さまざまな定型業務を自動化し作業を効率化できるRPAツールは、士業の業務に取り入れられる事例が増えつつあります。そのため、「士業の業務にRPAを導入しよう」と考えている人も少なくありません。
この記事では、RPAで自動化できる士業の業務例について、RPA化するメリット・デメリットを含めてご紹介します。
士業でRPAツールを導入する流れについても解説しますので、あわせてご参照ください。
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1.RPAで効率化できる士業の業務例
RPAツールは士業も含む定型業務を自動化できるシステムです。士業で発生するさまざまな手順をRPAツールで自動化すれば、業務効率化を大幅に高められるため、幅広いシーンで導入が検討されています。
ここでは、RPAツールで効率化できる士業の業務例についてご紹介します。
1-1.情報の入力・転記
RPAツールがもっとも得意とする定型業務が、情報の入力・転記作業です。別システムから取り込んだデータをエクセルなどへデータ入力したり、ソフトウェア間の情報を転記したりと、手順が一定のPC作業ならほとんどを自動化できます。
特に、ひな形をベースにした書類作成の士業業務は、ほとんどのケースでRPAツールを使った自動化が可能です。
メール内容や基本情報から既存の顧客システムへ転記する業務負担を大幅にカットできます。
ココがポイント
RPAツールなら情報入力・転記といった士業の定型業務を効率化できる
1-2.各種資料作成
士業では、さまざまなソフトウェアを活用して申告書や届出書などを作成しています。RPAツールなら、それらの各種資料作成も自動化が可能です。
たとえば税理士業務なら、「会計データを税務申告書に転記」「勘定科目内訳明細書の作成」「月次試算表の出力」「e-Tax等の電子申告手続き」など、広い定型業務を自動化できます。
RPAを使えば士業のさまざまな定型業務を自動化できるだけでなく、資料を作成するためのデータ集計も効率化が可能です。各種資料作成は、RPAの活用方法として主流な手順のひとつといえます。
1-3.行政データの取得
「Webスクレイピング」機能などのあるRPAツールなら、Web上にアップされている行政データの取得作業もRPA化できます。たとえば、不動産鑑定士の業務では評価先の土地情報をできるかぎり収集しておく必要があります。
そこでRPAツールを活用すれば、自治体のホームページやGoogleマップをもとに、求めている行政情報・地域データを自動的に取得することが可能です。
1回にかかる時間は短くとも、1日に複数のデータを取得しているとそれらが積み重なり、業務が圧迫される事例もあります。RPAツールなら、そのような士業のデータ取得関連の手間も大幅に削減できます。
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2.士業の業務をRPA化するメリット・デメリット
士業の業務をRPA化すれば、煩雑な定型業務を自動化できるほか、転記作業などにミスが発生しなくなるメリットもあります。とはいえ、いくつかの面で注意すべきポイントがあるのも事実です。
ここでは、士業の業務をRPA化するメリット・デメリットについてご紹介します。
2-1.メリット①作業時間の短縮
RPAツールを士業の業務に導入するもっとも大きなメリットが、定型業務を始めとする大量の作業を高速で終わらせられる点です。単純作業を短い時間で終わらせられるようになり、優先度の高い作業や有人対応が求められる業務に注力しやすくなります。
そのため、RPAツールを士業の業務に導入すれば、専門性や付加価値の高い業務に浮いた時間を充てられるメリットを享受できるといえます。
2-2.メリット②余計な人件費の削減
RPAツールは、定型業務をはじめとした作業を大幅に効率化できるツールです。単純作業ながらも人手がかかる業務は、余計な人件費を生み出している事例も少なくありませんでした。
そこで士業の業務をRPA化すれば、複数人で行っていた作業を1人でできるようになるほか、残業時間を短縮する効果も期待できます。
結果として、今までかかっていた余計な人件費を削減できる点が士業の業務をRPA化するメリットです。
2-3.メリット③作業ミスの防止
RPAツールは、ひとたび設定された内容を正しく完璧に繰り返します。データの転記作業なども、RPAツールならセルの選択や内容の記述ミスといった心配は一切ありません。
たとえ単純作業でも、人の手で行っているとヒューマンエラーが起きてしまう事例もあります。RPAツールなら、手作業で起こるようなミスを一切防止できる点がメリットです。
