総務の業務は幅広いため、詳細を細部まで把握している人材が少なく、属人的な業務になってしまう事例があります。
そのような問題を解決しつつ総務の業務を効率化させるには、ITツール「RPA」の導入と自社業務の振り返りが大切です。
この記事では、総務の業務を効率化するメリットとはなにか、効率化させる際の注意点や、業務のRPA化が効率化に役立つ理由についてご紹介します。
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1.総務の業務を効率化するメリット
総務の業務を効率化すれば「時間短縮」「コスト削減」「業務クオリティの向上」「人材不足解消」などさまざまなメリットにつながります。
ここでは、総務の業務を効率化する具体的なメリットを解説します。
1-1.業務時間を短縮できコスト削減につながる
総務の業務を効率化すれば、単純に作業全体にかかる時間が短縮できるため、残業などのコスト削減につながるメリットがあります。
たとえば、RPAツールなどのシステムで書類作成やデータ入力を自動化すれば、その分だけ労働コストの大幅な削減が実現できます。
また、業務を効率化すればする分だけ残業が解消されやすくなり、結果として残業費などのコストカットなども実現可能です。
ココがポイント
RPAで総務業務を効率化すれば大幅なコスト減を期待できる
1-2.業務の質を高められる
業務の効率化は生産性を向上させるだけでなく、業務の質を高める効果も期待できます。たとえば、単純作業などの業務負担を減らして重要度の高い業務に集中すれば、その分だけ作業品質を高めて業務に注力しやすくなります。
また、転記作業でRPAツールなどを活用すればミスのない作業を行えるため、正確性が向上するのもポイントです。業務の質を高めた結果、企業全体の信頼性向上にもつながります。
ココがポイント
RPAはヒューマンエラーを起こさないため、業務品質を均一化できる
1-3.人材不足を解決できる
総務では作業が属人化していたり、煩雑な作業を行っていたりするなど、一部の業務負担から人材不足問題を抱えている事例が少なくありません。
そのような状況下では離職トラブルもあり、さらなる人材不足を招いてしまう恐れも。
総務業務を効率化すれば、以前よりも必要な労働力を減らせるのがメリットです。人材確保に必要な総数の負担を軽減できるほか、業務負担の削減により、離職を防止する効果まで期待できます。
2.総務の業務を効率化する際の注意点
総務の業務を効率化すればコストカットやクオリティの均一化、人材不足の解消などさまざまなメリットを得られます。その一方で、業務の効率化を試みた際にトラブルが生じてしまう事例があるのも事実です。
ここでは、総務の業務を効率化する際の注意点についてご紹介します。
2-1.一時的に手間が増える場合がある
総務の業務を効率化する際に、一時的に手間が増える可能性がある点に注意が必要です。
たとえば、新しいシステムやツールの導入によって、習熟するまでの時間が必要だったり、業務の再編が求められたりする事例があります。
必要に応じて、業務フローを見直したり、変更したりする手間が発生するのも事実です。総務の業務を効率化するには、一定期間の投資が不可欠であると理解し、適切な計画やサポート体制を整えなければなりません。
2-2.導入したツールが活用されない場合がある
総務業務を効率化するためにITツールやソフトウェアを導入しても、十分に活用されない事例があります。
たとえば、社員のスキルやニーズに合わないシステムを導入したり、適切な研修やサポートが提供されていなかったりすると、「導入ツールの活用率が低いまま」といった事例は珍しくありません。
そのため、総務の業務を効率化するためにツールを導入する場合は、適切な選定や研修、サポート体制の整備といった対応が重要です。
ココがポイント
総務業務を効率化するにはツールの導入だけでなく、適切な運用方法を心がける必要がある
3.総務の業務効率化におすすめのRPAツールとは
総務の業務を効率化させたい場合は「RPAツール」がおすすめです。RPA（Robotic Process Automation／ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールとは、設定したルーティンをもとに、パソコンを使った定型業務を自動化するシステムです。
特定のデータを別ファイルに転記したり、生産性の低い繰り返し業務を自動化したりするなど、人の作業を補完して総務の業務効率化を実現できます。
AIのように判断を伴った作業はできませんが、単純作業を自動化して生産性の底上げを実現できるため、近年では大企業を中心に多くのシーンで導入が進んでいます。
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4.RPAツールで総務の業務を効率化する流れ
