Microsoft Office製品を始めとして、「エクセルのデータ入力を自動化したい」と考える人も多くなっています。
繰り返し行うエクセルのデータ入力作業を自動化すれば、ほかの業務に注力できるため、生産性向上に繋がるのは間違いありません。
この記事では、エクセルのデータ入力を自動化する方法についてご紹介します。
エクセルのデータ入力をRPAなどの外部ツールを用いて自動化する流れについても解説していますので、あわせてご参照ください。
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1.エクセルのデータ入力を自動化する方法
エクセルファイルにデータを入力する作業を自動化する方法には、いくつかの手段が存在します。エクセルに備わっているマクロ機能などを使う方法や、外部のRPAツールなどを用いた自動化手順までさまざまです。
ここでは、エクセルのデータ入力を自動化する方法についてご紹介します。
1-1.エクセルのマクロ機能で操作を記録する
エクセルのデータ入力を自動化する主流な方法のひとつが、マクロ機能で操作を記録する方法です。
エクセルに標準搭載されているマクロ機能を使えば、エクセル上で行った操作を記録し、いつでも再現させられます。そのため、記録したエクセルのデータ入力動作を自動化することが可能です。
ただし、デフォルト設定のエクセルでは、マクロ機能を使うための開発タブが表示されていません。エクセルのマクロ機能を使うには、「ファイル＞オプション＞リボンのユーザー設定＞“開発”にチェック」で機能が開放されます。
あとはマクロ機能を使って動作を保存するだけで、エクセルのデータ入力を自動化できます。
ココがポイント
もっともお手軽にエクセルのデータ入力を自動化しやすいものの、自由度が低い
1-2.VBAでマクロを作成する
VBAとは、マクロを作成するエクセル向けのプログラミング言語です。先述したマクロ機能は複雑な操作に活用しづらく、一部のデータ入力作業を自動化するのは難しい面があります。
一方でVBAを活用すれば、複雑な操作や条件分岐のあるデータ入力作業まで、エクセルの操作を自動化することが可能です。
また、エクセル操作を記録する機能で作成したマクロの一部を、VBAによるプログラミングで再編集する使い方もできるため、エクセルのデータ入力自動化をより深くまで実現しやすくなっています。
1-3.RPAツールを活用する
RPAツールとは、近年さまざまな企業で導入が進められている定型業務の自動化システムです。パソコンを使った繰り返し作業を含め、エクセルのデータ入力作業も自動化できます。
ただし、RPAツールごとに特色があり、それぞれシステムが異なっている点に注意が必要です。たとえば、クラウド型RPAツールはWebブラウザなど作業域が限定されており、ローカル内に保存されたエクセルのデータ入力を自動化するのは難しくなっています。
なかにはクラウドストレージとAPI連携をさせてエクセルのデータ入力を自動化させるソフトウェアもありますが、アップロードの手間が掛かるなど機能性は千差万別です。
そのため、エクセルのデータ入力を自動化するためにRPAを導入する場合は、既存のシートやシステム環境と相性のよいツールを選定する必要があります。
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2.RPAツールでデータ入力を自動化するメリット
エクセルのデータ入力を自動化する方法には、マクロやVBAの活用があげられますが、なかでもRPAツールはおすすめです。RPAツールなら、エクセルの標準機能だけでは得られないメリットも多く、近年多数の企業で導入が進められています。
ここでは、RPAツールでデータ入力を自動化するメリットについてご紹介します。
2-1.VBAについて学ぶ手間がかからない
RPAツールでエクセルのデータ入力を自動化するメリットのひとつに、VBAを学ぶ手間のカットがあげられます。
エクセルのデータ入力を満足行くまで自動化するには、複雑な操作や条件分岐を自動化させるためにVBAの活用が求められる事例も少なくありません。
しかし、VBAはエクセル向けプログラミング言語のため、エクセルのニーズは高いものの活用できる範囲自体は狭くなっています。
また、ITスキルに自信のない人にとって、データ入力の自動化が難しくなっていた原因のひとつです。
一方でRPAツールなら、定型業務の自動化を簡単に実現できます。
また、提供元のベンダーによってはカスタマイズまでサポートしているケースがあり、エクセルのデータ入力を自動化するのに労力があまり掛からない点もメリットです。
ココがポイント
自社で自動化を行わなくても、ベンダーによっては丸投げで自動化を実現できる
