業務の効率化に役立つRPAツールを、「より簡単に導入・運用したい」と考える人も少なくありません。煩雑な作業をRPA化するには、それなりの手間がかかってしまうのも事実です。
この記事では、RPAをより簡単に活用するためのポイントについて解説します。
RPAの簡単な導入手順や、簡単に自動化を図れる業務例についても触れていますので、あわせてご参照ください。
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1.業務効率化に役立つRPAとは？
「RPA(Robotic Process Automation)」とは、”ロボットを使った作業の自動化”による業務効率化が注目されているソフトウェアです。
どれほど煩雑な手順でも、パソコン上で繰り返し行う定型業務なら、ほとんどの作業をシステムに代行させて業務を自動化できます。
「RPAなら人手不足問題を簡単に解消できる」ともされていますが、その都度判断が求められる業務の自動化には向いていない点に注意が必要です。
とはいえ、単純な作業をRPAによって自動化すれば、判断力やクリエイティブな能力が求められる業務に人材を割けるため、今後の企業戦略にも大きな関わりを持つと期待されています。
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2.RPAで自動化できる簡単な業務の例
RPAは簡単な作業から複雑な業務まで、パソコン上で繰り返し行う動作を自動化できるツールです。請求書の作成やレポート作成といった日々行われている業務も、RPAなら簡単に自動化できる可能性があります。
ここでは、RPAで自動化できる簡単な業務例をご紹介します。
2-1.大量の連絡先へのメール送信
一つひとつのメールを手作業で入力するのは業務効率が非常に悪く、手作業でコピペしていると、顧客名の間違えなどトラブルを起こす危険性があるのも事実です。
その点、RPAなら大量の連絡先へメールを送信する作業も簡単に自動化できます。
顧客の名前を差し替えて営業メールを送付する作業もミスなく自動化できるため、キャンペーン内容や定型文のフォーマットを作るだけで営業メールの送付作業が完了します。
また、営業メールだけでなく、自社システムと連携して働きすぎの社員に自動的に休みを促すメールを送ったり、有給の残日数を通知したりとさまざまなメール送信もRPAによる自動化が可能です。
ココがポイント
RPAなら簡単な問い合わせ対応もメールで自動化できる
2-2.帳票やレポートの作成
経理や総務では、提出された資料や収集したデータをもとに日々帳票やレポートを作成しています。それらの集計・転記作業も、RPAなら自動化して簡単に業務を行えます。
指定した条件に沿ったデータを自動で抽出し、Excelなどのツールと連携させれば簡単にレポートの作成が可能です。特に帳票やレポート作成は多くの企業が時間を割いており、ルーティンワークといっても過言ではありません。
複数のデータをまたいで参照する作業は時間がかかってしまうケースもあるほか、人の手では転記ミスなどのヒューマンエラーが起きてしまう可能性もあります。
RPAなら、それらのトラブルを避けつつ効率的に帳票・レポートを作成できます。
2-3.顧客データの管理
RPAなら、顧客データの管理も簡単に行えます。顧客データをさまざまなソフトをまたいで入力している企業もあり、なかには「複数のシステムで登録・編集管理が大変だ」と頭を悩ませる声も。
営業担当者の事務作業を軽減するために営業DXを進めるほど、導入システムが複数に分かれてしまった事例も少なくありません。
RPAなら、反映したい情報を入力するだけで、設定したシステムすべてのデータに一括反映させられます。同じ情報を別々のソフトへ個別に入力する必要もなく、システムへのログインも完全なRPA化が可能です。
ほかにも、RPAならさまざまな業務を簡単に自動化できます。
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3.RPAを導入するメリット
RPAは簡単な作業から複雑な手順までさまざまな業務を自動化できます。業務をRPAで自動化すれば多くのメリットを得られるため、多数の企業で導入が進んでいるのも事実です。
ここでは、RPAを導入するメリットについてご紹介します。
3-1.作業時間の短縮
RPAは簡単な作業から複雑な業務まで、パソコン上の手順が定まっていればどのような定型業務も自動化できるツールです。
手作業で行っている業務のなかには、膨大な作業時間がかかり担当者に負担がかかっているケースも存在します。それらをRPAによって自動化すれば、総合的な作業時間の短縮ができ、浮いた人手をクリエイティブな業務へ注力することが可能です。
作業ボリュームが大きいほど、RPAによる時間短縮効果を実感できます。
また、RPAはパソコン上で稼働するシステムのため、24時間365日稼働できるのもメリットのひとつ。資料作りに必要なデータを夜間にまとめておくといった作業も、RPAなら簡単に行えます。
3-2.ケアレスミスの防止
RPAなら、簡単なミスを起こす心配は必要ありません。一度自動化の設定を行った業務なら、完璧に同じ動作を繰り返して作業を行います。
そのため、業務のRPA化にひとたび成功すれば、一切のケアレスミスを防げます。
転記ミスや複数システムへのデータ反映忘れ、顧客名の間違いなど、ちょっとしたヒューマンエラーが大きなトラブルに繋がってしまう事例があるのも事実です。
RPAで簡単なミスの防止をすれば、顧客満足度や業務の効率化、ミスの見直しが不要になるなどさまざまなメリットを得られます。
ココがポイント
RPAツールは一度設定した作業をミスなく繰り返せる
3-3.商品・サービス品質の向上
RPAを使えば、簡単ながらも欠かせない重要業務を効率化できます。その結果、商品開発に必要なリサーチを効率化したり、顧客への対応スピードに注力できたりとさまざまなメリットを得られます。
