近年、さまざまな定型業務を自動化できるツールとして「RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）」が注目を集めています。
一定のルールに従った作業なら自動化ができるとは言われているものの、「実際にRPAでできること・できないことの区別が知りたい」とお悩みの方も少なくありません。
この記事では、RPAでできること・できないことの特徴や具体例について、事例を交えつつご紹介します。メリット・デメリットや導入事例についても触れているので、あわせてご参照ください。
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1.RPAでできることの特徴と具体例
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、繰り返しの業務や決まったルールに従う作業を効率化できるツールです。RPAは人間が行う作業を自動化し、正確かつ迅速に実行できるシステムとして人気を集めているのも事実です。
データ入力やソフトウェア操作、情報収集などのタスクなど、RPAでできることはさまざまな定型業務があげられます。ここでは、RPAでできることの特徴と具体例をご紹介します。
1-1.データ入力業務の自動化
RPAはデータ入力業務を効率化できます。たとえば、顧客情報や発注データなど、所定手順による各種フォームへの入力作業ならRPAにより自動化するのも簡単です。
人間の代わりにコンピュータが入力作業を正確に行ってくれるため、ヒューマンエラーによるミスを減らし、作業時間の短縮を実現できます。そのため、データ入力業務の自動化により、正確性の向上と業務効率化を実現できるのもRPAでできることのひとつです。
1-2.ソフトウェア操作の自動化
RPAツールはソフトウェア操作も自動化できます。RPAツールなら、一連の操作手順をプログラムに記録し、定期的またはイベント発生時に自動実行する機能が搭載されています。
たとえば、請求書作成や在庫管理システムの更新作業なども、一連の操作手順が定まりやすい業務のひとつです。
それらに関連するソフトウェアもRPAツールなら操作できるため、エクセルから外部システム・ソフトウェアへ転記したり、逆にデータをエクセルファイルとして出力したりできます。
ソフトウェア操作の自動化により手間を省き、作業精度と業務効率の向上に貢献するのもRPAが得意とする“できること”です。
ココがポイント
RPAツールはソフトウェア操作を自動化して幅広いPC作業をRPA化できる
1-3.情報収集の自動化
RPAツールを使えば、情報収集作業も自動化できます。インターネットから必要な情報を自動で収集・整理し、適切な形式で出力する仕組みの構築まで、RPAツールなら可能です。
そのため、競合他社の製品価格調査やニュースの収集・分析もRPA化して情報収集の手間をカットできます。情報収集を自動化すれば、市場分析や意思決定に注力しやすくなるため、より生産性の高い業務へ意識しやすくなります。
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2.RPAでできないことの特徴と具体例
非常に優れたツールのRPAはできることが多くなっている一方で、RPAにもできないことが存在します。すべてのタスクに適している訳ではないため、適切な運用を心がけなければなりません。
ここでは、RPAでできないことの特徴や具体例をご紹介します。
2-1.パターン化されていない誤字や脱字の修正
RPAツールができないことのひとつに、パターン化されていない誤字や脱字の修正作業があげられます。簡単な校閲作業や、修正作業をRPAツールで自動化しようとしても、満足の行く結果を得るのは難しいのも事実です。
なぜなら、文脈等の把握には柔軟な判断力などが求められるからです。RPAツールにはその都度判断する能力が備わっていないため、定型業務外・パターン化されていない作業は、AIなどの領域に任せる必要があります。
2-2.ビジネス施策の立案
RPAツールができないことの作業に、ビジネス施策の立案があります。施策の立案には市場状況や競合状況を統合的に分析し、独自の戦略やアイデアを考慮する能力が求められるのも事実です。
RPAにはそのような創造性や洞察力が備わっていないため、ビジネス施策の立案に役立てるのは難しくなっています。