2-2.エクセル以外のツールへのデータ入力も自動化できる
RPAツールは、エクセルのデータ入力を自動化するためのソフトウェアではありません。VBAなどとは違って、ほかの定型業務を自動化するのにも役立つシステムです。
そのため、エクセルのブックやシートへのデータ入力だけでなく、外部へのデータ入力・抽出まで自動化できます。
別のデータベースから出力したデータを自動的にエクセル上へ転記する作業や、エクセルのデータを使って請求書や資料へ入力・作成するなど、RPAツールには幅広い活用方法が存在します。
2-3.データ入力以外の作業も効率化できる
RPAツールには、エクセルのデータ入力以外にもさまざまな作業を自動化できる能力があります。
たとえば、「データベースをもとに顧客名や資料情報を個別に書き換えて一括メール送信」「届けられたファイルを設定通りに整理」「提出された数値に誤りがないか既存データと照合」「Webサイト上から口コミなどの情報収集」といったさまざまな作業の自動化が可能です。
もちろん、取得したデータなどをもとにして、エクセルへのデータ入力を自動化する作業も実現できます。
データ収集から集計、エクセルの入力までRPAツールなら自動化できるため、単純作業の負担を軽減しつつ業務効率の大幅な向上が期待できます。
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3.RPAツールでエクセルのデータ入力を自動化する流れ
RPAツールでエクセルのデータ入力を自動化するには、自社の目的に合うツールを選定したうえで、データ入力の自動化に必要な設定を行う必要があります。
ここでは、RPAツールでエクセルのデータ入力を自動化する流れについてご紹介します。
3-1.RPAツールを選定する
はじめに、エクセルのデータ入力を自動化する目的を満たせそうなRPAツールの選定が大切です。RPAツールによって機能や使いやすさが異なるほか、導入コストなども大きな違いを生みます。
基本的には多くのRPAツールでエクセルのデータ入力作業を自動化できますが、それ以上の業務効率化を実現できるのも事実です。
オーバースペックなRPAツールを導入してしまうと、月々のコストが負担になり、自動化した手間賃などを上回ってしまう可能性があります。
そのため、エクセルのデータ入力を自動化するうえで求めているポイントは何か、社員のITリテラシーなども振り返って、使いやすさやコスト面の比較をおすすめします。
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3-2.RPAツールでデータ入力を自動化する設定を行う
実際にRPAツールを導入したら、エクセルのデータ入力を自動化するための初期設定を行います。RPAツールに定型業務を繰り返し行わせるには「シナリオ」と呼ばれる手順書の作成が必要です。
導入したツールによっては、シナリオ作成も自社で行わなければならず、手間に感じてしまったり思ったような自動化を実現できなかったりします。そのため、オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」のようなサービスがおすすめです。
「RaBit」ならプロがヒアリングから導入、機能の実装までワンストップでサポートするため、確実かつ簡単にエクセルのデータ入力を自動化できます。
3-3.必要に応じて設定を調整する
導入したRPAツールでエクセルのデータ入力を自動化したあとは、実際に運用を開始して、微調整が必要な部分を見つけていくのもポイントです。
運用するなかで修正したい動作が見つかったり、新しい自動化を取り入れたかったりする場合は、適宜設定を調整しなければなりません。
オーダーメイドRPA制作サービス「RaBit」なら、運用開始後もプロによるサポートを受けられます。なにかトラブルが起きたり、自動化したい業務が浮き上がったりしたときは、ご相談いただくだけでRPAツールの設定を微調整することが可能です。
自社のITスキルに不安を抱えている方や、手間をかけずにエクセルのデータ入力を自動化したいとお考えの方は、ぜひお気軽に「RaBit」までご相談ください。
4.まとめ
エクセルのデータ入力を自動化する方法は、「マクロ機能」「VBA」「RPAツール」などがあげられます。なかでもRPAツールは、エクセルのデータ入力だけでなく、幅広い定型業務を自動化できるソフトウェアです。
近年でもさまざまな企業が取り入れており、業務効率で競合他社に負けないためにも単純作業の自動化は急務と言えます。
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