日々の売上管理や伝票作成、データ入力など幅広い経理業務を自動化したいと考える人も少なくありません。実は、繰り返し行う単純作業などの定型業務は、RPAツールを使って自動化することが可能です。
この記事では、経理業務の自動化でコストを削減したい方へ向けて、オーダーメイドでRPAツールを制作している「RaBit」より、RPAツールで自動化できる経理業務例についてご紹介します。
RPAツールとはなにか、メリット・デメリットについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.経理業務の自動化に役立つRPAツールとは
経理業務をはじめとして、定型業務の自動化にはRPAツールがおすすめです。RPAツールとは、パソコン上で動作するソフトウェアのひとつで、繰り返し行う作業を自動化できるシステムとして知られています。
定型業務が多く含まれる経理業務の自動化にも、RPAツールは有用です。「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれるRPAツールなら、経理業務を自動化。いつでも常に同じ品質で成果を出せるため、担当者にかかる負担の軽減や作業クオリティの向上にも貢献します。
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2.RPAツールで自動化できる経理業務の例
RPAツールを使えば、経理業務の自動化も簡単です。基本的に、RPAツールは経理業務だけでなく手順の定まった定型業務のほとんどを自動化できます。
ここでは、RPAツールで自動化できる経理業務の例についてご紹介します。
2-1.経費精算処理
RPAツールなら、経理業務の「経費精算処理」を自動化できます。経理担当が行う内容の確認・仕分け・精算といった作業フローを自動化することが可能です。具体的には、申請された経費・経路をもとに運賃を調べて、差額などが発生していないかの確認もRPA化できます。
経費精算処理には上長の確認・承認が挟まれるケースも多くなっています。RPAツールは判断を伴う処理が行えないため、確認・承認フェーズがボトルネックになってしまうものの、それ以降の業務を自動化できるのがメリットです。
2-2.入金の消込業務
RPAツールなら、「入金の消込業務」を自動化できます。入金と「売掛金」を照らし合わせて消していく作業は、ミスを起こしてはならない経理業務としても知られています。一方で、請求書のフォーマットごとに一つひとつ異なる箇所を確認する必要があり、担当者への負担が大きくなっていました。
RPAツールを使って入金の消込の経理業務を自動化すれば、どれだけ件数が多い作業でもミスを抑え、作業効率を維持したままスピーディに処理できるのがメリットです。
2-3.帳票の作成
RPAツールなら、「帳票の作成」を自動化できます。帳票は会計や取引の記録書類全般をまとめたものですが、一般的には各伝票と帳簿をまとめているケースが大半です。とはいえ、ペーパーレス化の昨今ではエクセルなどを用いて電子データ化するケースが多くなっています。
RPAツールを使えば、各エクセルに入力したデータを自動的に帳票フォーマットへ転記することが可能です。RPAはパソコン上のほとんどの操作を自動化できるため、自社の帳票作成システムからSaaSなど、幅広いソフトウェアで帳票作成の経理業務を自動化できます。
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3.経理業務を自動化するメリット・デメリット
RPAツールを使って経理業務を自動化すれば、作業効率アップをはじめとしたさまざまな恩恵を受けられます。しかし、経理業務の自動化にはメリットしかないように思える一方で、いくつかの要素を見落としてしまうとデメリットにもなりかねません。
経理業務の自動化にRPAツールの導入を検討しているときは、両者をしっかりと把握しておくのが重要です。
ここでは、経理業務を自動化するメリット・デメリットを紹介します。
3-1.メリット
経理業務をRPAツールで自動化するメリットに、「業務効率が高まる」「ヒューマンエラーを防止できる」「業務の属人化を防ぎやすい」などがあげられます。RPAツールは常に一定の品質で同じ作業を繰り返すため、疲れなどにより業務効率の低下を招く心配はありません。
24時間365日働き続けられるため、業務の効率アップが期待できます。
さらに、繰り返し行う作業にミスが起こりにくいのもRPAツールで経理業務を自動化するメリットのひとつです。ヒューマンエラーを抑制し、振り返りの確認作業もカットできるため、ひとつの業務にかかる時間を大幅に短縮できます。
