近年、政府主導で働き方改革が推進されていますが、まだまだ長時間労働や人手不足といった課題を抱えている企業も少なくありません。
そこで、業務効率化が期待できるツールとして「RPA（Robotic Process Automation）」が注目されています。RPAはこれまで人の手で行われてきたパソコン業務を自動化できるので、多くの企業が導入を進めています。
しかし、RPAを導入するにあたって、以下のような疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか。
「そもそもRPAってなに？」
「RPAはどのような業務に向いているの？逆に向いていない業務はある？」
本記事では、RPAの概要とRPAに向いている業務、向いていない業務について分かりやすく解説します。最後には、RPAのプロによるサポート体制が充実しているRPAツール「RaBit」についてもご紹介しますので、ぜひ最後までお読みください。
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1.RPAとは？
RPAは、パソコンで行う単純作業や定型業務を自動化できるソフトウェアです。RPAの正式名称は「Robotic Process Automation」で、「ロボットによる業務の自動化」と訳されています。
RPAで業務を自動化するには、各業務に合わせてロボットを作成する必要があります。あらかじめ自動化したい業務の内容や手順をロボットに覚えさせておくと、ロボットが人の代わりに自動で業務を遂行してくれる仕組みです。
現在では「デジタルレイバー」や「仮想知的労働者」とも呼ばれており、人の代わりとなる労働力として広く認知されています。
RPAの導入によって、企業は次のようなメリットを得られます。
- 業務の生産性向上
- 人手不足の解消
- 業務品質の向上
- 人件費などのコスト削減
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2.RPAに向いている業務5選
人の代わりに業務を自動で遂行してくれるRPAですが、すべての業務を自動化できるわけではありません。RPAにも向いている業務・向いていない業務があるので、それぞれの特徴を押さえておくべきといえます。
まずは、RPAに向いている業務を5つご紹介します。
- 手順が決められている業務
- 大量のデータの処理・照合
- データの収集・分析
- 複数のシステム間での同時処理
- 問い合わせ対応
それぞれ詳しくみていきましょう。
2-1.手順が決められている業務
RPAが自動で動くには、自動化したい業務の内容や手順をあらかじめロボットに覚えさせる必要があります。
逆にいえば、業務内容や手順が明確に決まっていない業務はRPAで自動化できません。
RPAは人のように考えながら業務をこなせないかわりに、明確に手順が決められている業務ならスピーディかつ正確に業務をこなせます。
【業務例】
- 交通費精算・経費精算
- 納品書や請求書などの伝票作成
- 定型的な日報や報告書の作成
2-2.大量のデータの処理・照合
RPAはソフトウェアなので、どれだけ大量のデータでもスピーディかつ正確に処理できます。
人が大量のデータを扱っていると、疲れて業務スピードが落ちてしまったり、不注意でミスをしてしまったりしますが、RPAにはそのような心配はありません。
そのため、大量のデータ処理・照合などの単純作業はRPAに向いている業務の代表例です。また、RPAは24時間365日稼働し続けられるので、夜間や休日もフル活用して業務を進められます。
【業務例】
- 名刺情報や社員情報の登録
- 異なるシステム間でのデータの照合
- データベース内の情報更新
2-3.データの収集・分析
RPAは大量のデータを扱えるので、データ収集や分析業務も得意です。インターネット上の膨大な情報の中から必要な情報を抽出して収集できるので、営業部門やマーケティング部門でもよく活用されています。
また、RPA自身は人のような分析作業はできないものの、人が分析するための下準備をRPAに任せられます。そのため、マーケティングなどの企業戦略に注力しやすくなる点もRPAを導入するメリットです
【業務例】
- 見込み顧客リストの作成
- 口コミ・レビューやアンケート結果の収集
- データの集計・グラフ化
2-4.複数のシステム間での同時処理
RPAは、インストールされているパソコンで動かせる各種システムをそのまま操作できます。
RPAによく似たツールとしてExcelのマクロ機能があげられますが、マクロ機能では基本的にOffice製品しか操作できません。そのため、RPAの方が汎用性に優れているといえるでしょう。
また、複数のシステムを同時に開いて操作できるため、複数のシステム間で同時処理する作業もRPAに向いている業務のひとつです。
【業務例】
- メールの内容をExcelやシステムに転記する
- 異なるシステム間でのデータの同期
- 複数のシステムからデータを取得し、一つのファイルにまとめる
2-5.問い合わせ対応
RPAは問い合わせ対応でも活用できます。よくある質問に対して事前に回答を用意しておけば、RPAによる自動応答が可能です。
窓口担当者の負担を軽減できるだけでなく、問い合わせへの対応スピードが早くなるので顧客満足度の向上も期待できます。
RPAでは対応できない問い合わせは窓口担当者に通知し、RPAと人が連携するようにすれば、緊急性の高い案件にのみ注力してスピーディな対応が臨めます。
