確認ミスを減らしたい企業へ。RPAによる照合自動化のすすめ。

日々の業務の中で、「データが一致しているか確認する」「一覧を見比べる」「差異がないかチェックする」といった、”照合作業”を行っている企業は多いのではないでしょうか。

例えば、請求データと入金データの確認、Excelファイル同士の比較、勤怠データのチェック（打刻漏れ、予定と実務の比較）など、さまざまな場面で発生します。

こうした業務は、件数が多いほど確認に時間がかかり、集中力も必要になります。また、人の目で確認を行う以上、見落としや確認ミスといったヒューマンエラーが発生してしまうリスクもあります。

実は、こういった確認・照合業務は、RPAと相性のいい業務の一つです！
RPAを活用することで、データ同士の比較や差異チェックを自動化し、業務効率化やミス削減につなげることが出来ます。
本記事では、照合作業の具体例や、RPAでどのような自動化が出来るのか、導入時のポイントについてご紹介します。

　1.照合作業とは？なぜ負担になりやすいのか

照合作業とは、2つ以上のデータや情報を比較し、「内容が一致しているか」「差異がないか」を確認する業務のことです。また、業務によっては単純な一致確認だけでなく、条件付きの確認作業が必要になるケースもあります。

一方で、「どのデータとどのデータを比較するか」「何をもって一致と判断するか」といったルールが決まっているケースも多くあります。

前回コラムで、「RPAは、繰り返し作業を正確に実行することを得意としている」とお伝えしたように、比較条件を整理できれば、RPAが人の代わりに照合作業を行うことが可能です！

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　2.RPAで出来る照合自動化とは

照合作業をRPAで自動化する場合、現在の作業の流れを整理し、「どのデータ」を「どの条件で」作業するのかRPAに設定する必要があります。

　2-1.人が行う照合とRPAが行う照合、フローの違い

人が照合作業を行う場合、対象となるファイルを開き、比較対象のファイルやシステムと見比べながら、一件ずつ一致・不一致を判断する必要があります。

一方、RPAが照合作業を行う場合は、対象のファイルからデータを取得し、決められた条件で照合・判定を、データがあるだけ繰り返し行い、照合結果の一覧をExcelなどに出力することも可能です。

　3.RPAによる照合自動化で得られるメリット

　3-1.ヒューマンエラーの抑制

照合作業は、同じような確認を繰り返し行うことが多く、特に月末月初や繁忙期など、短時間で大量のチェックが必要になる場面では、確認ミスや見落としが発生する可能性がより高くなります。
一方で、RPAは決められたルールに沿って、同じ処理を繰り返し実行できるため、人による見落としや確認漏れの抑制につながります。

　3-2.作業時間を短縮し、別の業務に時間を使える

照合するデータが多い場合、人が一件ずつ「ファイルを開く」「データを見比べる」「結果を判断する」といった作業を行うと、その分だけ多くの時間が必要になります。
RPAは、必要なデータを自動で取得し、あらかじめ決められた条件に沿って照合・判定まで行うことができます。そのため、大量のデータであっても、人が一件ずつ確認する場合と比べて短時間で処理できる場合があります。

これまで照合作業にかかっていた時間を削減することで、担当者はその時間を顧客対応やデータ分析など、人による判断や対応が必要な業務に使えるようになります。

つまり、RPAによる照合自動化は、単に「照合する時間を短くする」だけではありません。人が本来取り組むべき業務により多くの時間を使えるようになることが、大きなメリットの一つなのです。

: お客様の声：前田伝導機株式会社様　在庫管理照合

　4.照合業務をRPA化する際に確認したいポイント

RPA化を検討する際は、単に「人が行っている作業をそのまま自動化する」のではなく、照合条件や例外処理を整理することが重要です。
自動化する範囲を明確にすることで、RPAで対応できる部分と、人による確認が必要な部分を切り分けることができます！

　5.業務自動化するならRaBitがおすすめ！

　5-1.お客様の業務に合わせたオーダーメイド対応！

照合作業は、企業によって使用するシステムやExcelの形式、照合する項目、判定条件などが異なります。RaBitは、あらかじめ決められた処理を利用するだけではなく、お客様の業務内容に合わせたオーダーメイドの対応が可能です。

たとえば、
・複数のExcelやファイルからデータを取得する
・指定した条件でデータを照合する
・一致・不一致を判定する
・照合結果を一覧にまとめる
・不一致のデータだけを抽出する
といった、照合作業の一連の流れを自動化できる場合があります。
「毎月、大量のデータを目視で照合している」「同じような確認作業を繰り返している」という場合は、RPAによって負担を減らせる可能性があります。

　5-2.専任スタッフによるフルサポート！

RaBitは、導入前のヒアリングから設計・設定・運用まで、専任のスタッフがしっかりサポートします。作成、ご納品後の修正対応も弊社で行いますので「難しい設定は苦手」「自分で調整するのは不安」という方でも安心してご利用いただけます。もちろん、お客様がプログラミングなどの専門知識を習得する必要もございません。