人材不足が進む介護業界では、2025年度に人材が約40万人も不足する見込みだとされています。そのため、介護業界ではできる範囲の業務を効率化するのが急務となっており、さまざまなシステムやツールの導入を検討している人も少なくありません。
スタッフの業務負担や退職を減らすためにも、介護業務の効率化は重要です。
この記事では、介護業界が抱えている課題とはなにか、介護業務を効率化する方法についてご紹介します。業務の効率化でおすすめのツールも紹介しますので、あわせてご参照ください。
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1.介護業界における業務上の課題
介護業界では、業務上にさまざまな課題を抱えています。特に、日常業務において生産性に課題を抱えており、ケアの記録やサービス内容の確認、請求書の作成などさまざまな作業が負担になっているケースも少なくありません。
ここでは、介護業界における業務上の課題についてご紹介します。
1-1.業務量が多くスタッフの負担が大きい
介護業務では、ケア記録や請求書作成、緊急対応などさまざまな業務量を抱えています。特に、介護施設では介護記録の記入が義務付けられているため、ないがしろにすることはできません。
とはいえ、紙媒体での記録も多い介護記録はさまざまな手間が掛かるのも事実です。体温や血圧記録はもちろん、メモ内容から介護記録へ転記する手間もかかります。また、情報共有が大切な介護業界では簡単な報告書も制作する必要があります。
パソコンを使った資料作成をはじめ、実際の介護作業も含めた業務により、個々のスタッフにかかる負担が大きくなっているのが現状です。
1-2.人手不足
介護業界で業務の効率化が叫ばれる背景に、人材不足の問題があげられます。業務量が多くスタッフの負担が大きいため、その影響から離職率が高くなっているのも現状です。さらに、少子高齢化により労働人口が減少していく一方で、介護を求めている高齢者は増加傾向にあります。
実際に厚生労働省では、2040年度には約280万人の介護人材が必要だと算出しています。2023年度は約233万人のため、年間3.3万人近くの人材を確保しなければならない計算です。
しかし、介護業界の人手不足を解消するのは難しく、人手不足と業務負担も相まって、今後はますます一人あたりの担当業務が増えると見込まれています。
そのため、近年では「介護業務の効率化」をどのように実現するかが課題のひとつです。
出典：厚生労働省「第８期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」
2.介護業務を効率化する方法
少子高齢化により、人手不足と一人あたりの担当業務量は増加していくと見込まれています。そのため、どのように介護業務の効率化を実現するかは重大な課題のひとつです。
体を動かす介護業務を効率化する主な方法は、以下の5つがあげられます。
- 役割分担の明確化
- 有益かつこまめな情報共有の実現
- 業務マニュアルの整備
- ICTツールの導入
- 業務の改善点をアンケート化
ここでは、介護業務を効率化する方法について、それぞれのやり方を解説します。
2-1.役割分担を明確化する
介護業務を効率化するうえで、役割分担の明確化は欠かせません。各自の持ち場に集中できる環境を構築すれば、それぞれの担当領域におけるノウハウが蓄積されていくため、介護業務を効率的に進められるのがメリットです。
また、分担内容をあえて定期的にローテーションするのもポイントです。たとえば、洞察力に優れたスタッフはさまざまな業務をテキパキと進める一方で、利用者との会話がメインになっているスタッフもいます。
そうすると、トイレ介助や移動介助といった突発的なコア業務の負担が片方に偏ってしまうシーンも少なくありません。そのままでは、スタッフの能力差が広がってしまうのも事実です。
コア業務を定期的に入れ替え、フロア全体を意識できるように役割分担を振り分ければ、各スタッフがノウハウを高めて同じ水準のサービスを提供しやすくなります。
ココがポイント
しっかりとした役割分担とローテーションを行えば「やるべきこと」のクオリティを均一化しやすい
2-2.こまめに情報共有できる体制を作る
介護業務では業務を交代するシーンが多いため、スタッフ間での引き継ぎが多くなっています。そのため、こまめな情報共有を適切に行える環境づくりも介護業務の効率化に欠かせません。
頻繁に行われる情報共有だからこそ、スムーズかつこまめに情報を共有できる体制が重要です。
とはいえ、共有すべき情報が多い介護業務では、申し送りなどに紙の資料を使っているとこまめな共有が難しいのも事実です。一括で従業員全員に情報を共有したり、記載項目を一括で統一化したりする場合は、後述するICTツールの導入をおすすめします。
ココがポイント
こまめな情報共有を実現している事業所ではSMSやICTツールを用いるケースが多い
2-3.業務マニュアルを整備する
介護業務を効率化するうえで、業務マニュアルの整備は欠かせません。各業務内容がわかりやすくまとめられたマニュアルを用意すれば、各々の判断に迷わず、効率的に作業を進められるのがメリットです。
業務マニュアルの整備では、「理想的でも実行が難しい内容は記載しない」「読み手に配慮した内容にする」「視覚的に把握しやすくする」といった方法があげられます。
たとえば、「利用者の歩行時は必ず付き添う」といった内容は理想的な一方で、環境によってはかならず実行するのは難しいのも事実です。人員不足の介護業務では、マニュアル内容の影響により効率化が遠のいてしまう可能性もあります。
また、業務への理解度はスタッフによって異なるため、自分の知識や技術レベルを基準に業務マニュアルを制作しないようにしましょう。加えて、図や表、絵などを用いて視覚的に理解しやすいマニュアルを制作すると、浸透しやすくなります。