また、RPAを導入すれば、顧客の問い合わせ対応もある程度の自動化が可能です。
緊急性の低い問い合わせを自動対応すれば担当者の負担を軽減できるほか、重要な案件に対して注力できるため、スピーディな対応で顧客満足度の向上も期待できます。
RPA化に伴うメリットは業務の効率化だけでなく、商品やサービス品質の向上など、今後の企業戦略にも大きく役立ちます。
ほかにも、RPAツールを導入すればさまざまなメリットを得られます。
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4.RPA導入の流れ
RPAツールは、簡単な作業から複雑な手順まで、パソコン上の定型業務ならどのような仕事も自動化できます。とはいえ、RPAは簡単に導入できるツールではなく、自社に合うツールを選んだり、導入後にメンテナンスをしたりして改善する工夫が求められます。
ここでは、RPAを導入する流れを簡単にご紹介します。
4-1.自動化したい業務の特定
RPAの導入には、自社内の作業をピックアップして自動化したい業務を特定する必要があります。場合によっては、自動化したい業務がRPA化できなかったトラブルに見舞われる事例も。
自動化したい業務を洗い出し、それがRPA化できる手順なのか比較検討が重要です。
また、RPAツールを使った自動化には一定の作業が必要になるため、不必要な業務までシステム化していると余分な手間がかかってしまいます。
そのため、そもそもの業務が非効率でないか、既存の手順を見直すのもポイントです。
4-2.RPAツールの選定
自動化したい業務が特定できたら、次は簡単に導入できそうなRPAツールを選定します。
RPAはパソコン上の定型業務を自動化できるツールですが、ソフトによってさまざまな機能性があり、一部業界に特化したシステムも存在します。
そのため、洗い出した業務に対して、自社が求めている機能を搭載しているかどうか、業界にマッチしたRPAツールの選定が大切です。
すでに似た業界で導入事例のあるRPAツールなら、安心して導入しやすいメリットもあります。
ココがポイント
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4-3.導入・運用後の改善
RPAは簡単に導入できるツールではありません。
実際は、導入・運用を開始してから細かいメンテナンスをもとに、完全な業務の自動化を目指す必要があります。
また、RPA化に伴って「業務を効率化できているか」「会社の生産性があがっているか」などをチェックする必要があるのも事実です。
RPAを導入すれば簡単に生産性が向上するわけでもないため、業務効率がどの程度改善されたのか調べ、適宜修正の手を加える必要があります。
それらをもとにメンテナンスをしていけば、RPAによるメリットを最大限享受しやすくなります。
RPAの簡単な導入の流れをご紹介しましたが、より詳しい導入手順にご興味をお持ちの方はこちらの記事もご参照ください。
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5.より簡単にRPAツールを活用するポイント
使い方次第で、RPAは簡単に業務効率化を実現できるツールです。しかし、ツールの種類や使い方によっては活用が難しく感じられてしまうケースも。
ここでは、RPAツールを簡単に活用するために押さえておきたいポイントをご紹介します。
5-1.小さな業務からRPA化する
はじめから数多くの業務で自動化を図ると、予想外のトラブルに見舞われたり、業務がストップしてしまう恐れがあったりと、リスクが高いのも事実です。
そのため、RPAツールを導入するときは、まず簡単で小さな業務からシステム化するのをおすすめします。
現場担当者の理解を得つつ徐々に活用範囲を広げていけば、RPAによる自動化が浸透化しやすくなります。また、大きなトラブルを避けつつもRPAのノウハウを積み重ねやすくなるため、自社内の積極的なRPA運用を推進できるのもメリットです。
5-2.使いやすさを重視する
RPAはソフトごとに使い勝手が大きく異なり、なかにはITスキルに自信がない方にはおすすめできないシステムも存在します。そのため、RPAを導入するときは簡単なツールを選定してみるのもポイントです。
ITリテラシーに自信のない人でも簡単に活用できるRPAツールなら、「せっかく購入したのに運用できない」「導入費だけ掛かってあとは放置している」などのトラブルも回避できます。
RPA化に伴うコストが気になっている人は、使い方が簡単なRPAツールを選定すれば、導入・運用の損失リスクを最大限抑え込めると言えます。
ココがポイント
ベンダーによっては、使い方のサポートやマニュアル化を手伝ってくれる
5-3.オーダーメイドのRPAを選ぶ
RPAツールには無料・有料ツールなどさまざまなソフトが存在します。とはいえ、無料ツールの多くは機能が制限されており、満足の行く業務効率化を達成できなかった事例も少なくありません。
そこで、オーダーメイドで制作してもらえるRPAを選ぶのもポイントです。オーダーメイドに対応したツールなら、自社内に負担をほとんどかけず、RPAを簡単に導入できます。
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まとめ
RPAツールは簡単な作業から複雑な業務までパソコン上の定型業務ならほとんどを自動化できるシステムです。今後もますます導入が進むとされており、RPA化に成功した企業とそうではない企業は、企業戦略に大きな差が生まれるとされています。
「RPA化に興味はあるが導入まで手を出していない」と思いあぐねている人は、ぜひオーダーメイドでRPAを提供するサービス「RaBit」をご活用ください。
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