェックから精算、会計システムへデータ転記といった作業までRPA化できます。作業手順が定まっていることの多い経理業務の効率化において、RPAツールは大きく貢献してくれるでしょう。
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3.経理業務効率化の進め方
経理業務を効率化するには、ポイントに沿って進めるのをおすすめします。適切な導入方法を押さえずに推進してしまうと、思ったような導入効果を得られないだけでなく、現場からの反感を買ってしまう可能性があるのも事実です。
ここでは、経理業務効率化の進め方について解説します。
3-1.現状の業務内容を洗い出す
経理業務を効率化する前に、まずは現状の業務内容を洗い出す作業が大切です。現状の業務でどこがボトルネックになっていそうか、また効率化が望めそうな作業手順があるかを確認します。
たとえば、経理業務を効率化するうえでRPAツールを導入しても、フォーマットがそれぞれ異なるなど作業手順が異なる場合は自動化ができません。フォーマット一つひとつに合わせて自動化設定を行わなければならないため、想像以上の手間がかかってしまうおそれもあります。
現状の業務内容を明確化したうえで、どこに効率化の余地があるのか確認するのがベストです。現状を振り返るだけで、ツール等を導入する前に効率化の目処がつく事例も少なくありません。
3-2.効率化のためのツールを選定する
経理業務の効率化を進める段階に入ったら、自社にあうツールを選定します。効率化したい対象業務にあわせて、必要なツールの選定が大切です。たとえば、経理システムや会計ソフトの導入で作業が効率化されても、自社システムからの転記や登録作業が残っていれば思ったような導入効果を得られない可能性も。
また、RPAツールで経理業務を効率化しても、ワークフローに人の判断が求められるような作業が含まれていると、そこがボトルネックになってしまいます。
必要に応じて、経理・会計ソフトでチームでの進行をスムーズにしつつ、RPAツールで自社システムへの転記作業を自動化すると、費用対効果を高める効果が期待できます。
3-3.ツールを導入し運用・検証を行う
経理業務の効率化に役立つツールを導入したら、実際に業務効率をどの程度改善できているか検証するのも大切です。思うような成果が得られていなければ、設定や運用方法などを見直す必要があります。
また、必要に応じて現場担当者へツールへの理解度を高める講習を行うのもポイントです。ひとたび業務効率化のメリットを現場が実感できれば、「あれもこれも」と効率化できる作業を見つけ出しやすくなります。
設定や運用方法を見直して、最終的にどのような費用対効果を得られているかチェックしましょう。
4.経理業務の効率化にはオーダーメイドRPAがおすすめ
経理業務の効率化に役立つRPAツールは、「シナリオ」と呼ばれる設定が必要です。既存の手順に沿って設定しなければならないため、実際に業務を効率化するまで時間がかかってしまうケースも少なくありません。
そのようなときは、オーダーメイドでRPAツールを制作するサービス「RaBit」をご利用ください。プロが状況に合わせて調整するため、自社で設定を行う手間もかかりません。
4-1.自社の経理業務に合うRPAツールを導入できる
オーダーメイドでRPAツールを制作するサービス「RaBit」なら、自社の経理業務にあわせてRPAツールを導入いただけます。専任スタッフのプロがRPAツールのヒアリング、設計、開発、導入をサポートするため、自社にとって必要な機能のみを揃えて導入できるのがメリットです。
経理業務の効率化をスピーディに実現しやすく、費用対効果を実感しやすいのもポイントです。「自動化したい作業」をお伝えいただくだけで、経理業務の効率化に合うRPAツールをご利用いただけます。
4-2.手厚いサポートでトラブル時も安心
「RaBit」には、100名を超えたスタッフによるサポート体制が整っているのもポイントです。トラブルが発生したときもすぐに対応できるため、効率化した経理業務に問題が発生してもすぐさま問題を解消し、経理業務がストップしてしまうリスクを低減できます。
また、経理業務の手順が刷新されるなど、既存手順が切り替わるときも「RaBit」がサポートします。お客様が設定を1から調整する必要はなく、手厚いサポートを必要なときに必要なだけご提供いたします。
4-3.「RaBit」なら低コストで導入できる
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」は、業界のなかでも低コストで導入・運用できるのも魅力です。他社のツールと比べてランニングコストが抑えられており、初期費用は66,000円、月々10,450円からご利用いただけます。
そのため、導入コストがハードルとなって経理業務の効率化にいまいち踏み切れていなかった方からも好評です。低コストで導入・運用できるメリットに加え、業務手順に適した自動化をプロが設定するため、費用対効果も最大限に発揮しやすくなっています。
5.まとめ
経理業務には効率化できるポイントが多数登場しています。既存の手順を大きく変えずに業務効率を効率化すれば、残業代を含む人件費の削減や担当者の負担減など、さまざまなメリットを受けられます。
そんな経理業務の効率化には、既存の請求書等フォーマットを統一化する方法から、会計・経理ソフトの導入、定型業務の自動化ツールを導入する手順までさまざまです。なかでもRPAツールは繰り返し行う作業の自動化に適しており、作業手順の定まった経理業務の自動化に大きく貢献してくれます。
とはいえ、RPAツールはさまざまな設定が必要なのも事実です。大きな手間をかけずに経理業務の効率化を実現したいとお考えの場合は、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。
専任のプロがヒアリング、設計、開発、導入まで担当するほか、多数のスタッフが運用中のトラブルも徹底サポート。経理業務の効率化だけでなく、貴社が抱えるさまざまな作業の効率化に貢献いたします。