RPAツールを使えば、パソコンを使った総務の業務を自動化・効率化できます。しかし、単に「導入すればそれで終わり」といったツールではないため、適切な導入手順を押さえておくことが大切です。
ここでは、RPAツールで総務の業務を効率化する流れについて解説します。
4-1.現状の業務フローを洗い出す
総務業務を効率化させる第一歩は、現状の業務フローを洗い出す作業です。はじめに業務の全体像を把握しなければ、改善点や効率化のヒントを見つけられません。
なかには、そもそも無駄に手間を掛けていた作業フローが見つかる事例もあるため、洗い出す作業を通してそもそもの業務効率を改善させられるケースもあります。
業務手順や担当者、かかる時間を明確にすれば、無駄な工程や効率化の余地を把握できます。RPAツールを導入するうえで、業務フローの洗い出しは効率化への重要なステップです。
4-2.自動化したい業務内容に合うRPAツールを導入する
総務業務を効率化するには、自動化したい業務内容に適したRPAツールを導入する必要があります。
RPAツールは繰り返し行われる業務に対して大幅な効率化をもたらしますが、ツールによっては稼働できる範囲などが異なる事例が少なくありません。
「デスクトップ型」「クラウド型」「サーバー型」などの種類に加えて、ツールごとに得意とする作業範囲が異なるのも事実です。
効率化したい業務に合わせて、適切なRPAツールの導入は、総務業務の効率化に欠かせないといえます。
4-3.RPAツールの設定・運用を行う
RPAツールを使って実際に総務の業務を効率化させるには、「シナリオ」と呼ばれる設定や適切なメンテナンスをもとに、運用を安定化させる必要があります。ツールを適切にカスタマイズして運用すれば、持続的な業務効率化を実現できます。
そのため、洗い出した業務ルールや条件に合わせて適切なツールの設定・運用が必要不可欠です。ITスキルがあまり求められないツールもある一方で、一定のシステム理解度が求められるソフトウェアもあります。
ツールの設定・運用に心配を覚える方は、サポート力の手厚いベンダーでRPAツールを選ぶのもポイントです。
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5.総務の業務を効率化するRPAツール選びのポイント
総務業務の効率化には、RPAツールの導入がおすすめです。とはいえ、すべてのツールが同一の性能をもっているわけではありません。
ここでは、総務の業務を効率化するRPAツールの選び方について、各ポイントを解説します。
5-1.学習コストの低いRPAツールを選ぶ
総務業務の効率化にRPAツールを導入するときは、学習コストの低いツールを選ぶのをおすすめします。スタッフが短期間でも習得しやすいツールを選べば、効率化の効果を早期に実現・実感しやすいのがメリットです。
言い換えれば、総務業務の効率化には高機能すぎるRPAツールを選んでしまうと、適切に運用できるまで手間がかかり、結果として現場の担当者に受け入れてもらえない可能性があります。
学習コストの低いRPAツールは、「直感的な操作が可能」「豊富な資料がある」「ベンダーのサポート力に優れている」などがあげられます。
総務業務の効率化をスムーズに進めたい場合は、導入から運用まで一括でサポートしてもらえるRPAツールを選ぶのもポイントです。
5-2.導入費用や運用費用を比較する
RPAツールを選ぶときは、導入費用や運用コストを比較検討するのをおすすめします。
自社に合ったツールを選んでコストパフォーマンスのよいシステムを導入すれば、総務の業務を効率化するうえで投資効果を最大限発揮できるのがメリットです。
導入費用や運用費用では、「ライセンス」「アップデート」「サポート」などのコストがあげられます。
一部のソフトウェアはアップデートが有料だったり、サポート対応が手薄だったりするリスクもあるため、自社のケースに合わせたRPAツールの選定が大切です。
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5-3.受けられるサポート内容を確認する
RPAツールを導入する際は、どのようなサポートを受けられるのかチェックするのもポイントです。導入や運用・保守など、どのようなサポートを受けられるかで、トラブルを未然防止できるかどうかが変わります。
実際に選ぶ際は、導入支援やトレーニング、定期的なメンテナンスやアップデートサポートの提供されるツールがおすすめです。
サポート内容を確認し、安心して運用できるRPAツールを選べば、総務業務の効率化を継続的に実現できます。
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6.まとめ
総務の業務は効率化できるポイントが複数あり、定型業務を自動化するRPAツールとの相性に優れています。そのため、総務業務の効率化にはRPAツールの導入がおすすめです。
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