結果として、RPAを導入すれば問い合わせ対応の効率化が可能です。
【業務例】
- チャットボットでの自動応答
- Webサイトからの問い合わせに対する自動メール返信
- 問い合わせ内容のExcel転記・集計
ココがポイント
RPAは単純作業の自動化に適しているため、幅広い業務に応用できる
3.RPAに向いていない業務2選
次に、RPAに向いていない業務をご紹介します。
- 判断が必要な業務
- 複雑なプロセスを含む業務
ここで紹介する業務以外をRPAで自動化していき、業務の効率化を図るのがおすすめです。RPAの自動化に向いていない理由を詳しくみていきましょう。
3-1.判断が必要な業務
基本的に、RPAは人のように都度判断しながら業務を進められません。
明確な手順がまだ確立していない業務や、具体的な判断基準が定まっていない業務に関しては、RPAによる自動化がそもそもできない点を押さえておきましょう。
たとえば、「インターネット上で自社の顧客になり得る企業をピックアップする」などの曖昧な指示ではRPAを動かせません。
しかし、「インターネット上で特定のキーワードを検索し、検索結果に出てきた企業をピックアップする」といった具合に、業務内容を明確化すればRPAによる自動化ができるようになります。
また、手順や判断基準が頻繁に変更される業務も、RPAによる自動化には向いていない業務です。手順や判断基準が変わるたびにRPAの設定をやり直す必要があるので、メンテナンスの手間がかかってしまい、自動化のメリットを享受しにくくなります。
ココがポイント
近年ではある程度の判断を下せるAIとRPAを組み合わせたツールも登場している
3-2.複雑なプロセスを含む業務
人の判断が不要な業務でも、業務プロセスが複雑すぎる場合は注意が必要です。
たとえば、伝票処理をRPA化する際に、伝票の種類が何十種もあると、条件分岐が多すぎてRPAの設定が複雑になってしまいます。
設定ミスに気付きにくくなったり、メンテナンスが手間になったりするので、業務遂行でトラブルの発生する可能性が高まります。
複雑なプロセスを含む業務を自動化する場合は、事前に業務の見直しを行い、なるべくシンプルにできないか手順の改善を検討するのもポイントです。
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4.RPAの対象業務を選ぶ3ステップ
RPAの対象業務を選ぶ際は、次の3ステップで進めれば失敗が少なくなります。
- 業務を洗い出す
- 自動化できそうな業務をピックアップする
- 自動化する業務を決定する
各ステップで行うべき作業を順番にご紹介します。
4-1.業務を洗い出す
まずは、自社でどのような業務を行っているのか、現状を把握します。
この段階では、RPAに向いている業務かどうかはあまり考慮せず、一旦すべての業務を洗い出してみるのがおすすめです。
同時に、各業務にかかる手間の把握や、業務上での課題なども書き出しておくと、RPAの費用対効果を算出する際に役に立ちます。
4-2.自動化できそうな業務をピックアップする
次に、洗い出された業務のうち、RPAで自動化できそうな業務をピックアップします。
ピックアップする際は、上述したRPAに向いている業務に該当するかの検討をおすすめします。
自動化できそうにない業務でも、相当な手間がかかっているのであれば、業務のやり方を変えるだけでRPA化の成功に繋がる可能性もあります。RPAに向いていない業務だと切り捨てるのではなく、既存の作業内容を見直すのも業務改善に繋がる大切な要素のひとつです。
4-3.自動化する業務を決定する
最後に、自動化できそうな業務から実際にRPA化する業務を決定します。
この時、いきなりすべての業務の自動化に取り組むのではなく、スモールスタートで少しずつ取り組んでいくのが成功のコツです。
最初は自動化が簡単にできそうな業務から着手し、RPAに慣れてきたタイミングで、比較的難しい業務のRPA化に取り組んでいくのをおすすめします。
ココがポイント
スモールスタートをすれば成功体験を得やすく、現場担当者からの理解も得られやすい
5.RPA導入で失敗しない！手厚いサポートが魅力の『RaBit』
最後に、弊社が提供しているRPAツール「RaBit」についてご紹介いたします。「RaBit」の魅力はサポート体制の充実度で、手厚いサポートによってお客様のRPA導入を支援しています。
RPAの導入で失敗したくない方は、ぜひ「RaBit」にご相談ください。
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5-1.ヒアリングから導入までフルサポート
「RaBit」では専任のエンジニアがヒアリング・設計・導入までをフルサポートしています。
自動化する業務の選定もサポートしており、さらにお客様の業務に合わせたオーダーメイドの設定まで代行できるので、確実に業務を自動化していただけます。
5-2.167人のプロによる安心のサポート体制
「RaBit」では、167人のプロによる安心のサポート体制を完備しています。
「RPAが動かない」「RPAの設定方法が分からない」といった導入後のお悩みを迅速に解決しますので、ITに詳しくない方でも安心してご利用いただけます。
5-3.工務店から士業まで、ありとあらゆる業界で対応可能
「RaBit」は工務店・保育園・飲食業といった対面が多いBtoC業界や、BtoBの士業や人材派遣業に至るまで、さまざまな業界でご利用いただいています。
導入事例が豊富にあるので、過去の事例をもとにしながら自動化しやすい業務をご提案できます。