2-4.ICTツールを活用する
介護業務の効率化に、ICTツールの活用は欠かせません。ICTツールを活用すれば、職場での情報共有や連絡等をスピーディに行えるようになります。
また、こまめな連絡を行いやすくなるほか、紙ベースの連絡を辞められるため効率的になり、すべてのスタッフに対して情報共有を行いやすいのもポイントです。
また、ICTツールのなかには業務マニュアルを登録できるシステムもあり、動画等を交えての解説も行えます。ICTツールを活用すれば、「こまめな情報共有」「整備された業務マニュアル」を実現しやすくなるため、介護業務の効率化では欠かせないツールのひとつだと言えるでしょう。
2-5.アンケートなどで業務の改善点を探る
介護業務を効率化するためには、まず人手不足や業務負担を改善する必要があります。そのためにも、アンケートの機会を定期的にとり、現状の業務において負担と感じている要素を調査してみましょう。
既存の作業で効率化できる介護業務があるかどうかを「見える化」できるほか、不満点を可視化できるため、退職を未然に防いで人手不足の問題を解消しやすくなります。
しかし、アンケートだけでは内容の深掘りが難しく、設問項目によっては想像していたようなデータを預けられない可能性も。アンケートに加えて、定期的な面談など意見を直接ヒアリングできる機会を設けてみるのもポイントです。
3.介護業界のパソコン業務の効率化ならRPAがおすすめ
介護業界の業務を効率化するなら、まずはパソコンを使った作業の自動化をおすすめします。業務の効率化における代表的な方法は「RPAツール」で、パソコンを使った定型業務ならほとんどを自動化できます。
ここでは、介護業界のパソコン業務を、RPAツールがどのように効率化できるのかについて解説します。
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3-1.RPAツールで自動化できる業務内容
RPAツールは、事前に設定した内容に沿って、ロボットがパソコン作業を代理で行ってくれるシステムです。RPAツールで自動化できる介護業務は以下のとおりです。
- 請求書ソフトへの入力や印刷
- 介護記録と紐づけて、アラートやスケジュール管理
- 訪問介護の訪問日時を利用者や担当者へ自動メール配信
- 未収金データの消込
- 利用者の統計ファイルを作成
- ケアチェックデータの集計や反映
ICTツールと併用すれば、パソコン作業を使った多くの業務を効率化できます。基本的に、RPAツールなら作業手順の定まった繰り返し行う定型業務のほとんどを自動化できるのが大きな特徴です。
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3-2.RPAツールを導入する流れ
介護業界のパソコン業務を効率化するうえでRPAツールは大きく貢献します。しかし、RPAツールを導入するには一定の流れに沿って手順どおりに行うのがベストです。場合によっては、RPAツールを導入したコストだけがかさみ、肝心の業務を効率化できない可能性もあります。
RPAツールを導入する流れは、「1.既存業務の見える化」「2.RPA化に適した業務事例をチェック」「3.介護業務の効率化に適したツールの選定」「4.導入と共に運用方法の周知」「5.導入前後の効果検証」があげられます。
基本的に、RPAツールは介護の業務に問わず、パソコン上で行う定型業務ならほとんどを自動化可能です。一方で、すべての介護業務を効率化できるわけではありません。RPAツールにも向き不向きがあるため、RPA化したい業務に意思決定が求められる手順が含まれていないか、適宜チェックしておきましょう。
なお、RPAツールの導入や運用に不安がある場合は、専門家のサポートが手厚いベンダーを選ぶのもポイントです。
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3-3.RPAツール選びのポイント
介護の業務でRPAにより効率化できるポイントが見つかったら、次はツールの選定です。RPAツールを選ぶときは、「機能」「コスト」「受けられるサポート内容」の3点をチェックしましょう。
多くのRPAツールは定型業務を自動化できるシステムのため、効率化できる業務範囲は似通っています。一方で、RPAツールを使って業務を自動化するには「シナリオ」と呼ばれる手順書をロボットのために作成しなければなりません。
シナリオの作成方法には、マウスのドラッグ＆ドロップで実行できるソフトから、プログラミング言語を求められるツールまでさまざまです。そのため、自身で介護業務を効率化させたい場合は、シナリオ作成に取り組めるかどうかもチェックしておきましょう。
また、RPAツールはベンダーによってコストや受けられるサポートも異なります。システムの導入や運用を正しく行えるか自信がない場合は、サポート力の手厚いRPAツールを選ぶのがおすすめです。
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4.まとめ
介護業界は少子高齢化による人手不足と利用者の増加により、業務の効率化が急務です。介護業務を効率化するには、ICTツールの活用やこまめな情報共有を実現できる環境づくり、業務マニュアルの整備などがあげられます。
とはいえ、介護業務では書類仕事もスタッフの負担に繋がっているのも事実です。そのような書類仕事を効率化したいとお考えの方は、ぜひオーダーメイドでRPAツールを制作できるサービス「RaBit」をご利用ください。
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