ケアマネージャーは、介護を受けるのが必要な人に対して、サービス事業者との調整や計画書の作成などさまざまな事務作業が存在します。
なかでも、ケアプランの作成を始めとする事務作業のケアマネ業務は効率化したい要素としてよくあげられるポイントです。
この記事では、ケアマネ業務の効率化を考えている人へ向けてケアマネージャーが抱える課題や業務を効率化する方法、パソコン作業の自動化手順についてご紹介します。
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1.ケアマネージャーの主な業務
ケアマネージャー（介護支援専門員）とは端的に言えば介護保険のスペシャリストです。介護が必要な人が適切な介護を受けられるよう、「ケアプランの作成」などさまざまなサポートを行う業務が多くなっています。
また、介護保険サービスを提供している事業者と利用者の間に立ち、調整役を担うケースも少なくありません。
介護保険サービスには「訪問介護」や「通所介護」などいくつかの種類があるものの、すべての利用者が自分の望む介護サービスを受けられるとは限りません。そこで、ケアマネージャーがさまざまな事務所に向けて求められる介護情報を共有し、利用者が希望どおりの施設を見つけられるようにするサポートをしています。
パソコンを使った事務作業のほかにも、生活保護申請の補助や配食の支援など、ケアマネージャーが効率化したい業務は多岐にわたります。
ココがポイント
ケアマネジャーの業務は介護対応以外にもさまざまな調整やプランニングなど事務作業も多い
2.ケアマネージャーが抱える課題
直接人と触れ合ってサポートする業務以外にも、パソコンを使った事務作業も多く含まれるケアマネ業務では、さまざまな単純作業が課題となっています。非効率的な働き方のままでは、人材がいても長時間の残業が発生してしまう事例も少なくありません。
ここでは、ケアマネージャーが抱える課題についてご紹介します。
2-1.作成する書類の量が多い
ケアマネージャーが効率化したい業務の代表例に「ケアプランをはじめとする書類の作成作業」があげられます。ケアマネージャーは日常的に作成する書類の量が多いため、手間が積み重なった結果、仕事への負担が大きくなってしまうのも事実です。
ケアプランの作成は会議を行って修正・変更を積み重ねていき、最終的にケアプランに沿ったサービスを受けられる仕組みです。しかし、単純なデータ転記など一部の作業は定型作業も多く、ケアマネ業務の効率化が求められています。
ココがポイント
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2-2.時間内に業務が終わらない
ケアマネージャーが業務を効率するとき、課題としてあげられるのが「残業」です。場合によっては時間内にその日の業務が終わらない人もいます。ケアプランの作成や各種レポート作成など、書類の作成に時間が奪われてしまえば、時間内に業務を終えられないのも仕方ありません。
このような時間内に業務が終わらない課題を解決させるには、根本的なケアマネの事務業務を効率化させる必要があります。とくに定型業務は見直すと効率化どころか自動化できる作業も含まれているため、「時間が足りない」と感じている場合はぜひチェックしておきましょう。
3.ケアマネ業務を効率化する方法
ケアマネ業務を効率化するには、ケアプランはもちろん、普段からの書類作成も効率的に行う必要があります。特にデスクトップ業務を効率化させられるかどうかで業務全体のスピードアップにもつながるため、要チェックです。
ここでは、ケアマネ業務を効率化する方法について解説します。
3-1.スケジュールを明確にしておく
ケアマネ業務を効率化させるには、スケジュールを明確にしておく必要があります。一部の定型業務が非効率的で残業時間が増えてしまうなら仕方ありませんが、一方でそれらも関係なく残業時間が増えていては意味がありません。
一般的に、スケジュールの明確化は業務の効率化につながるとされています。何の作業や書類を何日までに用意すべきなのか、業務の順序などを可視化して管理するだけで、全体業務の効率化にもつながります。