マーケティング戦略や新商品開発において、情報収集作業の効率化には役立つものの、実際のビジネス施策を立案するにあたって担当者の知恵や経験といったスキルを上回る能力は持ち合わせていません。
ココがポイント
RPAはビジネス施策を立案するのが難しいものの、立案までに掛かる情報収集等の効率化に貢献する
2-3.データに基づく将来予測
RPAツールはデータに基づく将来予測には限界があります。将来の予測には複雑なデータ分析や未来の状況を想定する能力が求められるため、RPAだけでは対応が難しいのも事実です。たとえば、株価や経済指標の予測などが将来予測に含まれます。
RPAツールはあくまでデータを転記したり、定型業務の代行をしたりするシステムです。より柔軟性のある対応を求めてソフトウェアをお探しの場合は、RPA以外のツールを利用する必要があります。
とはいえ、近年ではRPA＋AIなどのソフトウェアを併用し、より業務効率化を高めている企業が増加傾向にあります。
3.RPAを導入するメリット・デメリット
RPAのできること・できないことは明白に分かれており、メリットとデメリットも存在します。RPAを効果的に導入するには、各要素を総合的に評価し、業務への適切な運用方法を検討する作業が大切です。
ここでは、RPAを導入するメリット・デメリットについてご紹介します。
3-1.メリット
- 業務効率の向上：RPAで繰り返しのタスクや定型業務を自動化して、作業時間の短縮や人件費の削減が期待できます。
- 作業精度の向上：人間が行う作業に比べてRPAはミスの発生が少ないため、データ入力や処理の正確性が向上します。
- 24時間稼働：RPAは休憩や休日を必要としないため、24時間稼働が可能で、業務の生産性を向上させられます。
- 従業員の負担軽減：RPAによって単純作業を自動化すれば、従業員はより付加価値の高い業務に注力できます。
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3-2.デメリット
- 導入コスト：RPAの導入には、システム導入費用やメンテナンス費用が発生します。初期投資が必要な点を考慮しなければなりません。
- 複雑な業務は対応できない：RPAは定型的な業務には適している一方で、複雑な判断が必要な業務や創造的なタスクには向いていません。
- セキュリティリスク：RPAは各ファイルへのアクセス権限をもってデータ処理を行うため、セキュリティ対策が不十分な場合、不正アクセスにより情報漏洩のリスクが残ります。
- 継続的なメンテナンスが必要：RPAは業務ルールやシステムが変更された際に、自動化プロセスを更新しなければならないため、継続的なメンテナンスが求められます。
4.RPAの導入事例
RPAツールはできることが多いため、自社の業種に合った企業がどのような導入効果を得られているのか、事例をチェックするのもポイントです。
ここでは、弊社のオーダーメイドRPA製作サービス「RaBit」をご導入いただいたお客様より、頂いたお声と導入事例をご紹介します。
4-1.不動産業｜データ入力を自動化した事例
不動産業の「ラビエスト株式会社」様では、入力項目が多く、イレギュラーの少ない定型の作業となるRai（AI OCR）で出力したExcelデータをもとに、ISP（不動産賃貸管理システム）へ修繕情報を登録する作業をRPA化されています。
RaBitの導入効果では、入力ミスがなくなったうえに、業務時間外で作業を進められた点が魅力とのこと。退社時にRaBitを起動して、翌日に必要なデータが手元に揃っている点が大きなメリットだと言います。
浮いたコストを会計業務や顧客対応等、人の手が必要な業務に時間を充てた結果、お客様満足度の向上にも繋がっているようだと嬉しいお声も頂きました。
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4-2.製造業｜請求書発行や在庫管理などを自動化した事例
製造業の「前田伝導機株式会社」様では、請求書の作成や在庫管理の照合、電子帳簿保存から入金管理までRaBitで自動化されています。
当初は別のシステムを導入しようと考えていたものの、膨大なコストが掛かるうえにシステムの構築が必要不可欠でした。そこで、既存の管理システムをそのまま自動化に繋げられるRPAツールに着目。現在では3～4人で処理するつもりだった作業も、1人で十分になったと嬉しいお声を頂いています。
