近年、人手不足などの影響から定型業務を行う従業員が足りず、作業の効率化に頭を悩ませている事例も多く見られます。そこで、定型業務の自動化を実現するために、RPAツールを導入する事例が増加傾向にあります。
とはいえ、定型業務の自動化をどのように実現するのか、効率化する方法がわからずRPAを導入できていない方も少なくないでしょう。
この記事では、定型業務とは何か、主な種類やメリット・デメリットを徹底解説します。既存業務を定型業務化する方法や、定型業務のさらなる効率化におすすめなツールについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.定型業務とは
定型業務とは、作業手順（プロセス）が定まっている仕事や、業務フローが決まっている作業を指します。繰り返し同じ手順で作業をするため、「ルーチンワーク」とも呼ばれます。
定型業務はいつも同じ流れで作業をするため、やり方さえ覚えれば誰でも同じ業務を実現できるのが特徴です。定型業務はマニュアルを元に誰でも同じ作業を実現できるため、アウトソーシングや効率化も実現できます。
一方で、作業フローがマンネリ化しやすく、効率化できるポイントを見逃してしまう事例も少なくありません。発生するタイミングがまばらな定型業務もあり、「スポット的に人手が足りなくなる」といったケースも稀に見られます。
1-1.非定型業務との違い
非定型業務とは、作業手順が定まっていない仕事を指します。クリエイティブな作業や人と接する業務ほど非定型業務が多くなり、その都度、担当者の判断で行動する能力を求められるのが特徴です。
非定型業務は作業への知見が求められるため、業務の効率化が難しくなっています。一方で、非定型業務には一部の作業フローで定型業務が含まれているケースも珍しくありません。
たとえば、非定型業務はクレーム対応や顧客への提案営業も挙げられますが、「受付から台帳記載」「日報の作成」「プッシュ営業のメール配信」などの定型業務が含まれているのも事実です。
そのような非定型業務に含まれる作業のうち、効率化できるポイントを浮き上がらせて業務効率化を目指すことが重要になっています。
ココがポイント
クリエイティブな仕事でも、単純な定型業務が含まれている事例が多い
2.部門別｜定型業務の主な種類
定型業務はさまざまな職種に登場しており、「作業フローが定まった業務」は多くの仕事で見られます。定型業務の主な種類は以下のとおりです。
- 企画/マーケティング
→Web上の特定サイトから口コミを収集、収集したデータを元にレポート作成 - 人事/総務
→入退社の人事情報をシステムに反映、社員の勤怠管理や残業、有給消化等の確認 - 経理
→請求書の作成やメール送付、会計ソフトへの転記や仕訳入力 - 営業
→見積書の作成や発注データ入力、販売状況の集計やデータ収集
一般的に、事務職には定型業務が多く含まれており、効率化を実現するポイントにもなります。
3.定型業務のメリット・デメリット
作業手順やマニュアル化が整備されていない業務も見かけられますが、よくよく振り返ってみると「定型業務化」しやすく、業務の効率化を図れる事例も少なくありません。
ここでは、定型業務のメリット・デメリットについて解説します。
3-1.定型業務のメリット
定型業務として確立するメリットに、「業務の効率化を実現しやすい」「担当者を変更しやすい」「属人化を防ぐ」などが挙げられます。定型業務は作業を繰り返し行う手順のため、マニュアルを作成するケースが一般的です。
そのマニュアル作成で、既存の業務内容を可視化し、効率化が図れそうなポイントを見つけやすくなります。マニュアルを一度改善すれば、担当者全員の業務効率を引き上げられるのもメリットです。
また、定型業務として確立すれば、誰でも作業がしやすくなるため、担当者をいつでも変更しやすいメリットがあります。退職などで人手が足りなくなっても、ほかの人材をアサインして業務進行への影響を抑えられるのが特徴です。
その結果、「担当者しかできない業務」などの属人化するリスクを大幅に低減できます。
3-2.定型業務のデメリット