加えて、一部の属人化しがちな経理業務も、RPAツールに任せれば誰でも作業しやすくなるのもメリットでしょう。業務の属人化を防ぎつつ、作業効率やミスの抑制に繋がるRPAツールは、経理業務の自動化において多くのメリットをもたらしてくれると言えます。
ココがポイント
RPAツールなら、経理業務で担当者に掛かる負担を軽減して、仕事のしやすい環境を構築しやすい
3-2.デメリット
経理業務をRPAツールで自動化するデメリットに、「ツールの導入に手間がかかる」「自社の経理システムにあった選定が必要」などがあげられます。RPAツールは定型業務の自動化に適している一方で、ツールの導入や初期設定が欠かせないのも事実です。
経理業務を自動化させる前に、RPAツールでどのように作業を自動化するか、細かい調整作業が求められます。さらに、RPAツールは事前に設定された作業を繰り返し行う仕組みのため、使用しているSaaSなどのソフトウェアにUIアップデートがあれば、その変化に対応できません。
作業が途中で停止してしまったり、誤作動を起こしてしまったりするため、経理業務をRPAツールで自動化するときは使用するソフトウェア全般の動向を管理する必要があります。
また、自社の経理システムとマッチしていないツールを選んでしまうと、業務を効率的に自動化できません。たとえば、クラウド型のRPAツールはWebブラウザ上のソフトウェア操作を自動化できるものの、自社のオンプレミスシステムを操作できないため、思っていた成果をあげられない可能性に注意が必要です。
4.自社の経理業務自動化に役立つツールの選び方
自社の経理業務を自動化したいときは、RPAツールの導入をおすすめします。単純作業や繰り返し行う業務を自動化できるRPAツールは、近年幅広い企業で導入が進められているシステムです。
とはいえ、経理業務の自動化に役立つツールを選ぶときは、いくつかの見極めるべきポイントが存在します。
ここでは、自社の経理業務自動化に役立つツールの選び方について解説します。
4-1.経理業務の自動化事例が豊富なツールを選ぶ
経理業務の自動化を考えてRPAツールを選ぶときは、自動化事例が豊富なソフトウェアを選ぶのがベストです。自社で自動化したい内容と同じような経理業務を自動化できたのかどうか、紹介されている事例をもとに判断するのをおすすめします。
特に、同業種が事例として紹介されている場合はしっかりと自動化の実例を確認しましょう。自社の経理業務を自動化するのはもちろん、業務を効率化するアイディアもあわせて把握しやすくなります。
また、経理業務の自動化事例が豊富なツールなら、ベンダー側にノウハウが積み重なっているケースも。ベンダー側から提案を含めて経理業務の自動化を実現しやすいため、業務効率を大幅に改善しやすくなります。
4-2.導入・運用コストを比較する
経理業務の自動化にあわせて、RPAツールの導入・運用コストを比較したうえで検討するのがおすすめです。RPAツールは初期費用や導入、運用のランニングコストがかかるソフトウェアも多く、月々の負担がネックになってしまう事例も少なくありません。
導入や運用コストが高ければ、経理業務の自動化で得られたパフォーマンスを打ち消してしまう可能性もあります。コストパフォーマンスを踏まえたうえで、導入・運用コストに納得のいく予算に見合ったRPAツールを選ぶのがベストだと言えるでしょう。
4-3.サポートの手厚いツールを選ぶ
RPAツールを選ぶときは、サポートの手厚さでソフトウェアを見比べてみるのもおすすめです。経理業務を自動化したとき、なんらかのトラブルで大きな問題に直面してしまう事例もまれに見かけます。
そのようなとき、RPAのベンダーがスピーディに対応してくれるツールなら、万が一のトラブルも解決しやすくなるメリットがあります。特に、自社のIT人材に不安を抱えている場合は、プロフェッショナルからサポートを受けやすいのは魅力のひとつ。
自社との相性や予算感を見比べたうえで、最後はサポートの手厚さでRPAツールを選ぶと、経理業務を自動化しても安心感を得られます。
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5.まとめ
経理業務の自動化には、近年RPAツールを用いる事例が多くなっています。事前に登録した作業を繰り返し行うシステムですが、工夫次第で経路の算出をもとに運賃を計算し、経費申請額があっているのかどうかなどの確認作業も自動化が可能です。
経理業務に含まれる定型業務のほとんどを、RPAツールで自動化しやすいと言えるでしょう。
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