また、明確化したスケジュールを元に、「同じ地域の訪問を同日に設定して効率的に回れるようにする」「面談等を連続的に行えるよう組む」といったリスケを行うのも大切です。可視化したスケジュールをもとに、ケアマネ業務をより効率化しやすくなります。
3-2.業務を後回しにしない
ケアマネ業務を効率化するうえで、業務の後回しは避けるべき対処方法です。その場で確認するべき内容を後回しにしてしまうと、確認の手間が増えたり、仕事の確認漏れでミスにつながったりする事例も少なくありません。
また、業務を後回しにしてしまった結果、溜まった内容を把握できずに対応漏れが起きてしまう可能性も。業務を後回しにせず、フローを明確化して溜め込まないように業務を回せるのが理想的です。
3-3.不安な点などは早めに上司に相談する
ケアマネ業務を効率化するうえでは、不安な点を上司へ早めに相談するのも重要です。曖昧なまま作業を進めてしまい、あとになって大きなトラブルにつながる事例も多くなっています。事後処理の対応に追われて、余計な手間が掛かってしまうのは間違いないでしょう。
そのようなトラブルを事前に防ぐためにも、相談を行える環境づくりは重要です。また、各ケアマネから寄せられた意見をもとに業務マニュアルを作成したり、ミス内容を共有したりしてミスを予防する対策が業務の効率化に大きく貢献してくれます。
4.パソコンを使ったケアマネ業務はRPAで自動化できる
ケアマネ業務を効率化するには、「スケジュールの可視化」「予定日に近隣でも訪問があれば連続的に行えるよう調整する」「ミスを共有して再発生を防ぐ」「トラブルを未然に防ぐため不明点は上司の指示を仰ぐ」などの作業が大切です。
とはいえ、ケアマネ業務は実際の訪問等だけでなく、パソコンを使ったレポート作成等も含まれています。
そのようなパソコンを使ったケアマネ業務も、RPAで自動化できるのをご存知ですか？具体的には、以下のようなケアマネ業務をRPAで自動化できます。
- 請求書の作成
- ⽉次や年次で利用者統計を作成
- 未収⾦データの消込み
- 介護記録と紐づけたスケジュール管理とアラート通知
- スケジュール変更時に利用日や時間、ヘルパーを各システムへ自動的に反映
- 利用者へ向けた訪問日等の自動メール配信
ほかにも、RPAを使えばケアマネ業務におけるパソコン上の定型業務をほとんど自動化することが可能です。
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4-1.ケアマネ業務の効率化なら「RaBit」がおすすめ
ケアマネ業務におけるパソコン上の定型業務を効率化するのにはRPAツールがおすすめです。しかし、実際に導入するためには一定のITスキルや工夫が求められます。そのため、「自社にRPAツールを導入できるか不安」と頭を悩ませている人も少なくありません。
そのようなときは、ぜひオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。専任のプロがヒアリングから開発・導入・運用サポートまで徹底して行うため、「何を自動化したいか」を相談していただくだけでRPAツールを導入できます。
今まで手作業で行っていた定型業務のほとんどを自動化・効率化できるため、ケアマネ業務の効率化をスピーディに実現したい方は、ぜひお気軽にRaBitまでご相談ください。
5.まとめ
ケアマネ業務の効率化には、人と触れ合う実業務以外の「パソコンを使った事務作業」に目を向けてみるのもポイントです。事務作業は単純ながらも業務負担が大きく、効率化によって得られる時間的余裕も大きくなっています。
そのようなケアマネ業務の事務作業を自動化するのに、RPAツールが役立ちます。RPAツールを活用すれば請求書の作成から記録と紐づけたスケジュール管理やアラート、さらにはリスケ時に各システムへ自動的に「日次や時間、担当者」の変更を伝える仕組みまで自動化が可能です。
とはいえ、実際にRPAツールを導入するのは大変だと感じる方も少なくありません。そのようなときは、「自動化したい作業」をお伝えいただくだけで実現できるオーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」をご利用ください。
専任のプロがヒアリングから開発・導入・運用サポートまで対応するため、お客様の手を煩わせずにRPAツールを導入することが可能です。