定型業務を担当するデメリットに、「些細なミスが起きやすい」「退職を招くリスク」などが挙げられます。定型業務は作業手順が定まっており、同じ作業を繰り返していると集中力が低下する事例も珍しくありません。
その結果、簡単な転記ミスだったり、入力ミスだったりと些細なミスが起きやすいのも事実です。「顧客への営業メールをコピペして氏名だけを書き換えたつもりが、ミスで不信感を招いてしまった」などのリスクもあります。
また、繰り返し行う作業には人によって向き不向きがあり、定型業務への飽きから退職する人もいます。そのため、単純な定型業務ほど、人の手で行うのはあまり好ましくないと言えるでしょう。
ココがポイント
企業価値を創出しない定型業務ほど、やりがいを失いやすい
4.業務の定型化や効率化を実現するステップ
一言で「定型業務」といっても、作業手順が洗練されているかどうかはまったく異なります。定型業務はマンネリ化しやすいため見落としがちですが、実は作業手順を効率化できるポイントが隠されている事例も少なくありません。
- 業務フローを見える化
- 課題を洗い出す
- 担当者を交えて改善方法を探す
ここでは、業務の定型化や効率化を実現する方法について、ステップ別に解説します。
4-1.業務フローの見える化
業務の定型化を実現するためには、まず業務フローの見える化を行いましょう。業務フローの見える化をすれば、はじめて「重複した業務がある」などを見つけやすくなります。
そのうえで、既存業務を定型化させるために「マニュアル」を作成する必要があります。手順に沿って作業工程をまとめたドキュメントで、実際の作業担当者からヒアリングしたうえで作成するのがベストです。
また、業務フローの見える化をするときは、流れを図式化したフローチャートの作成もおすすめです。直感的に作業手順を把握しやすいほか、分岐内容を誰でもわかりやすく把握できます。
業務フローの見える化では、担当者ごとの感覚で処理されていた業務内容も言語化し、誰でも同じ作業を実現できるよう具現化することが大切です。
4-2.課題を洗い出す
見える化を実現したら、次は既存作業の課題を洗い出します。たとえば「この業務は必要か？」「何のために行っているのか？」「重複した業務がないか？」などを発見する作業です。
一つひとつの作業手順が最適かどうか検討するほか、「作業ミスが頻出する業務」も合わせて洗い出しておきましょう。作業ミスの内容が単純なシステム操作のミスだったり、ヒューマンエラーによるものだったりする場合は、別の手法で業務の効率化を実現する必要性が高まります。
どれだけ定型業務として確立しても、単調な作業や集中力が欠如しやすい作業はミスが起きてしまう可能性を否定できません。そのようなときは、RPAツールなどを用いて定型業務を完全に自動化する手法があります。
ココがポイント
業務の定型化を実現するだけでも作業品質を高められる
4-3.担当者を交えて改善方法を探す
定型業務の課題を洗い流して、マニュアル化まであと一歩、となったら担当者を交えて改善方法を探しましょう。その際は、ECRS（改善の4原則）に基づいた考え方が大切です。ECRSとは、以下の頭文字を表しています。
- Eliminate（排除）
- Combine（結合と分離）
- Rearrange（入替えと代替）
- Simplify（簡素化）
たとえば、「E：作業自体をなくせないか」「C；作業や窓口をひとつにまとめられないか」「R：作業内容を置き換えられないか」「S：RPAなどプロセスを単純化・自動化できないか」といった考え方です。
定型業務をRPA化する場合はトップダウン方式でも運用効果が出やすいものの、既存担当者をないがしろにしてしまうとトラブルが起きやすいため、現場の意見を聞きながら改善手法を模索することが大切です。
5.定型業務の効率化にはRPAがおすすめ
単純な定型業務ほど社員への精神的なストレスを掛けてしまい、単純なヒューマンエラーからミスが起きてしまう事例も少なくありません。定型業務の効率化を考えている場合は、RPA（Robotic Process Automation）ツールの導入がおすすめです。