また、細かい部分までカスタマイズ対応しているのも大きく評価していただき、定期的なメンテナンスを含めて連携とサポート力も高く評価していただいています。
4-3.医療品販売業｜給与計算や明細発行を自動化した事例
衣料品販売・レンタル業の「株式会社SF・インフォネット」様では、給与計算や明細の発行手続きをRaBitで自動化されています。
給与明細の電子化なども検討されていた一方で、専用ソフトの導入コストがネックに。明細レイアウトの作り直しなどの多大な手間がかかると頭を悩ませていたとき、RaBitをお選びいただいたそうです。最終的にOBXCやRaBitのコストを比較検討したとき、低価格で導入・運用できるメリットを高く評価していただけました。
人だとどうしても起こしてしまうヒューマンエラーも、機械計算なら安心して任せられるため見直す手間も減ったとのお声もいただきました。
5.RPAを導入・活用するまでの流れ
RPAの導入と活用には、いくつかのステップがあります。適切な導入段階を踏まなければ、運用時に「RPAができること」の効果を最大限まで発揮できないおそれもあるため注意が必要です。
ここでは、RPAを導入・活用するまでの流れについてご紹介します。
5-1.自動化する業務を決める
はじめに、自動化する業務を選定する必要があります。繰り返しのタスクや定型業務など、単純作業が含まれる作業はRPA化に最適な業務のひとつです。
人間の手間を減らして効率を向上させられる作業を選定すれば、RPAの導入効果を最大限まで発揮しやすくなります。
また、業務を自動化するとどの程度コストを削減できるのか、生産性をどの程度得られそうかなどの効果を評価し、優先度を決めてRPAを取り入れていくと効率的に導入を進められます。
5-2.RPAツールを選定する
次に、自動化する業務に適したRPAツールを選定します。RPAツールは“できること”が似通っているものの、具体的な機能や価格、サポート体制などの違いがあるのも事実です。そのため、自社のニーズに最適なツールを選択する選定作業が重要です。
たとえば、UiPathやBlue Prism、Automation Anywhereなどが有名なRPAツールですが、不必要なほど多機能なRPAツールを利用すると、実際の運用段階で現場担当者が扱いにくくなり、思ったより導入効果を得られない可能性があります。
各ツールの特徴を比較検討して自社に合う機能のRPAツールを選定すれば、効果的な導入を行いやすくなります。
ココがポイント
自社が求めている導入規模に応じて「できること」を厳選したRPAツールを導入すると作業の効率化を進めやすい
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5-3.RPAツールの導入と設定を行う
次に、RPAツールを導入し、設定を行います。RPAツールで業務を自動化するには、シナリオと呼ばれる設定が必要不可欠です。適切な設定によって業務を自動化し、正確かつ効率的に生産性を高められます。
そのためには、業務プロセスをもとにエラー処理や条件分岐を含めた詳細な設定が必要です。テストを行って本番環境へ意向するなど、導入から設定にはいくつかの手間がかかります。
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5-4.運用状況に応じて管理を行う
最後にRPAツールの運用状況をチェックして、適宜必要なメンテナンス作業を行います。適切な管理を行えば、RPAの効果を最大限まで引き出せるのがメリットです。
また、システム変更や業務ルールの変更が起こるたびにRPAの設定更新が必要なのも事実です。
業務に使用しているソフトウェアにバージョンアップが入ったなどでUIが変更されてしまえば、それに合わせてRPAツールのシナリオも調整する必要があります。
そのため、継続的なメンテナンス作業は必要不可欠です。また、導入効果などをチェックして、必要に応じてRPAの活用範囲を拡大したり、最適化を図っていったりすれば、より業務を効率化できるメリットがあります。
6.まとめ
RPAツールにはさまざまな「できること」があります。特に、パソコンを用いた定型作業・繰り返しの簡単なタスクはRPAツールが得意とする作業のひとつです。生産性の低い作業をRPA化すれば、より生産性の高いコア業務に注力しやすくなるため、企業戦略にも役立ちます。
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