また、データ集計や転記作業をミスなくこなせるため、データの信用度が高まるほか、見直しなどに人手・時間のコストをかけずに済むのも大きなメリットだといえます。
2-4.デメリット①導入時に手間がかかる
士業の業務をRPA化すればさまざまな単純作業・定型業務を効率化できる一方で、肝心の導入に手間がかかってしまうのも事実です。RPAを導入する際は、業務フローを見直したり変更したりするなど、既存の業務をあらためて見返す必要があります。
RPAの導入時に業務フローなどを見返さないと、思ったよりも業務効率化の効果を実現できず、場合によっては導入コストだけがムダにかさんでしまう可能性もあります。
とはいえ、このデメリットはあくまで導入時のみ。運用に慣れてしまえば、士業にRPAを導入しても手間はかかりません。
2-5.デメリット②システムエラーのリスクがある
RPAツールは設定した作業を繰り返し行うシステムです。その都度判断を下せないため、手順途中になんらかのイレギュラーなトラブルが発生すると、システムエラーが発生してしまうおそれがあります。
たとえば、自動化対象のソフトウェアがバージョンアップされたり、意図せぬデータが入力されていたりすると、手順の途中にシステムエラーが発生して業務がストップしてしまう事例も。
システムエラーのリスクを最小限に抑えるためにも、トラブル発生時の対策を用意したり、サポートが豊富なベンダーを選んだりするのをおすすめします。特に、サポートの手厚いRPAツールなら、エラーのリスクに対応できるため要チェックです。
ココがポイント
RPAツールはベンダーのサポート力で選ぶのも選択肢のひとつ
3.士業でRPAを導入する流れ
士業にはさまざまな定型業務・書類作成業務が多く、RPAツールはそれらの効率化に大きく役立ちます。とはいえ、ただRPAツールを導入すれば業務を効率化できる訳でもありません。
ここでは、士業でRPAツールを導入する際の流れについてご紹介します。
3-1.自動化する業務を洗い出す
実際にRPAツールを士業へ導入する前に、自動化する業務を洗い出す必要があります。自社で行っている業務のうち、どこまでがRPAで自動化できるのか洗い出しておかなければ、効率的な導入は難しいでしょう。
また、“自動化できる業務”を洗い出したうえで、どの業務をRPA化すればより効率化につながるのか、“自動化する業務”の選定が効果的な導入につながります。今まで可視化できていなかった業務プロセスを洗い出せるのも、RPAを士業に導入するメリットです。
3-2.自社に適したRPAツールを選定する
RPAツールのほとんどは定型業務を自動化するのに特化しています。一方で、定型業務ならすべてのRPAツールがマッチするとは限りません。
自動化したい業務の内容や、使用している既存ソフトウェアの種類に応じて、どのようなRPAツールを利用すべきか選定すべきだといえます。
現状さまざまなRPAツールが登場していますが、機能性に細かい違いが存在するのも事実。無料試用期間が用意されたソフトウェアも存在するため、システムの機能性をチェックしてみるのもポイントです。
また、自社に適したRPAツールを選定するときは、機能性だけでなく使いやすさや導入コストも確認しておきましょう。
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3-3.RPAの導入・設定を行う
士業の業務内容にマッチするRPAツールを選定できたら、実際にソフトウェアを導入・システムの設定を行います。RPAツールを自社の環境にインストールし、必要な設定を行うまでが導入手順です。
RPAツールの種類によっては、シナリオと呼ばれる“手順の指示書のようなもの”を自社で作成する必要があります。
場合によっては、プログラミング言語などが求められるソフトもあるためご注意ください。また、RPAツールは導入すればそれで終わりではありません。
使用している周辺ソフトのバージョンアップに合わせて手順などの見直しが求められるケースもあるため、定期的なメンテナンスが重要です。
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4.まとめ
RPAツールは士業でも導入が進んでいるシステムのひとつで、業務効率化に大きく貢献します。特に士業は書類作成などの定型業務が多く、それらをRPAツールで自動化すれば、より重要な業務に人手を注力しやすくなる点がメリットです。
とはいえ、士業にRPAツールを取り入れる際に導入や設定に頭を悩ませる方も少なくありません。そのようなときは、オーダーメイドでRPAを制作するサービス「RaBit」のご利用をご検討ください。
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