RPAとは、パソコン上で稼働するロボットです。パソコンで行う作業手順の定まった業務ならほとんどを自動化が可能で、集中力の低下からミスを起こす心配もありません。
また、従来の単純作業に割かれていた人材をよりクリエイティブな非定型業務に注力できるようになり、企業成長を実現しやすいのもメリットです。
5-1.RPAは定型業務の自動化に有効
RPAツールは定型業務を効率化させるだけでなく、一部作業なら完全自動化を実現することもできます。RPAツールの応用で完全自動化を実現できる定型業務は以下のとおりです。
- 競合他社の価格調査や収集
- SNS上の口コミ収集
- 日次レポートの作成補助
- 残業アラート通知や集計など勤怠管理
- 出勤日数や残業日を含めた給与計算
- 受発注に合わせた在庫管理
- 顧客情報の登録や更新
- 請求書の発行やメール送付
- 入金消込
たとえば、勤怠管理とRPAツールを連携させると、勤務時間の集計や残業時間チェック、消化できていない有給日数確認といった作業を自動化できます。加えて、役職や残業数を元に自動で給与計算を行うなど、RPAツールなら幅広い定型業務の自動化を実現できるのがメリットです。
6.定型業務のRPA化で得られるメリット
繰り返し行う単純な定型業務をRPA化すれば、さまざまなメリットを得られます。具体的には以下のとおりです。
- 業務の自動化で人手不足を解消できる
- 働き方改革を実現しやすい
- ヒューマンエラーの防止や品質向上
ここでは、定型業務のRPA化で得られるメリットを解説します。
6-1.業務の自動化で人手不足を解消できる
定型業務をRPA化するメリットに、作業の自動化を実現して人手不足を解消できる点が挙げられます。RPAツールは24時間365日稼働し続けられるシステムです。そのため、定型業務をRPA化すれば人手不足問題をダイレクトに解決できます。
また、RPA化によって浮いた人材を、より生産性の高い業務に注力できるのもメリットです。一人ひとりのスキルを発揮できる作業に注力できれば、競争力を高めて企業として成長力にも期待できます。
6-2.働き方改革を実現しやすい
定型業務をRPA化すれば、働き方改革を実現しやすいのもメリットです。RPAツールが得意とする単純作業は、人の手で作業をし続けると単調さのあまり苦痛に感じてしまう人も少なくありません。
また、単調ながらも1日に処理すべき件数が多い定型業務も多く、長時間労働や休日出勤の原因になってしまうこともあります。そこでRPAツールを導入すれば、ソフトウェアが残業原因となる定型業務を自動化するため、休日出勤等の是正に繋がり働き方改革を実現しやすいのがメリットです。
6-3.ヒューマンエラーの防止や品質向上
定型業務のRPA化には、ヒューマンエラーの防止や品質向上を実現できるメリットもあります。どれだけ集中しているつもりでも、ヒューマンエラーや集中力の欠如により、転記ミスや入力ミスが起きてしまう事例も少なくありません。
RPAツールなら、一度設定した作業をミスなく繰り返すため、転記ミスや入力ミスが起きる可能性はゼロに等しくなります。ミスなく確実に業務を遂行するRPAツールなら、作業品質を均一化・ミスのない品質向上を実現しやすいのがメリットです。
7.業務の定型化に合わせてRPAツールの活用がおすすめ
定型業務とは、繰り返し行う業務プロセスで、誰でも作業できるようマニュアル化された作業を指します。一般的な事務職が行う業務には多くの定型業務が含まれているほか、総務や人事、営業など幅広い部門で繰り返し行う作業が見られるのも事実です。
そのため、繰り返される単純作業は定型業務としてマニュアル化し、作業品質の均一化をおすすめします。とはいえ、単純作業はヒューマンエラーによるミスが起こりやすく、クオリティにばらつきが発生してしまう事例も少なくありません。
そのようなときは、定型業務のRPA化をおすすめします。RPAツールなら24時間365日繰り返し作業を自動化できるほか、ミスなく定型業務をこなすため、作業品質の向上や業務効率化を実現できます。
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